Індивідуальна бесіда як форма ділового спілкування

     207. Після   виконання   документ   знімається   з  контролю.  
Документи вважаються виконаними  і  знімаються  з контролю  після  
виконання    завдань,   запитів,   повідомлення   про   результати  
заінтересованим  установам  і  особам  або  іншого   підтвердження  
виконання.  

     Зняти документ  з контролю може тільки керівник  установи, його  
заступники,  які встановили контрольний строк у резолюції,  або за  
їх  дорученням  служба  контролю.  Документи  з  типовими строками  
виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.  

     Дані про   виконання  документа  і   зняття  його  з   контролю  
вносяться до реєстраційно-контрольної картки.  

     208. Днем  виконання  завдань,  визначених  в  актах  органів  
державної  влади,  органів  влади  Автономної  Республіки  Крим  і  
дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а  
також  кореспонденції  Верховної  Ради  України  вважається   день  
реєстрації в установі вихідних документів про виконання завдань.  

     209. Інформація  про  результати виконання  взятих на контроль  
документів узагальнюється станом на перше число кожного  місяця  і  
подається  керівництву  установи  у  вигляді зведень про виконання  
документів (додаток 16).  

     Автоматизований  контроль за виконанням документів  передбачає  
автоматичне формування відомостей про їх виконання.  

     210. В   установі  з  обсягом  документообігу  понад 25  тис.  
документів на рік періодично  у  строки,  передбачені  інструкцією  
установи,  складаються і надсилаються до структурних підрозділів -  
виконавців переліки документів,  не виконаних у встановлений строк  
(додаток   17).   Після   заповнення   відповідних  граф  переліки  
повертаються до служби контролю.  

           Інформаційно-довідкова робота з  документами  

     211. Інформаційно-довідкова  робота з  документами  полягає   в  
пошуку       необхідних       документів      з      використанням  
реєстраційно-контрольних   карток   або   автоматизованих   банків  
реєстраційних даних.  

     212. У   разі   використання   карткової   форми   реєстрації  
документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних  
карток, з яких складаються самостійні картотеки.  

     Кількість  картотек  в  установі  визначається  з  урахуванням  
рівня централізації реєстраційних і пошукових  операцій,  а  також  
конкретних умов діяльності установи.  

     213. Для   підвищення  ефективності  роботи  пошукової системи  
службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:  

     класифікатор  з питань діяльності установи;  

     класифікатор  видів документів;  

     класифікатор  кореспондентів;  

     класифікатор  резолюцій;  

     класифікатор виконавців;  

     класифікатор  результатів виконання документів;  

     номенклатура  справ.  

     Необхідність  розроблення  та   впровадження   класифікаційних  
довідників в установі визначається службою діловодства.  

     214. У   разі  запровадження системи автоматизації діловодства  
або  системи   електронного   документообігу   пошук   конкретного  
документа  здійснюється  за  реквізитами  (заголовок,  назва  виду  
документа,  дата прийняття, номер документа, автор документа тощо)  
або за  контекстом (ключовим словом або фразою).  Пошуковий запит  
може мати будь-яку комбінацію реквізитів.  

      Порядок опрацювання та надсилання  вихідних документів  

     215. Вихідні  документи надсилаються адресатам  з використанням  
засобів поштового зв'язку,  електрозв'язку,  а також доставляються  
кур'єрською, фельд'єгерською службою.  

     216. Опрацювання   документів   для   відправлення   поштовим  
зв'язком  здійснюється  службою діловодства установи відповідно до  
Правил надання послуг поштового зв'язку ( 270-2009-п ).  

     217. З   використанням    засобів    електрозв'язку    служба  
діловодства здійснює передачу телеграм,  факсограм,  телефонограм,  
електронних документів  із  застосуванням  електронного  цифрового  
підпису   та   документів  у  сканованій  формі  без  електронного  
цифрового підпису.  

     218. У разі  надсилання факсограм і  документів  у  сканованій  
формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також  
оригінал документа в паперовій формі.  

     Види документів,  інформація  з  яких  передається   каналами  
електрозв'язку,   а   також   необхідність   і  порядок  посилання  
адресатові їх оригіналу в паперовій формі визначаються інструкцією  
установи  з  урахуванням наявних в установі технічних і програмних  
засобів.  

     219. Інформаційні,            телекомунікаційні            та  
інформаційно-телекомунікаційні   системи   повинні   забезпечувати  
захист  від  несанкціонованих  дій,  які   можуть   призвести   до  
випадкових або умисних змін чи знищення інформації.  

     220. Вихідні    документи   опрацьовуються   і   надсилаються  
централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів -  
виконавців або не пізніше наступного робочого дня.  

     221. Не  допускається  надсилання або передача документів  без  
їх реєстрації у службі діловодства.  

     222. Під час  приймання  від  виконавців  вихідних  документів  
працівники служби діловодства зобов'язані перевірити:  

     правильність  оформлення документа (склад і  розміщення в ньому  
всіх реквізитів);  

     наявність  і правильність зазначення адреси;  

     наявність  на документі відмітки про  додатки;  

     наявність  усіх необхідних підписів на  документі  та  додатках  
до нього;  

     наявність  віз  на  відпуску  - копії  вихідного документа,  що  
залишається у справах установи;  

     наявність  і повноту додатків;  

     відповідність  кількості примірників кількості  адресатів.  

     223. На оригіналах  документів,  які підлягають поверненню, на  
верхньому  правому  полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає  
поверненню".  

     224. Документи,  що надсилаються одночасно одному  і  тому  ж  
адресатові,  вкладаються в один конверт (упакування).  На конверті  
проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться  
у конверті.  

