Індивідуальна бесіда як форма ділового спілкування

     Якщо документ  складено не на бланку,  дата  зазначається нижче  
підпису  ліворуч.  Дата документа проставляється посадовою особою,  
яка його підписує або затверджує.  

     Обов'язковому  датуванню і підписанню підлягають усі  службові  
відмітки на документах,  пов'язані з їх проходженням та виконанням  
(резолюції,  погодження,  візи, відмітки про виконання документа і  
направлення його до справи).  

     На документі,   виданому   двома   або   більше   установами,  
зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.  

                 Реєстраційний індекс документів  

     34. Індексація  документів полягає  у  присвоєнні  їм  умовних  
позначень   -  індексів,  які  надаються  документам  під  час  їх  
реєстрації.  

     Реєстраційний  індекс   складається   з   порядкового   номера  
документа   у   межах  групи  документів,  що  реєструються,  який  
доповнюється індексами,  що  застосовуються  в  установі,  зокрема  
індексами   за   номенклатурою   справ,  структурного  підрозділу,  
кореспондентів,  посадових осіб,  які розглядають  або  підписують  
документ,  виконавців, питань діяльності яких стосується документ,  
тощо.  

     Складові  частини реєстраційного індексу  відокремлюються  одна  
від  одної  правобічною  похилою  рискою.  Послідовність написання  
складових частин реєстраційного індексу може  змінюватися  залежно  
від  того,  який  документ  реєструється,  - вхідний чи такий,  що  
створений в установі.  

     Для вхідних  документів  реєстраційний  індекс  складається  з  
порядкового  номера  та  індексу за номенклатурою справ або іншого  
індексу, що  застосовується  в  установі,  наприклад:   845/01-10,  
де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою.  

    У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися  
у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ (у  разі  
потреби  може зазначатись також інший індекс,  що застосовується в  
установі) та порядковий номер,  наприклад:  02-15/258,  де 02-15 -  
індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер.  

     З метою  розрізнення груп документів  до реєстраційного індексу  
може додаватися відмітка,  яка  складається  з  літер,  наприклад:  
120/02-15  ДСК,  де ДСК застосовується для позначення документів з  
грифом "Для службового користування".  

     Якщо документ  підготовлено  двома  чи   більше   установами,  
реєстраційний  індекс  включає  індекси кожної з цих установ,  які  
проставляються через правобічну похилу риску  в  послідовності,  в  
якій  документ  підписано  його авторами,  наприклад:  41/68 - для  
спільних розпорядчих  документів  або  03-14/450/02-11/208  -  для  
спільних листів.  

     Місце розташування   реєстраційного   індексу   на  документі  
залежить від виду бланка та виду документа.  

     У разі  застосування   автоматизованої   системи   реєстрації  
документів   може   використовуватись   штрих-код.   Для  вихідних  
документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа  
та   розташовується   у   межах,   зазначених   у ДСТУ  4163-2003  
(   v0055609-03  )  для реквізитів  бланку,  а саме:  з кутовим  
розташуванням  реквізитів  -  73  міліметри  від  початку  першого  
реквізиту, з поздовжнім - 77 міліметрів.  

             Посилання на реєстраційний індекс і дату  

     35. Для вихідних  документів посилання на реєстраційний  індекс  
і  дату  документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того  
документа,  на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим  
і  розташовується  нижче  або  на  рівні  реєстраційного індексу у  
спеціально відведеному місці на бланку.  

                   Місце складення або видання  

     36. Відомості  про місце складення або видання  зазначаються на  
всіх  документах,  крім  листів.  Зазначені відомості оформляються  
відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо  
відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування  
установи, цей реквізит не зазначається.  

                      Гриф обмеження доступу  

     37. Гриф  обмеження  доступу  до  документа  ("Для  службового  
користування",  "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості")  
оформляється  згідно  з   відповідними   нормативними   актами   і  
розташовується  у  правій  частині  верхнього  поля документа вище  
реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".  

                             Адресат  

     38. Документи   адресуються    установі,    її    структурним  
підрозділам  або  конкретній  посадовій особі.  У разі адресування  
документа установі або її структурним підрозділам  без  зазначення  
посадової  особи  їх найменування наводяться у називному відмінку,  
наприклад:  

                             Національне агентство з питань  
                             державної служби  

     Якщо документ   надсилається  посадовій  особі,  найменування  
установи та її  структурного  підрозділу  наводяться  у  називному  
відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:  

                             Державна архівна служба  
                             Фінансово-економічне управління  
                             Начальнику управління  
                             прізвище, ініціали (ініціал імені)  

     У разі  коли документ  адресується   керівникові  установи  або  
його   заступникові,   найменування  установи  входить  до  складу  
найменування  посади  адресата,  яке   наводиться   у   давальному  
відмінку, наприклад:  

                             Голові Державної митної служби  
                             прізвище, ініціали (ініціал імені)  

     Якщо документ  адресується кільком  однорідним  за  характером  
діяльності   установам,   зазначається   узагальнене  найменування  
адресатів, наприклад:  

                             Центральним державним архівам  

     Документ  не повинен мати  більше  чотирьох  адресатів.  Слово  
"копія"   перед   найменуванням   другого,   третього,  четвертого  
адресатів не ставиться.  У разі надсилання  документа  більше  ніж  
чотирьом  адресатам  складається список на розсилку із зазначенням  
на кожному документі тільки одного адресата.  

