Індивідуальна бесіда як форма ділового спілкування

     Перелік  обов'язкових   реквізитів    реєстраційно-контрольної  
картки  у  разі  потреби  може бути доповнений іншими реквізитами.  
Порядок розміщення реквізитів  в  реєстраційно-контрольній  картці  
може визначатися установою.  

         Організація передачі документів  та їх виконання  

     174. Для   забезпечення  ритмічності  роботи  та  своєчасного  
виконання документів служба діловодства розробляє графіки передачі  
кореспонденції керівництву установи і структурним підрозділам.  

     175. Зареєстровані    документи    передаються   на   розгляд  
керівництва установи в день їх надходження або наступного робочого  
дня  у  разі  надходження  документів у неробочий час.  Телеграми,  
телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.  

     Відразу  після реєстрації керівнику установи  у теці  з  грифом  
"Невідкладно"  передаються акти органів державної влади,  органів  
влади Автономної Республіки  Крим  та  доручення  вищих  посадових  
осіб,  запити,  звернення,  а  також кореспонденція Верховної Ради  
України,  Адміністрації  Президента  України,  Кабінету  Міністрів  
України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.  

     176. Документи,     розглянуті     керівництвом     установи,  
повертаються з  відповідною  резолюцією  службі  діловодства,  яка  
здійснює передачу документів на виконання.  

     177. Документ,   виконавцями   якого   є   кілька  структурних  
підрозділів,  може бути переданий виконавцям у порядку  визначення  
їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу  
головному  виконавцю,  визначеному  в  резолюції  першим.  У  разі  
впровадження  електронного  документообігу співвиконавці отримують  
документ в електронній формі.  

     178. Факт  передачі документів  виконавцям  фіксується  шляхом  
проставлення   відповідної   відмітки  в  реєстраційній  формі  із  
зазначенням інформації  про  виконавців,  яким  передано  оригінал  
документа та його копії.  

     179. Передача  документа  з одного структурного підрозділу до  
іншого  в  обов'язковому   порядку   здійснюється   через   службу  
діловодства,   в  якій  було  зареєстровано  документ.  Документи,  
виконання  яких  перебуває  на  контролі,  передаються  до   інших  
структурних    підрозділів   або   іншим   виконавцям   тільки   з  
повідомленням про це службі контролю.  

     180. Передача  документів  у  межах  структурного  підрозділу  
здійснюється   через   особу,   відповідальну   за  діловодство  в  
структурному підрозділі (секретаря).  

     181. Облік документів,  що передаються з одного  структурного  
підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних  
відміток у реєстраційних формах, які веде служба діловодства.  

     182. Відповідальність  за виконання  документа   несуть  особи,  
зазначені у розпорядчому документі,  резолюції керівника установи,  
та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.  

     Головний  виконавець   організовує   роботу    співвиконавців,  
зокрема   визначає   строки   подання   ними  пропозицій, порядок  
погодження і підготовки проекту документа.  

     Співвиконавці  відповідають за підготовку на  належному  рівні  
та  своєчасне  подання  головному  виконавцю  пропозицій.  У  разі  
несвоєчасного   подання   пропозицій   співвиконавцями    головний  
виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

183. Виконання  документа   передбачає збирання та опрацювання  
необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи  
нового   документа,   його  оформлення,  узгодження,  подання  для  
підписання  (затвердження)  керівникові  установи,  а   у   деяких  
випадках  -  керівникові  структурного підрозділу,  а також у разі  
потреби - підготовку для пересилання адресату.  

     184. Перед  поданням проекту документа на  підпис  відповідному  
керівникові  працівник,  який  підготував  документ,  зобов'язаний  
перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на  
нормативно-правові   акти,   уточнити   цифрові   дані,  наявність  
необхідних віз і додатків.  

     Документ  подається на підпис разом з документами, на підставі  
яких його було складено.  

     185. Якщо  документ надсилається до кількох  установ після його  
реєстрації   виконавець   організовує   виготовлення    необхідної  
кількості примірників.  

     186. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі  
відпустки,  відрядження,  звільнення зобов'язаний передати  іншому  
працівникові  за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі  
невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу  
документів,   виконання   яких   перебуває   на  контролі,  іншому  
виконавцеві.  

          Організація контролю за виконанням  документів  

     187. Контроль  за виконанням документів здійснюється  з  метою  
забезпечення своєчасного та належного їх виконання.  

     188. Контроль  здійснюється за виконанням усіх  зареєстрованих  
документів,  у яких встановлено завдання,  а також виконання  яких  
підлягає   обов'язковому   контролю,   за   переліком  документів,  
затвердженим керівником установи.  

     Обов'язково контролюється виконання завдань,  передбачених  у  
актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки  
Крим та дорученнях вищих посадових  осіб,  надання  відповідей  на  
запити,  звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України,  
Адміністрації  Президента  України,  Кабінету  Міністрів  України,  
розпорядчі  документи  та доручення керівництва установи,  рішення  
колегіального органу установи, запити на інформацію.  

     Організацію  контролю  за  виконанням  завдань,  визначених  у  
актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки  
Крим та дорученнях вищих посадових осіб здійснює перший  заступник  
або   заступник   керівника   установи   відповідно  до  розподілу  
функціональних обов'язків.  

     189. Безпосередній   контроль   за   виконанням    документів  
покладається  на  службу  контролю  -  спеціальний  підрозділ  або  
посадову особу, відповідальну за здійснення контролю.  

