Аудит и анализ основных средств

Аналитический учет основных средств ведется в бухгалтерии в инвентарных карточках, которые открывают на каждый инвентарный объект, за исключением однотипных предметов. Эти предметы допускается учитывать в одной инвентарной карточке.[35]

Установлена единая типовая форма инвентарной карточки для всех видов основных средств (ф. № ОС-5) которую заполняют на основании актов на поступившие основные средства, технических паспортов и других документов. Заполненные инвентарные карточки в бухгалтерии регистрируются в описях инвентарных карточек по учету основных средств (ф. № ОС-6), которые ведутся в одном экземпляре по каждой классификационной группе основных средств. [28]

При регистрации карточки нумеруют, затем помещают в специальную картотеку, где хранят по классификационным группам основных средств, материально-ответственным лицам и видам основных средств. В картотеке, как правило, предусматриваются следующие разделы: «Основные средства в эксплуатации» (по классификационным группам: «Здания», «Сооружения», «Передаточные устройства» и др.), а также «Поступило в текущем месяце», «Выбыло в текущем месяце», «Внутренне перемещение», «В ремонте», «В запасе», «На консервации», «Основные средства, сданные в текущую аренду», «Основные средства, сданные в финансируемую аренду», «Арендованные основные средства», «Архив». В течение месяца карточки из разделов «Поступило», «Выбыло» и «Внутреннее перемещение» после сверки с оборотами, учтенными на счетах подраздела 2400 «Основные средства», помещают в соответствующие разделы картотеки.[37]

Записи о законченных работах по достройке, дооборудованию, реконструкции и модернизации, ремонту объекта вносятся в карточки на основании актов приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОС-2). 

Свод оборотов и остатков по каждой классификационной группе основных средств за месяц при ручной обработке информации производят в карточках учета движения основных средств, в которых на основании документов записывают обороты и остатки, показанные в инвентарных карточках, которые сверяют с Главной книгой по счетам подраздела 2400 «Основные средства». В карточках указывают остаток основных средств на начало года (квартала, месяца), поступление, выбытие (в т.ч. ликвидировано), остаток на конец месяца (квартала, года). На основании этих данных составляют отчетность о наличии и движении основных средств.

Все основные средства, закрепленные за материально-ответственными лицами в разрезе подразделений (отделов, цехов) компании, заносят в инвентарные списки основных средств (ф. № ОС-9).[37]

Учет основных средств ведется на активных инвентарных счетах подраздела 2400 «Основные средства», в состав которого входят следующие группы основных средств: «Земля», «Здания и сооружения», «Машины и оборудование, передаточные устройства», «Транспортные средства», «Прочие основные средства». Пример по поступлению и движению основных средств представлены в таблице 2.

Таблица  2 - Хозяйственные операции по поступлению и учету основных средств*

Аналитический учет должен обеспечить возможность получения данных о наличии и движении  основных средств на территории страны и за рубежом.[38]

Хозяйствующий субъект в соответствии с действующим законодательством имеет право передавать другим субъектам, обменивать, сдавать в аренду, предоставлять бесплатно во временное пользование либо взаймы принадлежащие ему здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и инвентарь, а также списывать их с баланса, если иное не предусмотрено законодательными актами и уставом субъекта.

Объекты основных средств списываются с бухгалтерского баланса компании в результате:

- физического или морального износа;

- реализации неиспользуемых в хозяйственной деятельности компании   объектов;

- передачи другим компаниям основных средств в виде вклада в уставный капитал;

- безвозмездном передачи другим юридическим или физическим лицам;

- сдачи объектов в финансируемую аренду;

- недостач, стихийных бедствий и других причин.[33]

Комиссия производит осмотр объекта, устанавливает конкретные причины списания, выявляет виновных лиц в преждевременном выбытие из эксплуатации, определяет возможность использования и оценивает годные материальные ценности. Комиссия обязана при составлении актов использовать паспорта, поэтажные планы, ведомости дефектов, акты об авариях машин и другую имеющуюся документацию. Списание оформляют актом на списание основных средств (ф. № ОС -3) и актом на списание автотранспортных средств (ф. № ОС - 4) в 2-х экземплярах.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием для сдачи на склад полученных в результате списания запасных частей, материалов, металлолома и т.п. Затраты по списанию, а также стоимость поступивших материальных ценностей от ликвидации и разборки зданий, сооружений, демонтажа оборудования и т.п. отражают в акте по разделу «Расчет результатов списания объекта».[26]

Списание с баланса всех видов автотранспортных средств оформляются актом по ф. № ОС - 4. Акт также составляется в 2-х экземплярах комиссией и утверждается руководителем субъекта или лицом, на то уполномоченным. Затраты по ликвидации, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки автотранспортных средств, отражаются в разделе «Расчет результатов списания автомобиля (прицепа, полуприцепа)».[28] 

В актах дают характеристику списываемых объектов, указывают причину выбытия, приводят описание технического состояния основных частей, узлов, деталей, конструктивных элементов и обосновывают нецелесообразность ремонта. Кроме того, определяют результат от ликвидации объекта. Акты утверждает руководитель субъекта. Только после их утверждения можно приступать к разборке (ликвидации) объекта. Полученные от ликвидации запасные части, агрегаты, металлолом и другие ценности приходуют на соответствующие счета по ценам возможного использования или реализации.