     Реквізит "Адресат"  може  включати  адресу.  Порядок   і  форма  
запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам  
надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету  
Міністрів України  від  5  березня  2009  р.  N 270 ( 270-2009-п )  
(Офіційний вісник України,  2009 р.,  N 23, ст. 750). Повна адреса  
зазначається  у  разі надсилання документа разовим кореспондентам,  
наприклад:  

                             Міністерство юстиції  
                             вул. Городецького, буд. 13,  
                             м. Київ, 01001  

     У разі   надсилання   документа   фізичній   особі   спочатку  
зазначається  у  називному відмінку прізвище,  ім'я та по батькові  
(ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:  

                             Гончарук Олександр Сергійович  
                             вул. Сурікова, буд. 3а, кв. 1,  
                             м. Київ, 03178  

     У разі  надсилання документа органам  законодавчої і виконавчої  
влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не  
зазначається.  

                   Гриф затвердження документа  

     39. Документ  затверджується  посадовою  особою   (посадовими  
особами),  до  повноважень  якої (яких) належить вирішення питань,  
наведених у такому документі, або розпорядчим документом установи.  
Нормативно-правові акти (положення,  інструкції,  правила, порядки  
тощо) затверджуються розпорядчим документом  установи,  що  видала  
відповідний акт.  

     Затвердження  певних    видів    документів   здійснюється   з  
проставленням грифа затвердження (додаток 6).  

     Якщо документ  затверджується  конкретною  посадовою   особою,  
гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ",  найменування  
посади,  підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка  
затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:  

                        ЗАТВЕРДЖУЮ  
                        Міністр культури  
                        підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище  
                        Дата  

     У разі  коли  документ  затверджується  постановою,  рішенням,  
наказом,  розпорядженням,  гриф  затвердження складається із слова  
"ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений  
документ,  у називному відмінку із зазначенням його дати і номера.  
Наприклад:  

                        ЗАТВЕРДЖЕНО  
                        Наказ Міністерства фінансів  
                        12 березня 2009 N 298  

     Гриф затвердження  розміщується  у  правому   верхньому  кутку  
першого аркуша документа.  

     У разі  затвердження  документа  кількома  посадовими особами  
грифи затвердження розташовуються на одному рівні.  

                            Резолюція  

     40. Резолюція  -  це  зроблений  посадовою   особою  напис  на  
документі,  який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо  
виконання документа.  

     Резолюція  складається з таких елементів:  прізвище,  ініціали  
(ініціал імені)  виконавця  (виконавців)  у  давальному відмінку,  
зміст доручення,  строк  виконання,  особистий  підпис  керівника,  
дата.  

     Якщо доручення   надано  кільком  посадовим   особам,  головним  
виконавцем документа є  зазначена  першою  особа,  якій  надається  
право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою,  
як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.  

     На документах  із  строками  виконання,  які   не   потребують  
додаткових вказівок,  у резолюції зазначаються виконавець,  підпис  
автора резолюції, дата.  

     Резолюція  проставляється  безпосередньо   на  документі  нижче  
реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для  
резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту  
місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку,  
але не на полі документа, призначеному для підшивання.  

     У разі  коли  документ  підлягає   поверненню,   визначається  
детальний  порядок  виконання документа або уточнюються виконавці,  
резолюція може оформлятися  на  окремих  аркушах  або  спеціальних  
бланках  із  зазначенням  реєстраційного індексу і дати документа,  
якого вона стосується.  

                  Заголовок до тексту документа  

     41. Заголовок  до тексту документа  повинен   містити  короткий  
виклад  змісту  документа  і  бути максимально стислим.  Заголовок  
формулюється працівником,  який створює документ. Заголовок, обсяг  
якого  перевищує 150 знаків (5 рядків),  дозволяється продовжувати  
до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.  

     Заголовок  відповідає на питання "про  що?",  "кого?", "чого?".  
Наприклад  наказ  (про що?) про надання відпустки;  лист (про що?)  
про організацію наради;  протокол (чого?)  засідання  атестаційної  
комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.  

     Без заголовка   дозволяється  складати  короткі   документи  на  
бланках  формату  А5 (210 х 148  міліметрів),  зокрема  супровідні  
листи, телеграми, телефонограми.  

                      Відмітка про контроль  

     42. Відмітка  про контроль  означає,  що  документ  узято на  
контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.  

     Відмітка  про контроль робиться шляхом  проставлення літери "К"  
чи  слова  "Контроль"  (від  руки  або  з використанням штампа) на  
лівому полі  першої  сторінки  документа  на  рівні  заголовка  до  
тексту.  

     У разі  необхідності повернення документа  установі - авторові  
або  фізичній  особі  відмітка  про  взяття   його   на   контроль  
проставляється на окремому аркуші для резолюції.  

                         Текст документа  

     43. Текст   документа містить інформацію,  для фіксування якої  
його було створено.  Інформація в  тексті  документа  викладається  
стисло,  грамотно,  зрозуміло  та об'єктивно.  Документ не повинен  
містити  повторів,  а  також  слів  і  зворотів,  які  не   несуть  
змістового  навантаження.  Під час складання документів вживається  
діловий стиль,  для якого характерний нейтральний тон  викладення,  
позбавлений  образності,  емоційності та індивідуальних авторських  
рис.  

     Текст документа   повинен  стосуватися   того   питання,   яке  
сформульоване в заголовку до тексту.