Індивідуальна бесіда як форма ділового спілкування

     Текст документа   оформляється  у вигляді суцільного  зв'язного  
тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.  

     Суцільний  зв'язний  текст  документа   містить  граматично   і  
логічно  узгоджену  інформацію  про  управлінські дії.  Така форма  
викладення тексту документа  використовується  під  час  складання  
положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.  

     Суцільний  зв'язний  текст,  як  правило,  складається  з двох  
частин.  У  першій  (вступній)  частині   зазначається   підстава,  
обґрунтування  або мета складення документа,  у другій (заключній)  
частині -  висновки,  пропозиції,  рішення,  прохання.  В  окремих  
випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну  
частину, в якій обґрунтовується позиція установи.  

     У тексті  документа,  підготовленого відповідно  до  документів  
інших  установ  або  раніше  виданих  документів,  зазначаються їх  
реквізити   у   такій   послідовності:   назва   виду   документа,  
найменування  установи  -  автора документа,  дата,  реєстраційний  
номер, заголовок до тексту.  

     Тексти  складних і великих за обсягом   документів  (положення,  
правила,  інструкції,  огляди, звіти тощо) поділяються на розділи,  
підрозділи,  пункти,  підпункти.  Пункти  у   тексті   нумеруються  
арабськими  цифрами з крапкою,  а підпункти - арабськими цифрами з  
дужкою.  

     В окремих  випадках розділи  можуть  поділятися  на  глави,  а  
також нумеруватися римськими цифрами.  

     44. Форма   анкети   використовується  у   разі  викладення  у  
цифровому або словесному вигляді інформації  про  один  об'єкт  за  
певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені  
найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною -  
конкретні характеристики.  

     45. Таблична   форма   документа   використовується   у  разі  
викладення у  цифровому  або  словесному  вигляді  інформації  про  
кілька об'єктів за рядом ознак.  Заголовки граф таблиці пишуться з  
великої  літери,  підзаголовки  -  з  малої  літери,   якщо   вони  
становлять   одне   ціле   із  заголовком,  і  з  великої  -  якщо  
підзаголовок має самостійне значення.  Крапки в кінці заголовків і  
підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та  
рядків  таблиці  повинні  бути  викладені  іменником  у  називному  
відмінку  однини.  У  заголовках  і  підзаголовках  рядків  і граф  
таблиці  вживаються  лише  загальноприйняті  умовні  позначення  і  
скорочення.  Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках,  
нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються  
номери   граф,   а   також  у  верхньому  правому  кутку  -  слова  
"Продовження додатка".  

                 Відмітки про наявність додатків  

     46. Додатки   до  документів,  крім  додатків  до  супровідних  
листів,  складаються з метою доповнення,  пояснення окремих питань  
документа або документа в цілому.  

     47. Додатки до документів можуть бути таких видів:  

     додатки,  що    затверджуються    розпорядчими     документами  
(положення, інструкції, правила, порядки тощо);  

     додатки,  що   доповнюють  та/або  пояснюють   зміст  основного  
документа;  

     додатки,  що надсилаються із супровідним листом.  

     48. На додатках,  що затверджуються розпорядчими  документами  
(положення,  інструкції,  правила,  порядки тощо),  проставляється  
гриф затвердження відповідно  до  пункту  39  цієї  Інструкції.  У  
відповідних  пунктах   розпорядчої   частини документа робиться  
посилання: "що додається" або "(додається)."  

     На додатках  до  документів,  що  затверджуються  розпорядчими  
документами,  робиться  відмітка у верхньому правому кутку першого  
аркуша додатка, наприклад:  

                                    Додаток 5  
                                    до Інструкції  
                                    (пункт 8)  

     49. Додатки  довідкового або аналітичного  характеру  (графіки,  
схеми,  таблиці,  списки тощо) до основного документа повинні мати  
відмітку  з  посиланням  на  цей  документ,  його  дату  і  номер,  
наприклад:  

                                    Додаток  
                                    до наказу Міністерства  
                                    охорони здоров'я  
                                    20.04.2009 N 295  

     У тексті  основного документа робиться  відмітка про  наявність  
додатків:  "що  додається",  "згідно  з додатком",  "(додаток 1)";  
"відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".  

     50. Додатки  оформляються,  як правило, на  стандартних аркушах  
паперу.  На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка:  
"Продовження додатка", "Продовження додатка 1".  

     У разі  наявності  кількох  додатків  на   них   зазначаються  
порядкові номери,  наприклад:  Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "N"  
перед цифровим позначенням не ставиться.  

     Усі додатки  до документів візуються працівником,  який створив  
документ,  та  керівником  структурного  підрозділу,  в якому його  
створено.  

     Додатки  нормативно-правового      характеру       (положення,  
інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими  
документами,  підписуються  керівниками  структурних   підрозділів  
установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.  

     51. У   разі  коли додатки надсилаються  із супровідним листом,  
відмітка про наявність додатків розміщується  після  тексту  листа  
перед підписом.  

     Якщо документ  має додатки, повне найменування  яких наводиться  
в його тексті,  відмітка про наявність  додатків  оформляється  за  
такою формою:  

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.  

     Якщо документ  має додатки,  повне найменування  яких у тексті  
не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням  
кількості  аркушів  у кожному додатку та кількості їх примірників,  
наприклад:  

Додатки: 1. Довідка про  виконання плану розвантажувальних  робіт за  
         I квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим.  

         2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2010 р.  на 3 арк.  
         в 1 прим.  

     Якщо до  документа додається інший документ, який має додатки,  
відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:  

Додаток: лист  Укрдержархіву  20.09.2010 N 595/ 04-12 і додаток до  
           нього, всього на 20 арк. в 1 прим.  

