Организация документооборота и основные направления его совершенствования

В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка «В электронном виде».

5.1.8. Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, то на них заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

5.1.9. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

 

5.2. Формирование дел

5.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

5.2.2. Дела в  ОАО «ММТС-9» формируются в  структурных подразделениях.

Ответственность за формирование дел в структурных подразделениях несут их руководители и работники.

5.2.3. При формировании  дел необходимо соблюдать следующие  правила:

• в дело помещаются только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
• в дело помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• приложения помещаются в дело вместе с основными документами;
• в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, документов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, учебных заведений, театров, дел фильмов, рукописей, истории болезней и некоторых других специфических групп документов, период формирования которых не совпадает с календарным годом;
• документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
• в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
• в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние и черновые экземпляры документов (за исключением особо ценных);
• факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;
• каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись и др. реквизиты);
• по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (при превышении данного объема заводится второй том, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.).

5.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по порядку номеров. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате и другие подобные документы группируются в отдельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

5.2.5. Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Электронные базы данных формируются в отдельные дела, наименование дела соответствует наименованию базы данных.

 

5.3. Оформление дел

5.3.1. Оформление  дел проходит в два этапа: при их заведении и по завершении года.

Оформление дел проводится работниками соответствующих структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел.

5.3.2. Оформление  дела включает в себя комплекс  работ, проводимых поэтапно. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

• оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 16);
• нумерацию листов в деле;

- составление  листа-заверителя дела (приложение 17);

- составление в необходимых  случаях, внутренней описи документов  дела (приложение 18);

- подшивку и  переплет дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В обязательном порядке заполняются реквизиты обложки дела.

5.3.3. Обложка дела  постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

• наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
• наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;
• делопроизводственный номер (индекс) дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел ОАО «ММТС-9»;
• заголовок дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.);
• дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается об этом запись: «в деле имеются документы за…год (ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата составления первого и последнего протокола.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

5.3.4. Дела свыше 10 лет хранения требуют дополнительного  оформления. Документы в деле  располагают в хронологическом  порядке.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется, как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты). Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

5.3.5. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

5.3.6. Для учета документов определенных  категорий постоянного и временного  сроков (свыше 10 лет) хранения, учет  которых вызывается спецификой  данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами  ограниченного доступа и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 18), помещаемая в начало дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

5.3.7. Документы  постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу, составляющие  дело, помещаются в твердые обложки  из картона, подшиваются в четыре  прокола или переплетаются с  учетом возможности свободного  чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

5.3.8. Дела постоянного  хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками, или в картонных футлярах (коробках).

 

5.4. Оперативное хранение дел, обеспечение  сохранности, учета и доступа к документам ОАО «ММТС-9»

5.4.1. С момента  заведения и до передачи в  архивный фонд ОАО «ММТС-9»  или на уничтожение дела хранятся  по месту их формирования. Дела  считаются заведенными с момента  включения в них первого исполненного  документа.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

5.4.2. Дела документального  фонда ОАО «ММТС-9», находящиеся  на оперативном хранении подлежат  учету. Периодически, как правило, перед передачей в архивный фонд ОАО «ММТС-9», проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.