Аудит и анализ основных средств

При аудите поступления основных средств обращается внимание на правильность формирования первоначальной стоимости объекта, так как она является базой ежемесячного начисления амортизации включаемой в себестоимость продукции. Несвоевременное их оприходования ведёт за собой недоначисление износа, что приводит к искажению остаточной стоимости, себестоимости продукции и финансовых результатов деятельности организации.

Особое внимание уделяют приобретению основных средств у физических лиц. Такие операции оформляются договором купли - продажи с указанием:

-  РНН физического лица;

- паспортных данных, или наличие патента на предпринимательскую деятельность (копия остается у компании покупателя).

Если физическое лицо не является частным предпринимателем, то компания удерживает с него индивидуальный подоходный налог с суммы стоимости основного средства по ставкам, предусмотренным в Налоговом кодексе Республики Казахстан, как у источника выплаты.

  Если поступают материальные ценности в виде основных средств от поставщиков то проверяется наличие документов подтверждающих их поступление:

-   счет – фактура;

-   накладная;

отражение этих данных в:

-   журнал- ордере №6;

-   в инвентарных карточках;

-   по счетам подраздела 2400 «Основные средства»;

-  в книге учета движения основных средств (отчет о движении средств) и соответствие этих данных: журнал - ордеру №12, а также остатки и обороты по счетам основных средств сверяют с главной книгой балансом они должны соответствовать. [20]

              Приобретение по бартеру в обмен на работы, услуги товары оформляются аналогично приобретению основных средств у поставщиков. Нередко основные средства поступают в порядке долгосрочной аренды. Аудитор проверяет не только правильность организации учета основных средств, но и в порядке долгосрочной аренды:

-  договор аренды

-  акт приемки - передачи,

-  а также состояние расчета на основе договора аренды:

-  своевременность, правильность начисления сумм арендных платежей

-  отнесение их на затраты

-  своевременность оплаты сумм платежей арендодателю

-  правильность бухгалтерских проводок по данной операции:

Д 7210, 8410, 7110 ежемесячно начислена сумма

К 3360 арендной платы

Д 3360 оплачена арендная плата

К 1030, 1010 с расчетного счета или кассы.[20]

Необходимо проверить правильность оценки основных средств. Поступившие в организацию новые основные средства учитываются по первоначальной стоимости, включающей затраты по их возведению (сооружению) и приобретению, стоимость проектно-сметной документации, расходы по доставке, монтажу и установке. На поступившее оборудование должен быть в наличие тех. паспорт, в котором дается техническое описание объекта Приобретенные основные средства, бывшие в эксплуатации, приходуют в сумме покупной стоимости (оплаты) и расходов по их доставке и установке с добавлением суммы износа по этим объектам, указанной в документах на их оплату.

Первоначальная стоимость основных средств не подлежит изменению за исключением случаев достройки и дооборудования объектов, произведенных в порядке капитальных вложений, а также переоценки основных средств в соответствии с действующими положениями по ведению бухгалтерского учета.

Аудит списания основных средств. Документальной проверке подлежат также операции по списанию основных средств. Списание происходит:

1) при ликвидации;

2) вследствие физического и морального износа;

3) в связи со строительством;

4) расширение и техническое перевооружение компании;

5) при сдаче объектов в долгосрочную аренду;

6) в результате стихийных бедствий;

7) аварии;

8) нарушение нормальных условий эксплуатации;

9) при безвозмездной передаче другим физическим, юридическим лицам;

10) дарении;

11) продаже другим компаниям и общественным организациям;

12) реализации неиспользуемых в хозяйственной деятельности объектов;

13) при обмене;

14) недостаче. [19]

Для определения непригодности основных средств, а также для оформления всей необходимой документации, в компании создают постоянно действующие комиссии, которые производят непосредственный осмотр объектов, подлежащих списанию, и устанавливают их непригодность к восстановлению и дальнейшему использованию; причины списания, а в необходимых случаях и виновных в преждевременном списании объектов; возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов, их оценку.

