Вопросы совершенствования бухгалтерского учета и аудита ценных бумаг в акционерных обществах

- реестры акционеров, обслуживающие одного эмитента;

- электронные депозитарии, обслуживающие многих эмитентов и многие выпуски ценных бумаг;

- системы электронной торговли ценными бумагами;

- обучающие программы в области фондовых технологий;

- программы аналитической направленности: управление портфелем инвестиций, оценка конъюнктуры рынка ценных бумаг, составление и анализ проспектов эмиссии ценных бумаг.

К числу наиболее известных  программных продуктов можно  отнести разработки фирм: РИНАКО, ЛЛД+, РИККО, Гермес-Инвест, Атлант-Информ, САМО, ДИАСОФТ, ПрограммБанк, ТТД [48, с.264].

К основным задачам, решаемым автоматизированной системой учета  ценных бумаг, относятся:

учет выпусков ценных бумаг и их эмитентов;

проведение первичного размещения выпуска ценных бумаг на основании соглашения: предварительная подписка, распределение обыкновенных и привилегированных акций по различным критериям;

учет и отслеживание платежей эмитента по ценным бумагам  в процессе первичного размещения при  заключении договора на оплату в рассрочку;

перерегистрация владельцев при обращении ценных бумаг на вторичном рынке;

ведение счетов Депо для  клиентов системы;

формирование отчетных документов (выписок со счетов и  других) о состоянии счетов Депо клиентов;

оформление, обмен и учет выданных свидетельств о владении ценными бумагами (сертификатов), причем выпущенных как в бумажном, так и в безбумажном виде;

распределение и выплата  акционерам дивидендов на принадлежащие им акции с учетом платежей, даты приобретения и других факторов, влияющих на дивиденд;

расчет налоговых платежей;

подготовка сводных  итоговых (ежедневных, ежемесячных, оперативных и других) документов по работе системы, реестра акционеров.

Помимо названных функциональных задач система должна обеспечивать выполнение ряда технологических задач, в числе которых можно назвать такие, как: защита системы от несанкционированного доступа; распределение полномочий по использованию подсистем; обеспечение устойчивости вычислительного процесса; архивация и восстановление баз данных; ведение истории обновления баз данных; ведение протоколов доступа к подсистемам [49].

Систему можно представить состоящей из шести взаимосвязанных подсистем:

учетно-справочной подсистемы;

операционного дня;

первичного размещения;

запросов клиентов;

формирования отчетов;

администратора системы.

Подсистемы выполняют  следующие функции:

учетно-справочная подсистема: ведение списка эмитентов и ценных бумаг, ведение счетов в депозитарии, учет клиентов, ведение справочников и классификаторов системы;

операционный день: отслеживание платежей эмитенту в процессе первичного размещения ценных бумаг; оформление, обмен, выдача сертификатов; хранение истории владения ценными бумагами и платежей по ценным бумагам; расчет дивидендов;

первичное размещение: учет договоров с эмитентами, ведение списков акционеров для первичного размещения, распределение ценных бумаг в процессе первичного размещения;

запросы клиентов: регистрация  поступающих от клиентов запросов и отслеживание их исполнения;

формирование отчетов: получение и выдача на печать выходных документов системы;

администратор системы: ведение списков пользователей  и групп пользователей, работа с  системными журналами, распределение  прав доступа к функциям системы, анализ статистики по работе системы.

Для учета акционеров и ценных бумаг система ведет  счета Депо, аналогичные банковским лицевым счетам. У счета Депо может  быть совладелец, связанный с владельцем какими-либо юридическими отношениями. Совладелец имеет право во всех операциях  выступать от имени клиента.

Клиент банка, работающий с ценными бумагами, открывает  счет в ценных бумагах, для чего заполняет анкету клиента (физическим и юридическим лицам выдаются разные бланки анкет).

Открытие счета Депо в системе выполняется сразу же после сдачи анкеты, для чего операционист, работающий с системой, выполняет следующие действия:

вводит информацию о  новом клиенте (или сравнивает реквизиты, если информация о клиенте уже  присутствует в базе данных);

вводит новый счет Депо, присваивая ему очередной порядковый номер;

готовит свидетельство  об открытии счета для выдачи на руки клиенту.

В процессе первичного размещения акций счета Депо для клиентов открываются в системе автоматически.

Закрытие счетов Депо производится по решению кредитной организации, когда по счету Депо с нулевым остатком в течение определенного периода времени не производится никаких операций. Для закрытия счета в системе необходимо выполнить следующие действия:

выбрать из базы данных системы  искомый счет;

ввести дату закрытия счета;

подготовить свидетельство о закрытии счета для выдачи на руки клиенту.

В некоторых случаях  требуется заморозить счет на некоторое  время, т.е. запретить проведение операций по счету. Счет может быть заблокирован. При попытке выполнения операций с заблокированным счетом система выдаст на монитор операциониста соответствующее сообщение [48, с.264].

Выписка о состоянии  счета Депо - документ, аналогичный банковской выписке. Он содержит перечень произведенных по счету операций и информацию об остатках на счету. Остаток на счете приводится в виде таблицы. Выписка о состоянии счета Депо может быть подготовлена в системе в любой момент.

Чтобы лучше контролировать поток документов и повысить ответственность исполнителей при обработке документов, в системе используется так называемая пачечная технология, которая предполагает, что любой первичный документ относится к определенной пачке документов и обрабатывается совместно со всеми документами из данной пачки.

Выделяются следующие  типы пачек: документы Депо; заявки на первичное размещение; платежные документы; запросы клиентов системы.

В одной пачке могут  находиться документы: только одного типа; относящиеся к разным ценным бумагам и на разные даты.

