Практика учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах»

В случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между генеральным директором Общества (директором филиала) и главным бухгалтером Общества (главным бухгалтером филиала):

- данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером Общества (главным бухгалтером филиала) к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению генерального директора Общества (директора филиала), который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;

- объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером Общества (главным бухгалтером филиала) в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения генерального директора Общества (директора филиала), который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.

Общество осуществляет бухгалтерский учет с применением смешанной формы учета: компьютерная технология обработки учетной информации с использованием программного продукта «1С, версия 7.7.»; журнально - ордерная форма счетоводства. Ведение операций по банковским счетам осуществляется с использованием системы «Интернет-Банкинг». Расчет заработной платы, формирование расчетных, платежных ведомостей ведется на базе компьютерных программ «1С: Предприятие» (версия 8.2), с обязательным переносом итоговых проводок в базу «1С, версия 7.7.».

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности Общество проводит инвентаризацию имущества и финансовых обязательств ежегодно по состоянию на 31 декабря.

Для своевременного получения финансового результата Общества установлена дата сдачи материальных отчетов, табелей рабочего времени, актов выполненных работ  не позднее 2-го числа следующего за отчетным.

В Обществе проводится ежегодная аудиторская проверка достоверности бухгалтерской отчетности и соответствия совершаемых Обществом финансово-хозяйственных операций требованиям законодательства. Проверка проводится внешним аудитором. По решению участников Общества для ревизии деятельности Общества может быть избрана ревизионная комиссия29.

Бухгалтерский учет объектов основных средств ведется на счете 01 «Основные средства» в соответствии с Приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н. При начислении амортизации объектов основных средств в бухгалтерском учете применяется линейный способ. Перемещение основных средств из одного структурного подразделения организации в другое оформляется накладной по форме ОС 2. Накладная выписывается в 3 экземплярах – для бухгалтерии, сдатчика, получателя30.

Филиалы предоставляют отчеты по движению основных средств ежеквартально. Учет активов со сроком полезного использования более 12 месяцев и стоимостью менее 40 тысяч рублей, ведется в порядке, предусмотренном для учета материально-производственных запасов (ПБУ 5/01). При приеме к учету рассматриваемых объектов их относят на счет 10 «Материалы» в специально открытые субсчета. Материально-производственные запасы (МПЗ) отражаются в бухгалтерском учете по фактической стоимости единицы. Для определения текущей (восстановительной) стоимости Общество ежегодно переоценивает объекты недвижимости (группы – здания, транспортные средства) путем прямого пересчета по документально подтвержденным рыночным ценам (п. 43 «Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств», утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.10.2003 г. № 91н).

Учет операций по целевому финансированию ОМС осуществляется на счете 86 «Целевое финансирование». Причитающиеся к получению целевые средства отражаются по кредиту счета 86 «Целевое финансирование по ОМС» в корреспонденции  с дебетом счета 76 « Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»:

- субсчет  «Расчеты с ТФОМС по ОМС» - при  отражении целевых средств, причитающихся  к получению от ТФОМС по  договору о финансовом обеспечении  ОМС;

- субсчет  «Расчеты с МО по ОМС» - при  отражении целевых средств, причитающихся  к получению от медицинских  организаций в результате применения  к ним санкций за нарушения, выявленные при проведении контроля  объемов, сроков, качества и условий  предоставления медицинской помощи;

- субсчет  «Расчеты по регрессным искам» - при начислении целевых средств  в виде взысканий с юридических  или физических лиц, причинивших  вред здоровью застрахованных  лиц.

Использование целевых средств отражается по дебету счета 86 «Целевое финансирование по ОМС»  в корреспонденции с кредитом31:

- счета 76 « Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами» / субсчет «Расчеты с МО по ОМС» - при начислении к оплате счетов медицинских организаций за оказанную застрахованным лицам медицинскую помощь;

- счета 91 «Прочие доходы и расходы» / субсчет « Доходы ОМС» - при  направлении части полученных  средств в доход страховой  медицинской организации.

Суммы целевых средств, причитающиеся  к возврату в территориальный фонд обязательного медицинского страхования, отражаются по дебету счета 86 «Целевое финансирование по ОМС» в корреспонденции с кредитом счета 76 / субсчет «Расчеты с ТФОМС по ОМС». Фактическое получение страховых платежей по ОМС отражается в Кт счета 76 / субсчет «Расчеты с ТФОМС по ОМС» в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Страховые выплаты осуществляются на основании смет финансирования по ОМС и предъявляемых медицинскими учреждениями счетов (реестров счетов на оплату), учитываются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» / субсчет «Расчеты с МО по ОМС» в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Для обобщения информации о расходах, связанных с заключением договоров страхования, прочих расходов, связанных с осуществлением операций по страхованию, а также об управленческих расходах используется счет 91.4 «Расходы ОМС»32.

