Індивідуальна бесіда як форма ділового спілкування

     Заступник  Міністра  -  керівник  апарату  підписує  накази  з  
питань, що належать до його компетенції.  

     Після підписання   наказу   (розпорядження)  зміни   до  нього  
вносяться лише шляхом видання нового  наказу  (розпорядження)  про  
внесення змін.  

     90. Наказ   (розпорядження)  оформляється  на  бланку  наказу  
(розпорядження). Зміст наказу (розпорядження) коротко викладається  
в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за  
допомогою віддієслівного  іменника  ("Про  затвердження...",  "Про  
введення...", "Про     створення...",)    або    іменника    ("Про  
підсумки...", "Про заходи...").  

     91. Текст  наказу (розпорядження) з питань  основної діяльності  
установи  та  з адміністративно-господарських питань складається з  
двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.  

     У констатуючій  частині зазначаються  підстава,  обґрунтування  
або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів  
"На  виконання",  "З метою"  тощо.  Якщо  документ  видається на  
підставі  іншого  розпорядчого  документа,  у констатуючій частині  
зазначаються назва виду цього документа,  його автор,  дата, номер  
та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.  

     Розпорядча  частина  наказу  починається   із  слова "НАКАЗУЮ",  
розпорядження  може  починатися   із   слова   "ЗОБОВ'ЯЗУЮ",   яке  
друкується  з  нового  рядка  великими  літерами  без відступу від  
лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.  

     Розпорядча  частина поділяється на  пункти  і  підпункти,  які  
нумеруються  арабськими  цифрами.  У  кожному  пункті повинні бути  
зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні  посадові  
(службові)  особи),  конкретні завдання  (доручення)  і строки їх  
виконання.  Виконавці  можуть  бути  названі  також   узагальнено,  
наприклад:    "головам    районних    державних    адміністрацій",  
"начальникам структурних підрозділів".  

     При цьому,   як   правило,   не   застосовується    написання  
неконкретних    доручень,   які   містять   слова:   "прискорити",  
"поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.  

     92. Якщо  наказом  (розпорядженням)  відміняється  попередній  
розпорядчий  документ,  у  розпорядчій частині зазначається пункт,  
який повинен  починатися  із  слів:  "Визнати  таким,  що  втратив  
чинність,...".  

     Зміни, що  вносяться  до  наказу (розпорядження)  оформляються  
окремим  наказом  (розпорядженням),  який   повинен   мати   такий  
заголовок: "Про  внесення  змін  до  наказу (розпорядження)..." із  
зазначенням дати,  номера,  назви виду розпорядчого документа,  до  
якого  вносяться зміни.  Розпорядча частина наказу (розпорядження)  
починається з такого пункту:  

     "1. Внести  зміни до наказу (розпорядження)".  

     Далі окремими  підпунктами формулюються зміни  до  розпорядчого  
документа, наприклад:  

     "1) пункт  2 викласти в такій редакції:...";  

     "2) пункт  3 виключити";  

     "3) абзац  другий пункту 4 доповнити словами...".  

     Якщо зміни  до розпорядчого документа оформляються  на окремому  
аркуші (аркушах),  в першому пункті  розпорядчої частини наказу  
(розпорядження) зазначається:  

     "1) Внести  зміни до... (додаються)".  

     93. Останній  пункт  розпорядчої  частини  у разі потреби може  
містити  рішення  про  покладення  на  структурний  підрозділ  або  
посадову   особу   функцій   з   контролю   за  виконанням  наказу  
(розпорядження).  

     94. До наказів  (розпоряджень) не може включатися  пункт "Наказ  
(розпорядження) довести до  відома...".  Установи,  їх структурні  
підрозділи,  посадові (службові) особи,  до відома яких доводиться  
наказ (розпорядження), зазначаються у покажчику (списку) розсилки,  
який укладач готує  разом  з  проектом  розпорядчого  документа  і  
передає до служби діловодства після підписання такого документа.  

