Учет и аудит расчетов с персоналом по оплате труда

налог на доходы физических лиц взимается по разным ставкам. Поэтому аудитору необходимо проверить  правильность применения соответствующих  ставок для исчисления налога. Если, например, работник организации является одним из ее учредителей и помимо оплаты труда получает дивиденды  от участия в организации, то удержание  налога с доходов работника производится по ставке 13% - с сумм начисленной  оплаты труда и 30% - с сумм начисленных  в его пользу дивидендов. При проверке правильности удержания налога на доходы физических лиц следует обращать внимание на выплату вознаграждения на основании договоров гражданско-правового  характера, заключенных с физическими  лицами, не являющимися резидентами  Российской Федерации. В этом случае ставка налога применяется в размере 30% суммы начисленного вознаграждения;

доходы работника организации, полученные в натуральной форме, должны учитываться в составе  его совокупного годового дохода по государственным регулируемым ценам, а при их отсутствии - по свободным (рыночным) ценам, исчисленным на дату получения дохода. Для целей налогообложения  в стоимость выдаваемых товаров (работ, услуг) включается соответствующая  сумма налога на добавленную стоимость, акцизов и налога с продаж;

стоимость подарков, полученных работником в течение года, подлежит налогообложению, если она превышает 4000 руб.;

суммы единовременной материальной помощи, оказываемой работодателями членам семьи умершего работника  или работнику в связи со смертью  члена (членов) его семьи, не являются объектом налогообложения. Выплата  материальной помощи по другим основаниям облагается налогом на доходы физических лиц;

суммы, израсходованные по авансовым отчетам и возмещенные  работникам, не подтвержденные документально, подлежат налогообложению в общеустановленном  порядке по ставке 13%;

стоимость возмещения работникам личных расходов (например, по оплате коммунальных услуг, обслуживанию мобильных телефонных аппаратов), которое осуществляется в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации, облагается налогом на доходы физических лиц;

суммы выплачиваемых работнику  компенсаций, превышающие нормы, установленные  в соответствии с законодательством  Российской Федерации, подлежат налогообложению. Так, если за использование личного  автотранспорта в служебных целях  работникам организации выплачивается  сумма в размере 350 руб. в месяц  при норме 148 руб., то сумма 202 руб. подлежит включению в облагаемый доход  работников за каждый месяц выплаты  компенсации.

При проверке удержаний по налогу на доходы физических лиц аудитор  должен убедиться в правильности предоставления работникам соответствующих  налоговых вычетов - стандартных, социальных, имущественных и профессиональных.

Следует обратить внимание на то обстоятельство, что данный налоговый  вычет действует до месяца, в котором  доход указанного работника, исчисленный  нарастающим итогом с начала налогового периода и в отношении которого предусмотрена налоговая ставка 13%, превысил 40 тыс. руб.

Работнику организации стандартный  налоговый вычет на содержание детей  предоставляется на основании его  письменного заявления по установленной  форме. К заявлению должны быть приложены  соответствующие документы: свидетельство  о рождении ребенка - для детей  в возрасте до 18 лет; справка учебного заведения - для учащихся дневной  формы обучения; справка органа попечительства и надзора - для детей, опекуном которых  является работник организации. Таким  образом, аудитору необходимо проверить  наличие указанных документов в  бухгалтерии организации. Уменьшение дохода работника на соответствующий  налоговый вычет без представления  работником письменного заявления  либо при отсутствии подтверждающих документов является нарушением законодательства о налогах и сборах Российской Федерации. Такие факты аудитор  должен отразить в пояснительной  записке и, кроме того, потребовать  от бухгалтерской службы произвести перерасчет сумм налога на доходы физических лиц с конкретных работников либо обязать их представить соответствующие  документы.

Аудитор должен также проверить, ведутся ли бухгалтерской службой  налоговые карточки по доходам, полученным физическими лицами от работодателя. Налоговые карточки проверяются  выборочно по нескольким работникам организации, как правило, получающим разные доходы. В налоговых карточках  должны найти отражение все доходы, полученные работниками, независимо от того, подлежат они налогообложению  или же освобождены от него, а  также от ставки налога, применяемой к ним. После проверки налоговых карточек аудитору следует убедиться в том, что суммы налога на доходы физических лиц, подлежащие удержанию и перечислению в бюджет, отражаются в лицевых счетах рабочих и служащих, которые ведутся бухгалтерией организации.