Учет доходов и расходов, не связанных со страховой деятельностью и не противоречащих Уставу и Закону «Об организации страховой деятельности», осуществляется на счете 91.1 и 91.2  «Прочие доходы и расходы» по видам доходов и расходов. Ежеквартально сопоставлением дебетового оборота по субсчету 91.2 «Прочие расходы» и кредитового оборота по субсчету 91.1 «Прочие доходы» определяется сальдо прочих доходов и расходов за отчетный период. Это сальдо заключительными оборотами списывается с субсчета 91.9 «Сальдо прочих доходов и расходов» на счет 99 «Прибыли (убытки)». Синтетический счет 91 не должен иметь сальдо на отчетный период.

Формирование конечного финансового результата: бухгалтерские записи осуществляются на счете 99 «Прибыли (убытки)». Счет – активно-пассивный. По дебету счета 99 «Прибыли (убытки)» отражаются убытки (потери, расходы), а по кредиту – прибыль и доходы. Сальдо по счету 99 «Прибыли и убытки» как разница между суммами оборотов конечный финансовый результат: дебетовые – убыток, кредитовые – прибыль. В балансе сальдо записывается в пассиве, при этом убыток отражается со знаком минус. На счете 99 «Прибыль и убытки» отражается начисленный налог на прибыль: Дт счета 99 «Прибыль и убытки» Кт счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». По окончании отчётного года при реформации баланса счет 99 «Прибыли и убытки» закрывается заключительными проводками с использованием счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»33.

Прибыль Общества после уплаты налогов распределяется согласно решению собрания акционеров. Отражение в бухгалтерском учете начисленных к выплате дивидендов производится по дебету счета 84 «Нераспределенная прибыль» и кредиту счета 75 «Расчеты с учредителями», субсчет 75.2 «Расчеты по выплате доходов». По окончании отчётного года Общество за счёт чистой прибыли, остающейся в его распоряжении, создаёт резервный фонд и другие фонды.

Таким образом, на основании данных  о деятельности медицинской страховой компании, можно сделать выводы о росте показателей чистой прибыли, увеличении прочих доходов, связанных с операциями по обязательному медицинскому страхованию, рост чистых активов свидетельствует о наращивании имущественного потенциала организации. Значительное повышение собственного капитала и превышение чистых активов над уставным капиталом и в то же время их увеличение говорит о хорошем финансовом положении компании. Увеличение показателей рентабельности страховой деятельности свидетельствует об эффективности деятельности страховой компании на рынке страховых услуг, о финансовой устойчивости и, в конечном счете, об ее надежности. Обобщив все показатели ликвидности, можно сделать вывод, что ОАО «МСК «Дальмедстрах» является вполне платёжеспособным предприятием.

Учетная политика в компании разработана на основании нормативно-правовых документов, формирующих систему нормативного регулирования бухгалтерского учета и обязательных для исполнения с учетом последующих изменений и дополнений; применяется последовательно из года в год. Ведение бухгалтерского и налогового учета автоматизировано. Финансово-хозяйственные операции отражаются на основании первичных документов.

 

3 Практика учета и аудита  расчетов с подотчетными лицами  в ОАО «МСК «Дальмедстрах»

 

3.1 Учет расчетов с подотчетными  лицами на хозяйственные нужды

В Обществе ежедневно совершается большое количество операций по расчетам с подотчетными лицами, которые отражаются на счетах бухгалтерского учета, предусмотренными рабочим планом счетов.

Приказом руководителя организации на ОАО «МСК «Дальмедстрах» установлен список лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет на хозяйственные расходы (приложение В).

Выдача денежных средств в подотчет на хозяйственные нужды производится на срок не более 30 календарных дней. Выдача денежных средств на более длительный период оформляется отдельным приказом.

Срок отчетности по суммам, выданным в подотчет для хозяйственных нужд – 7 рабочих дней с момента выдачи для Генеральной дирекции и до 10 числа месяца следующего за отчетным – для работников Филиалов. После истечения этого срока работник должен отчитаться за потраченные деньги. Если у работника остались неизрасходованные средства, то он должен вернуть их в кассу предприятия. Суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, возмещаются работнику34.

Подотчетные лица приобретают товарно-материальные ценности на рынках, у населения, а также у других юридических лиц. При осуществлении расчетов с юридическими лицами установлен предельный размер расчета наличными деньгами. Предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в размере 100 тыс. рублей.

Приказ ОАО «МСК «Дальмедстрах» «О расходовании филиалами средств  на хозяйственные нужды» приведен в приложении Г.

На 2014 г. расходы филиалов на общехозяйственные нужды определены приказом генерального директора и приведены в таблице 9.

 

Таблица 9 – Расходы филиалов на хозяйственные нужды с 01.12.2014 г35.

