Организация документооборота и основные направления его совершенствования

Задача Общества по освоению новых рынков телекоммуникационных услуг:

• проектирование узлов управления и коммутации, линий связи и электроснабжения, монтаж технологического оборудования и прокладку всех типов линий связи в здании ОАО «ММТС-9», что позволит при минимальных затратах сделать условия размещения узлов операторов связи более привлекательными, так как вопрос об организации узла можно будет решать комплексно «под ключ»;
• создание электроизмерительной лаборатории для обеспечения качественного проведения работ по измерениям и испытаниям электрических цепей и электропитающего оборудования операторов связи, узлы которых установлены на производственных площадях ОАО «ММТС-9».

 

Глава 1. Понятие управленческого документа и документооборота.

 

1. Понятие управленческого документа

 

Как было показано в ГОСТ Р 51141 Управленческий (организационно-распорядительный) документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц14.

В результате документирования деятельности юридического лица в лице ОАО «ММТС-9» создается документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие функции официальных документов:

• информационная (документ создают для сохранения информации);
• социальная (документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью);
• коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);
• культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества).

Специальные функции официальных документов:

• управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить плановые, отчетные, организационно-распорядительные и другие документы);
• правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; примером является законодательные и правовые нормативные акты, документы, приобретающие на время правовую функцию);
• историческая (документ – это источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функций, чему помогает его поступление на хранение в архив).

Официальные документы подразделяют на:

• управленческие;
• научные;
• технические;
• технологические;
• производственные и др.

Управленческие документы составляют основу документации ОАО «ММТС-9» и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:

• организационная;
• распорядительная;
• организационная;
• информационно-справочная;
• по личному составу;
• плановая.

Состав документов в ОАО «ММТС-9» зависит от:

• порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);
• объема и характера взаимосвязей в организации;
• характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.

 

 

 

 

2. Виды документов и их классификация

 

Все организационно-распорядительные документы подразделяются в зависимости от их назначения15:

• Организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений)
• распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, протоколы) обладающие юридической силой документы, издаваемые руководством организации и содержащие управленческие решения, направленные на выполнение текущих и перспективных задач.
• информационно-справочные (письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы, телефонограммы, факсограммы) служат средством внутренних коммуникативных связей в организации или внешних коммуникативных связей со сторонними организациями и предприятиями.
• Документы физических лиц (предложения, заявления, жалобы) это документы, при помощи которых физическое лицо вступает в общение с юридическим лицом. Обобщенно такие документы именуются обращением.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Вторая группа – документы по функциям управления. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры.

 

 

3. Понятие документооборота.

 

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело16.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

 

 

 

4. Нормативная база документационного обеспечения управления

 

Разработка нормативных документов, регламентирующих документационное обеспечение ОАО «ММТС-9», основывается на законодательных, иных нормативных правовых актах Российской Федерации в сфере информации, документации, труда, трудовых отношений.

Государственная система документационного обеспечения управления.17 Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти18 способствует решению технологических задач документирования, устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

ГОСТ Р 51141-98.19 является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения20 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен  использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

ГОСТ Р 6.30-200321. носит рекомендательный характер для подготовки соответствующих нормативно-методических материалов, которые помогут службам документационного обеспечения управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение.

В основу написания данной дипломной работы был взят законодательный акт, регламентирующий работу с документами: Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»22. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Нормативную базу ДОУ составляют:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации по вопросам информационного и документационного обеспечения;
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти по вопросам документационного обеспечения управления;
• законодательные и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации по различным вопросам документационного обеспечения управления;
• национальные стандарты на документы, технологии работы с документами и терминологию в сфере ДОУ;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОКТЭСИ);
• унифицированные системы документации (УСД);
• нормы и нормативы по организации труда и охране труда.

Законодательные и иные нормативные правовые акты устанавливают общие принципы создания, получения, обработки, хранения и использования информации и документации. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, как правило, разрабатываются в развитие положений, закрепленных в законодательных актах Российской Федерации в области информации и документации.

В ОАО «ММТС-9» на основании законодательства Российской Федерации в сфере информации и документации разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу с документами. Основным документом организации, устанавливающим требования к документам и технологиям их обработки, является инструкция по ДОУ.

Единство правил документирования управленческой деятельности на уровне управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Унифицированные системы документации – это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Введенный в действие ГОСТ Р 6.30-200323. носит рекомендательный характер и обязывает его авторов подготовить соответствующие нормативно-методические материалы, которые помогут службам документационного обеспечения управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение. Одним из возможных и доступных путей внедрения стандарта в организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и, т.п. Это может быть инструкция по ведению делопроизводства.