Организация документооборота и основные направления его совершенствования

2.4.5.8. Проект делового письма, представляемый на подпись Генеральному директору (Заместителям Генерального директора), должен быть завизирован исполнителем, руководителем структурного подразделения, подготовившего проект письма, и руководителями структурных подразделений, чьи интересы затрагивает содержание письма. Визы проставляются на втором экземпляре письма, остающемся в ОАО «ММТС-9».

Если письмо готовится для передачи по факсу без последующей отправки адресату подлинника, визы оформляются на обороте подлинника письма.

2.4.5.9. Письмо от имени организации подписывается Генеральным директора (Заместителями Генерального директора).

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

2.4.5.10. Отметка  об исполнителе (составителе письма) проставляется на лицевой стороне  последнего листа под подписью, ближе к нижнему полю документа  с указанием инициалов, фамилии  и номера телефона.

 

2.4.6. Докладные и служебные записки

2.4.6.1. Докладная записка – документ, составляемый работником организации, адресованный Генеральному директору (Заместителям Генерального директора) руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (приложение12 ).

Докладная записка составляется в целях информирования руководства о событиях, фактах, ситуациях, требующих принятия управленческих решений.

Докладная записка требует резолюции Генерального директора (Заместителей Генерального директора) либо руководителя структурного подразделения.

Служебная записка – документ, используемый для оперативного обмена информацией между структурными подразделениями. Служебная записка, в целом, оформляется так же, как докладная записка (приложение 11).

2.4.6.2. Докладные (служебные) записки составляются  на стандартном листе бумаги  формата А4. Обязательными реквизитами  являются: наименование структурного  подразделения, наименование вида  документа (докладная записка, служебная записка), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись. Заголовок к тексту проставляется на записках объемом текста более двух абзацев.

2.4.6.3. Текст докладной (служебной) записки, в зависимости  от сложности содержания и  необходимости аргументации, состоит из одной, двух или трех частей. Если текст состоит из трех частей, то:

- в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;

- во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;

- в третьей части излагаются просьбы, предложения, рекомендации, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

 

2.5. Изготовление документов с помощью компьютерной техники

2.5.1. При изготовлении документов применяется текстовый редактор Word for Windows.

Документы печатаются гарнитурой Times New Roman № 13, 14 (для текстовых документов) и № 11, 12 (для оформления табличных материалов).

Отметку об исполнителе допускается печатать шрифтом № 11, 12.

Документы печатаются через 1 межстрочный интервал.

2.5.2. Название  вида документа печатается прописными  буквами: ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ЗАЯВЛЕНИЕ  и др.

Расшифровку подписи в реквизите "Подпись" оформляют на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

2.5.3. При изготовлении документов от границы левого поля печатают следующие реквизиты: заголовок к тексту, отметку о наличии приложения, отметку об исполнителе, наименование должности в реквизитах Подпись и Гриф согласования, отметку о заверении копий, а также слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ в протоколах, слова Примечание и Основание, если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию.

2.5.4. Абзац в тексте начинается с 5-го знака (1,25 мм) от границы левого поля. От абзаца печатается слово ПРИКАЗЫВАЮ в приказах.

2.5.5. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля арабскими цифрами без слова "страница" (стр., с.) и каких-либо отметок.

 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБРОТА

 

3.1. Общие требования к организации документооборота ОАО «ММТС-9»

 

3.1.1. Движение документов в ОАО  «ММТС-9» с момента их создания  или получения до завершения исполнения или отправления образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения  документов и операции, производимые  с ними, регламентируются инструкцией  по ведению делопроизводства  в ОАО «ММТС-9», положениями о  структурных подразделениях и  должностными инструкциями работников, Инструкцией по работе с договорами и т.д.

3.1.3. Основными  принципами организации рационального  документооборота являются:

• централизация операций по приему и отправке документов;
• организация движения документа по наиболее короткому пути;
• исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
• организация предварительного рассмотрения поступивших документов;
• устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования проектов документов;
• организация движения документов по документопотокам – организованным в пределах документооборота группам документам, имеющим одинаковый маршрут.

3.2. Средства доставки и отправки  документов

3.2.1. Доставка и отправка документов в организации осуществляется средствами почтовой различными видами электросвязи (телеграф, телефон, факсимильная связь и электронная почта).