В рублях

Филиал	Лимит на 2014 г. (с 01.12.2014)	в том числе:
		расходы на канцелярию (всего):	в т. ч. на бумагу (формат А4)	в т. ч.  на прочие канцтовары	расходы на хозяйственные товары	на почтовые расходы
Архаринский	1360	940	700	240	235	185
Белогорский	4850	4110	3700	410	430	310
Бурейский	1260	840	600	240	235	185
Завитинский	1010	690	500	190	170	150
Зейский	1810	1210	860	350	325	275
Ивановский	980	680	500	180	170	130
Константиновский	840	560	400	160	170	110
Магдагачинский	900	600	420	180	170	130
Мазановский	1250	900	700	200	200	150
Михайловский	1020	690	500	190	185	145
Октябрьский	960	690	560	130	155	115
Райчихинский	1380	920	640	280	235	225
Прогресс	910	610	440	170	170	130
Ромненский	790	530	400	130	160	100
Свободненский	2850	2110	1700	410	415	325
Селемджинский	840	560	400	160	160	120
Серышевский	970	650	460	190	175	145
Сковородинский	970	670	500	170	170	130
Тамбовский	940	650	500	150	170	120
Тындинский	2770	2120	1760	360	375	275
Шимановский	1110	740	520	220	210	160

 

Таким образом, под расходами на хозяйственные нужды в ОАО «МСК «Дальмедстрах» понимаются затраты на приобретение в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, оплату мелкого ремонта и т.п. Денежные средства, выданные в подотчет, могут быть перераспределены между отдельными позициями, например увеличение расходов на хозяйственные товары и уменьшение расходов на канцелярские принадлежности, но важно соблюдение лимита по общей сумме хозяйственных расходов.

Для отражения операций по расчетам с подотчетными лицами к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» открыты субсчета:

- 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;

- 71.2 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

Выдача денежных средств производится по расходным кассовым ордерам. Расходный ордер выписывается на конкретного подотчетного лица. Возмещение недорасхода от подотчетного лица по авансовому отчёту в учёте отражают проводкой Дт 50.1 Кт 71.1 - на сумму возврата. Например, Новоженов Ярослав Евгеньевич предоставил авансовый отчет от 11 декабря 2013 г. на сумму 16500 руб., сумма не израсходованного аванса составила 3500 руб. 12 декабря 2013 г. Новоженов Я. Е. по приходному кассовому ордеру № 39 вернул в кассу неизрасходованную сумму аванса.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждому работнику, получившему денежные средства под отчет. В Обществе для учета расчетов с подотчетными лицами учетными регистрами аналитического и синтетического учета служат журнал-ордер 7 и анализ счета 71 (приложение Е). Обобщение годовых итогов, отраженных в журналах ордерах и ведомостях, производится в оборотно-сальдовой ведомости, данные которой используются при составлении годовой отчетности.

Выдачу наличных денежных средств под отчёт на хозяйственные расходы в учёте отражают проводкой Дт 71.1 Кт 50 - на выданную сумму.

Например, руководителю службы обеспечения деятельности, Новоженову Я.Е., выдано под отчет 3000 руб. на приобретение материалов. Работник закупил клапаны – 2 шт. на сумму 250 руб., сетку строительную – на сумму 495 руб., стартер на автомобиль на сумму 1230 руб., что подтверждается соответствующими документами продавца. Работник предоставил в бухгалтерию авансовый отчет. Также была отправлена корреспонденция в Ивановский филиал на сумму 120 руб.

Записи на счетах бухгалтерского учета при расчетах с подотчетными лицами представлены в таблице 10.

Таблица 10 - Записи на счетах бухгалтерского учета при расчетах с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах»

Содержание факта хозяйственной жизни	Основание для записи	Корреспондирующие счета		Сумма, руб.
		Дебет	Кредит
Выданы из кассы денежные        средства под    отчет	Расходный     кассовый ордер	71.1     «Расчеты с        подотчетными      лицами (в рублях)»	50.1 «Касса»	3000
Отражена        стоимость       приобретенных   материалов	Авансовый     отчет,        товарный и    кассовый чеки	10 «Материалы»,   субсчет  6 «Прочие / сантехнические  материалы»	71. 1 «Расчеты с   подотчетными лицами (в    рублях)»	250
Отражена        стоимость       приобретенных   материалов	Авансовый     отчет,        товарный и    кассовый чеки	10 «Материалы»,   субсчет 8 «Строительные материалы»	71. 1 «Расчеты с   подотчетными лицами (в    рублях)»	495
Отражена        стоимость       отправки корреспонденции  в филиал	Авансовый     отчет,        квитанция и накладная, кассовый чек	91.4 «Расходы ОМС»	71. 1 «Расчеты с   подотчетными лицами (в    рублях)»	120
Отражена        стоимость       приобретенных   материалов	Авансовый     отчет,        товарный и    кассовый чеки	10 «Материалы»,   субсчет 5 «Запасные части»	71. 1 «Расчеты с   подотчетными лицами (в    рублях)»	1230
Отражен возврат подотчетным лицом неизрасходованной суммы	Приходный кассовый ордер	50.1 «Касса»	71.1     «Расчеты с        подотчетными      лицами (в рублях)»	905