Организация документооборота и основные направления его совершенствования

 

2.10 Оперативное хранение дел

 

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

Во время оперативного хранения дела могут выдаваться для временной работы, как сотрудникам ОАО «ММТС-9», так и сторонним организациям.

Сотрудникам ОАО «ММТС-9» дела выдаются по указанию руководителя структурного подразделения, где находятся на оперативном хранении дела. При выдаче дел сотрудникам с них берется расписка. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок до одного месяца.

На дело, выданное сотрудникам ОАО «ММТС-9», заводят карту - заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.

За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы не передаются на архивное хранение, а продолжают храниться в структурных подразделениях.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются в архив.

 

2.11 Передача дел в архив.

 

Законодательством Российской Федерации установлено создание ведомственных архивов42 для временного хранения документов организаций. Понятие «ведомственный архив» довольно широко. Сюда относятся и центральные архивы министерств, и архив подведомственной организации, и специально выделенное помещение или шкаф для хранения документов. ГОСТ Р 51114-9843. дает определение: ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы.

Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом.

На хранение в ведомственный архив44 поступают:

• законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений или подчиненных ему учреждений;
• фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока хранения и по личному составу);
• документы, необходимые в практической деятельности (со сроком хранения свыше 10 лет);
• личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях;
• служебные и ведомственные издания;
• страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий;
• научно-справочный аппарат к документам архива.

Отбор документов для хранения и определение документов, подлежащих уничтожению, производится постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) ОАО «ММТС-9», созданной приказом Генерального директора.

Сроки хранения документов должны соответствовать утвержденному «Перечню документов со сроками хранения» и «Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утвержденному Постановлением ФКЦБ №03-33/пс от 16.07.2003г. (приказ ОАО «ММТС –9» №63 от 15.09.2003г.) Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

 

2.12 Подготовка документов к последующему хранению и использованию

 

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для хранения.

Цель проведения экспертизы — освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. 45

Осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) ОАО «ММТС-9».

При проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и другого значения

В процессе работы с документом он проходит несколько этапов экспертизы ценности. На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении номенклатуры дел. Второй этап проводится, когда документ вышел из оперативной работы, при его подготовке к длительному хранению или сдаче в архивный фонд ОАО «ММТС-9». На третьем этапе, при отборе документов на государственное хранение, производится уточнение ценности документов.

Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения В ОАО «ММТС-9» создается постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность отнесения документов к различным делам.

При создании экспертной комиссии разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. Состав комиссии назначается приказом Генерального директора ОАО «ММТС-9» и включает не менее трех человек, имеющих большой опыт работы.

Экспертная комиссия ОАО «ММТС-9» является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов протоколируются и вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых Документоведом ОАО «ММТС-9» описей дел постоянного и временного хранения, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения46.

Кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, экспертной комиссией ОАО «ММТС-9» проводятся следующие мероприятия:

• рассмотрение годовых томов дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу);
• составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
• решение вопросов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
• решение вопросов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
• решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;
• подготовка и внесение на рассмотрение экспертной комиссией предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
• рассмотрение перечней документов, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.д.;
• согласование проектов номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений.

Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения».

В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно.

Экспертная комиссия ОАО «ММТС-9» рассматривает каждое дело, находит в Перечне документов47 срок хранения и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя.

Если какие-либо документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в крайнем случае, допускается заменять их заверенными копиями.

В результате работы экспертной комиссии ОАО «ММТС-9» документы подразделяются на четыре группы:

1. Документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив.
2. Документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет).
3. Документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно).
4. Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение).

Срок хранения документов «до минования надобности» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок

хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации. Но он не может быть менее одного года.

В архивный фонд ОАО «ММТС-9» передаются следующие документы:

• устав, учредительный договор, решение о создании общества;
• свидетельство о государственной регистрации;
• документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
• положение о филиалах или представительствах общества;
• годовые финансовые отчеты;
• документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;
• протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);
• списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;
• акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;
• внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;
• документы по личному составу предприятия;
• другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.

Передаются в архив также бизнес-планы, годовые планы и отчеты предприятия, приказы руководителя по основной деятельности.

Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет, а руководителей предприятия - постоянно. Бухгалтерские документы (за исключение лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются. При этом запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

Переписка хранится, как правило, 3 года и на архивное хранение не передается (исключение составляют очень важные для работы организации письма).

При проставлении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. При оценивании документов пользуются различными критериями ценности, важнейшими из которых являются следующие:

1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. Ценность комплексов документов, создаваемых в организациях и на предприятиях различных сфер деятельности, определяется значимостью учреждения (в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и т.д.).
2. Значимость содержания документов. Обычно документы, созданные в организациях делят на две группы - документы по основной деятельности и вспомогательные (нужные для текущей работы учреждения). Документов второй группы намного больше, но они имеют временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет).
3. Время и место образования документов. Эти критерии, как правило, взаимосвязаны. Как в истории страны, так и в истории существования каждого учреждения есть периоды, имеющие особое значение. Документы за этот период требуют большого внимания и на государственное хранение может отбираться большее количество документов, чем в обычные годы. Критерий места применяется, когда значительные события происходят на определенной территории.
4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Однако ряд документов может существовать в организациях в виде копий. Эти копии должны быть заверены и иметь необходимые реквизиты (например, для исходящих писем - это номер и дата).
5. Юридическая сила документа. Этот критерий вытекает из предыдущего, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы (как подлинники, так и их экземпляры).
6. Физическое состояние документа. Критерий применяется в отдельных случаях, когда документы сильно повреждены и требуется решить, оставлять ли их в архиве (и отправлять на реставрацию), или выделять к уничтожению (если они не являются основными).
7. Особенности документа. Это могут быть языковые или художественные особенности, придающие документу уникальность. Такие документы отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения или принадлежности.

По результатам экспертизы ценности составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы Документоведу ОАО «ММТС-9».

После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, уничтожаются установленным порядком.