Індивідуальна бесіда як форма ділового спілкування

     Термін "документи"  вживається також у  заголовках  справ,  що  
містять  документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта  
або розпорядчого документа установи.  

     У заголовках  справ,  призначених  для групування  документів  
одного  виду,  зазначається  вид  документа  у  множині  та  автор  
документів,  наприклад:  "Протоколи  засідань  колегії   Державної  
архівної служби".  

     У заголовках   справ,  що  містять  листування,  зазначаються  
кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з  
Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису".  

     У заголовках  справ,  що містять листування  з кореспондентами,  
однорідними  за  характером  діяльності,  такі  кореспонденти   не  
перелічуються,   а   зазначається   їх  узагальнене  найменування,  
наприклад:  "Листування  з  органами  місцевого  самоврядування  з  
питань забезпечення соціального захисту населення".  

     У заголовках   справ,   що   містять   листування  з  різними  
кореспондентами,  такі кореспонденти не  зазначаються,  наприклад:  
"Листування  про організацію семінару  з підвищення кваліфікації  
працівників кадрових служб".  

     У заголовках справ,  що містять планово-звітну  документацію,  
зазначається  період (місяць,  квартал,  півріччя,  рік),  в якому  
планується  створення  документів,  або   період   їх   фактичного  
виконання, наприклад:  

     1. План основних  організаційних заходів установи на 2012 рік;  

     2. Звіт   про  використання  бюджетних   коштів  установою  за  
2011 рік.  

     Якщо справа  складається  з   кількох   томів   або   частин,  
формулюється загальний заголовок справи,  а потім у разі потреби -  
заголовок кожної справи.  

     Під час   розміщення   заголовків   справ   у    номенклатурі  
враховується   важливість  документів,  включених  до  справи,  їх  
взаємозв'язок.  На  початку  розміщуються  заголовки  справ   щодо  
документів,  які  надійшли  від органів вищого рівня,  далі - щодо  
організаційно-розпорядчої      документації,       планово-звітної  
документації,  листування, обліково-довідкових видів документів. У  
кожній з цих  груп  документи  також  розміщуються  з  урахуванням  
важливості та строків зберігання.  

     Графа 3  номенклатури  заповнюється  наприкінці  календарного  
року.  

     У графі  4 номенклатури зазначаються строки  зберігання  справ,  
номери статей за переліком документів із строками зберігання.  

     У графі  5 "Відмітка" робляться позначки про перехідні справи;  
про справи,  що ведуться в електронній формі;  про посадових осіб,  
відповідальних  за формування справ;  про передачу справ до архіву  
установи чи інших установ для їх продовження тощо.  

     237. Наприкінці  року  номенклатура  справ   закривається   з  
підсумковим записом про їх кількість.  

                         Формування справ  

     238. Формування  справ - це групування виконаних  документів у  
справи відповідно до номенклатури справ.  

     239. Справи    формуються    в    установі,    як    правило,  
децентралізовано,  тобто в структурних підрозділах.  В установах з  
обсягом документообігу  до  10  тис.  документів  на  рік  можливе  
формування справ у службі діловодства.  

     240. Під   час  формування  справ  слід  дотримуватися  таких  
загальних правил:  вміщувати у справи  тільки  виконані  документи  
відповідно до заголовків справ в номенклатурі;  групувати у справи  
документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком  
перехідних  справ  (ведуться  протягом  кількох  років),  особових  
справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності  
засвідчені в установленому порядку копії документів;  не допускати  
включення до справ  чорнових,  особистих  документів,  розмножених  
копій та документів,  що підлягають поверненню; окремо групувати у  
справи документи постійного і тимчасового зберігання;  за  обсягом  
справа  не  повинна  перевищувати  250  аркушів  (30-40 міліметрів  
завтовшки).  

     241. Документи  групуються у справи  в  хронологічному  та/або  
логічному порядку.  

     242. Положення,   правила,   інструкції   тощо,   затверджені  
розпорядчими  документами,   групуються   разом   із   зазначеними  
документами.  

     243. Накази  (розпорядження)  з  питань  основної  діяльності  
установи,  з  адміністративно-господарських  питань,  з   кадрових  
питань  (особового  складу)  групуються  у різні справи.  Накази з  
кадрових питань (особового складу)  групуються  відповідно  до  їх  
видів та строків зберігання.  

     244. Документи  засідань колегіальних органів  групуються у дві  
справи:  

     протоколи  і документи  до  них  (доповіді,  довідки,  проекти  
рішень тощо);  

     документи  з   організації  засідань  (порядок  денний,  макет  
розміщення, список запрошених тощо).  

     245. Протоколи  засідань  колегіальних  органів   групуються  у  
справи  в  хронологічному  порядку  і  за  номерами.  Документи до  
засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами  
протоколів,  а  в  межах  групи  документів,  що стосуються одного  
протоколу, - за порядком денним засідання.  

     246. Доручення  установ вищого рівня і документи,  пов'язані з  
їх   виконанням,  групуються  у  справи  за  напрямами  діяльності  
установи або за  авторами  ініціативних  документів.  Документи  у  
невеликій  кількості групуються в одну справу.  У справі документи  
систематизуються за датами доручень.  

     247. Затверджені  плани,  звіти, кошториси групуються  у справи  
окремо від проектів цих документів.  

     248. Листування  групується  за  змістом та кореспондентською  
ознакою   і    систематизується    в    хронологічному    порядку:  
документ-відповідь розміщується за документом-запитом.  

     249. Особові    справи    державних   службовців   формуються  
відповідно до Порядку ведення особових справ державних  службовців  
в  органах  виконавчої  влади,  затвердженого  постановою Кабінету  
Міністрів України від 25  травня  1998  р.  N  731  (  731-98-п  )  
(Офіційний вісник України, 1998 р., N 21, ст. 764).  

     250. Розрахунково-платіжні    відомості   (особові   рахунки)  
працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в  
алфавітному  порядку,  а  відомості на виплату з грошей (відомості  
нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця  за  
рік.  

     251. Методичне   керівництво і контроль за  формуванням справ в  
установі  та  її  структурних  підрозділах  здійснюється   службою  
діловодства та архівом установи.  

                Зберігання документів в установах  

     252. Документи   з  часу створення (надходження)  і до передачі  
до архіву установи зберігаються за місцем їх формування.  

     Керівники  структурних  підрозділів   установи  і   працівники,  
відповідальні   за  організацію  діловодства  в  цих  підрозділах,  
зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.  

     253. У   робочих  кімнатах  справи   повинні   зберігатися   у  
вертикальному положенні в шафах,  що закриваються.  Для підвищення  
оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до  
номенклатури  справ.  На  корінцях  обкладинок  справ зазначаються  
індекси за номенклатурою.  

     254. Магнітні  стрічки  та   цифрові   носії   інформації   з  
фонограмами  засідань  колегіального  органу  зберігаються  у його  
секретаря.  На  стрічці  і  коробці  робиться  відмітка  про  дату  
засідання  і час запису.  Секретар колегіального органу відповідає  
за їх зберігання.  

     255. Видача  справ  у  тимчасове   користування   працівникам  
структурних  підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника  
структурного підрозділу,  в якому було  сформовано  справу,  іншим  
установам  -  з  письмового дозволу керівника установи.  На видану  
справу  складається  картка  -  замінник. У картці  зазначаються  
найменування  структурного  підрозділу,  індекс справи,  заголовок  
справи,  дата її  видачі,  особа,  якій  справу  видано,  дата  її  
повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.  

     256. Надання   справ  у тимчасове користування здійснюється не  
більш як на один місяць.  

     257. Вилучення  документів  із  справи  постійного  зберігання  
забороняється.   У   виняткових   випадках   вилучення  документів  
допускається  з  дозволу   керівника   установи   з   обов'язковим  
залишенням у справі засвідчених належним чином копій.  

             V. Порядок підготовки справ до  передачі  
                     для архівного зберігання  

                  Експертиза цінності документів  

     258. Проведення  експертизи  цінності  документів  полягає  у  
всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного  
фонду або вилучення з нього  та  встановлення  строків  зберігання  
документів,  що  не підлягають внесенню до Національного архівного  
фонду.  

     259. Для  організації та  проведення   експертизи   цінності  
документів  в установах (у разі потреби в структурних підрозділах)  
утворюються постійно діючі експертні комісії.  

     260. Експертиза  цінності  документів  проводиться   щороку  в  
структурних    підрозділах    установи    безпосередньо   особами,  
відповідальними за  організацію  діловодства  в  цих  підрозділах,  
разом  з  експертною  комісією  під методичним керівництвом служби  
діловодства та архіву установи.  

     261. Під   час  проведення  експертизи   цінності   документів  
здійснюється  відбір  документів постійного та тривалого (понад 10  
років) зберігання для передачі до архіву установи,  вилучення  для  
знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких  
закінчилися.  

     Вилучення документів для знищення без проведення  попередньої  
експертизи їх цінності забороняється.  

     262. Відбір  документів постійного зберігання  здійснюється на  
підставі типових та відомчих (галузевих) переліків  документів  із  
строками зберігання,  номенклатури справ установи шляхом перегляду  
кожного  аркуша  справи.  Забороняється  відбір   документів   для  
подальшого  зберігання або знищення на підставі заголовків справ в  
описі або номенклатурі справ.  

     263. За  результатами  експертизи   цінності   документів   в  
установі  складаються описи справ постійного,  тривалого (понад 10  
років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про  
вилучення  для  знищення документів,  не внесених до Національного  
архівного фонду (додаток 20).  

     264. Зведені   описи  справ   постійного,   тривалого   (понад  
10 років)  зберігання  та  з кадрових питань (особового складу) та  
акт про  вилучення  для  знищення  документів,  не  віднесених  до  
Національного  архівного фонду,  розглядаються експертною комісією  
установи одночасно.  Такі акти разом з  описами  справ  постійного  
зберігання  та  з  кадрових  питань (особового складу) подаються в  
установленому  порядку  на  розгляд  експертно-перевірної  комісії  
відповідного  державного архіву.  Погоджені акти  затверджуються  
керівником  установи,  після  чого  установа  має  право   знищити  
документи.  

     265. Акт   про вилучення для знищення  документів,  не внесених  
до Національного архівного  фонду,  складається,  як  правило,  на  
справи  всієї  установи.  Якщо  в  акті  зазначено  справи кількох  
структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою  
заголовків справ цього підрозділу.  

                      Складення описів справ  

     266. Опис  справ - архівний довідник,  призначений для обліку  
та  розкриття   змісту   одиниць   зберігання,   одиниць   обліку,  
закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.  

     267. Описи   справ  укладаються окремо  на справи постійного та  
тривалого  (понад  10  років)  зберігання  та  з  кадрових  питань  
(особового складу).  

     На справи  тимчасового  (до  10  років)  зберігання  описи не  
складаються.  У разі ліквідації  чи  реорганізації  установи  такі  
описи складаються обов'язково.  

     268. Описи  справ структурного підрозділу установи складаються  
щороку за  встановленою  формою  (додаток  21)  посадовою  особою,  
відповідальною   за  діловодство  у  структурному  підрозділі,  за  
методичної допомоги архіву установи.  

     269. Номер   опису  справ  структурного  підрозділу   установи  
повинен  складатися з цифрового позначення структурного підрозділу  
за  номенклатурою  справ  з  додаванням  початкової  літери  назви  
категорії  документів,  що включаються до опису,  та чотирьох цифр  
року, в якому розпочато справи, включені до опису.