В заключение аудитору следует  проверить достоверность сведений, которые организация представляет в налоговые органы, о выплаченных  физическим лицам доходах, начисленных  и удержанных с этих доходов суммах налога на доходы физических лиц.

Выявленные в ходе проверки недочеты и нарушения аудитор  должен отразить в пояснительной  записке к аудиторскому заключению.

Далее необходимо проверить  прочие обязательные удержания. На данном этапе аудитору необходимо проверить:

наличие соответствующих  исполнительных документов в организации. В частности, к числу исполнительных документов относятся исполнительные листы, выдаваемые судебными органами, судебные приказы, нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов и  т.п.;

порядок учета и движения исполнительных документов. Поступившие  в организацию исполнительные документы  регистрируются и не позднее следующего дня после их поступления передаются в бухгалтерию под расписку ответственному лицу, которое назначается приказом (распоряжением) руководителя организации. В бухгалтерии они заносятся  в специальный журнал или картотеку. Аудитору необходимо убедиться в  ведении такого журнала с занесением в него соответствующих записей;

правильность начисления и взыскания сумм, удерживаемых с  доходов работников организации, их соответствие действующему законодательству, согласно которому общая сумма удержаний  не может превышать 50% суммы оплаты труда. В исключительных случаях (при  удержании алиментов на несовершеннолетних детей) размер удержаний может составлять 70% суммы оплаты труда и приравненных к ней платежей и выдач. Кроме  того, аудитору следует удостовериться, что администрация организации  соблюдает требования законодательства об освобождении отдельных доходов  работников от удержаний. Так, алименты на несовершеннолетних детей не должны удерживаться с сумм государственного социального страхования, выплачиваемых  работникам организации в возмещение вреда, причиненного их здоровью. Удержание  с пособий по временной нетрудоспособности производится только по решению суда и судебному приказу о взыскании  алиментов.

Проверка удержаний за причиненный материальный ущерб. В  большинстве случаев на практике удержания за причиненный организации  материальный ущерб администрация  организации производит на основании  заключенного с работником письменного  договора о полной материальной ответственности  за необеспечение сохранности имущества  и других ценностей, переданных ему  на хранение или для других целей. При этом если при ограниченной материальной ответственности за причиненный  организации ущерб работники  несут ответственность в размере  прямого действительного ущерба, но не выше своего среднемесячного  заработка, то при полной материальной ответственности работник обязан возместить причиненный ущерб в полном размере  без каких-либо ограничений.

При проведении проверки аудитору следует обратить внимание на законность привлечения работника к полной материальной ответственности. Так, в  соответствии с действующим трудовым законодательством письменный договор  о полной материальной ответственности  заключается с работником при  следующих условиях:

работник достиг 18-летнего  возраста;

работник занимает должность  или выполняет работы, непосредственно  связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или  применением в процессе производства переданных ему ценностей.

Осуществляя проверку, аудитору необходимо убедиться в наличии  договора о полной материальной ответственности  с работником, проверить правильность его заполнения и наличие всех необходимых реквизитов сторон. Если с работником, привлекаемым к возмещению причиненного ущерба в полном размере, договор о полной материальной ответственности  не заключен либо он заключен с работником моложе 18 лет, то в этом случае работник должен нести ограниченную материальную ответственность.

Помимо договора о полной материальной ответственности аудитору следует также удостовериться в  наличии соответствующего приказа (распоряжения) руководителя, необходимого для того, чтобы произвести удержания  за подписью руководителя организации  либо уполномоченных на то лиц. Приказ об удержании с доходов работника  причиненного по его вине ущерба передается в бухгалтерскую службу организации, которая определяет размер причиненного ущерба по фактическим потерям на основании данных бухгалтерского учета, т.е. при повреждении (порче) имущества  к ущербу должны быть отнесены все  расходы, которые организация понесла  для исправления его повреждения  либо ликвидации. Аудитору необходимо проверить правильность определения  размера причиненного организации  ущерба. Так, если в общую сумму  фактических затрат, подлежащих удержанию  с доходов работника, отнесены недополученные доходы организации, аудитору следует  обратить на это обстоятельство внимание работников, производивших определение  размера ущерба, и должностных  лиц организации, поскольку удержание  с виновных работников недополученных вследствие причиненного ущерба доходов  организации является нарушением трудового  законодательства Российской Федерации  и ущемлением прав работающих граждан.

