Практика учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах»

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет7.

В некоторых случаях для целей финансового или экономического анализа, а также при существенных оборотах подотчетных сумм может оказаться весьма полезной организация аналитического учета по принципам, используемым в бюджетном учете, - в зависимости от целей, на которые выдан аванс:

- на оплату труда;

- на оплату услуг связи;

- на оплату транспортных услуг;

- на оплату коммунальных услуг;

- на арендную плату за пользование имуществом;

- на приобретение основных средств;

- на приобретение материалов;

- на командировочные расходы (с возможной дифференциацией по видам расходов);

- на расчеты с поставщиками товаров и т.п.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Как правило, в этом случае размер подотчетной суммы определяется из расчета продолжительности командировки (суточные и расходы на оплату найма жилого помещения в месте командировки) и стоимости проезда.

Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н8.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Особенности отражения в учете отчета о расходовании подотчетных сумм обусловлены спецификой производимых расходов:

- расходы, связанные с формированием стоимости внеоборотных активов, а также материальных запасов (если их фактическая стоимость формируется обособленно) списываются в дебет калькуляционных счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы» и 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»;

- расходы, связанные с приобретением материальных запасов (если их фактическая стоимость формируется без использования счета 15), - в дебет соответствующего субсчета, открытого к счету 10 «Материалы»;

- расходы, ранее оформленные как задолженность перед работниками организации или другими получателями, оформляются как уменьшение задолженности;

- все прочие расходы списываются на счета учета расходов (по соответствующим синтетическим и аналитическим счетам).

Таким образом, наиболее распространенными являются следующие бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами9:

- Дебет 71 Кредит 50 - на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет материально ответственному лицу.

- Дебет 71 Кредит 51 - на сумму денежных средств, полученных материально ответственным лицом непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте осуществления расчетов;

- Дебет 10 Кредит 71 - на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов;

Чаще всего подобным образом приобретаются канцелярские товары, товары хозяйственного и бытового назначения, а также оплачиваются некоторые услуги (например, транспортные), стоимость которых подлежит включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов.

- Дебет 20 (23) Кредит 71 - на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных подотчетным лицом, а также на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства;

- Дебет 25 Кредит 71 - на сумму оплаченных наличными деньгами расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, начальника цеха);

- Дебет 26 Кредит 71 - на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальные платежи, оплата юридических, консультационных услуг и т.п.);

- Дебет 44 Кредит 71- наряду с бухгалтерской записью в корреспонденции со счетом 26 использование счета учета расходов на продажу в корреспонденции со счетом 71, имеет наибольшее распространение. В таком порядке могут быть списаны расходы по транспортировке и хранению готовой продукции - при условии, что они оплачены наличными деньгами. Кроме того, таким же образом списываются расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т.п.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами. Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы оплаченных наличными расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения);

- Дебет 68 Кредит 71 - на сумму наличных денежных средств, использованных на оплату задолженности перед бюджетом по налогам и сборам (чаще всего подобным образом осуществляется оплата государственной пошлины);

- Дебет 70 Кредит 71 - на сумму выплаты заработной платы структурным подразделениям организации через подотчетных лиц (раздатчиков). Бухгалтерская запись оформляется после завершения выплат и сдачи ведомости (платежной или расчетно-платежной) в кассу организации;

- Дебет 50 Кредит 71 - на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации;

- Дебет 51 Кредит 71 - на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом непосредственно на расчетный счет в банке;

- Дебет 70 Кредит 71 - на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, - при условии его согласия на удержание. Если работник не согласен с удержанием (например, в случае, когда часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема бухгалтерских записей:

- Дебет 94 Кредит 71 - на сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами;

- Дебет 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», Кредит 94 - на сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя организации;

- Дебет 91 Кредит 94 - на сумму ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания;

- Дебет 70 Кредит 73 - на сумму, удержанную с оплаты труда подотчетного лица.

Если с подотчетным лицом производятся расчеты по оплате труда с использованием банковской карты, то возврат подотчетной суммы может быть оформлен как удержание. В этом случае при начислении заработной платы сумма задолженности организации перед работником уменьшается на размер остатка подотчетной суммы и на банковскую карту перечисляется уже уменьшенная сумма обязательства. Никаких дополнительных бухгалтерских записей в этом случае оформлять не следует10.

При расчетах с подотчетными лицами по суммам, выданным для осуществления хозяйственных расходов, проведения расчетов и приобретения активов обстоятельства для ведения налогового учета, как правило, не возникают - материальная выгода или дополнительный доход подотчетным лицом получены быть не могут, так как неизрасходованные суммы подлежат возврату в кассу или удержанию. Необходимость организации и ведения обособленного налогового учета при списании подотчетных сумм возникает, как правило, только при принятии к учету командировочных расходов11.

Работнику при направлении в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение 3 рабочих дней следующие документы:

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются оформленное надлежащим образом командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой;

- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Заметим, что с 8 января 2015 г. оформление командировочного удостоверения и служебного задания не является обязательным.

Согласно Трудовому кодексу РФ предприятие, направляя работника в командировку, обязано оплатить проезд до места командировки и обратно, наем жилья, суточные и другие расходы12.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации13.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

При командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха14.

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

1.2 Законодательное и нормативное  регулирование учета и аудита  расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета, перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете»15.

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи до 1 июня 2014 г. оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций». Банк России Указанием от 11.03.2014 № 3210-У утвердил новый порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами (за исключением банков), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями (ИП) и субъектами малого предпринимательства (Указание № 3210-У).

Указание № 3210-У вступило в силу с 1 июня 2014 г., за исключением требований к программно-техническим средствам для приема банкнот Банка России, которые начали действовать с 1 января 2015 года.

Со дня вступления в силу Указания № 3210-У утрачивает силу Положение Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются и в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. Без учета предельного размера наличных расчетов осуществляется расходование поступивших в кассы участников наличных расчетов наличных денег в валюте Российской Федерации на выдачу работникам под отчет.

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли16.