Практика учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах»

 

Согласно авансовому отчету № 1526 в декабре 2013 г. возмещены командировочные расходы в п. Магдагачи Амурской области Семенову В.П. в сумме 12670 руб., в том числе расходы по оплате ремонта автомобиля в сумме 500 руб. без полного подтверждения оправдательными документами этих расходов (приложен товарный чек без ИНН, даты оказания услуги с расшифровкой, что был произведен ремонт колеса автомобиля Нива в сумме 500 руб.), таким образом, организацией завышена сумма расходов на 500 руб. Анализируя данную ошибку, можно отметить, что она не является существенной и не влияет на достоверность данных бухгалтерской отчетности.

- проверка соответствия целевого расходования сумм подотчетными лицами;

Проверке подвергались авансовые отчеты с приложенными оправдательными документами. Данные документы проверены выборочно, каждый десятый документ. В результате проверки нарушения не установлены.

- проверка наличия всех необходимых реквизитов на документах по расчетам с подотчетными лицами.

Проверке подвергались авансовые отчеты, приходные ордера, товарные накладные, документы, приложения к авансовым отчетам. Проводилась выборочная проверка за 2013 год. В результате выявлены следующие нарушения. В нарушение ФЗ «О бухгалтерском учете» в Обществе за проверяемый период выявлены случаи неправильного оформления первичных документов. В приходных ордерах на поступление материальных ценностей через подотчетных лиц отсутствует подпись материально-ответственного лица, принявшего материальные ценности:

- приходный ордер № 157 от 13.02.2013 г.;

- приходный ордер № 1105 от 10.04.2013 г.;

- приходный ордер № 3006 от 28.09.2013 г.

В авансовых отчетах отсутствуют подписи подотчетных лиц, например приходный ордер № 86 от 16.01.2013 г.

Таким образом, в ходе аудита проведена выборочная проверка:

- правильности  документального оформления и  отражения расчетов с подотчетными  лицами в бухгалтерском и налоговом  учете;

- наличия  договоров о материальной ответственности;

- обоснованности  выдачи и расходования подотчетных  сумм;

- полноты, своевременности и обоснованности списания подотчетных сумм признания расходов;

- правильности возмещения командировочных расходов на территории России и заграницей;

- соответствия  фактических размеров представительских  расходов сметам;

- правильности оформления инвентаризации расчетов с подотчетными лицами и отражения результатов в бухгалтерском и налоговом учете;

- тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета по счету 71.

В результате проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами выявлены нарушения нормативных и законодательных актов бухгалтерского и налогового учета, которые не существенно влияют на достоверность бухгалтерской и налоговой отчетности, но существенны для системы внутреннего контроля организации и по ним могут возникнуть претензии со стороны налоговых органов. Фактическое состояние системы внутреннего контроля предприятия ОАО «МСК «Дальмедстрах» можно оценить как среднее.

3.4 Рекомендации по совершенствованию  учёта и аудита расчётов с  подотчётными лицами

При проведении аудита проверено соответствие действующим нормативным актам операции по расчетам с подотчетными лицами ОАО «МСК «Дальмедстрах» за 2013 год.

Цель аудита состояла в том, чтобы установить правильность и достоверность отражения расчетов с подотчетными лицами в учете, а также выразить мнение о достоверности бухгалтерской отчетности по вопросам учета расчетов с подотчетными лицами.

При проведении аудита также проверено состояние внутреннего контроля в ОАО «МСК «Дальмедстрах» за расчетами с подотчетными лицами. Результаты аудита позволяют оценить общее состояние внутреннего контроля по расчетам с подотчетными лицами на среднем уровне, что не подтвердило предварительную оценку уровня надежности этой системы, полученной на начальном этапе аудита в соответствии с программой предварительного тестирования системы внутреннего контроля и учета.

Система бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами ОАО «МСК «Дальмедстрах» соответствует действующим нормативным документам и обеспечивает возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности.

Результаты проведенного аудита позволяют оценить фактический аудиторский риск на среднем уровне, что подтвердило первичную оценку аудиторского риска, полученную на начальном этапе аудита в соответствии с программой предварительного тестирования системы внутреннего контроля и учета.

По результатам аудиторской проверки выявлены нарушения нормативных актов, которые заключаются в следующем:

а) неправильный порядок выдачи наличных денег под отчет;

Аудиторская проверка установила, что нарушения данного вида в медицинской страховой компании возникают вследствие не соблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Согласно данному документу, выдача наличных денег под отчет не должна производиться лицам, не отчитавшимся за получение ранее суммы под отчет, в организации же денежные средства выдаются под отчет работникам, даже если они не отчитались за предыдущий аванс.

В ходе проведения аудита выявлена несвоевременность сдачи неизрасходованных подотчетных сумм, так как работники, получившие деньги под отчет, авансовый отчет об израсходованных суммах представляют в бухгалтерию позднее, чем по истечении трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. В данном случае при проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования работниками денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этих работников.

Кроме того, хотя в компании приказом генерального директора зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, а также указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они могут быть выданы, проведенная аудиторская проверка установила, что выдача подотчетных сумм производится лицам, которые не зафиксированы в данном приказе.

