Індивідуальна бесіда як форма ділового спілкування

     69. Зовнішнє   погодження  проектів  документів  оформляється  
шляхом проставлення на них грифа погодження,  який включає в  себе  
слово "ПОГОДЖЕНО",  найменування посади особи та установи,  з якою  
погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал  
імені),  прізвище  і  дату  або  назву  документа,  що підтверджує  
погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:  

     ПОГОДЖЕНО  

     Міністр  юстиції  

     підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище  

     Дата  

     ПОГОДЖЕНО  

     Протокол  засідання

     Центральної  експертно-перевірної

     комісії  Укрдержархіву  

     Дата               N  

     70. Гриф  погодження ставиться нижче підпису  на лицьовому боці  
останнього аркуша проекту документа.  

     71. У   разі  коли зміст документа  стосується більше ніж трьох  
установ,  складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка  
у документі на місці грифа погодження, наприклад:  

     Аркуш погодження  додається.  

     Аркуш погодження  оформляється за такою формою:  

                                   АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ  
                                   Назва проекту документа  

Найменування посади    підпис   ініціали (ініціал імені), прізвище  

Дата  

     Підпис  посадової особи скріплюється  гербовою печаткою.  

     72. Зовнішнє   погодження   у   разі   потреби,    визначеної  
законодавством, здійснюється в такій послідовності:  

     з установами  однакового рівня та іншими  установами;  

     з громадськими  організаціями;  

     з органами, які здійснюють державний контроль  в певній сфері;  

     з установами  вищого рівня.  

                         Відбиток печатки  

     73. На документах,  що засвідчують права громадян і юридичних  
осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій  
з  матеріальними  цінностями,  підпис  посадової  (відповідальної)  
особи скріплюється гербовою печаткою установи.  

     Перелік інших   документів,   підписи   на   яких   необхідно  
скріплювати гербовою печаткою,  визначається установою на підставі  
нормативно-правових  актів  та  примірного  переліку   документів,  
підписи  на  яких  скріплюються  гербовою печаткою (додаток 7),  в  
інструкції установи.  

     74. Відбиток  печатки, на якій зазначено  найменування установи  
або  її структурного підрозділу (без зображення герба),  ставиться  
також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на  
розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.  

     Відбиток  печатки  ставиться  таким   чином,  щоб він охоплював  
останні кілька літер  найменування  посади  особи,  яка  підписала  
документ,  але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному  
для цього місці з відміткою "МП".  

     75. Наказом  (розпорядженням) керівника установи  визначається  
порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова  
особа,  відповідальна за її  зберігання,  а  також  перелік  осіб,  
підписи яких скріплюються гербовою печаткою.  

            Відмітка про засвідчення копій  документів  

     76. Установа  може засвідчувати копії лише  тих документів,  що  
створюються в ній,  а також  у  випадках,  передбачених  в  абзаці  
другому  цього пункту.  Копія документа виготовляється і видається  
тільки  з  дозволу  керівника  установи,  його   заступників   або  
керівника структурного підрозділу.  

     У разі  підготовки документів для надання  судовим органам, під  
час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу,  навчання,  
засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах  
з установою, а також під час формування особових справ працівників  
установа   може   виготовляти  копії  документів,  виданих  іншими  
установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).  

     Відмітка "Копія"  проставляється на лицьовому  боці у верхньому  
правому кутку першого аркуша документа.  

     77. Напис   про  засвідчення  документа   складається  із  слів  
"Згідно з оригіналом",  найменування  посади,  особистого  підпису  
особи,  яка  засвідчує  копію,  її  ініціалів  (ініціалу імені) та  
прізвища,  дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту  
документа "Підпис", наприклад:

  Згідно з оригіналом  

     Провідний  спеціаліст

     відділу  організації діловодства підпис  ініціали (ініціал

     імені), прізвище  

     Дата  

     Напис про   засвідчення   копії   скріплюється   печаткою  із  
зазначенням  на  ній  найменування   відповідної   установи   (без  
зображення  герба)  або  печаткою  структурного підрозділу (служби  
діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.  

     78. На копіях вихідних  документів,  що залишаються у   справах  
установи   (відпусках),   текст   бланків   не   відтворюється,  а  
зазначається лише дата підписання документа та його  реєстраційний  
індекс,  посада особи,  яка засвідчила копію, її особистий підпис,  
дата  засвідчення  та   відбиток   печатки   служби   діловодства,  
наприклад:  

     Дата, індекс

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________  

Директор                                ініціали (ініціал імені),  
                                        прізвище  

Згідно з оригіналом  

Провідний спеціаліст відділу   підпис   ініціали (ініціал імені),  
організації діловодства                 прізвище  

відбиток печатки служби  
діловодства  

Дата  

     На копіях  вихідних  документів,  що  залишаються   у  справах  
установи  (відпусках),  повинні бути візи посадових осіб,  з якими  
вони погоджені, та візи виконавців.  

     Копія документа  повинна відповідати оригіналу.  

