Организация и технология экскурсионно-познавательного выездного туризма в Финляндию

1.4 Схемы сотрудничества  с поставщиками услуг при организации  экскурсионно-познавательных туров

Схемы работы со средствами размещения

Покупка блока мест на условиях комитмента

Комитмент (commitment) - условие приобретения блоков мест в отеле. В этом случае характерна полная или частичная (не менее 50 %) предоплата заявленного количества номеров непосредственно перед началом сезона. Кроме того туроператор не может отказаться от заявленного блока до окончания сезона.

Это наиболее распространенная форма работы туристического оператора  и отеля. Прежде всего, ее популярность объясняется гораздо меньшими, по сравнению с арендой отеля, расходами  и риском туроператора. В случае приобретения блоков мест, оператор имеет  возможность выбирать количество комнат, риск за продажи которых он готов  принять на себя, регулируя его, основываясь  на собственном опыте работы, возможности  продаж, эффективности функционирования своей агентской сети. Во вторых, покупка блоков одновременно в нескольких отелях дает туроператору возможность  расширять 

Размер заявляемого блока  зависит, прежде всего, от субъективной оценки туроператором его собственных  возможностей по дальнейшей реализации комнат, а также от его возможности  изъять из оборота необходимые для  приобретения блока мест средства, поскольку далеко не каждое предприятие  туристической индустрии способно еще до начала туристского сезона «заморозить» довольно солидные суммы  наличных или безналичных средств.

Комитмент-условия приобретения блоков комнат состоят в полной или  частичной (не менее 50%) предоплате заявленного  количества номеров непосредственно  перед сезоном, а также в практической невозможности туроператора отказаться от заявленного блока до истечения  срока комитмента. Риск реализации комнат целиком ложится на туроператора, любой простой номеров хотельером не компенсируется, а выплаченная  оператором сумма не возвращается ни в каком виде (ни в форме денежной компенсации оператору, ни в форме  продления комитмента либо переносе стоимости непроданных номеров  на следующий сезон). Комитмент-условия  выгодны для хотельера, так как  дают ему возможность получения  наличных средств за будущие продажи  своих комнат еще до наступления  сезона, что позволяет ему более  продуктивно приготовить отель  к встрече постояльцев (набрать  необходимый штат работников, провести ремонтные работы, закупить необходимое  оборудование) и снимают возможный  риск простоя номеров. С другой стороны, комитмент позволяет туроператору получить довольно крупный дисконт  на стоимость койко-дня в отеле, в обмен на принимаемый им в  полном объеме риск хотельера.

Покупка блока мест на условиях элотмента

Элотмент (allotment) - одна из форм сотрудничества туроператора и хотельера, при которой оператор заявляет о размерах и длительности собственного блока мест в отеле, но не оплачивает его предварительно. Оплата отелю в этом случае, как правило, происходит перед каждым заездом туристов.

Данная схема взаимной работы туроператора и хотельера  специфична для операторов, либо не имеющих возможности для оплаты комитмента, а тем более для  аренды отеля, либо реально осознающих собственный риск, связанный с  необеспечением рентабельной загрузки приобретенных комнат. В случае элотмента  оператор заявляет о размерах и длительности собственного блока мест, однако не оплачивает его предварительно, а  получает возможность вносить оплату хотельеру непосредственно перед  каждым заездом поставляемых туристов. Работать на условиях элотмента обычно соглашаются либо малоизвестные, либо непопулярные среди туристов отели, либо отели в низкий сезон. При  элотменте стороны договариваются о планируемом блоке, хоте-льер ставит номера оператора в постоянную резервацию, однако деньги за зарезервированные  комнаты отель получает непосредственно  перед каждым новым заездом туристов (график заездов туристов - наиболее распространены заезды, кратные неделе проживания, - также согласовывается  сторонами при подписании договора). Это значит, что до истечения оговоренного срока (обычно, 7-14 дней) до момента заезда туристов, оператор информирует хотельера, передает информацию о личности заезжающих и необходимую сумму оплаты за резервирование комнат. В случае жесткого блока мест, размер оплаты за элотменты  постоянный, не зависящий от реального  количества заезжающих (оператор просто оплачивает свой блок комнат за срок типового заезда). Если же блок мест мягкий, оператору  может быть предоставлена возможность  не оплачивать пустующие номера, либо, наоборот, увеличить количество резервируемых  комнат на срок определенного заезда, в случае улучшения конъюнктуры  туристического рынка.