     У структурних   підрозділах   безпосередній    контроль    за  
виконанням    документів    здійснює   особа,   відповідальна   за  
діловодство.  

     190. Строк   виконання  документа   може   встановлюватися   у  
нормативноправовому  акті,  розпорядчому  документі  або резолюції  
керівника  установи.  Строки   виконання   внутрішніх   документів  
обчислюються  в  календарних  днях  починаючи  з  дати  підписання  
(реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).  

     Якщо останній  день строку  виконання  документа   припадає  на  
неробочий   день,   останнім   днем   строку  виконання  документа  
вважається перший день після неробочого дня.  

     191. Строки  можуть бути типовими або індивідуальними.  

     Типові  строки     виконання     документів     установлюються  
законодавством.  Строки виконання основних документів наводяться у  
додатку 15.  

     Індивідуальні  строки  встановлюються  керівництвом   установи  
(структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у  
тексті документа або резолюції.  

     192. Документи,  в яких не зазначено строк  виконання, повинні  
бути  виконані  не  пізніше  ніж  за 30 календарних днів з моменту  
реєстрації документа в установі, до якої надійшов документ.  

     193. Якщо   завдання    потребує    термінового    виконання,  
обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.  

     194. Співвиконавці   зобов'язані подавати пропозиції  головному  
виконавцю  протягом  першої  половини  строку,   відведеного   для  
виконання доручення, завдання.  

     195. Індивідуальний   строк  виконання  документа   може  бути  
змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а  
у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.  

     У разі  потреби строк виконання документа  може бути продовжено  
за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж  
за  три  робочих  дні  до закінчення встановленого строку,  а щодо  
документа,  в  якому  не  зазначено   строк,   -   до   закінчення  
тридцятиденного строку від дати його реєстрації.  

     196. Пропозиція  щодо  продовження  строку виконання  завдань,  
визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента  
України,  що  надіслані  Кабінетом  Міністрів  України,  подається  
Секретаріату  Кабінету   Міністрів   України   відповідальною   за  
виконання   установою   разом   з   проектом  листа,  адресованого  
відповідно керівникові Апарату Верховної  Ради  України  чи  Главі  
Адміністрації   Президента   України,  за  7  днів  до  закінчення  
встановленого строку.  

     197. У разі  зміни  строків  виконання   проставляються  новий  
строк,    дата   і   підпис.   Відповідні   зміни   вносяться   до  
реєстраційно-контрольної картки або банку реєстраційних даних.  

     198. Взяття  документа на контроль  здійснюється  на  підставі  
резолюції керівника установи або його заступника.  

     199. Контроль   за   виконанням   документів  включає  взяття  
документів  на  контроль,  визначення  форм  і  методів  контролю,  
перевірку  ходу  своєчасного  доведення  документів до виконавців,  
контроль  за  станом  виконання,  зняття  документів  з  контролю,  
направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та  
аналіз результатів виконання документів,  інформування керівництва  
про хід та результати їх виконання.  

     200. Контроль  за  виконанням  документів   здійснюється   за  
допомогою   реєстраційно-контрольної  картки  або  автоматизованої  
інформаційної системи (бази даних).  

     201. Реєстраційно-контрольні     картки     документів,    що  
перебувають  на  контролі,  групуються  в  картотеці  за  строками  
виконання  документів виконавцями або кореспондентами,  групами  
документів  (накази  керівника,  доручення  вищих  органів  влади,  
рішення колегії тощо).  

     З других    примірників    реєстраційно-контрольної    картки  
формуються контрольні картотеки в структурних підрозділах.  

     202. На  один  контрольований  документ  може  бути  заведено  
кілька    реєстраційно-контрольних    карток,    кількість    яких  
визначається  залежно  від  кількості   виконавців   або   строків  
виконання окремих завдань, зазначених у документі.  

     У разі  коли визначено кілька виконавців, але відповідальність  
покладається  на  одного  з  них,  реєстраційно-контрольна  картка  
складається тільки на відповідального виконавця.  

     203. Дані  про хід виконання документа,  одержані шляхом запиту  
по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу -  
виконавця,  вносяться  до  реєстраційно-контрольної картки у графу  
"Контрольні   відмітки".   При   цьому   попередні    записи    не  
закреслюються.  

     204. Автоматизований   контроль   за   виконанням  документів  
здійснюється за допомогою спеціальних комп'ютерних програм  або  є  
складовою    системи    автоматизації   діловодства   чи   системи  
електронного документообігу.  

     205. Автоматизований   контроль   за   виконанням   документів  
виключає   пошук   необхідної   інформації,  який  здійснюється  з  
урахуванням  вихідних,  вхідних  реєстраційних   індексів,   видів  
документів,  дати,  номера  документа,  виконавця,  кореспондента,  
строку виконання, змісту тощо.  

     206. Перевірка  ходу виконання документів проводиться  на  всіх  
етапах  проходження  документа до закінчення строку його виконання  
(попереджувальний  контроль  за  допомогою нагадувань)  у такому  
порядку:  

     завдань  на наступний рік - не рідше одного разу на рік;  

     завдань  на  наступні  місяці поточного  року - не рідше одного  
разу на місяць;  

     завдань  на поточний місяць - кожні десять  днів  і  за  п'ять  
днів до закінчення строку або за запитами.  

     Якщо в     установі     функціонує    система    електронного  
документообігу, виконавцю надсилається електронне повідомлення про  
планову дату виконання документа.