Все эти операции оформляют следующими документами:

-  акты на списание основных средств (Ф. ОС-3);

-  акт приемки - передачи основных средств (фОС-1);

-  акт приемки - сдачи отремонтированных основных средств (ф. ОС-2);

-  акт о ликвидации основного средства (фОС-5);

-  акт о выбытии основного средства ( ф. ОС-4). [20]

Затраты по списанию и стоимость поступивших материальных ценностей от ликвидации и разборки зданий, сооружений, демонтажа оборудования отражают в акте по разделу «расчет результатов списания объекта».

При выбытии основного средства освобождается инвентарный номер, он не присваивается в течение 5 лет.

В каждом отдельном случае необходимо проверить правильность оформления документов на выбывшие основные средства, законность и целесообразность выбытия, а также правильность отражения в учете операций, связанных с ликвидацией и выбытием основных средств.

Правильность и своевременность оформления документами выбытия основных средств устанавливают проверкой данных первичных документов, сопоставлением аналитического и синтетического учета, законность их ликвидации устанавливают по актам на списание. В процессе контроля выясняют, не было ли случаев списания новых объектов основных средств и подмены их старыми. Аудитор обязан тщательно проверить правильность отражения в учете операций по выбытию основных средств которые списываются с баланса. Это может происходить в следующих случаях: 

-  реализация;

-  передача в качестве вклада в уставный капитал другого компании;

-  безвозмездная передача;

-  обмена;

-  бартера;

-  ликвидации. [29]

Для обобщения информации о реализации и прочем выбытии принадлежащих предприятию основных средств, предназначен счет 7410 «Расходы по выбытию основных средств». По дебету этого счета отражают восстановительную или балансовую стоимость выбывших объектов, а также расходы, связанные с выбытием основных средств.

Проверка правильности начисления износа. В ходе контроля необходимо установить:

1)  все ли объекты основных средств приняты в расчет при начислении амортизации;

2)   учитывается ли при этом их движение;

3) правильно ли применяются нормы амортизации и поправочные коэффициенты к ним;

4) нет ли случаев начисления амортизации во время проведения реконструкции и технического перевооружения основных фондов с полной их остановкой, а также в случаях перевода на консервацию;

5) нет ли фактов прекращения начисления амортизации по объектам основных средств во время их ремонта и простоя;

6)  обоснованно ли применяется метод ускоренной амортизации активной части производственных основных средств. [19]

При проверке полноты принятия в расчет при начислении амортизации сравнивают общую стоимость основных средств с остатком по счету 2420 «Амортизация основных средств», в Главной книге и данными баланса по состоянию на соответствующую дату с учетом их движения. Однако при этом следует иметь в виду, что амортизация не начисляется: машины, оборудование и другие подобные средства труда, которые числятся в компании как товар или готовая продукция; основные средства, полученные безвозмездно и по договорам дарения, а также объекты, полностью приобретенные за счет бюджетных ассигнований (если объект приобретен частично за счет бюджетных ассигнований, то износ рассчитывается с части стоимости, равной собственным затратам компании. Не начисляется износ на:

-  земля;

-  автомобильные дороги, тротуары, бульвары, скверы;

-  незавершенное капитальное строительство;

-  продуктивный скот, буйволов, оленей;

-  музейные ценности

-  памятники архитектуры и искусства;

-  объекты, относящиеся к фильмофонду;

- основные средства, стоимость которых ранее полностью отнесена на вычеты в соответствии с налоговым законодательством Республики Казахстан;

- основные средства, введенные в эксплуатацию в рамках инвестиционного проекта. [20]

Следует проверить расчет амортизации основных средств с учетом их движения в течение года, то есть с учетом их поступления и выбытия. В течение года размер амортизации за отчетный месяц определяется исходя из суммы амортизации, начисленной за предыдущий месяц, скорректированной по установленным нормам в связи с изменением в составе основных средств за предыдущий месяц, а также в связи с истечением нормативных сроков службы полностью амортизированных основных средств. Следовательно, сумму амортизации, подлежащую начислению в отчетном периоде, рассчитывают на основе начисленной амортизации в предыдущем месяце, к которой прибавляют начисленную сумму амортизации по поступившим основным средствам и вычитают сумму амортизации по выбывшим основным средствам в прошлом месяце, а также сумму амортизации в связи с истечением нормативных сроков службы полностью амортизированных основных средств. Начисление амортизации без учета движения приводит к искажению учетных данных об издержках производства и действительной величине остаточной стоимости основных средств.

