Практика учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах»

Содержание операций	Корреспонденция счетов		Сумма, руб.	Первичный документ
	Дебет	Кредит
Дьячковой Е.Л. выдан аванс для оплаты командировочных расходов	71.1 «Расчеты с подотчетными  лицами в рублях»	50.1 «Касса в руб.»	27197,90	Расходный кассовый ордер
Сумма командировочных расходов отнесена расходы ОМС	91.4 «Расходы ОМС»	71.1 «Расчеты с подотчетными  лицами в рублях»	2267,60	Авансовый отчет; билет Белогорск-Хабаровск
Сумма командировочных расходов отнесена расходы ОМС	91.4 «Расходы ОМС»	71.1 «Расчеты с подотчетными  лицами в рублях»	8665,00	Авансовый отчет; билеты Хабаровск-Магадан
Сумма командировочных расходов отнесена расходы ОМС	91.4 «Расходы ОМС»	71.1 «Расчеты с подотчетными  лицами в рублях»	8665,00	Авансовый отчет; билеты Магадан-Хабаровск
Сумма командировочных расходов отнесена расходы ОМС	91.4 «Расходы ОМС»	71.1 «Расчеты с подотчетными  лицами в рублях»	950	Авансовый отчет; квитанция разных сборов к билету
Сумма командировочных расходов отнесена расходы ОМС	91.4 «Расходы ОМС»	71.1 «Расчеты с подотчетными  лицами в рублях»	2977,30	Авансовый отчет; билет Хабаровск-Благовещенск
Сумма командировочных расходов отнесена расходы ОМС	91.4 «Расходы ОМС»	71.1 «Расчеты с подотчетными  лицами в рублях»	3420	Командировочное удостоверение (суточные)
Возврат подотчета Дьячковой Е.Л.	50.1 «Касса в руб.»	71.1 «Расчеты с подотчетными  лицами в рублях»	253	Приходный кассовый ордер

 

Вся сумма суточных включается в затраты в полном объеме. При этом требуется определить как сумму суточных в пределах норм (до 700), установленных законодательством, так и сумму сверхнормативных суточных. Сумма сверхнормативных суточных облагается налогом на доходы физических лиц (более 700 руб. - по ставке 13 %). Независимо от размеров суточных, не подлежат обложению НДФЛ суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ42.

Так как в соответствии с главой 23 Налогового кодекса суммы возмещения командировочных расходов в части суточных и найму жилого помещения освобождены от налогообложения НДФЛ в пределах следующих норм: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке внутри страны, то выданная сумма Дьячковой Е.Л. освобождается от налогообложения.

Сумма сверхнормативных командировочных расходов присоединяется к налогооблагаемой прибыли и входит в состав начисления налога на прибыль по общеустановленным  ставкам. Суточные, выплаченные работнику сверх установленной нормы, подлежат обложению доходом на налоги по совокупности с оплатой труда.

Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы при наличии подтверждающих документов, оформленных в надлежащем виде, принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету в организации в полном объеме.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам ОАО «МСК «Дальмедстрах» определяются коллективным договором43.

При направлении работника в служебную командировку ему выплачиваются суточные в следующих размерах (в 2014 году):

- для работающих в Амурской области:

- в пределах Амурской области, кроме районов, приравненных к районам Крайнего Севера,  – 420 рублей;

- в пределах Амурской области в районы, приравненные к районам Крайнего Севера (Тындинский, Зейский, Селемджинский),  – 530 рублей;

- за пределы Амурской области (кроме г. Москва и г. Санкт-Петербург, Московской и Ленинградской областей, районов Крайнего Севера в соответствии с Перечнем, утвержденным Правительством РФ)  – 620 рублей;

- в города  Москва и Санкт-Петербург, Московскую  и Ленинградскую области, районы  Крайнего Севера в соответствии  с Перечнем, утвержденным Правительством  РФ, – 1000 рублей.

Для работающих в Магаданской области:

- за пределы  Магаданской области (кроме г. Москва  и г. Санкт-Петербург, Московской  и Ленинградской областей, районов  Крайнего Севера в соответствии  с Перечнем, утвержденным Правительством  РФ)  – 620 рублей;

- в города  Москва и Санкт-Петербург, Московскую  и Ленинградскую области, районы  Крайнего Севера  в соответствии  с Перечнем, утвержденным Правительством РФ, (включая Магаданскую область) – 1000 рублей44.

В 2013 г. суточные выплачивались в следующих размерах:

- в пределах Амурской области, кроме районов, приравненных к районам Крайнего Севера,  - 390 рублей;

- в пределах Амурской области в районы, приравненные к районам Крайнего Севера (Тындинский, Зейский, Селемджинский),  - 470 рублей;

- за пределы Амурской области, кроме г. Москва и г. Санкт-Петербург, Московской и Ленинградской областей  – 570 рублей;

- в города Москва и Санкт-Петербург, Московскую и Ленинградскую области – 650 рублей.

Работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, возмещаются связанные со служебными поездками (ст. 168.1 Трудового кодекса РФ) расходы по оплате проезда транспортом общего пользования и иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя, при условии предоставления документов, подтверждающих указанные расходы.

Разъездной характер имеют работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории, при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства45.

