Организация документооборота и основные направления его совершенствования

 

Приложение 15

 

 

Перечень типовых сроков исполнения документов

 

 

1. Поручения Президента Российской Федерации и Правительства – в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;
2. Поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение пяти дней;
3. Поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
4. Поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение пяти дней;
5. Поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
6. Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих организаций – к указанному в них сроку или в течение 10 дней;
7. Обращения граждан – 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;
8. Протоколы разногласий: составление и направление – в 10-дневный срок, рассмотрение – в 20-дневный срок;
9. Телеграммы, требующие срочного решения, - до трех дней, остальные – в течение 10 дней;
10. Соглашения дополнительные: подписание – непозднее пяти дней с момента получения;
11. Письма предприятий, организаций, учреждений – 10 дней;
12. Поручения платежные: выписка и сдача в учреждение банка – не позднее следующего дня после получения товара;

 

Приложение 16

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

 

 

Код архива_________

Код организации_______

 

________________________________________________________	Ф. № _______
________________________________________________________	Оп. № ______
________________________________________________________	Д. № _______

 

________________________________________________________________________

(Наименование архива)

________________________________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

________________________________________________________________________

(Наименование организации и структурного подразделения)

 

ДЕЛО № ________ том № ______

_______________________________________________________________________

 

_______________________________________________________________________

 

_______________________________________________________________________

(Заголовок  дела)

_______________________________________________________________________

(Крайние даты)

На _________ листах

Хранить_____________

Ф. № ________ Оп. № _______ Д. №  ________

 

 

Приложение 17

 

Форма листа-заверителя дела

 

 

 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _______________

 

 

В деле подшито и пронумеровано _______________________________листов,

                (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов _________________________________________________;

 

пропущенные номера листов ______________________________________________

 

+ ______ листов внутренней описи 

 

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

 

 

Наименование должности

работника      Подпись    И.О. Фамилия

 

«___»________20___ г.

 

Приложение 18

Форма внутренней описи документов дела

 

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № __________

 

 

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов ед. хр.	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

 

 

Итого ______________________________________________________документов.

(цифрами и прописью)

 

Количество листов внутренней описи ____________________________.

(цифрами и прописью)

 

 

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела     Подпись   И.О. Фамилия

 

«___»________20___ г.

 

Приложение 19

Форма акта проверки наличия и состояния дел архива

 

А К Т    ________________№ _________         г. Москва проверки, наличия и состояния дел (постоянного, временного хранения)

УТВЕРЖДАЮ   Генеральный директор ОАО «ММТС-9»   _____________Ю.Т.Кукушкин   «_____»____________20____г.

 

Архив __________________________

                              (название фонда)

Основание____________________________________________________________

                      (плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие и т.д.)

 

Составлен комиссией:

Председатель комиссии __________________________________________________

                                                  (наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии: ________________________________________________________

                                      (наименование должностей, фамилия, инициалы)

_______________________________________________________________________

Проверка проводилась с ____________________ по _____________________

Проверкой установлено:

1. Всего числится по номенклатурам  дел (описям):  _______________________ дел,

                                                                                             (цифрами и прописью)

в том числе, согласованным с ЭПК Общества,

____________________________________________________________________дел.

                                                    (цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии  _______________________________________ дел,

                                                                       (цифрами и прописью)

в том числе по номенклатурам дел (описям), согласованным с  ЭПК Общества,

____________________________________________________________________ дел.

                                                     (цифрами и прописью)

3. Имеют литерные номера:

3.1. не учтенные в итоговых  записях описей ________________________ дел,

                                                                                           (цифрами и прописью)

3.2. не перечисленные, но учтенные  в итоговых записях описей  ____________________ дел.

(цифрами и прописью)

 

4. Пропущено номеров:

4.1. не учтенных в итоговых  записях _______________________________дел,

                                                                                        (цифрами и прописью)

4.2. не перечисленных, но учтенных  в итоговых записях  _____________ дел.

                                                                              (цифрами и прописью)

5. Неправильно положенных дел, относящихся  к другим фондам

___________________________________________________________________ дел.

                                                  (цифрами и прописью)

6. Оказалось в наличии по данному  фонду (включенных в номенклатуры  дел, описи) _____________________________________________________________ дел.

                                            (цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в  номенклатуры дел, описи ____________________ дел.

                                                                                                 (цифрами и прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных  и не включенных в номенклатуры дел, описи) имеется в наличии   ____________________________________________ дел.

                                                            (цифрами и прописью)

из них:

8.1. требующих дезинфекции  ____________________________________ дел.

                                                                                   (цифрами и прописью)

8.2. требующих дезинсекции _____________________________________ дел.

                                                                                  (цифрами и прописью)

8.3. требующих реставрации  _____________________________________ дел.

                                                                                  (цифрами и прописью)

8.4. требующих переплета и подшивки ____________________________ дел.

                                                                                         (цифрами и прописью)

8.5. требующих восстановления затухающих  текстов_________________ дел.

                                                                                                     (цифрами и прописью)

8.6. неисправимо поврежденных __________________________________ дел.

                                                                                   (цифрами и прописью)

8.7. требующих обработки _______________________________________ дел.

                                                                               (цифрами и прописью)

8.8. выдано во временное пользование _____________________________ дел.

                                                                                          (цифрами и прописью)

9. Общая характеристика состояния  и условий хранения документов. Основные отрицательные явления  в состоянии и условиях их  хранения.

 

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел  (№...).

 

Проверку проводили:

 

Наименование должностей   Подписи Расшифровка подписей

Дата

 

Приложение 20

Образец оформления Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

ОАО «ММТС-9»		УТВЕРЖДАЮ   Генеральный директор ОАО «ММТС-9»   _____________Ю.Т.Кукушкин   «_____»____________20____
АКТ
________ N ________
г.Москва
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

 

 

На основании
	(название и выходные данные  перечня документов с указанием  сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N
		(название фонда)

 

N П/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Итого			ед. хр. за		годы
	(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены,
согласованы с ЭПК
(протокол от ____________ N ____________ )