     95. Накази   (розпорядження)  з  кадрових  питань  (особового  
складу)  оформляються  у  вигляді  індивідуальних  і  зведених.  В  
індивідуальних  наказах  (розпорядженнях) міститься інформація про  
одного працівника  (співробітника),  у  зведених  -  про  кількох,  
незалежно від того,  які управлінські рішення щодо них приймаються  
(прийняття на роботу,  призначення на посаду,  переведення на іншу  
посаду (роботу), звільнення тощо).  

     96. Зміст   індивідуального  наказу (розпорядження)  з кадрових  
питань (особового складу) стисло викладається  в  заголовку,  який  
починається   з  прийменника   "Про" і  складається  за  допомогою  
віддієслівного іменника,  наприклад:  "Про призначення...  ", "Про  
прийняття...". У    зведених    наказах    (розпорядженнях)   може  
застосовуватись узагальнений заголовок,  наприклад:  "Про  кадрові  
питання", "Про особовий склад".  

     97. У   тексті   наказів  (розпоряджень)  з  кадрових  питань  
(особового   складу),   як   правило,   констатуюча   частина   не  
зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з  
посади керівних працівників органом  вищого  рівня  або  за  іншою  
процедурою.  У  такому  разі  в  констатуючій  частині  наводиться  
посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у  такій  
послідовності:   вид   акта,   його   автор,  дата,  номер,  повне  
найменування.  

     98. Розпорядча  частина наказу (розпорядження) починається,  як  
правило,  з дієслова у формі інфінітиву:  "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ"  
"ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо.  
Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника,  на якого  
поширюється дія  наказу  (розпорядження),  і  малими  -  ім'я,  по  
батькові   працівника   та   текст   наказу.  У  зведених  наказах  
(розпорядженнях) прізвища осіб у  межах  пунктів  розміщуються  за  
алфавітом.  

     99. У   наказі  (розпорядженні) про призначення  або звільнення  
працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного  
виходу   працівника  на  роботу  (припинення  трудових  відносин),  
розміри його посадового окладу  відповідно  до  штатного  розпису,  
надбавок та доплат.  

     100. У   зведених  наказах  (розпорядженнях) з кадрових питань  
(особового складу) до розпорядчої частини включається інформація,  
що   розміщується  у  такій  послідовності:  прийняття  на  роботу  
(службу),  переведення,  звільнення. При цьому до одного зведеного  
наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством  
має різні строки зберігання.  

     101. У   кожному  пункті  наказу  (розпорядження)  з  кадрових  
питань  зазначається підстава щодо його видання (заява працівника,  
контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).  

     102. Під   час   ознайомлення   з   наказом   (розпорядженням)  
згаданими  у  ньому  особами  на  першому  примірнику наказу чи на  
спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням  дати  
ознайомлення.  

     103. Спільний  наказ  (розпорядження)  установ   одного  рівня  
оформляється на    чистих    аркушах     паперу     формату     А4  
(210 х 297 міліметрів).  Державний Герб України під час оформлення  
таких наказів не відтворюється.  Найменування установ розміщуються  
на  одному  рівні,  а  назва  виду  документа  - посередині.  Дата  
спільного наказу (розпорядження) повинна бути єдиною,  відповідати  
даті  останнього  підпису,  а  реєстраційний  індекс  документа  -  
складатися з  реєстраційних  індексів,  які  проставляються  через  
правобічну   похилу   риску   в  послідовності  підписання  наказу  
керівниками  установ.  Розпорядча  частина  починається  із  слова  
"НАКАЗУЄМО"    ("ЗОБОВ'ЯЗУЄМО").    Підписи   керівників   установ  
розташовуються  нижче  тексту  на  одному  рівні  і   скріплюються  
гербовими печатками цих установ.  

     Кількість  примірників спільних наказів  (розпоряджень) повинна  
відповідати кількості установ, що їх видають.  

     104. Порядок    підготовки    наказів    нормативно-правового  
характеру,  які  підлягають державній реєстрації в Мін'юсті,  його  
територіальних органах, визначається законодавством.  

     105. Накази (розпорядження) нумеруються у порядку їх  видання  
у  межах  календарного  року;  накази  (розпорядження)  з основної  
діяльності,  адміністративно-господарських питань  та  з  кадрових  
питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.  

