Індивідуальна бесіда як форма ділового спілкування

                   Облік обсягу документообігу  

     145. Обсяг  документообігу установи  -  це  сумарна  кількість  
отриманих (вхідних) і створених в установі (внутрішніх,  вихідних)  
документів за певний період (квартал, рік).  

     146. Підрахунок   кількості   документів   здійснюється    за  
реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.  

     За одиницю   обліку береться документ.  Розмножені  примірники,  
опрацьовані службою діловодства,  підраховуються окремо на  основі  
прийнятої в установі системи обліку документів.  

     Облік документів  може здійснюватися як за установою  в цілому,  
так і за кожним структурним  підрозділом,  за  групою  документів.  
Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.  

    Результати обліку     документів    узагальнюються    службою  
діловодства і подаються керівництву установи  для  вжиття  заходів  
для удосконалення роботи з документами.  

     147. Підсумкові  дані обліку обсягу документообігу  подаються в  
табличній формі (додаток 9).  

                Приймання та первинне опрацювання  
               документів, що надходять до установи  

     148. Доставка   документів   до   установи  здійснюється,  як  
правило,   з   використанням   засобів   поштового    зв'язку    і  
електрозв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службою.  

     Поштою  та  через  кур'єрську  службу  доставляється  письмова  
кореспонденція,  поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також  
періодичні друковані видання.  

     Фельд'єгерською службою        доставляється       спеціальна  
кореспонденція.  

     Каналами  електрозв'язку       доставляються:        телеграми  
(телетайпограми),  факсограми, телефонограми, електронні документи  
із застосуванням електронного цифрового  підпису  та  документи  в  
електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій  
формі).  

     149. Усі документи,  що надходять  до  установи,  приймаються  
централізовано в службі діловодства.  

     Рекомендована,  спеціальна   та  кореспонденція  з  оголошеною  
цінністю  приймається  під  розписку  в   журналі,   реєстрі   або  
повідомленні про вручення.  

     У разі  надходження  кореспонденції  з  відміткою "Терміново"  
фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.  

     У разі  пошкодження конверта робиться  відповідна  відмітка  у  
поштовому реєстрі.  

     Документи,  що надійшли у неробочий час,  приймаються черговим  
працівником установи.  

     150. У службі  діловодства  розкриваються   всі  конверти,  за  
винятком тих, що мають напис "особисто".  

     151. Конверти  зберігаються і додаються до  документів у разі,  
коли лише за конвертом можна встановити  адресу  відправника,  час  
відправлення  та  одержання документа або коли у конверті відсутні  
окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів  
номерам,   зазначеним   на   конверті,   а  також  адресні  ярлики  
рекомендованих конвертів і пакетів.  

     У разі   виявлення   відсутності   додатків,   зазначених   у  
документі,  або  окремих  аркушів,  а  також  помилок в оформленні  
документа,  що унеможливлює його виконання  (відсутність  підпису,  
відбитку   печатки,   грифу   затвердження   тощо)   документ   не  
реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому  
повідомляється  про це телефоном.  При цьому на документі робиться  
відповідна  відмітка   із   зазначенням   дати   запиту   (розмови  
телефоном),   посади  та  прізвища  особи,  якій  зроблено  запит,  
підпису,  ініціалів  (ініціалу  імені)  та  прізвища   особи,   що  
здійснила запит.  

     У разі  відсутності  або  нецілісності  вкладень,  пошкодження  
конверта,  упакування,  що  призвело  до  неможливості  прочитання  
тексту   документа,  складається  акт  у  двох  примірниках.  Один  
примірник акта надсилається відправникові,  інший - зберігається у  
службі діловодства.  

     152. Надіслані   не   за   адресою   документи   повертаються  
відправникові без їх розгляду.  

     153. Факт  і   дата   надходження   документа   до   установи  
обов'язково фіксуються за правилами,  зазначеними в пункті 82 цієї  
Інструкції.  