Перечень должностей (профессий) работников, работа которых имеет разъездной характер, приведен в таблице 15.

 

Таблица 15 – Перечень должностей работников ОАО «МСК «Дальмедстрах», работа которых имеет разъездной характер

Наименование должности

Эксперт СМО

Руководитель службы обеспечения деятельности

Офис-менеджер службы обеспечения деятельности

Водитель служебного автомобиля, водитель-механик

Директор филиала

Страховой агент, старший страховой агент

Руководитель службы информационных технологий

Старший инженер службы информационных технологий

 

Расходы на наем жилого помещения, включая расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, а также в номере и расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами) при наличии подтверждающих документов учитываются в полном объеме.

Встречаются в учете ОАО «МСК «Дальмедстрах» такие ситуации, когда работник не может подтвердить документами факта совершения некоторых расходов. Например, из-за потери проездных документов невозможно доказать расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту работы. В этом случае в качестве документального подтверждения выступают: заявление работника с указанием стоимости утраченных билетов, приказ руководителя о возмещении стоимости проезда; параллельно запрашивается справка аэропорта, вокзала и т. п. о проезде и сумме оплаченных билетов. Другим подтверждением того, что имели место затраты на проезд, в случае потери билетов, являются документы, косвенно подтверждающие эти затраты (например, командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии).

В ОАО «МСК «Дальмедстрах» зарубежные командировки работников не имеют место.

Что касается авиа - и железнодорожных билетов, то, как правило, на их покупку командированному лицу выдаются наличные деньги. В ОАО «МСК «Дальмедстрах» приобретенные заранее авиабилеты (не электронные) в 2013 году до выдачи их в подотчет не учитывались в кассе в качестве денежных документов. Но в первом квартале 2014 г. ОАО «МСК «Дальмедстрах» введены денежные документы:

- Дт 60 Кт 51 - перечислен аванс за авиабилеты;

- Дт 50-3 Кт 60 - получены авиабилеты;

- Дт 71 Кт 50-3 - авиабилет выдан подотчетному лицу.

Но вследствие часто возникающих трудностей при обмене денежных документов или возврате (авиа-, железнодорожных билетов) практика применения денежных документов была закончена46.

3.3 Проведение аудиторской проверки  расчетов с подотчетными лицами

Целью аудита расчетов с подотчетными лицами является формирование мнения о достоверности показателей расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерской отчетности и соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций с подотчетными лицами действующим в Российской Федерации нормативным документам.

В процессе планирования проверки ОАО «МСК «Дальмедстрах» выделим два этапа:

- предварительное планирование аудиторской проверки;

- составление программы аудита.

Для предварительного ознакомления с клиентом осуществлялись следующие аудиторские процедуры:

- ознакомление  с учредительными документами;

- личная беседа с генеральным директором;

- личная беседа с главным бухгалтером, изучение принятых форм учета;

- просмотр первичной документации, проверка наличия бухгалтерских регистров, оценка правильности их оформления.

Проверка проводится на соответствие учета операций с денежными средствами нормативным требованиям: Гражданского кодекса РФ, Налогового кодекса РФ,  Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказа Минфина РФ № 69н от 04.09.2001 «Об особенностях применения страховыми организациями Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению», Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

В результате ознакомления с документами установлено, что для целей бухгалтерского учета разработана учетная политика47.

К документам, регулирующим внутренний контроль в ОАО «МСК «Дальмедстрах» относятся:

- положение о бухгалтерии;

- график документооборота;

- разработаны должностные инструкции на каждого сотрудника бухгалтерии;

- заключены договоры на материальную ответственность.

За организацию и состояние системы внутреннего контроля на предприятии несет ответственность руководство общества. Функции внутреннего контроля осуществляются главным бухгалтером. Руководством общества назначена инвентаризационная комиссия и комиссия по приёму, вводу в эксплуатацию, списанию основных средств, материалов. К внешнему контролю относится обязательная аудиторская проверка, проводимая ежегодно в Обществе. На основе данных предварительного планирования было принято решение о целесообразности проведения аудита расчетов с подотчетными лицами, а также определены общие затраты времени аудитора на проведение аудита (245 человеко-часов), заключен договор на проведение аудиторской проверки.

Второй этап - составление программы аудита.

Разрабатывая программу аудита расчетов с подотчетными лицами необходимо установить приемлемый уровень существенности и аудиторский риск. Учитывая, что в Обществе основным видом деятельности является обязательное медицинское страхование, то при определении уровня существенности для расчетов с подотчетными лицами в качестве базовых показателей используем следующие показатели бухгалтерской отчетности:

- кредиторская задолженность (строка 2270);

- чистая  прибыль (строка 3000 отчета о финансовых результатах);

- валюта баланса (строка 1000);

- собственный  капитал (строка 2100).

Расчет значений, необходимых для определения уровня существенности приведен в таблице 16.

 

Таблица 16 – Расчет единого уровня существенности

Наименование базового показателя	Рекомендуемый уровень отклонений, признаваемых существенными, в процентах	Значение показателя, тыс. руб.	Принятый уровень отклонений, в процентах	Значение уровня существенности, тыс. руб.
1	2	3	4	5

Продолжение таблицы 16