Кроме того, на данном этапе  проверки аудитору следует ознакомиться с актами на списание объектов основных средств и иного имущества, пришедших  в негодность по вине отдельных работников, привлеченных к материальной ответственности. Размер причиненного ущерба должен быть уменьшен на стоимость оприходованных в результате демонтажа оборудования отдельных запасных частей, использование  которых в производственном процессе в дальнейшем возможно и экономически целесообразно.

При проверке аудитору следует  учитывать то обстоятельство, что  если размер ущерба, причиненного работником, не превышает его среднего месячного  заработка, то он возмещается по распоряжению администрации организации. Аудитору необходимо убедиться в том, что  указанное распоряжение (приказ) сделано  не позднее чем через две недели со дня обнаружения ущерба и обращено к исполнению не ранее чем через  семь дней со дня сообщения работнику. Если же размер ущерба, причиненного работником, оказывается выше размера его  среднего месячного заработка, то возмещение причиненного ущерба не может производиться  по распоряжению администрации. Ущерб  взыскивается с виновного путем  предъявления администрацией иска в суд. В этом случае аудитору необходимо проверить наличие в организации решения суда о взыскании с работника сумм причиненного материального ущерба.

В ходе проверки отражения  на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с производством удержаний, аудитору следует:

проверить соответствие учетных  записей на счете 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" в разрезе синтетического и аналитического учета (дебет субсчета 73-2, кредит счетов 94, 98), а также суммам, отраженным в Главной книге на указанных  счетах;

убедиться, что сумма фактического ущерба, возмещаемая работником, соответствует  суммам, отраженным в бухгалтерском  учете, путем сопоставления указанной  суммы и дебетовых оборотов по счету 73-2, а путем сопоставления  данных соответствующих регистров  бухгалтерского учета удостовериться, что в учете к возмещению представлена фактическая сумма ущерба (дебет  счетов 94, 98, кредит счетов 10, 20, 25, 60, 69, 70);

проверить соответствие денежных средств, внесенных в кассу организации (дебет субсчета 50-1, кредит субсчета 73-2) лицом, возмещающим ущерб, размеру  фактически причиненного ущерба. На внесенную  сумму должен быть оформлен приходный  кассовый ордер. Кроме того, необходимо удостовериться, что указанная сумма  внесена в кассу организации (по записям в кассовой книге организации);

в случае перечисления денежных средств виновным лицом на расчетный  счет организации проверить путем  сопоставления данных банковских выписок  по операциям, отраженным в соответствующем  регистре бухгалтерского учета по счету 51 "Расчетные счета", учтена ли (списана) бухгалтерией организации  задолженность работника;

в случае возмещения ущерба путем предоставления аналогичного имущества (полностью либо частично) проверить, зачислено ли указанное  имущество в состав основных или  оборотных средств организации (дебет  счетов 01, 08, 10, 41), с одновременным  списанием с суммы задолженности  работника организации (кредит субсчета 73-2) соответствующей стоимости внесенного имущества.

Проверка удержаний за допущенный брак. Осуществляя проверку удержаний из оплаты труда работников организации за допущенный брак, аудитору следует с особой тщательностью  изучить составленный бухгалтерией организации акт (ведомость) на допущенный брак, на основании которого определяется размер потерь организации и рассчитывается стоимость материальных затрат на исправление  брака. Кроме того, аудитору необходимо затребовать у ответственных  лиц наряды на исправление брака, составленные руководителем соответствующего подразделения, работники которого осуществляли исправление брака.

В ходе детального изучения представленных документов аудитору необходимо убедиться в правильности определения  размера потерь от допущенного брака  и соответствующего отражения операций на счетах бухгалтерского учета.