Организация документооборота и основные направления его совершенствования

В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации ОАО «ММТС-9» или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел (приложение 19).

5.4.3. Обеспечение  доступа к делам находящимся на оперативном хранении, их выдача сотрудникам для работы осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором находятся дела

5.4.4. Оперативное  хранение электронных документов  и баз данных осуществляется  на жестком диске компьютера

Защита информации на жестком диске компьютера должна поддерживаться периодическим копированием электронных документов на дискеты или оптические диски, составляющие страховой фонд ОАО «ММТС-9». Частота копирования выбирается из соображений минимизации среднего времени на копирование и времени на восстановление информации после последнего копирования в случае возникновения дефектов. Срок хранения страхового фонда копий электронных документов равен сроку хранения самих электронных документов.

Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки электронных документов, других несанкционированных действий по их уничтожению, модификации, копированию, собственники, владельцы и пользователи электронных документов должны осуществлять организационные и программно-технические мероприятия по защите электронных документов.

 

6.1  Экспертиза ценности документов

6.1.1. Экспертиза ценности  документов осуществляется в ОАО «ММТС-9» в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архивный фонд ОАО «ММТС-9».

При проведении экспертизы ценности документов следует руководствоваться перечнями типовых архивных документов с указанием срока их хранения. В настоящее время при проведении экспертизы ценности документов управленческой документации применяется «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000).

6.1.2 Задачами экспертизы  ценности документов являются:

• определение состава документов, которые содержат ценную информацию и подлежат отбору и передаче в архив организации;
• определение временных сроков хранения документов, имеющие практическое и справочное значение на протяжении определенного периода;
• выделение к уничтожению документов организации с истекшими сроками хранения.

6.1.3 Создание постоянно действующей экспертной комиссии

Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положением, которое утверждается Генеральным директором.

Экспертиза ценности документов постоянного, временного хранения, а также по личному составу осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

6.1.4 Правила отбора документов постоянного и временного хранения

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (до 10 лет и более) хранения для передачи в архивный фонд ОАО «ММТС-9», отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет и более) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

6.1.5 Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (до 10 лет и более) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на:

• дела постоянного хранения;
• дела временного (более 10 лет) хранения;
• дела временного (до 10 лет включительно) хранения;
• дела по личному составу.

В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно.

Описательная статья описи - это совокупность сведений о деле, включающая следующие элементы, расположенные по графам:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела по номенклатуре дел (тома, части);
• заголовок дела (тома, части);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части);
• срок хранения дела;
• «примечание» заполняется по необходимости (используется для отметки об особенностях физического состояния дел, о выбытии дел и др.).

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); данный порядок относится и к электронным документам;
• порядок нумерации дел в описи – валовый;
• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
• при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью только заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах (индекс, даты, количество листов) вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). При внесении в опись заголовков нескольких томов, в заголовке к первому тому дается общий заголовок ко всем томам и уточнение содержания первого тома (если оно имеется), к остальным томам общий заголовок обозначается «То же», а затем делается уточнение содержания каждого тома в отдельности;
• даты дела указываются к каждому делу в соответствующей графе независимо от того, имеется ли в заголовке дата или нет. Крайние даты располагаются одна под другой или в строчку через тире;
• графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий, о наличии электронных документов, с указанием места их хранения и ответственного лица.
• В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с сотрудником, ответственным за архив и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архивный фонд ОАО «ММТС-9», второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

6.1.6 Правила отбора документов к уничтожению и составления акта об уничтожении

При проведении экспертизы ценности документов ОАО «ММТС-9» выделяются к уничтожению дела и документы с истекшими сроками хранения, которые систематизируются по определенным группам.

Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению по акту (приложение 20), с указанием в нем соответствующих статей по Перечням документов с указанием сроков хранения, в которых даются разъяснения о сроках хранения документов.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на все дела ОАО ММТС-9». Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

 

6.2 Подготовка и передача документов в архивный фонд ОАО «ММТС-9»

6.2.1. В архивный фонд  ОАО «ММТС-9» передаются дела  с исполненными документами постоянного, временного хранения. Передача производится  только по описям дел.

6.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного хранения передаются после истечения трехлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

6.2.3. В период подготовки  дел структурным подразделением  к передаче в архивный фонд ОАО «ММТС-9» Документоведом 1 кат. предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

6.2.4. В случае ликвидации  или реорганизации структурного  подразделения лицо, ответственное  за ведение делопроизводства  данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архивный фонд ОАО «ММТС-9», независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

 

7. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ

 

7.1. Исполнитель  получает документы в день  их регистрации или на следующий  день в соответствии с резолюцией  Генерального директора (Заместителей  Генерального директора) и руководителя  структурного подразделения. Срочные документы передаются исполнителю немедленно.

Документы, поступившие в подразделение с резолюцией Генерального директора (Заместителей Генерального директора), не рекомендуется передавать исполнителям без ведома руководителя подразделения.

7.2. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование с заинтересованными лицами, представление на подписание (утверждение), подготовку к отправке.

7.3. Исполнителю  должна быть предоставлена возможность, пользоваться необходимыми ему законодательными, иными нормативными и методическими документами, автоматизированными базами данных, справочно-информационным фондом, архивными документами, а также техническими средствами (персональный компьютер, телефонная, телеграфная и факсимильная связь, электронная почта).

7.4. Исполнитель  заводит для документов папки  с надписями «Срочно», «На исполнение», «На доклад (подпись)», «На отправку»  с указанием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При необходимости в папке «На исполнение» помещаются разделители с обозначением сроков исполнения.

7.5. Если исполнение  документа поручено нескольким  лицам, ответственный исполнитель  имеет право созывать остальных  исполнителей для выработки совместного  решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и др.). Исполнители не имеют права представлять проекты документов, Генеральному директору (Заместителям Генерального директора) давшему задание, поручение, минуя ответственного исполнителя.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за соблюдение сроков, полноту и достоверность информации, изложенной в подготовленном проекте документа.

7.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ  по указанию руководителя структурного  подразделения передается другому  исполнителю с обязательным сообщением его фамилии Секретарю руководителя ОАО «ММТС-9». При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать по акту приема-передачи документы и дела руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

7.7. Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами, исполнитель согласовывает с заинтересованными подразделениями и лицами и, при необходимости, с другими организациями.

Исполнитель несет ответственность за полноту, достоверность и своевременность сообщаемой информации.

7.8. Исполнитель (ответственный  исполнитель) организует согласование (визирование) проекта документа  со всеми заинтересованными лицами и проводит доработку проекта по замечаниям. При наличии большого количества замечаний до представления доработанного проекта документа на подпись руководителю исполнитель готовит сводку замечаний (предложений), в которой указывается: содержание замечания (предложения), автор, принято или отклонено замечание, если отклонено, то по какой причине.