Организация документооборота и основные направления его совершенствования

 

 

Введение

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность базируются на производстве и потреблении информации. В современных условиях для повышения эффективности управления уделяется достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, большая часть рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Немаловажное значение имеет механизация и автоматизация делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности уделяется большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. В одних организациях они выполняются вручную, в других – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивающих юридическую силу. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в ОАО «ММТС-9». Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы ОАО «ММТС-9», обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Цель написания дипломной работы имеет практическое значение-разработка новой редакции Инструкции по ведению делопроизводства в ОАО «ММТС-9».

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления1 и Типовой2 инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Правила подготовки и оформления документов.
3. Требования к реквизитам документов.
4. Организация документооборота
1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции
2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
3. Организация контроля исполнения документов.
4. Составление номенклатуры дел.
5. Формирование и оформление дел.
6. Экспертиза ценности документов.
7. Передача дел в архив3.

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами ОАО «ММТС-9». Инструкция по делопроизводству позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволит сделать работу с документами в ОАО «ММТС-9» более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- ознакомление  с организационной структурой  Общества;

- изучение  функций, задач, основных видов деятельности Общества;

- анализ  документооборота ОАО «ММТС-9»;

- изучение  и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

- разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов;

- внесение  предложений по автоматизации  делопроизводства и документооборота ОАО «ММТС-9».

При написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников, подразделяющийся их на две категории.

Первая - издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации.

Вторая категория изданий - научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения: профессора Т.В. Кузнецовой4, доцента Л.В. Санкиной5, к.и.н. С.Л. Кузнецова6, доктора исторических наук М.В.Ларина7., Е.А. Степанова8, Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой, Г.А. Осичкиной9, М.В. Стенюкова10, Н.В. Басакиной11, Л.М. Вяловой12, В.И. Андреевой13.

Все вышеперечисленные издания, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы ОАО «ММТС-9»:

- Устав Общества;

- должностные  инструкции сотрудников ОАО «ММТС-9»;

- приказы  и распоряжения Генерального директора ОАО «ММТС-9» и другие материалы.

В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения и приложения. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы. В первой главе рассматриваются структура Общества и понятие управленческого документа и документооборота

Во второй главе подробно рассматривается организация делопроизводства в ОАО «ММТС-9» на настоящий момент, предложения по оптимизации управленческого документооборота Общества, по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых инструкций.

В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами. В приложении приведены документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота ОАО «ММТС-9».

• Формально наше ОАО образовалось в 1994 г. Но считать этот момент началом нельзя. Даже неправильно будет брать за отправную точку 1978 год, когда в строй была официально принята Московская междугородная телефонная станция №9. Корни ОАО "ММТС-9" истории ЦМТС.
• Площадка, на которой планировали строить здание, принадлежала племенному заводу "Коммунарка". Отметим, что в 1966 году изначально предполагалось строительство на проспекте Вернадского. Генеральный проектировщик - институт "Гипросвязь". Генеральный подрядчик - Управление строительства иностранных представительств. 1971 год стал годом закладки первого камня. На то время это были лучшие организации по проектированию и строительству. Отметим особенность нашего предприятия. Изначально было принято принципиальное решение о размещении постоянных рабочих мест инженерно-технического персонала с служащих за пределами помещений с технологическим оборудованием. Это решение существенно повысило надежность работы оборудования. Это был самый передовой подход к организации производства. События, непосредственно предшествовавшие появлению нашего ОАО в 1994 году, были сложными и драматическими. В основе отделения от ГП ММТ лежит то же желание коллектива и руководства тогда МТС-9 быть на передних рубежах экономического развития страны. Уход от государственного управления в самостоятельное "плавание", стал ещё одним шагом вперёд.

ОАО «Московская междугородная телефонная станция № 9» (ОАО «ММТС-9»).

ОАО «ММТС-9» - предприятие связи, являющееся крупнейшей в г. Москве технологической площадкой для взаимодействия московских, российских и международных операторов связи при оказании услуг местной, междугородной, международной телефонной связи, передачи данных, доступа в Интернет и других услуг. ОАО «ММТС-9» является центром обмена трафиком между операторами связи.

Общество  оказывает комплекс услуг по обеспечению условий функционирования технических средств электросвязи операторов, оборудование которых установлено в технологических помещениях ОАО «ММТС-9», в том числе осуществляет оперативно-техническое обслуживание оборудования и линий связи; выполняет проектные, монтажные и строительные работы; организует доступ к сетевым ресурсам операторов связи. На производственных площадях ОАО «ММТС-9» установлено оборудование более 300 операторов. Также ОАО «ММТС-9» сдает в аренду производственные площади и оборудование.

Производственные площади ОАО «ММТС-9» оснащены системами гарантированного электропитания, вентиляции и кондиционирования, системами газового пожаротушения, телемониторинга и видеонаблюдения. Все производственные помещения связаны структурированными межэтажными соединительными кабельными линиями.

В ОАО «ММТС-9» действует электроизмерительная лаборатория для обеспечения качественного проведения работ по измерениям и испытаниям электрических цепей и электропитающего оборудования операторов связи, узлы которых установлены на производственных площадях общества.

В планах общества – укрепление рыночных позиций, предлагая своим клиентам конкурентоспособные услуги с высоким уровнем качества и обслуживания, увеличение объема и расширение номенклатуры оказываемых услуг с целью удовлетворения растущих потребностей клиентов в услугах связи за счет повышения эффективности использования ресурсов, имеющихся в распоряжении Общества, в т.ч. проектирование узлов сети связи, установка телекоммуникационных стоек, монтаж технологического оборудования и прокладка всех типов линий связи в здании ОАО «ММТС-9», что позволит предоставлять клиентам решения «под ключ».

Основная задача Общества - увеличение объема и расширение номенклатуры оказываемых услуг с целью удовлетворения растущих потребностей в услугах связи за счет повышения эффективности использования ресурсов, имеющихся в распоряжении Общества.

Задачи Общества в целом на рынке:

• обеспечение общего прироста доходов Общества от оказания всех услуг;
• формализация бизнес-процессов Общества по предоставлению услуг с целью повышения качества и оперативности обслуживания клиентов.

Задачи Общества по развитию уже оказываемых услуг:

• увеличение объема выполняемых монтажных и демонтажных работ с учетом постоянно меняющегося характера тяготения операторов связи относительно друг друга, а также объективной необходимости увеличения числа каналов и пропускной способности соединительных линий;
• выполнение работ по сборке и монтажу технологических стоек, КСЦ и КРУС в целях расширения спектра предоставляемых услуг операторам связи, размещающим свои узлы на площадях ОАО «ММТС-9», что делает установку оборудования более привлекательной;
• эксплуатационно-технический контроль оборудования операторов связи в круглосуточном режиме с учетом большого разнообразия установленного оборудования;
• расширение узла Интернет.