Важно проверить правильность применения норм амортизации и поправочных коэффициентов к ним. Поправочные коэффициенты, увеличивающие базовую норму, применяют в случаях эксплуатации основных средств в условиях их значительной загрузки или в условиях агрессивной среды, вызывающей их повышенный износ. [29]

При проверке документов при начислении и учету амортизации основных средств нужно иметь в виду, что начисление амортизации не производиться во время проведения реконструкции и технического перевооружения основных фондов с полной их остановкой, а также в случае их перевода в установленном порядке на консервацию. На время реконструкции и технического перевооружения продлевают нормативный срок службы основных средств. При этом начисление амортизации во время ремонта основных средств, приостанавливается. По всем фактам неправильного начисления амортизации определяются суммы излишне начисленной или недоначисленной амортизации. Устанавливают, как это повлияло на себестоимость продукции и финансовые результаты, выявляют причины нарушений и виновных в этом лиц, предлагают меры к недопущению подобных недостатков в будущем. В процессе аудиторской проверки следует рекомендовать администрации внести соответствующие изменения в бухгалтерский учет и отчетность.

Проверяя обоснованность ускоренной амортизации, следует иметь в виду, что она является целевым методом более быстрого по сравнению полного перенесения их балансовой стоимости на издержки производства и обращения. Организации могут применять метод ускоренной амортизации в отношении основных средств, используемых для увеличения выпуска средств вычислительной техники, новых прогрессивных видов материалов, приборов и оборудования, товаров народного потребления, расширения экспорта продукции в случаях, когда ими осуществляется массовая замена изношенной и морально устаревшей техники. При этом норму нельзя увеличивать более чем в два раза. При этом ускоренная амортизация не должна применяться по машинам, оборудованию и транспортным средствам с нормативным сроком службы до 3 лет; по подвижному составу автомобильного транспорта; по оборудованию самолетомоторного парка гражданской авиации.             

В заключение необходимо проверить правильность отражения начисленной амортизации на счетах бухгалтерского учета. 

Дебет 8410, 7210, 7110, 7410

Кредит 2420 – начислена амортизация на основные средства:

-  основного производства;

-  вспомогательного производства;

- административного назначения;

-  обслуживающих процесс реализации;

-  социальной сферы;

-  сданных в текущую аренду;

-  относящихся к будущим отчетным периодам.

Аудитор так же проверяет применяемый метод и соответствие его с учетной политикой. Проверяется соответствие отражения начисленного износа в соответствующих учетных регистрах:

- расчеты по начислению износа основных средств и соответствие этих данных журнал - ордеру №10;

-  соответствие остатков и оборотов по счету 2420;

-  в главной книге;

-  общая сумма износа в балансе.

   Проверяется правильность отражения в учете операций на основании заключенного договора по основным средствам сданным в аренду.

   Аудит ремонта основных средств. При осуществлении аудита, проверяют правильность составления плана и смет капитального ремонта:

-  счета – фактуры;

-  акты выполненных работ;

-  обоснованность проведения ремонта и стоимость этих работ.

Особое внимание при этом уделяется реальности смет. Сметы на капитальный ремонт зданий и сооружений должны составляться на основании актов технического осмотра, их утверждает руководитель организации. При проверке капитального ремонта основных средств, выполняемого подрядным способом, следует установить, имеются ли договора подряда, и не была ли превышена стоимость ремонта, обусловленная договором. Для выяснения причин удорожания капитального ремонта основных средств, осуществляемого хозяйственным способом, необходимо проверить правильность формирования расходов по статьям затрат. Проверяя операции по ремонту основных средств, следует убедиться, не допускались ли приписки выполненных работ с целью завышения заработной платы и списания израсходованных материалов, запасных частей, которые впоследствии были похищены; не завышались ли нормы расхода материалов и расценки по оплате труда на ремонтные работы.