Как видно из определения, работа на элотмент-условиях менее  выгодна хотельеру (владельцы популярных отелей в пиковые сезоны никогда  не соглашаются на элотмент), поскольку  риск простоя комнат остается на нем, следовательно, и размер дисконта с  каждого койко-дня в сравнении, например, с комитментом, сильно уменьшится. С другой стороны, элотмент позволяет  работать с отелями мелким туроператорам, не имеющим финансовой и рыночной возможностей для аренды гостиницы  или приобретения комитментов, давая  им возможность зарабатывать пусть  гораздо меньшие, но все-таки деньги.

Размер платы по элотменту  зависит от тех же условий, что  и комитмент. Однако здесь большое  влияние оказывает факт того, какой  блок - жесткий или мягкий - заявляет туроператор (элотмент по жесткому блоку  сравним с арендой определенного  количества комнат, плата за которую  вносится с периодичностью, равной одному заезду туристов) и какова будет  средняя длительность планирующихся  им заездов (чем длительность заездов  будет больше, тем более крупные  средства за комнаты будет получать хотельер каждый раз, следовательно, тем  больше будет шанс оператора получить хороший дисконт).

В практике работы туроператоров  с отелями комитмент и элотмент условия зачастую сочетаются и дополняют  друг друга. Так, оценивая собственные  возможности по отправке туристов, оператор обычно приобретает комитментов  на 20-30 % от размера регулярных отправлений, добирая остальной объем элотментами. Это хоть и приводит к некоторому удорожанию покупаемых гостиничных  услуг, зато значительно снижает  риск туроператора и не требует от него «замораживания» крупных денежных сумм перед сезоном (что было бы, например, при покупке комитментов  на все 100 % отправлений). В дальнейшей работе оплату гостиничных услуг, входящую в тур-пакет, он либо полностью оставляет  себе (если турист отправляется в номера, приобретенные на комитмент-условиях), либо перечисляет хотельеру перед  заездом туриста (если постоялец  будет проживать в номерах, приобретенных  на условиях элотмента).

Безотзывное резервирование

Является менее рискованной  в сравнении с комитментами и  элотментами формой сотрудничества туроператоров с отелями. Смысл  ее состоит в резервировании туроператором  определенного количества комнат на сравнительно небольшой временной  период (чаще всего, на праздничные  либо на другие пиковые даты) с указанием  в заявке крайнего срока оплаты брони. При этом отказ туроператора от забронированных  номеров без уплаты им штрафных санкций  невозможен (безотзывное бронирование). На практике безотзывное бронирование осуществляется туроператором под  фамилии несуществующих клиентов (так  называемые, «мертвые души»), якобы  заезжающих в указанные даты в  отель. Гарантии своевременной оплаты брони не позднее указанного в  заявке на резервирование срока подкрепляются (по требованию хотельера) соответствующим  гарантийным письмом. После подтверждения  бронирования гостиницей туроператор  начинает реализовывать комнаты  с единственной целью - аккумулировать необходимую для полной и своевременной  оплаты зарезервированных комнат сумму  денежных средств. В случае успешной продажи номеров оператор, оплатив  стоимость комнат, под различными предлогами меняет личные данные заезжающих на соответствующие реальности и  реализует тур. В случае же неполной продажи комнат оператор либо оплачивает цену пустующих номеров хотельеру, либо, по согласованию с хотельером, отказывается от них с уплатой  определенного размера штрафных санкций. Безотзывное бронирование выгодно для туроператоров, поскольку  оно максимально снижает их риск (номера резервируются на удобные  для туроператора даты заезда в наиболее популярные среди туристов даты, а  не на длительный период), но при этом оставляет оператору возможность  распоряжаться номерами от своего имени  без постоянных проверок наличия  в продаже комнат на интересующие даты у хотельера, к тому же безотзывная  бронь не требует крупной предоплаты, давая туроператору отсрочку и шанс оплачивать зарезервированные комнаты  за счет уже реализованных туров. С другой стороны, это выгодно  и хотельеру, который все-таки перекладывает  риск по реализации комнат на туроператора и к тому же не вынужден давать партнеру крупный дисконт. Безотзывное бронирование бывает двух видов: - строго фиксированное - резервирование комнат на конкретные даты без возможности туроператора изменять даты или длительность заездов; - пролонгируемое бронирование - это безотзывное бронирование, при котором туроператор имеет возможность перенести на более поздний срок даты заезда без уплаты хотельеру штрафных санкций. Оператор прибегает к пролонгации резервирования в случаях, когда он реально оценивает риск неполной продажи номеров на первоначально установленные даты, однако считает, что, перенеся даты заезда, за счет появившегося дополнительного времени он реализует зарезервированные комнаты.