     154. Електронні  носії інформації обов'язково  передаються  до  
установи із супровідним листом. Під час приймання таких документів  
опрацьовується тільки супровідний лист.  

     155. У разі  надходження  документів,  надісланих  телефаксом,  
перевіряється  загальна  кількість аркушів та відповідність їх тій  
кількості,  що зазначена на першому аркуші, а також належна якість  
друку.  У  разі  одержання факсимільного повідомлення не в повному  
обсязі або за  наявності  тексту  неналежної  якості  документ  не  
реєструється і про це обов'язково інформують відправника.  

                  Попередній розгляд документів  

     156. Документи,  адресовані керівникам установи, а також такі,  
в яких не  зазначено  конкретну  посадову  особу  або  структурний  
підрозділ  як  адресат,  підлягають попередньому розгляду в службі  
діловодства.  

     157. Метою  попереднього розгляду  документів  є  виокремлення  
таких,  що  потребують обов'язкового розгляду керівником установи,  
його заступниками або структурними підрозділами.  

     Обов'язковому  розгляду керівником  установи  підлягають  акти  
органів державної влади,  органів влади Автономної Республіки Крим  
та доручення вищих посадових  осіб,  запити,  звернення,  а  також  
кореспонденція  Верховної  Ради України,  Адміністрації Президента  
України, Кабінету Міністрів України, крім того, кореспонденція, що  
надходить  від  установ  вищого  рівня;  рішення органів місцевого  
самоврядування,  а  також  найважливіші  документи,  які   містять  
інформацію  з  основних  питань  діяльності  установи і потребують  
вирішення безпосередньо керівником.  

     Інші документи   передаються   заступникам   керівника    або  
структурним    підрозділам    (виконавцям)    відповідно   до   їх  
функціональних обов'язків.  

     158. Попередній  розгляд документів  повинен   здійснюватись  у  
день  надходження  або  в  перший  наступний  робочий  день у разі  
надходження  їх  після  закінчення  робочого  дня,  у  вихідні  та  
святкові неробочі дні.  Доручення установ вищого рівня, телеграми,  
телефонограми розглядаються негайно.  

     159. Під час  попереднього  розгляду  документів  враховуються  
повноваження  суб'єктів  розгляду  кореспонденції,  передбачені  у  
положеннях (статутах) про установу та у положеннях про  структурні  
підрозділи,  розпорядчих  документах  про  розподіл обов'язків між  
керівником установи та його заступниками, посадових інструкціях, а  
також класифікатор питань діяльності установи, номенклатура справ,  
схеми проходження документів.  

     160. На  стадії  попереднього  розгляду  здійснюється  відбір  
документів,   що  не  підлягають  реєстрації  службою  діловодства  
(додаток 10),  а також таких,  що  передаються для реєстрації  
структурним підрозділам.  

                      Реєстрація документів  

     161. Реєстрація  документів полягає у веденні  запису облікових  
даних про документ  за  встановленою  реєстраційною  формою,  яким  
фіксується  факт  створення,  відправлення або одержання документа  
шляхом проставлення на ньому реєстраційного  індексу  з  подальшим  
записом  у  зазначених  формах необхідних відомостей про документ.  
Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх  обліку,  
контролю  за  виконанням  і  оперативним  використанням  наявної в  
документах інформації.  

     Реєструються  документи незалежно  від   способу  їх  доставки,  
передачі чи створення.  

     162. Реєстрація  актів органів державної влади,  органів влади  
Автономної Республіки  Крим  та  доручень  вищих  посадових  осіб,  
запитів,  звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України,  
Адміністрації  Президента  України,  Кабінету  Міністрів  України,  
документів,  що  надійшли  на  розгляд  керівника установи та його  
заступників,  розпорядчих документів, листів за підписом керівника  
та  його  заступників,  протоколів  і  рішень колегіальних органів  
проводиться централізовано службою діловодства.  

     Інші документи,  що стосуються напрямів діяльності  структурних  
підрозділів  установи,  можуть  реєструватися  в  цих  структурних  
підрозділах.  