     У разі  коли  документ  містить   більше   десяти   додатків,  
складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:  

Додаток: згідно з описом на 3 арк.  

     Якщо додаток  надсилається не за всіма зазначеними  в документі  
адресами,  відмітка про наявність документа оформляється за  такою  
формою:  

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.  

                              Підпис  

     52. Посадові   особи   підписують  документи   в  межах  своїх  
повноважень,  визначених у  положеннях  (статутах)  про установу,  
положеннях   про  структурні  підрозділи,  посадових  інструкціях,  
наказі (розпорядженні) про розподіл обов'язків між  керівником  та  
його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також  
порядок підписання документів іншими особами  у  разі  відсутності  
керівника   установи   та  посадових  осіб,  які  уповноважені  їх  
підписувати.  

     Документи,  що  надсилаються  до  органів   державної   влади,  
підписуються   керівником   установи  або  за  його  дорученням  -  
заступником  керівника.  У  міністерствах  право  підпису   листів  
інформаційного  характеру та інших документів,  що надсилаються до  
органів  державної  влади  та  які  не  пов'язані  із  здійсненням  
міністрами   політичних   функцій,   може   надаватися керівникам  
самостійних структурних підрозділів.  

     Документи,  що    надсилаються    підприємствам,    установам,  
організаціям,  громадянам,  підписуються  керівником  установи або  
його заступниками згідно з розподілом повноважень або  керівниками  
структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.  

     53. Підпис  складається  з  найменування  посади  особи,  яка  
підписує документ (повного -  якщо  документ  надрукований  не  на  
бланку,  скороченого  -  на  документі,  надрукованому на бланку),  
особистого  підпису,  ініціалів  (ініціалу  імені)   і   прізвища,  
наприклад:  

Міністр фінансів      підпис ініціали    (ініціал  імені), прізвище  

або  

Міністр               підпис ініціали    (ініціал  імені), прізвище  

     54. У   разі  надсилання документа одночасно кільком установам  
одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.  

     У разі  надсилання документа одночасно  кільком підпорядкованим  
установам підписується тільки оригінал,  який залишається у справі  
установи - автора,  а на  місця  розсилаються  засвідчені  службою  
діловодства його копії.  

     55. Документи   підписуються,  як  правило,  однією  посадовою  
особою,  а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність  
кілька осіб (акти,  фінансові документи тощо),  - двома або більше  
посадовими особами.  При цьому підписи посадових осіб розміщуються  
один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:  

Директор              підпис    ініціали (ініціал  імені), прізвище  

Головний бухгалтер    підпис    ініціали (ініціал імені), прізвище  

     У разі  підписання спільного документа  кількома особами,  які  
займають однакові посади,  їх підписи розміщуються на одному рівні  
і скріплюються печатками установ, наприклад:  

Міністр юстиції                          Міністр фінансів  

підпис, ініціали (ініціал                підпис, ініціали (ініціал  
імені), прізвище                         імені), прізвище  
відбиток гербової печатки                відбиток гербової печатки  

     56. Документи    колегіальних   органів   підписують   голова  
колегіального органу і секретар, наприклад:  

Голова комісії        підпис    ініціали (ініціал  імені), прізвище  

Секретар комісії      підпис    ініціали (ініціал  імені), прізвище  

     57. У разі  відсутності посадової особи,  найменування посади,  
прізвище,  ініціали  (ініціал  імені)  якої  зазначено  на проекті  
документа,  його підписує особа,  що виконує її обов'язки,  або її  
заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада,  
ініціали (ініціал імені),  прізвище особи,  яка підписала документ  
(виправлення вносять рукописним або машинописним способом,  якщо  
документ  неможливо  передрукувати).  Не  допускається   під   час  
підписання  документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу  
риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади  
керівника  слів "Виконуючий обов'язки" або "В.  о." здійснюється у  
разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).  

     58. Засвідчення   електронного   документа   здійснюється   за  
допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.  

     59. Факсимільне   відтворення   підпису  посадової   особи  на  
організаційно-розпорядчих,  фінансових,  бухгалтерських документах  
за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.  

                     Візи та гриф погодження  

     60. У разі  виникнення потреби у проведенні  оцінки доцільності  
створення  документа,  його   обґрунтованості   та   відповідності  
законодавству здійснюється погодження проекту документа.  

     61. Погодження  може  здійснюватись  як в  установі посадовими  
особами,  які відповідно  до  їх  компетенції  вирішують  питання,  
порушені  в проекті документа (внутрішнє погодження),  так і за її  
межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).  

     62. Внутрішнє   погодження  оформляється  шляхом  проставляння  
візи.  Віза включає:  особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і  
прізвище особи,  яка візує документ, дату візування із зазначенням  
у разі потреби найменування посади цієї особи.  

     63. Віза  проставляється як на лицьовому,  так і на зворотному  
боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування  
на  лицьовому  боці останнього аркуша документа недостатньо.  Візи  
проставляються  на  примірниках  документів,  що   залишаються   в  
установі.  

     64. Зауваження  і пропозиції до проекту документа  викладаються  
на  окремому  аркуші,  про  що  на  проекті  робиться   відповідна  
відмітка:  

     Начальник  загального відділу  

     підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище  

     Зауваження  і пропозиції додаються.  

     Дата  

     Про наявність  зауваження обов'язково повідомляють  особі,  яка  
підписує документ.  

     65. Перелік  посадових осіб,  які повинні  завізувати документ,  
визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.  

     66. Порядок   візування певних видів документів  зазначається в  
інструкції установи.  

     67. За зміст  документа, який візується кількома  особами, такі  
особи відповідають згідно з компетенцією.  

     68. Якщо під час візування з'ясується,  що у підготовлений до  
підписання документ необхідно внести істотні зміни,  він  потребує  
повторного візування.