Разовые заявки на условиях стандартной комиссии

Это наиболее примитивная  форма сотрудничества отеля и  оператора, не связанная ни с принятием  оператором определенных обязанностей или риска, ни с предоставлением  хотельером дополнительных скидок. Резервирование номера оператором происходит под желания  конкретного клиента, либо внесшего предоплату, либо оплатившего гостиничную  услугу полностью. На практике оператор отсылает в службу бронирования заявку установленного образца, в которой  сообщает хотельеру помимо своих  собственных идентификационных  данных (обычно заявка печатается на фирменном  бланке оператора) информацию о личности заезжающих, времени и дате заезда и выезда, количестве заезжающих, условиях их поселения в отель (категории  и вместимость номеров), оказании дополнительных услуг (питание, трансфер и т. д.). Также в заявке производится расчет стоимости услуг гостиницы  с учетом установленной хотельером комиссии (ее размер указывается в  договоре о взаимном сотрудничестве сторон). Получив и обработав заявку туроператора, отель высылает ему  подтверждение бронирования (которое  является доказательством принятия хотельером ответственности за должное  предоставление заявленных условий), а  также счет на оплату гостиничных  услуг с учетом комиссионного  вознаграждения оператора. Работа по разовым  заявкам на практике может строиться  двумя способами - с оплатой услуг  туроператору, и с оплатой услуг  на месте. В первом случае оператор принимает от клиента полную оплату стоимости гостиничных услуг  и до истечения установленного в  подтверждении бронирования срока  оплачивает счет хотельера, оставляя себе размер своих комиссионных. Во втором случае расчет клиента оператора  и отеля происходит непосредственно  на стойке гостиничного предприятия. При  этом размер комиссионного вознаграждения автоматически зачисляется на специально открытый для туроператора счет в  отеле. По истечении определенного  срока (обычно раз в месяц) работниками  оператора и отеля составляется акт сверки выполненных работ, в  котором отмечается сумма комиссионного  вознаграждения туроператора за истекший период. Обозначенная сумма либо переводится  на счет туроператора, либо может накапливаться  и далее. Приведенный список форм взаимоотношений хотельера и  туроператора не является конечным, стремительно меняющаяся конъюнктура туристических  рынков, а также большая доля субъективизма  в установлении партнерских отношений  отелей и туроператоров приводят к появлению более модернизированных, более отвечающих коммерческим интересам  сторон схем их сотрудничества. отношений  отелей и туроператоров приводят к появлению более модернизированных, более отвечающих коммерческим интересам  сторон схем их сотрудничества.