В системе предусмотрена  следующая последовательность работы с пачками:

открытие (создание пачки). Здесь указывается общее количество документов в пачке и количество ценных бумаг. Фиксируется дата и время создания пачки и указывается пользователь, создавший пачку;

ввод и редактирование документов в пачке;

закрытие ввода документов в пачку. Автоматическое сравнение количества документов и ценных бумаг в пачке с данными, указанными при открытии пачки;

открытие обработки  документов, т.е. исполнение и проводка документов, фиксация даты, времени  и пользователя, открывшего пачку  для обработки;

закрытие обработки документов после полной обработки всех документов пачки, фиксация даты, времени и пользователя, закрывшего обработку пачки.

Подсистема «Операционный  день» ведет учет на основании документов первичного учета, исходящих от клиентов системы. Эти документы являются поручениями депозитарию совершить те или иные действия со счетами Депо, с ценными бумагами.

К документам первичного учета относятся: анкета владельца  ценных бумаг; приходный ордер; поручение  на перевод ценных бумаг; заявка-поручение на замену сертификата; подписной лист на приобретение ценных бумаг; документы по платежам.

Поручения в подсистеме существуют двух видов:

1) операционные документы  (поручения на изменение состояния  счетов депозитов, т.е. принятие  ценных бумаг на учет или  их снятие с учета; перевод, первичное размещение);

2) платежные документы  (информация о проведенной оплате).

Операционным днем подсистемы является промежуток времени, в течение  которого она принимает и вводит поручения от клиентов. В конце  каждого операционного дня выполняется функция закрытия дня [49]. Считается наиболее гибкой такая стратегия реализации программного обеспечения подсистемы «Операционный день», при которой операционные и платежные документы можно вводить и в будущие операционные дни.

Для всех документов, вводимых в систему, необходимо осуществить проводку, т.е. отразить все изменения в системе. Если в процессе проведения не возникает никаких ошибок, документ получает статус «проведенный». По результатам операционного дня в системе должна быть получена выписка из бухгалтерского журнала и оборотная ведомость.

Подсистема «Первичное размещение». Размещение ценных бумаг клиента представляет ряд операций. Операция принятия ценных бумаг на учет производится после заключения соглашения между эмитентом и банком о первичном размещении (или договора на обслуживание), в котором указывается, что система будет учитывать ценные бумаги эмитента данного выпуска. Принятие ценных бумаг от эмитента на учет оформляется на основании договора или на основании соответствующего приказа.

Операция «Первичное размещение» осуществляется в процессе первичного размещения акций по факту  покупки у эмитента одной или  нескольких акций. Оформляется операция документом-заявкой, исходящей от клиента, на покупку ценных бумаг эмитента (подписной лист).

В графе «Платеж» документа  указывается полный или частичный  платеж за продаваемые ценные бумаги.

Операция «Перевод по результатам доплаты» аналогична стандартной  операции перевода ценных бумаг проводки платежного документа.

Операция «Перевод по результатам конвертирования» аналогична стандартной операции перевода и порождается в результате обработки документа на конвертирование (дробление, слияние) ценных бумаг.

Таким образом, подсистема «Первичное размещение» - одна из наиболее важных подсистем, так как составляет основную часть работы для новых пользователей. Функциями данной подсистемы являются:

заключение с эмитентом  договора на приобретение, в котором  указываются все основные параметры  для размещения выпуска ценных бумаг;

внесение информации о подписных листах, в которых указывается количество запрашиваемых ценных бумаг;

распределение акций  среди заявок;

проведение изменений  на счетах акционера по результатам распределения ценных бумаг;

отслеживание вносимых платежей по ценным бумагам.

Стандартная последовательность действия, выполняемая в системе при первичном размещении, такова:

1) внести информацию  об эмитенте и ценных бумагах,  которую будет учитывать система;

2) внести информацию  о параметрах первичного размещения;

3) перевести на счет эмитента бумаги, которые подлежит распространению, посредством операции «Принятие на учет» на основании приходного ордера. При этом в операции указываются следующие параметры: счет по дебету - счет депозитария, счет по кредиту - счет эмитента;

4) ввести данные клиента на основании анкеты, заполненной клиентом;

5) ввести информацию  о подписных листах в список  заявок на первичное размещение. В каждой записи указывается  количество акций, запрошенное  клиентом.

В системе предусматривается три способа распределения акций: стандартный, закрытая подписка, привилегированный.

При стандартном способе  распределения каждый акционер получает столько акций, сколько он запрашивает.

Закрытая подписка - продажа на льготных условиях акций работникам приватизируемой организации. При закрытой подписке общее количество распределяемых акций делится пропорционально запрошенному количеству.

При привилегированном  распределении учитываются некие  «весовые» коэффициенты, которые  должны быть введены для каждого  клиента депозитария: стаж, должность и другие.

Если в результате первичного размещения клиенты сразу  получают сертификаты (при сертификационном выпуске), то в форме заявки на первичное  размещение необходимо сразу ввести серию и номер сертификата.

Заключительный этап обработки - генерация документов Депо, т.е. изменение остатков на счетах Депо клиентов. При этом в случае, если у клиента, подавшего заявку, еще нет открытого счета Депо, автоматически создается новый счет.

Отслеживание платежей - важная задача, особенно в процессе первичного размещения.

Акционер может приобретать  акции у эмитента в рассрочку. В этом случае уплаченная сумма влияет на количество бумаг, которыми клиент реально владеет. Для отслеживания поэтапных выплат, реального владения и хранения истории по платежам в системе служит гибкий механизм подсистемы «Запросы клиентов» по договорам на приобретение. По каждому факту покупки у эмитента в рассрочку в таблице базы данных системы «Договора на приобретение» заводится запись, в которой указываются название, общее количество ценных бумаг, полная сумма платежа и сумма, уже выплаченная.