                Відмітки про створення, виконання  
             документа, наявність його в електронній  
                 формі та надходження до установи  

     79. Прізвище  працівника,  який створив документ, і номер його  
службового  телефону  зазначаються  на  лицьовому  боці в нижньому  
лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:  

     Петренко 256 23 29  

     або  

     Петренко  Олена Іванівна 256 23 29  

     У разі  потреби  зазначаються  шифр  друкарки  (складається  з  
перших   літер   імені   та   прізвища),  кількість  віддрукованих  
примірників, дата друкування, наприклад:  

     Іваненко 452 85 98  

     ДН 3 16.03.2011  

     80. Після завершення  роботи  з документом   проставляється  
відмітка  про  його  виконання.  Відмітка  про виконання документа  
свідчить про те,  що роботу над документом завершено і його  можна  
долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер  
справи,  посилання на дату і реєстраційний індекс документа,  який  
засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо  
документ не потребує  письмової  відповіді,  зазначаються  короткі  
відомості   про  виконання.  Підпис  і  дату  відмітки  проставляє  
працівник,  який  створив  документ,  або  керівник   структурного  
підрозділу.  Зазначений  реквізит проставляється від руки у лівому  
кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:  

До справи N 03-10                  До справи N 05-19  

Лист-відповідь від 20.05.2011      Питання вирішено позитивно під  
N 03-10/01/802                     час телефонної розмови  
                                   04.03.2011  

посада, підпис, ініціали           посада, підпис, ініціали  
(ініціал імені), прізвище          (ініціал імені), прізвище  
21.05.2011                         05.03.2011  

     81. Відмітка  про  наявність  копії   документа  в  електронній  
формі  містить  повне  ім'я  файлу  і  його місце зберігання,  код  
оператора та інші пошукові дані.  Відмітка ставиться на  лицьовому  
боці  у центрі нижнього поля першого аркуша документа,  наприклад:  
c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc  

     82. Відмітка   про   надходження   документа   до    установи  
проставляється від руки  або за допомогою штампа,  автоматичного  
нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого  
аркуша  оригіналу  документа.  Елементами  зазначеного реквізиту є  
скорочене   найменування   установи   -   одержувача    документа,  
реєстраційний  індекс,  дата  (у  разі потреби - година і хвилини)  
надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи  
реєстрації    зазначена   інформація   наноситься   за   допомогою  
штрих-коду.  

     Якщо кореспонденція  не розкривається відповідно до пункту 150  
цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється  
на конвертах (упакуваннях).  

     У разі  надходження   зброшурованих   документів   разом   із  
супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.  

     У разі   коли   установа   -  автор   документа  подає  службі  
діловодства документ разом з його копією,  на копії документа,  що  
повертається   установі   -   авторові,   реєстраційний  штамп  не  
проставляється.  

                  Запис про державну реєстрацію  

     83. Запис    про    державну    реєстрацію    робиться     на  
нормативно-правових актах установ, включених до Єдиного державного  
реєстру нормативно-правових актів у відповідних органах юстиції  в  
установленому законодавством порядку.  

     На першій  сторінці нормативно-правового акта  для проставлення  
відмітки про  державну  реєстрацію  повинне  бути   вільне   місце  
(60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера  акта  
чи після грифа затвердження.  

                Складення деяких видів документів  

                      Накази (розпорядження)  

     84. Накази    (розпорядження)    видаються     як     рішення  
організаційно-розпорядчого  чи нормативно-правового характеру.  За  
змістом управлінської  дії  накази  видаються з основних  питань  
діяльності  установи,  адміністративно-господарських  або кадрових  
питань.  

     85. Проекти  наказів  (розпоряджень)  з   основної  діяльності,  
адміністративно-господарських   питань   готуються   і   подаються  
структурними підрозділами за дорученням керівника установи  чи  за  
власною ініціативою.  

     Проекти  наказів  (розпоряджень)  з кадрових  питань (особового  
складу) (про прийняття на роботу,  звільнення,  надання відпустки,  
відрядження  тощо)  готує  кадрова  служба  на підставі доповідних  
записок  керівників  структурних  підрозділів,  заяв  працівників,  
трудових договорів та інших документів.  

     86. Проекти   наказів  (розпоряджень)  з   основної діяльності,  
адміністративно-господарських питань та додатки до  них візуються  
працівником,   який   створив  документ,  керівником  структурного  
підрозділу,  в  якому  його  створено,  посадовими  особами,   які  
визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в  
ньому,  керівником служби діловодства,  керівником  або  посадовою  
особою  структурного  підрозділу з питань запобігання та виявлення  
корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ.  

     87. Проекти   наказів   (розпоряджень)   з   кадрових   питань  
(особового складу)  візуються працівником кадрової служби,  який  
створив документ,  та його керівником,  а також залежно від  видів  
наказів  -  посадовими  особами  структурного  підрозділу з питань  
запобігання та виявлення корупції,  бухгалтерської служби,  іншими  
посадовими особами, яких стосується документ.  

     88. Структурним   підрозділом   з   юридичного   забезпечення  
обов'язково візуються за наявності  усіх  необхідних  віз  проекти  
наказів нормативно-правового характеру,  а також накази з кадрових  
питань  (особового складу)  та   з   інших   питань,   визначених  
інструкцією установи.  

     Проекти  наказів  (розпоряджень),  що надаються  для підписання  
керівникові установи,  візуються його  заступником  відповідно  до  
розподілу функціональних обов'язків.  

     У разі  необхідності  проведення оцінки  змісту та доцільності  
видання наказу (розпорядження)  здійснюється  зовнішнє  погодження  
проекту документа з іншими заінтересованими установами.  

     Якщо в   процесі  погодження до проекту  наказу (розпорядження)  
вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.  

     89. Накази (розпорядження)  підписуються керівником  установи,  
а  у  разі  його відсутності - посадовою особою,  яка виконує його  
обов'язки.