Данное нарушение свидетельствует о слабом контроле за расчетами с подотчетными лицами, и могут привести к хищению денежных средств, по этому в краткосрочном периоде рекомендуется:

- провести инвентаризацию подотчетных сумм;

- определить работников, которые не отчитались за ранее выданные денежные авансы, и проконтролировать за их отчет;

- установить контроль за выдачей подотчетных сумм, определить причины выдачи подотчетных сумм лицам не имеющих право на их получение, рассмотреть вопрос об увеличении числа работников, которым будет разрешено получить денежные средства под отчет, а в долгосрочном периоде при наличии за работником ранее выданного аванса, не производить выдачу наличных денег под отчет. Рекомендуемые мероприятия позволяют усилить контроль за расчетами с подотчетными лицами и не допустить хищения денежных средств.

б) в организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами;

В соответствии с п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34-н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами, в частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, поэтому рекомендуется приказом генерального директора установить сроки и порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

При проведении инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу, поэтому регулярное проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами позволит ОАО «МСК «Дальмедстрах» укрепить контроль за расчетами с подотчетными лицами и соответственно, не допустить нарушение в бухгалтерском учете и налогообложении.

в) к авансовым отчетам не прилагаются, либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы;

В нарушение статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ в ОАО «МСК «Дальмедстрах» за проверяемый период выявлены случаи неправильного оформления первичных документов, поэтому медицинской страховой компании рекомендуется тщательно следить за правильностью оформления первичных документов, а также на них обязательно указывать следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание хозяйственной операции;

- денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;

- наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации.

Кроме того, рекомендуется следить за правильностью оформления авансовых отчетов:

- проставлять на обратной стороне корреспонденцию счетов;

- указывать сумму полученного аванса и сумму остатка или перерасхода;

- указывать информацию о назначении аванса.

Особое внимание организации следует обратить на списание задолженности с подотчетных лиц, оно должно происходить только при наличии оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы. Необоснованное списание подотчетных сумм с работника Семенова В. П. следует включить в совокупный облагаемый доход данных работников. В дальнейшем, если на предприятии задолженность подотчетных сумм будет списываться без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров МРОТ за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка.

г) установлены нарушения порядка оформления документов по расчетам с подотчетными лицами;

В нарушение Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета № 94н аудиторской проверкой установлено, что аналитический учет по счету 71 ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам, поэтому организации рекомендуется в дальнейшем организовывать аналитический учет по счету 71 по каждой сумме, выданной под отчет, таким образом, организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах» не будет противоречить законодательству РФ.

Указанные нарушения не являются существенными для бухгалтерского учета и не влияют на достоверность бухгалтерской отчетности, однако существенны с точки зрения системы внутреннего контроля, поэтому выполнение рекомендаций, касающихся исправления ошибок имеют существенный характер, являются обязательными. Также предложенные мероприятия помогут ОАО «МСК «Дальмедстрах» укрепить систему внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами, для того чтобы можно было предоставить безоговорочно положительное заключение о достоверности данных бухгалтерской отчетности за 2013 год.

Подводя итоги аудиторской проверки, следует отметить, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах» из-за отсутствия контроля за расчетами с работниками, поэтому рекомендуемые мероприятия помогут усилить внутренний контроль за расчетами с подотчетными лицами, а эффективно организованная система внутреннего контроля не допустит установленных нарушений в дальнейшем. В связи с тем, что при проведении аудиторской проверки ОАО «МСК «Дальмедстрах» установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время (фактически установлено, более трех дней после установленного срока), предприятию рекомендуется провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменные объяснения от соответствующих должностных и подотчетных лиц о несвоевременности предоставления авансовых отчетов, рассмотреть вопрос о включении выданных сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

С целью снижения трудоемкости учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм рекомендуется применять журнал учета командировочных работников. Данный регистр разработан в автоматизированной системе 1 С - Бухгалтерия, которую применяет компания. Автоматизированная форма журнала учета командированных работников позволит подготавливать необходимую информацию, отвечающую нуждам различных пользователей, например, определять сроки командировки, какие расходы были произведены командированным лицом в пределах норм законодательства, а какие сверх норм.

Рекомендуемая форма журнала представлена в таблице 25.

Таблица 25 - Рекомендуемый к внедрению журнал учета командированных работников

ФИО командированного работника	Шахрай Е. А.	Гончаренко Г. В.	Мельник Л. Ю.	Новоженов Я. Е.
Занимаемая должность	Водитель	Врач-эксперт	Врач-эксперт	Руководитель службы обеспечения деятельности
Страна, город командировки	п. Магдагачи Амурской области	г. Москва	г. Райчихинск	п. Прогресс Амурской области
Сроки командировки	12.05.2013 –	01.07.2013 –.	29.06.2013-	19.07.2013 –
	19.05.2013 г.	05.07.2013 г.	02.07.2013 г.	01.08.2013 г.
Номер и дата составления авансового отчета	№ 512 от 21.05.2013 г.	№ 782 от 08.07.2013 г.	№ 752 от 05.07.2013 г.	№ 1002 от 04.08.2013 г.
Общая сумма израсходованных средств	1950	5000	2760	1260
Сумма расходов в пределах норм	1950	3500	2760	1260
Сумма расходов сверх норм	-	1500	-	-