С помощью почтовой связи в организацию доставляется и отправляется письменная документация в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.2.2. По каналам электросвязи поступают и отправляются: факсограммы, телефонограммы, электронные документы и электронные сообщения.

3.2.3. Документы могут доставляться работниками ОАО «ММТС-9», получившими их в других организациях, и посетителями.

 

3.3. Прием, обработка и прохождение поступающих документов

3.3.1. Поступающая  документация принимается централизованно  Секретарем руководителя.

Документы, поступающие в ОАО «ММТС-9» (включая телеграммы, телексы, факсограммы, телефонограммы) проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение Генеральным директором (Заместителями Генерального директора) и доставляются исполнителям.

3.3.2. При получении  документа Секретарь руководителя  проверяет целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, а при вскрытии конверта – наличие в нем документов, включая приложения.

3.3.3. Не вскрываются  конверты и с пометкой «Лично»  и грифами ограничения доступа («Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» и др.). На конвертах с грифом ограничения доступа проставляется штамп о поступлении и дата поступления, после чего конверты с документами передаются в Отдел безопасности. Ошибочно, доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

3.3.4. Прием факсограмм (факсов) документов в электронном  виде, адресованных Генеральному  директору (Заместителям Генерального  директора), осуществляет Секретарь  руководителя. Документы, поступившие  по факсу непосредственно в  подразделение, передаются в секретариат.

3.3.5. Документы, требующие  срочного рассмотрения, передаются  на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции  и передача её на регистрацию  осуществляется в день ее поступления  или в первый рабочий день  при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в подразделения, передаются в подразделения, непосредственно руководителю структурного подразделения.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается Генеральному директору (Заместителям Генерального директора), на рассмотрение.

3.3.6. Предварительное  рассмотрение документов проводится  с целью распределения поступивших документов на документы, требующие обязательного рассмотрения Генеральным директором (Заместителями Генерального директора) и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

3.3.7. Рассмотренные документы с резолюциями возвращаются Cекретарю руководителя. В регистрационную, базу данных вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

 

3.4. Регистрация и учет поступающих  документов

3.4.1. Регистрация  документа – фиксация факта  создания или поступления документа  проставлением на нем регистрационного  номера с последующей записью сведений о документе в регистрационную базу данных.

3.4.2. Регистрации  подлежат все документы, требующие  учёта, исполнения и использования  в справочных целях.

3.4.3. Все поступившие  документы сортируются на регистрируемые  и нерегистрируемые (приложение 14).

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

3.4.4. Поступающие  в организацию документы регистрируются  один раз: поступающие - в день  поступления, создаваемые - в день  подписания или утверждения.

3.4.5. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу.

Регистрация входящих документов осуществляется Секретарем руководителя.

3.4.6. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем  правом углу первого листа  документа предоставляется штамп - отметка о поступлении, в которой  указывается дата поступления  и входящий регистрационный номер

Поступившие телеграммы и факсы регистрируются вместе с письмами.

3.4.7. Регистрационный  номер документа служит его  главным учётным и поисковым  признаком, он должен иметь стабильное  расположение составных частей.

Регистрационный номер поступающих документов включает: порядковый номер поступления в пределах календарного года и дату регистрации

3.4.8. Состав данных о документе, вносимых в регистрационную базу данных, в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими сведениями:

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект);

способ получения или отправки документа (почтой, факсом и др.) и др.

3.4.9. Зарегистрированные документы, в день их поступления передаются на рассмотрение Генеральному директору (Заместителям Генерального директора).

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции. После рассмотрения документы возвращаются Секретарю руководителя для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в регистрационную базу данных базу данных

Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией направляется исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным исполнителям направляются копии документа. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа, назначать лиц, ответственных за отдельные участки работы, созывать и проводить совещания. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа все материалы.

3.4.10. Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится с разрешения, вынесшего резолюцию, или по договоренности между руководителями подразделений. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется Секретарь руководителя.

 

3.5. Регистрация и учет исходящих  документов

3.5.1. Регистрация  отправляемых документов осуществляется  централизованно Документоведом 1 кат. в день их утверждения или  подписания.

Документы, поступающие на регистрацию, должны быть грамотно составлены и правильно оформлены. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку.

3.5.2. Регистрационный  номер отправляемого документа  состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации.