Індивідуальна бесіда як форма ділового спілкування

     Наприклад,  описи справ постійного, тривалого  (понад 10 років)  
зберігання  та  з  кадрових питань (особового складу) структурного  
підрозділу  N  5,  що  обліковуються  за  номенклатурою  справ   і  
розпочаті у   2011  році,  матимуть  такі  номери:  5  П  -  2011;  
5 Т - 2011; 5 ОС - 2011.  

     270. Під час  складання описів справ слід  дотримуватися  таких  
вимог:  кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим  
номером (якщо справа має кілька томів або частин,  кожний том  або  
частина  вносяться  до  опису  під  окремим номером);  графи опису  
оформлюються відповідно до відомостей,  зазначених  на  обкладинці  
(титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ  
підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок  
першої  справи,  а  всі інші однорідні справи позначаються словами  
"те саме",  при цьому інші відомості про справи вносяться до опису  
повністю  (на  кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється  
повністю);  графа опису "Примітка" використовується  для  відміток  
про  особливості  фізичного стану справ,  про передачу справ іншим  
структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність  
копій документів у справі.  

     271. Описи   справ   ведуться  протягом   кількох   років з  
використанням єдиної наскрізної  нумерації.  Справи  кожного  року  
становлять річний розділ опису.  

     272. У   кінці опису робиться підсумковий  запис із зазначенням  
кількості (цифрами і словами) справ,  що обліковуються за  описом,  
перший  і  останній номери справ за описом,  а також обумовлюються  
особливості нумерації справ в описі (літерні та  пропущені  номери  
справ).  У  річний  розділ опису справ вносяться також справи,  не  
завершені протягом календарного року. У таких випадках  у кінці  
річних  розділів  опису  кожного  наступного року,  протягом якого  
справи продовжувались в діловодстві,  зазначається:  "Документи  з  
цього питання див. також у розділі за ______ рік, N _____".  

     273. Опис  справ структурного підрозділу установи підписується  
укладачем із зазначенням його посади,  погоджується  з  керівником  
служби   діловодства   і  затверджується  керівником  структурного  
підрозділу.  За наявності  в  структурному  підрозділі  експертної  
комісії  опис  до  його  затвердження розглядається та схвалюється  
експертною комісією.  

     274. Опис  справ структурного підрозділу  установи  складається  
у  двох примірниках,  один з яких передається разом із справами до  
архіву установи,  а інший залишається як контрольний  примірник  у  
структурному підрозділі.  

     275. На  основі  описів  справ  структурних  підрозділів архів  
установи готує зведені описи справ постійного та тривалого  (понад  
10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).  

    276. Зведений  опис справ постійного зберігання складається у  
чотирьох примірниках,  які  після  схвалення  експертною  комісією  
установи   в   установленому   порядку   подаються  для  схвалення  
експертно-перевірною комісією  відповідного   державного   архіву,  
після  чого  затверджуються  керівником  установи.  Один примірник  
затвердженого опису подається державному архіву.  

     277. Зведені   описи  справ   тривалого   (понад   10   років)  
зберігання складаються у двох примірниках,  схвалюються експертною  
комісією установи і затверджуються її керівником.  

     278. Зведені  описи справ з кадрових питань (особового складу)  
складаються   у   трьох   примірниках,   підписуються   укладачем,  
схвалюються   експертною   комісією   установи,   погоджуються   з  
експертно-перевірною   комісією  відповідного  державного  архіву,  
після чого  затверджуються  керівником  установи.  Один  примірник  
зведеного опису подається державному архіву.  

     279. Установи  зобов'язані  описувати документи  постійного та  
тривалого  (понад  10  років)  зберігання,   з   кадрових   питань  
(особового складу)  через два роки  після завершення  справ у  
діловодстві,  а також передавати документи  постійного  зберігання  
відповідно  до  затверджених  описів  справ до державних архівів в  
установлені законодавством строки.  

                         Оформлення справ  

     280. Оформлення  справи  постійного  і  тривалого  (понад  10  
років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення  
(у разі потреби) внутрішнього опису документів  справи,  наявність  
засвідчувального   напису  справи  про  кількість  аркушів  і  про  
особливості фізичного стану та формування справи,  підшивання  або  
оправлення   справи,  оформлення  обкладинки  (титульного  аркуша)  
справи.  

     281. Документи  тимчасового зберігання,  сформовані  у  справи,  
не   підшиваються,  аркуші  не  нумеруються,  уточнення  елементів  
оформлення  обкладинки  не  проводиться,  за  винятком   первинної  
бухгалтерської документації.  

     282. Справи  з грифом "Для службового користування",  особові  
та  окремі  групи  справ  постійного  зберігання,  назви  яких  не  
повністю   розкривають   зміст   (справи,  що  містять  постанови,  
розпорядження,  накази,  рішення тощо), повинні мати розміщений на  
початку  справи внутрішній опис документів у справі.  Необхідність  
складення внутрішнього опису документів деяких справ  визначається  
інструкцією установи.  

     283. Після   закінчення   діловодного   року  до  написів  на  
обкладинках справ  постійного  і  тривалого  зберігання  вносяться  
необхідні уточнення,  перевіряється відповідність заголовків справ  
на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби  
до  заголовка  справи  додаткові  відомості (проставляються номери  
наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).  

     284. Дата  на  обкладинці  справи  повинна   відповідати  року  
початку і закінчення справи;  у справі,  що має документи за більш  
ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є  
документи за ... роки".  

     285. На  обкладинках   справ,  що  складаються з кількох  томів  
(частин),  проставляються дати  першого і останнього  документів  
кожного тому (частини).  У разі зазначення точної календарної дати  
проставляється число,  місяць і рік.  Число і рік позначаються  
арабськими цифрами, місяць пишеться словом.  

     286. На  обкладинці  справи  проставляється  номер   справи за  
зведеним описом і за погодженням з архівом установи - номер  опису  
і фонду.  

     287. У   разі  зміни  найменування  установи  (її структурного  
підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або  
під   час   передачі   справи   до  іншої  установи  (структурного  
підрозділу) на обкладинці справи  зазначається  нове  найменування  
установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.  

     288. Написи  на  обкладинках  справ  постійного  та тривалого  
(понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним  світлостійким  
чорнилом  або пастою.  Забороняється наклеювання титульного аркуша  
на обкладинку справи.  

                Передача справ до архіву установи  

     289. Справи  постійного  та  тривалого   (понад   10   років)  
зберігання,  з  кадрових  питань (особового складу) через два роки  
після завершення їх  ведення  передаються  до  архіву  установи  в  
упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.  

     Справи  тимчасового  (до  10  років включно)  зберігання можуть  
передаватися до архіву установи за рішенням її керівника.  

     290. Передача  справ  до  архіву  установи  здійснюється   за  
графіком,  погодженим  з  керівниками  структурних  підрозділів  і  
затвердженим керівником установи.  

     291. Якщо  окремі справи  необхідно  залишити  у  структурному  
підрозділі  для  поточної  роботи,  архів установи оформляє видачу  
справ у тимчасове користування.  

     292. Приймання  -   передача   кожної   справи   здійснюється  
працівником  архіву установи в присутності працівника структурного  
підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.  

     293. Справи  постійного  та  тривалого   (понад   10   років)  
зберігання передаються до архіву установи за описами.  

     У кінці   кожного   примірника   опису   працівник  архівного  
підрозділу або особа,  відповідальна за ведення  архіву  установи,  
розписується   у   прийнятті   справ  з  обов'язковим  зазначенням  
кількості (цифрами і словами) переданих справ і  проставляє  дату.  
Один  примірник  опису  повертається структурному підрозділу,  всі  
інші залишаються в архіві установи.  

    294. Справи,  що передаються до архіву установи, повинні бути  
зв'язані належним чином.  

     295. У   разі   ліквідації   або   реорганізації  структурного  
підрозділу  особа,  відповідальна  за  організацію  діловодства  в  
підрозділі,  в  період проведення ліквідаційних заходів формує всі  
документи у  справи,  оформлює  справи  і  передає  їх  до  архіву  
установи   незалежно   від   строків  зберігання.  Передача  справ  
здійснюється за описами справ і номенклатурою.  

     Установи  зобов'язані    забезпечити    зберігання    архівних  
документів  та  передачу документів,  що належать до Національного  
архівного фонду,  після закінчення встановлених граничних  строків  
їх  зберігання  в  архіві  установи  для  постійного зберігання до  
відповідного державного архіву.  
 

                                                       Додаток 1  
                                                     до Інструкції  
                                                       (пункт 18)  

                              ВИМОГИ  
           до оформлення документів, що виготовляються  
                за допомогою друкувальних засобів  
 

     1. Для    друкування     текстів     службових     документів  
використовується  гарнітура Times New Roman,  шрифт розміром 12-14  
друкарських пунктів.  Дозволяється використовувати шрифт  розміром  
8-12   друкарських пунктів для друкування  реквізиту "Прізвище  
виконавця і номер його телефону",  виносок,  пояснювальних написів  
до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.  

     Під час   друкування  заголовків  дозволяється  використовувати  
напівжирний шрифт (прямий або курсив).  

     2. Текст     документів     на     папері     формату      А4  
(210 х 297   міліметрів)  рекомендовано   друкувати   через 1-1,5  
міжрядкового  інтервалу,  а  формату А5 (148 х 210  міліметрів)  -  
через 1 міжрядковий інтервал.  

     Текст документа,  що  подається  для  державної  реєстрації до  
Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з  
використанням  гарнітури  Times  New  Roman  та шрифту розміром 14  
друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.  

     Реквізити  документа (крім тексту),  які  складаються з кількох  
рядків,  друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини  
реквізитів  "Адресат",  "Гриф  затвердження",  "Гриф   погодження"  
відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.  

     Реквізити  документа  відокремлюються   один  від  одного через  
1,5-3 міжрядкових інтервали.  

     3. Назва  виду документа друкується великими літерами.  

     4. Розшифрування  підпису в реквізиті "Підпис"  друкується  на  
рівні останнього рядка назви посади.  

     5. Максимальна   довжина рядка багаторядкових  реквізитів (крім  
реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).  

     Якщо заголовок  до тексту перевищує  150  знаків  (5  рядків),  
його  дозволяється  продовжувати  до  межі правого поля.  Крапка в  
кінці заголовка не ставиться.  

     6. Під час  оформлення  документів  слід  дотримуватися  таких  
відступів від межі лівого поля документа:  

     12,5 міліметра  - для абзаців у тексті;  

     92 міліметри  - для реквізиту "Адресат";  

     104 міліметри  -  для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф  
обмеження доступу до документа";  

     125 міліметрів  -  для  розшифрування  підпису  в   реквізиті  
"Підпис".  

     7. Не  робиться  відступ  від межі лівого  поля для реквізитів  
"Дата документа",  "Заголовок до тексту документа",  "Текст"  (без  
абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і  
номер  його  телефону",  "Відмітка  про  виконання   документа   і  
надсилання  його  до  справи",  найменування  посади  у реквізитах  
"Підпис" та "Гриф погодження",  засвідчувального напису "Згідно  з  
оригіналом",  а  також  слів "СЛУХАЛИ",  "ВИСТУПИЛИ",  "ВИРІШИЛИ",  
"УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".  

     8. За наявності  кількох грифів затвердження  і погодження вони  
розміщуються на одному рівні вертикальними рядками.  Перший гриф -  
від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого  
поля.