Практика учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах»

В организации существуют следующие распорядительные документы, отражающие информацию о расчетах с подотчетными лицами (таблица 20).

 

Таблица 20 - Распорядительные документы, регулирующие расчеты с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах»

Наименование документа	Дата составления документа	Номер документа	Ссылка на нормативный документ	Наименование нарушения
Приказ об учетной политике организации	31.12.2012	65-ПК	Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»	Нарушения не установлены
Приказ руководителя о сроках и правилах составления и предоставления отчетности подотчетными лицами в организации	-	-	Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»	На 2013 год отсутствует (только согласно Учетной политике)
Приказ руководителя «О перечне лиц на получение денежных  средств в подотчет»	09.01.2013	13-ПК	Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П (действующее до 1 июня 2014 г.)	Нарушения не установлены
Приказ  «О расходовании филиалами средств на хозяйственные нужды»	09.01.2013	11-ПК	Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П (действующее до 1 июня 2014 г.)	Нарушения не установлены

 

В результате изучения учетной политики предприятии ОАО «МСК «Дальмедстрах», в части касающейся учета расчетов с подотчетными лицами установлено соответствие законодательству всех отраженных элементов. При ознакомлении с документами, в ходе личной беседы с главным бухгалтером, а также в процессе изучения Учетной политики было получено представление о постановке и ведении бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Подводя итог выше выявленному, можно сделать вывод о наличии нарушений в организации учета расчетов в ОАО «МСК «Дальмедстрах».

В связи с тем, что объем операций по расчетам с подотчетными лицами за 2013 г. в организации обширный, документы будут проверены выборочно. В соответствии с выборкой – каждый десятый документ. Результаты проведения данной аудиторской процедуры представлены в таблице 21.

 

Таблица 21 - Результаты проверки правильности оформления документов по расчетам с подотчетными лицами

Проверяемые документы	Должны составляться в соответствии с законодательством		Фактически составляются		Установленные нарушения
	Всегда	На усмотрение организации	Всегда	Иногда
Авансовые отчеты	+		+		нет
Приказ о направление работника в командировку	+		+		нет
Служебные задания и отчет о их выполнении		+	+		нет
Командировочное удостоверение	+		+		нет

 

В результате проверки правильности оформления документов, по расчетам с подотчетными лицами выявленные нарушения заключаются в следующем:

- в ОАО «МСК «Дальмедстрах» авансовые отчеты составляются по форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.01 № 55. На оборотной стороне формы № АО-1 подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним, присутствуют подписи подотчетных лиц, но к авансовым отчетам прилагаются выцветшие кассовые чеки, выполненные методом термопечати. Не ко всем чекам приложены копии, а к тем, где есть копии чеков, нет заверения их подписью генерального директора или главного бухгалтера;

- не всегда  в справке нотариуса указывается  количество документов за свидетельствование  верности копий;

- в ряде  случаев авансовый отчет и  служебное задание к нему  не содержит обязательных реквизитов, таких, как «должность», «подпись работника в служебном задании», «подпись руководителя структурного подразделения о выполнении служебного задания», «заключение о выполнении служебного задания». В унифицированных формах не допускается наличие  незаполненных реквизитов;

- в ряде  случаев в авансовом отчете отсутствуют подписи подотчетных лиц на обратной стороне авансового отчета, отсутствует информация о назначении аванса;

- лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.

Проверка правильности выдачи подотчетным лицам денежных сумм за 2013 год проводилась выборочным методом. В ходе выборочной проверки установлены факты выдачи наличных денег под отчет до полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (таблица 22). Согласно «Положению о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» № 373-П пункту 4.4 подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Таблица 22 - Работники Общества, не отчитавшиеся по ранее выданному авансу, и получившие наличные деньги подотчет

ФИО подотчетного лица	Остаток подотчетных сумм		Выдано из кассы
	Дата	Сумма, руб.	Дата выдачи	№ РКО	Сумма, руб.
Глущенко О. Г.	13.02.2013	5180,00	17.02.2008	165	2095,00
Шляйсер В. Я.	23.02.2013	2100	26.02.2007	951	840,00
Самсонов А. И.	21.08.2007	4074,60	24.08.2013	1978	1500,00

 

Установленные нарушения не влияют на достоверность данных бухгалтерской отчетности.

