Практика учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах»

 

Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией на основании авансового отчёта работника с приложением подтверждающих расходы документов. Например, подотчетное лицо Новоженов Я. Е. приобрел гвозди, профиль, и другие строительные материалы на сумму 53050,53 рублей, составил авансовый отчет, на основании которого в учете сделана запись Дт 10 Кт 71.1 – 53050,53 руб. Дополнительными документами являются требования-накладные на выдачу материалов, акты на списание материалов, акты приёмки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т.п.

При приобретении товарно-материальных ценностей подотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих приобретение и потраченные на них суммы всегда приложен приходный ордер.

На основании утвержденных руководителем авансовых отчетов, суммы произведенных расходов относятся на бухгалтерские счета, которые представлены в таблице 11.

 

Таблица 11 – Учет расходов на хозяйственные нужды

Содержание операций	Корреспонденция счетов
	Дебет	Кредит
Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом	10.1, 10.5, 10.6, 10.8, 10.9	71.1
Затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов на ОМС	91.4	71.1
Затраты подотчетного лица на нотариальные услуги	91.2	71.1

 

Порядок учета подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки, предусматривает следующее их отражение (таблица 12).

 

Таблица 12 – Возврат подотчетных сумм

Содержание операций	Корреспонденция счетов
	Дебет	Кредит
Отражены подотчетные суммы, невозвращенные в установленные сроки	94	71.1
С подотчетных лиц удержаны неизрасходованные подотчетные суммы	70.1	94

 

Корреспонденция счетов по учёту операций по расчётам с подотчётными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах» за январь 2013 года представлена в таблице 13.

Таблица 13 - Корреспонденция счетов по учёту операций по расчётам с подотчётными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах» за январь 2013 года

Дата совершения операции	Содержание операции	Сумма, руб	Корреспонденция счетов		Документ
			Дебет	Кредит
01.01.2013	Сальдо начальное	-	-	-	-
24.01.2013	Выдано подотчетному лицу на хозяйственные расходы	4000	71.1 «Новоженов Я.Е.»	50.1	Расходный кассовый ордер
31.01.2013	Приобретены подотчётным лицом материалы	4056,8	10.1	71.1 «Новоженов Я.Е.»	Чеки ККМ, товарные чеки
31.01.2013	Приобретены подотчётным лицом строительные материалы	458	10.8	71.1 «Новоженов Я.Е.»	Чеки ККМ, товарные чеки
31.01.2013	Приобретены подотчётным лицом запасные части	160	10.5	71.1 «Новоженов Я.Е.»	Чеки ККМ, товарные чеки
12.01.2013	Выдано подотчетному лицу на хозяйственные расходы	1800	71.1 «Драчева Т.С.»	50.1	Расходный кассовый ордер
14.01.2013	Приобретены подотчётным лицом конверты	1760	10.1	71.1 «Драчева Т.С.»	Квитанция, накладная
31.01.2013	Отражена задолженность Драчевой Т.С. по подотчетным суммам	40	94	71.1 «Драчева Т.С.»	Бухгалтерская справка
31.01.2013	Удержан подотчет с заработной платы	40	70	94 «Драчева Т.С.»	Бухгалтерская справка
31.01.2013	Сальдо конечное	674,80	-	71.1 «Новоженов Я.Е.»	-
01.02.2013	Возвращён подотчётному лицу перерасход	674,80	71.01«Новоженов Я.Е.»	50.1	Расходный кассовый ордер

 

Таким образом, в отчетности Общества расчеты с подотчетными лицами отражаются в составе двух статей «дебиторская задолженность» и «кредиторская задолженность», так как счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» активно-пассивный и имеет развернутое сальдо36.

В составе статьи «дебиторская задолженность» суммы расчетов с подотчетными лицами отражаются, если счет 71 имеет дебетовое сальдо. При этом отражение всей суммы дебиторской задолженности производятся по строке 1250 актива бухгалтерского баланса. Соответственно, если счет 71 имеет кредитовое сальдо, то сумма расчетов с подотчетными лицами отражается в пассиве бухгалтерского баланса по статье «кредиторская задолженность» (строка 2270 бухгалтерского баланса страховщика).

3.2 Учет расчетов с подотчетными  лицами по командировочным расходам

Все отношения, возникающие между работодателем и работником ОАО «МСК «Дальмедстрах», направляемым в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства. Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются37.

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).

Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации (в ред. Постановления Правительства РФ от 25.03.2013 № 257). Работнику при направлении его в командировку по служебной записке выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) либо из кассы по расходному кассовому ордеру, либо перечисление на карту по зарплатному проекту.

Выдача денежных средств в подотчёт на командировочные расходы производится на срок не более 60 дней. Выдача денежных средств на более длительный период оформляется отдельным приказом Срок отчетности по суммам, полученным на командировочные расходы, – не позднее 3 рабочих дней по возвращении из командировки38.

Порядок выдачи наличных денежных средств  под отчет с 1 июня 2014 г.  регулируется Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»39. До этого ОАО «МСК «Дальмедстрах» руководствовалось Положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Суточные выплачиваются командированному работнику на основании служебных записок соответствующих руководителей структурного подразделения с визой генерального директора, а также на основании приказов о командировании.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации40.

Направление работников ОАО «МСК «Дальмедстрах» в командировку производится генеральным директором и оформляется выдачей командировочного удостоверения. При заполнении командировочного удостоверения указываются все необходимые  реквизиты (Ф.И.О. выезжающего, пункт назначения командировки, наименование принимающей организации, цель и срок командировки). Цель командировки, указываемая в Приказе о командировании, а также в командировочном удостоверении носит строго производственный характер.

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы41. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой; отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя.

После получения авансового отчета с приложенными к нему оправдательными  документами бухгалтер после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах цифрами с помощью бухгалтерских проводок фиксирует направление списания данных сумм из подотчета.

Израсходованные  фактически подотчетными лицами средства на командировки, отраженные в оправдательных документах, проводятся по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетом 91.4 «Расходы ОМС». После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету генеральный директор утверждает эту сумму, и она  проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток  при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счета 94 (согласно действующему Плану счетов) проводкой Дт 70  «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Для отражения удержаний из заработной платы в ОАО «МСК «Дальмедстрах» используются: счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:

- Дт 94 Кт 71 - отражены не возвращенные в установленные сроки денежные средства;

- Дт 70 Кт 94 - удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства.

Например, в ОАО «МСК «Дальмедстрах» в 2013 г. на основании служебной записки от генерального директора, Дьячковой Е.Л., для осуществления семинара по вопросам организации обязательного медицинского страхования, была направлена в командировку в г. Магадан Дьячкова Е.Л. сроком на 6 календарных дней с 17.11.2013 г. по 22.11.2013 г.

На основании приказа генерального директора кассиром выдан аванс на командировочные расходы в сумме 27197,90 руб. (в т. ч. суточные – 3420 руб. за 6 суток, билеты – 23777,90).

На основании приказа о направлении работника в командировку в ОАО «МСК «Дальмедстрах» секретарем генерального директора выписывается командировочное удостоверение, которое подписывается генеральным директором. По возвращению из командировки Дьячкова Е.Л. не позднее 3 рабочих дней предъявила в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.

В бухгалтерском учете, вышеприведенная ситуация отражается проводками, которые представлены в таблице 14.

 

Таблица 14 – Выдача денежных средств командированному работнику в ОАО «МСК «Дальмедстрах» и их списание