     225. Документи,   що  адресуються  постійним   кореспондентам,  
рекомендується  відправляти  у  конвертах  із  зазначенням  адреси  
одержувача   та   відправника,   що   виготовляються   заздалегідь  
машинописним або друкарським способом.  

     226. Документи,  що  доставляються  фельд'єгерською   службою,  
передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.  

     227. Досилання   або   заміна  розісланого   раніше  документа  
здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ,  
або керівника служби діловодства.  

     228. Структурні  підрозділи  та  окремі виконавці  зобов'язані  
передавати вихідні  документи  та  інші  поштові  відправлення  до  
служби  діловодства  у  години,  встановлені для цього інструкцією  
установи.  

    IV. Систематизація  та зберігання документів у  діловодстві  

                   Складення номенклатури справ  

     229. Номенклатура  справ - це обов'язковий для  кожної установи  
систематизований перелік назв (заголовків) справ,  що формуються в  
її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.  

     230. Номенклатура  справ  призначена   для   встановлення   в  
установі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку,  
оперативного пошуку документів за їх змістом і  видом,  визначення  
строків  зберігання  справ  і є основою для складення описів справ  
постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання,  а також  для  
обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.  

     231. В   установі  складаються  номенклатури  справ структурних  
підрозділів (додаток 18) і  зведена  номенклатура  справ  установи  
(додаток 19).  

     Номенклатура  справ  структурного  підрозділу  розробляється не  
пізніше   15   листопада   поточного   року   посадовою    особою,  
відповідальною   за  діловодство  у  структурному  підрозділі,  на  
підставі документів з усіх питань його  діяльності  із  залученням  
фахівців, які працюють в підрозділі.  

     Зведена  номенклатура справ складається службою діловодства на  
основі номенклатур справ структурних підрозділів.  

     Методична  допомога у складенні  номенклатур   справ  надається  
архівом установи.  

     232. Зведена  номенклатура справ установи  схвалюється комісією  
установи з  проведення  експертизи  цінності  документів  (далі  -  
експертна  комісія)  та погоджується експертно-перевірною комісією  
відповідного  державного  архіву  один  раз  на  п'ять  років  або  
невідкладно  у разі зміни форми власності,  структури,  функцій та  
характеру роботи установи,  після чого  затверджується  керівником  
установи.  

     233. Зведена   номенклатура   справ  установи  складається  у  
чотирьох примірниках,  на кожному з яких повинен  бути  заповнений  
гриф   погодження   з   відповідним   державним   архівом.  Перший  
(недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається  
у службі діловодства,  другий використовується службою діловодства  
як робочий,  третій передається до архіву установи, для здійснення  
контролю за   формуванням   справ   у   структурних   підрозділах,  
четвертий - надсилається до державного архіву.  

     Структурні  підрозділи установи отримують  витяги з відповідних  
розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання  
у роботі.  

     234. Зведена  номенклатура справ установи щороку  (не  пізніше  
грудня)  уточнюється  та  вводиться  в  дію  з  1 січня наступного  
календарного року.  

     235. До  номенклатури  справ  включаються  назви   справ,   що  
формуються та відображають усі ділянки роботи,  яка документується  
в установі,  зокрема справи постійних  та  тимчасово  діючих  рад,  
комісій,  комітетів  тощо.  До  номенклатури справ вносяться також  
назви справ, що ведуться лише в електронній формі.  

     236. Графи  номенклатури справ заповнюються  таким чином.  

     У графі  1 проставляється індекс кожної  справи.  Індекс справи  
структурного   підрозділу   складається   з  індексу  структурного  
підрозділу  установи  (за  штатним  розписом  або   класифікатором  
структурних  підрозділів)  та  порядкового  номера  справи в межах  
підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного відділу,  
12  -  порядковий  номер справи,  або 04.1-07,  де 04.1 - індекс  
відділу у складі управління, 07 - порядковий номер справи.  

     За наявності  у справі  томів  (частин)  індекс  ставиться  на  
кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.  

     У графу  2 включаються заголовки справ  (томів, частин).  

     Заголовок  справи  повинен  чітко у  стислій узагальненій формі  
відображати склад і зміст документів справи.  

     Не дозволяється  вживання  в  заголовках  справ   неконкретних  
формулювань  ("різні  матеріали",  "загальне листування",  "вхідна  
кореспонденція",  "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних  
слів і складних синтаксичних зворотів.  

     Під час   формулювання  заголовків  справ  враховуються  такі  
ознаки    формування    справ,    як    номінальна,     авторська,  
кореспондентська,  предметно-питальна,  хронологічна, географічна.  
Документи  формуються  у  справи  на  основі  окремої  ознаки  або  
сполучення ознак.  

     Заголовок  справи  складається з елементів,  що розміщуються у  
такій послідовності:  назва виду справи (листування, журнал, книга  
тощо) чи виду документів у справі (накази,  протоколи, акти тощо);  
автор документів (найменування установи, структурного підрозділу);  
кореспондент   або   адресат   (найменування   установи,  до  якої  
адресовані  або  від  якої  надійшли  документи);  короткий  зміст  
документів  справи  (питання,  з  якого формується справа);  назва  
регіону (території),  з якою  пов'язаний  зміст документа;  дата  
(період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність  
копій документів у справі (у разі потреби).  

     У заголовках  особових  (персональних)  та  інших   справ,  що  
містять   документи  з  одного  питання,  пов'язані  послідовністю  
ведення  процедур   діловодства,   вживається   термін   "справа",  
наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".  

     У заголовках  справ, що містять документи  з одного питання, не  
пов'язані послідовністю ведення процедур  діловодства,  вживається  
термін  "документи",  а  після нього в дужках зазначаються основні  
види документів  справи,  наприклад:  "Документи  (плани,  анкети,  
довідки)  про  проведення  огляду  стану  діловодства  та архівної  
справи у вищих навчальних закладах".