     Місце реєстрації    окремих    груп    документів     (накази  
(розпорядження)  з кадрових питань (особового складу),  договори,  
звіти, прейскуранти тощо) визначається в інструкції установи.  

     Реєстрації  підлягають також документи,  створені  в  установі  
(довідки, доповідні записки, заяви тощо).  

     163. Документи   реєструються  лише один раз:  вхідні - у день  
надходження або не пізніше наступного дня,  якщо документ надійшов  
у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.  

     У разі    передачі   зареєстрованого   документа   з   одного  
структурного підрозділу до іншого новий  реєстраційний  індекс  на  
документі не проставляється.  

     164. Документи   реєструються  за  групами   залежно  від назви  
виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:  

     акти органів   державної  влади,  органів   влади   Автономної  
Республіки   Крим  та  доручення  вищих  посадових  осіб,  запити,  
звернення,  а також  кореспонденція  Верховної  Ради  України,  що  
надійшли до установи;  

     накази (розпорядження)  з основних питань діяльності  установи;  

     накази (розпорядження)     з    адміністративно-господарських  
питань;  

     накази (розпорядження)  з кадрових питань  (особового   складу)  
(відповідно до їх видів та строків зберігання);  

     рішення  колегії;  

     акти ревізій  фінансово-господарської діяльності;  

     бухгалтерські  документи;  

     заявки  на матеріально-технічне постачання;  

     службові  листи;  

     звернення  громадян;  

     запити  на інформацію.  

     165. Факсограми   (паперові   копії  документів,  передані  з  
використанням засобів факсимільного зв'язку)  реєструються  окремо  
від інших документів.  

     166. Документи,   що   передаються   електронною   поштою   у  
сканованій формі без електронного цифрового підпису,  реєструються  
окремо  від  інших  документів  із  зазначенням електронної адреси  
відправника та адресата.  

     167. Оригінал  документа,   який   надійшов   відразу   після  
факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється  
у відповідних реєстраційних формах відповідно до пункту  161  цієї  
Інструкції.  

     168. Під    час   реєстрації   документу   надається   умовне  
позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до  
пункту 34 цієї Інструкції.  

     169. В   установах  може  застосовуватися   одна  з  трьох форм  
реєстрації документів - журнальна,  карткова та автоматизована  (з  
використанням спеціальних комп'ютерних програм).  

     170. Використання   журнальної  форми  реєстрації  документів  
допускається  в  установах  з  обсягом   документообігу   до   600  
документів на рік (додатки 11 і 12).  

     171. Основним  принципом  реєстрації  документів  за картковою  
формою є принцип одноразовості,  тобто кожен документ реєструється  
в установі лише один раз.  

     Кількість  примірників   карток   визначається   установою   і  
залежить  від   рівня   централізації   організації   діловодства,  
кількості  виконавців  документа та кількості картотек в установі.  
Як  правило,  роздруковуються  три  примірники   карток:   два   -  
розміщуються   в  довідковій  і  контрольній  картотеках,  один  -  
передається виконавцю разом із документом.  

     Картки  виготовляються   на   щільному   папері   формату   А5  
(210 х 148 міліметрів) або А6 (105 х 148 міліметрів).  

     172. У   разі  впровадження  автоматизованої   форми реєстрації  
документів формується  банк  реєстраційних  даних  в  електронному  
вигляді,  а  за  наявності  локальної  мережі  -  центральний банк  
реєстраційних даних.  За допомогою  автоматизованих  реєстраційних  
банків   даних   працівники  забезпечуються  інформацією  про  всі  
документи і місце їх розташування.  

     173. У разі  застосування карткової або автоматизованої   форми  
реєстрації   всіх   категорій   документів   (вхідних,   вихідних,  
внутрішніх) оформлюється      реєстраційно-контрольна       картка  
(додаток 13)   (   1242а-2011-п   )  із  зазначенням  обов'язкових  
реквізитів (додаток 14).