Работа на условиях повышенной комиссии

Работа на условиях повышенной комиссии туроператором не является схемой сотрудничества хотельера и  оператора, основанной на принятии последним  полностью или частично риска  по реализации заявленного количества комнат. Отличительная черта как  повышенной комиссии, так и двух оставшихся форм сотрудничества, - это  резервирование и оплата комнат под  конкретного, согласного с условиями  тура, внесшего предоплату или даже полностью оплатившего стоимость услуг клиента туроператора. Это исключает риск в работе туроператора (даже в случае отказа клиента от тура, штрафные санкции туроператора перекладываются на отказавшегося), хотя и значительно сокращает размеры скидок хотельера. В этих случаях принято говорить не о дисконте, а о простом комиссионном вознаграждении оператора со стороны хотельера. Комиссионное вознаграждение (комиссия) - есть определенный размер (обычно в процентном выражении) стоимости номера, устанавливаемый хотельером, формирующий доход туроператора с каждого проданного койко-места. Экономический смысл комиссионного вознаграждения состоит в следующем: - комиссия позволяет туроператорам торговать гостиничными услугами по ценам, не превышающим цену стойки самого отеля в соответствующий сезон. Такая политика хотельера придает смысл обращениям туристов и агентов к туроператору, а не непосредственно в отель, для покупки гостиничных услуг. Получая комиссионное вознаграждение от хотельера за каждое реализованное койко-место, туроператор получает возможность торговать на своем рынке услугами отеля (единичными или в составе турпакета) по цене самой гостиницы, не ущемляя при этом своих коммерческих интересов; - комиссия является наиболее распространенным средством стимулирования торговой активности работающих с отелем туроператоров. Регулируя ее размер, хотельеры получают возможность не только мотивировать операторов к более активным продажам своих гостиничных услуг, но и привлекать новых операторов и их агентов. Стоит отдельно отметить, что туроператору логично выбирать форму сотрудничества на комиссии в случаях, когда: - услуги данного отеля входят в состав индивидуальных туров. Это означает, что если объемы реализации туров, ориентированных на проживание в конкретной гостинице, малы, туроператору нет никакой необходимости связывать себя жесткими условиями приобретения блоков мест с этим отелем. Аренда и оплаченные блоки имеют смысл только в отношениях с отелями, проживание в которых входит в массовые туры оператора. В случае же индивидуальных туров и редком пользовании оператором гостиничных услуг конкретного гостиничного предприятия, работа на условиях комиссии является наиболее оптимальной; - отель имеет высочайшую популярность среди туристов. В этой ситуации, хотельер, максимально уверенный в полной продаже своих номеров в сезон, сам не согласится на условия аренды или покупки блоков мест с дисконтом либо же предложит операторам схемы работы, не сулящие получения ими сверхприбыли. В экономическом смысле это означает, что хотельер низко оценивает собственный риск простоя комнат и поэтому никогда не предложит принимающим его риск операторам высокий размер скидок; - средняя стоимость услуг отеля чрезвычайно высока (это актуально в отношении отелей класса luxe и более комфортабельных). В этом случае, не найдется не только уверенных в полной реализации выкупленных комнат в дорогостоящем отеле, но и состоятельных, то есть готовых «заморозить» очень солидную сумму средств перед наступлением туристического сезона, туроператоров. Размер устанавливаемого хотельером комиссионного вознаграждения туроператорам зависит от ряда факторов, из которых важнейшим является объем поставляемых оператором клиентов. Солидные и плотно работающие на условиях комиссии с туроператорами отели имеют собственную сетку увеличения размера комиссионного вознаграждения в случае достижения оператором определенного количества проданных койко-мест в течение определенного сезона. Например, отель «А» может увеличить комиссию с 10% до 12% при достижении оператором уровня продаж в 1000 койко-мест за сезон, далее при достижении уровня в 1500 койко-мест в течении того же самого сезона комиссия увеличивается до 15% и т. д. Такой подход хотельеров называют прогрессивной комиссией. Прогрессивная комиссия может быть двух видов - нарабатываемая и стартовая. Нарабатываемая прогрессивная комиссия изменяется в течение сезона в зависимости от количества поставленных оператором постояльцев. Так, в начале сезона она минимальная, к концу успешного с точки зрения роста объема продаж оператора, она может быть максимальная. Нарабатываемая прогрессивная комиссия имеет две формы практического применения - без обратной силы (когда повышение комиссионного вознаграждения относится только на будущих клиентов. В приведенной в качестве примера сетке прогрессивной комиссии отеля «А» - по 12% скидке будут считаться только койко-места, проданные свыше 1000 и ниже 1500) и имеющая обратную силу (в этом случае в момент повышения комиссионного вознаграждения хотельером производится перерасчет по всем ранее отправленным клиентам с коррекцией на более высокую комиссию. В нашем случае по достижению уровня продаж в 1000 койко-мест за сезон оператор получает 12% комиссию, после чего происходит перерасчет по всем ранее проданным кой-ко-дням и отель возвращает оператору превышающую сумму). Разумеется, более стимулирующей является сетка прогрессивной комиссии, имеющая обратную силу. С другой стороны, стартовая повышенная комиссия отличается от нарабатываемой тем, что отдельным операторам хотельер может предоставлять более высокую комиссию уже перед началом сезона. Такой индивидуализированный подход менеджмента гостиницы основывается на опыте работы с конкретным туроператором, объеме поставленных им клиентов в прошлом сезоне, личных симпатиях и связях руководства гостиницы и оператора.