На основании актов на ликвидацию основных средств делают отметки о выбытии основных средств в инвентарных карточках, описях инвентарных карточек и инвентарном списке основных средств по месту их нахождения, эксплуатации. К ликвидации объекта приступают только после утверждения акта руководителем субъекта.

Передачу основных средств одной компанией другой и перемещение основных средств внутри компании оформляют актом (ф. № ОС-1), который составляют в 2-х экземплярах. На основании акта делают отметку о выбытии основных средств в инвентарных карточках и инвентарном списке основных средств (по месту нахождения, эксплуатации).[30]

Примеры отражения операций по выбытию основных средств в бухгалтерском учете.

Реализация основных средств:

Пример. В декабре 2008 г. от учредителей было получено здание склада в качестве вклада в уставный капитал стоимостью 1 443 000 тенге, установленный срок полезного использования – 15 лет, прогнозируемая ликвидационная стоимость в конце срока полезной службы – 3 120 тенге. Метод амортизации – равномерный.

Сумма годовой амортизации = (1 443 000 - 3 120):15 лет = 95 992 тенге (7 999 тенге в месяц). В марте 2010 г. здание склада реализовано за 1 338 025 тенге (в т.ч. НДС).

В бухгалтерском учете при реализации здания склада были произведены следующие записи:

1) на сумму ранее начисленного износа (95 992 + 7 999 *3 мес.):

Дт 2421, Кт 2410                                                                - 119 989 тенге;

2) на балансовую стоимость реализуемого объекта (1 443 000 – 119 989):

Дт 7410, Кт 2410                                                                - 1 323 011 тенге;

3) на договорную стоимость реализуемого объекта (1 338 025 тенге):

Дт 1210, Кт 6210                                                                - 1 150 701 тенге;

Дт 1210, Кт 3130                                                                - 187 324 тенге;

4) в конце отчетного периода определяется результата операции реализации при закрытии счетов доходов и расходов компании:

- расходы: Дт 5610, Кт 7410                                              - 1 323 011 тенге;

- доходы: Дт 6210, Кт 5610                                               - 1 150 701 тенге;

- результат – убыток: Дт 5610, Кт 5610                           - 172 310 тенге

(1 323 011- 1 150 701).

Ликвидация основных средств:

Пример. В ноябре 2005 г. был приобретен персональный компьютер первоначальной стоимостью 121160 тенге. Установлен срок полезного использования – 5 лет, прогнозируемая ликвидационная стоимость – 1209 тенге. Метод амортизации – равномерный. Сумма годовой амортизации = (121 160 – 1209):5 лет = 23 990 тенге. В декабре 2010 г. произведено списание персонального компьютера вследствие физического износа.

В бухгалтерском учете при списании компьютера (на основании акта на списание) были произведены следующие записи:

1) списан ранее начисленный износ (23 990*5 лет):

Дт 2421, Кт 2410                                                                 - 119 950 тенге;

2) на балансовую стоимость объекта (прогнозируемую ликвидационную стоимость):

Дт 7410, Кт 2410                                                                               - 1209 тенге;

3) расходы по ликвидации объекта (связанные с разборкой, демонтажом):

Дт 7410, Кт 3350, 3150, 3310 и др.                                       - 780 тенге;

4) оприходованы годные запасные части, детали и прочие запасы по цене возможного использования:

Дт 1310, Кт 6210                                                                     - 1144 тенге;

5) в конце отчетного периода определяется результат операции ликвидации при закрытии счетов доходов и расходов компании:

- расходы Дт 5610, Кт 7410                                               - 1989 тенге;

- доходы Дт 6210, Кт 5610                                                - 1144 тенге;

- результат – убыток                                                            - 845 тенге.

2.3 Учет износа и амортизации основных средств

Основные средства, участвуя в течение длительного периода времени в процессе производства, постепенно изнашиваются, т.е. под влиянием физических сил, технических и экономических факторов они утрачивают свои свойства и приходят в негодность.

Износ - это процесс потери физических и моральных характеристик объектов основных средств.

Различают два вида износа: физический и моральный.

Физический износ основных средств при использовании наступает в связи с механическим изнашиванием частей и деталей оборудования, конструктивных элементов зданий и сооружений (эксплуатационная форма физического износа), а также под влиянием природно-климатических условий (влажности, ржавления, атмосферных осадков, и др.), вызывающих коррозию металлов, старения, гниение (естественная форма износа). В результате происходит утрата первоначальной стоимости основных средств.

Моральный износ представляет собой процесс, в результате которого активы не соответствуют современным требованиям развития науки и техники.[33]

Своевременный ремонт и регулярное техническое обслуживание объектов основных средств позволяют получать экономическую выгоду от эксплуатации данного объекта в течение нормативного срока полезной службы, капитальные вложения увеличивают срок службы объекта, но в конечном итоге каждый объект основных средств, полностью изнашивается, т.е. приходит в негодность. Практически пример приведен в таблице 3.