     106. Копії   наказів   (розпоряджень)  засвідчуються   службою  
діловодства чи кадровою  службою  і  надсилаються  заінтересованим  
установам,   посадовим   особам,   працівникам.   Список  розсилки  
складається і підписується працівником, який його склав.  

                            Протоколи  

     107. У   протоколах  фіксується  інформація  про  хід  ведення  
засідань,   прийняття  в  установах  рішень  комісіями,  дорадчими  
органами,  зборами тощо. Протокол складається на підставі записів,  
зроблених  безпосередньо під час засідань,  поданих текстів та тез  
доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.  

     108. Протоколи  можуть складатися в повній  або стислій  формі.  
У протоколах,  складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті  
рішення, а не хід обговорення питання.  

     109. Протокол  оформляється на бланку протоколу  (за  наявності  
такого бланку) або на загальному бланку установи,  а у разі,  коли  
бланки не передбачені,  - на  чистому  аркуші  паперу  формату  А4  
(210 х 297  міліметрів)  як  з   кутовим   (переважно),  так і з  
поздовжнім розташуванням реквізитів.  

     110. Датою   протоколу  є  дата  проведення  засідання.   Якщо  
засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і  
останній день засідання.  

     111. Номер  (індекс) протоколу повинен відповідати  порядковому  
номеру   засідання.   Нумерація   протоколів   ведеться   в  межах  
календарного року окремо за  кожною  групою  протоколів  засідання  
відповідного колегіального органу:  колегії,  технічних, наукових,  
експертних  комісій,  рад  тощо.  У  реквізиті  "місце  засідання"  
зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.  

     112. Заголовок   до  тексту  протоколу повинен  відображати вид  
засідання  (нарада,  збори,  конференція  тощо)  або  колегіальної  
діяльності (комісія,  рада, колегія, робоча група тощо) і включати  
назву виду документа.  

     113. Текст   протоколу складається  з   вступної  та   основної  
частин.  

     114. У   вступній  частині  протоколу  зазначаються прізвища та  
ініціали  (ініціал  імені)  голови  або  головуючого,   секретаря,  
запрошених, а також присутніх осіб.  

     У списку   присутніх   зазначаються   в  алфавітному  порядку  
спочатку  прізвища  та   ініціали   присутніх   постійних   членів  
колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб  
із зазначенням посад та у разі потреби найменувань  установ.  Якщо  
кількість  присутніх  перевищує 15 осіб,  зазначається їх загальна  
кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.  

     Вступна  частина включає порядок денний - перелік  розглянутих  
на  засіданні  питань,  що  розміщені  у  порядку їх значущості із  
зазначенням доповідача з кожного питання.  Порядок денний  дається  
наприкінці вступної частини.  

     Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після  
них ставиться  двокрапка.  Кожне  питання  нумерується  арабськими  
цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному  
починається з прийменника "Про".  

     115. Основна  частина протоколу складається  з  розділів,  які  
повинні  відповідати пунктам порядку денного.  Розділи нумеруються  
арабськими цифрами і будуються за такою схемою:  

     СЛУХАЛИ  - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).  

     Зазначені  слова друкуються великими літерами без відступу від  
межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.  

     116. Після   слова   "СЛУХАЛИ"   зазначається  текст  виступу  
основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного  
доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у  
третій особі однини.  

     Тексти  або тези доповіді та  виступів,  оформлені  як  окремі  
документи,  до  тексту протоколу не включаються.  Після відомостей  
про доповідача ставиться  тире  і  зазначається:  "Текст  доповіді  
(виступу) додається до протоколу".  

     117. Після  слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються  виступи тих осіб, які  
взяли  участь  в  обговоренні  доповіді.  Виступи  оформляються  у  
протоколі  із  зазначенням  посад,  прізвищ та ініціалів (ініціалу  
імені) промовців у  називному  відмінку,  а  також  з  викладенням  
змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається  
від третьої особи однини.  

     118. Після   слова  "ВИРІШИЛИ"   ("УХВАЛИЛИ",   "ПОСТАНОВИЛИ")  
фіксується  прийняте  рішення  з  обговорюваного  питання  порядку  
денного.  Рішення повинне бути конкретним і включати складові,  що  
відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.