Таким образом, фактическое состояние системы внутреннего контроля при осуществлении вышеуказанных аудиторских процедур можно оценить на среднем уровне.

Аудируемая организация не ведет журналы регистрации авансовых отчетов.

Основным условием включения любых затрат в состав расходов организации является их обоснованность и документальное подтверждение. При этом согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. В ОАО «МСК «Дальмедстрах» авансовые отчеты имеют подтверждение в виде оправдательных документов48.

Учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия), форма которого предусмотрена приложением № 2 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 379н. Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия). Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) назначает работника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях. Журналы учета работников, выбывающих и прибывающих в организацию в ОАО «МСК «Дальмедстрах» в нарушение указанного приказа не ведутся.

Выявленные нарушения не оказывают влияние на бухгалтерскую отчетность, но негативны для системы внутреннего контроля.

В ходе проверки учета представительских расходов не установлено. Расходы, которые можно отнести к представительским, списываются напрямую за счёт чистой прибыли.

Документы и записи, относящиеся к вопросу проверки правильности составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами, проверены выборочно за 2013 год, каждый десятый документ. В результате проведенной аудиторской процедуры нарушения не установлены. В ходе проверки установлена тождественность учетных данных по учёту подотчётных сумм регистрам бухгалтерского учёта в программе 1С и отчетности.

Проверка соответствия остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 с данными бухгалтерской отчетности. Проверке подвергались бухгалтерский баланс, журнал ордер № 7, анализ счета 71.

При проверке тождественности остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 и показателей бухгалтерской отчетности получены следующие результаты (таблица 23).

 

Таблица 23 - Результаты сверки соответствия остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 с данными бухгалтерской отчетности

Показатель	I квартал	II квартал	II квартал	IV квартал
Анализ счета 71	62810,95	4124,11	172338,85	2299,25
Журнал – ордер по счету 71	62810,95	4124,11	172338,85	2299,25
Дебиторская задолженность	62810,95	4124,11	172338,85	-
Кредиторская задолженность	-	-	-	2299,25

 

В результате проведенной проверке можно сделать вывод, что данные остатки остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 с данными бухгалтерской отчетности совпадают.

Что касается командировочных расходов, то как и любые другие затраты, командировочные расходы могут учитываться в целях налогообложения только в том случае, если они носят производственный характер, являются обоснованными, документально подтвержденными и, таким образом, соответствующими требованиям п.1 ст. 252 НК РФ. Подтвердить производственный характер командировки организация может приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку и командировочным удостоверением (формы № Т-9 и Т-10, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.04). В ОАО «МСК «Дальмедстрах» в авансовых отчетах по командировочным расходам в ходе выборочной проверки нарушений не установлено.

Согласно утвержденного в ОАО «МСК «Дальмедстрах» положения о направлении работников в служебную командировку установлены дифференцированные нормы суточных, которые в проверяемом периоде не превышают 700 руб. в сутки на территории РФ.

В процессе аудита расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам также осуществлялись следующие аудиторские процедуры49:

- проверка наличия отметок в командировочных удостоверениях;

Проверке подверглись каждое пятое командировочное удостоверение за 2013 год. В результате проверки нарушения не установлены.

- проверка правильности возмещения командировочных расходов при командировкам по территории РФ;

Порядок и размеры расходов, связанных со служебными командировками, определены в коллективном договоре. Для выполнения этой процедуры в целях налогового учета при командировках по территории РФ использовались нормы возмещения командировочных расходов, утвержденные Постановлением Правительства РФ. Документы проверены выборочно, каждый десятый документ. В результате проверки выявлено следующее нарушение (таблица 24).

 

Таблица 24 - Нарушение возмещения командировочных расходов при командировках по территории РФ

Наименование и номер документа	Сумма, руб.	Сумма нарушения, руб.	Примечание
Авансовый отчет № 1526	12670,00	500,00	Расходы не полностью подтверждены оправдательными документами