Індивідуальна бесіда як форма ділового спілкування

     ініціює та бере участь в організації підвищення  кваліфікації  
працівників установи з питань діловодства;  

     засвідчує  гербовою печаткою документи,  підписані керівництвом  
установи.  

     7. На служби  діловодства центральних органів  виконавчої влади  
покладається підготовка типових інструкцій з діловодства,  типових  
(примірних)  номенклатур справ для однорідних   за   характером  
діяльності підприємств, установ, організацій, що належать до сфери  
їх  управління,  відомчих  (галузевих)  переліків  документів   із  
зазначенням  строків  зберігання та погодження таких документів із  
центральним органом виконавчої влади у  сфері  архівної  справи  і  
діловодства.  

     8. Організація   діловодства в структурних підрозділах  установ  
покладається на спеціально призначену для цього особу.  

           II. Документування управлінської  інформації  

             Загальні вимоги до створення  документів  

     9. Документування   управлінської   інформації   полягає    у  
створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених  
правил інформація про управлінські дії.  

     10. Право  на створення,  підписання, погодження, затвердження  
документів    визначається   актами   законодавства,   положеннями  
(статутами)  установ,  положеннями про структурні  підрозділи  і  
посадовими інструкціями.  

     11. В    установах    визначається   сукупність   документів,  
передбачених  номенклатурою  справ,  необхідних  і  достатніх  для  
документування інформації про їх діяльність.  

     З питань,  що  становлять  взаємний  інтерес  і  належать  до  
компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.  

     12. Вибір  виду  документа,  призначеного  для  документування  
управлінської   інформації   (розпорядження,  постанова,  рішення,  
протокол   тощо),   зумовлюється   правовим   статусом   установи,  
компетенцією  посадової особи та порядком прийняття управлінського  
рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).  

     13. Документ повинен   відповідати  положенням  актів   органів  
державної  влади,  органів  влади  Автономної  Республіки  Крим та  
спрямовуватись на виконання установою покладених на неї завдань  і  
функцій.  

     14. Класи  управлінської   документації  визначаються згідно  з  
Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).  

     Одним із класів  управлінської  документації,  що  забезпечує  
організацію   процесів   управління,   є  організаційно-розпорядча  
документація.  Реквізити організаційно-розпорядчої документації та  
порядок  їх  розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована  
система   організаційно-розпорядчої   документації.   Вимоги    до  
оформлювання документів" ( v0055609-03 ) (далі - ДСТУ 4163-2003).  

     15. Документ  повинен   містити  обов'язкові  для певного  його  
виду реквізити,  що розміщуються в установленому порядку,  а саме:  
найменування  установи  -  автора документа,  назву виду документа  
(крім листів),  дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до  
тексту, текст, підпис.  

     Під час    підготовки   та   оформлення   документів   можуть  
застосовуватись не тільки обов'язкові,  а  також  інші  реквізити,  
якщо   це   відповідає  призначенню  документа  або  способу  його  
опрацювання.  

     16. З  метою   підвищення   ефективності   та   оперативності  
організації  роботи  з  документами  однакові за змістом документи  
можуть бути уніфіковані шляхом  розроблення  трафаретних  текстів,  
які  включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм  
документів установи.  

     17. Установи   здійснюють   діловодство   державною    мовою.  
Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених  
законодавством про мови в Україні.  

     Документи, які надсилаються  іноземним адресатам, оформлюються  
українською  мовою  або  мовою держави-адресата,  або однією з мов  
міжнародного спілкування.  

     18. Оформлення документів,  що  виготовляються  за  допомогою  
друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених  
у додатку 1.  

     Окремі внутрішні  документи (заяви,  пояснювальні  та доповідні  
записки  тощо),  авторами  яких  є посадові та інші фізичні особи,  
дозволяється оформлювати рукописним способом.  

                        Бланки документів  

     19. Організаційно-розпорядчі   документи   оформлюються    на  
бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.  

     Для виготовлення   бланків   використовуються  аркуші  паперу  
формату А4 (210 х 297 міліметрів)  та  А5 (210 х 148  міліметрів).  
Дозволено використовувати         бланки         формату        А3  
(297 х 420 міліметрів)  -  для оформлення  документів  у вигляді  
таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).  

     Бланки документів  повинні мати такі поля (міліметрів):  

     30 - ліве;  

     10 - праве;  

     20 - верхнє та нижнє.  

     Бланки кожного виду  виготовляються  на  основі кутового або  
поздовжнього   розміщення    реквізитів.    Реквізити    заголовка  
розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту  
однаково віддалені  від  меж  зони  розташування  реквізитів)  або  
прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони  
розташування реквізитів) способом.  

     20. В установах використовують  такі бланки документів:  

     загальний бланк для  створення різних  видів  документів  (без  
зазначення у    бланку   назви   виду   документа)   (додаток   2)  
( 1242а-2011-п );  

     бланки  для листів (додатки 3 і 4) ( 1242а-2011-п );  

     бланк конкретного   виду  документа  (із зазначенням  на бланку  
назви виду документа) (додаток 5) ( 1242а-2011-п ).  

     Виготовлення  бланків      конкретних     видів     документів  
допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.  

     21. Установи  розробляють   бланки   документів   структурних  
підрозділів  або  бланки  документів  посадової особи у тому разі,  
коли керівник підрозділу чи посадова особа мають право підписувати  
документи  в  межах  їх  повноважень,  зазначених у пункті 52 цієї  
Інструкції.  

     22. Установи,  що ведуть листування з   постійними  іноземними  
кореспондентами,   можуть   виготовляти   бланки,  реквізити  яких  
зазначаються двома  мовами:  ліворуч  -  українською,  праворуч  -  
іноземною.  Державний  Герб  України та Герб Автономної Республіки  
Крим на таких бланках  проставляються  у  центрі  верхнього  поля.  
Бланки,   що   містять   реквізити,   викладені  іноземною  мовою,  
використовувати в межах України не рекомендується.  

     23. Бланки  документів  повинні   виготовлятися   друкарським  
способом   на  білому  папері  високої  якості  фарбами  насичених  
кольорів.  

     Залежно від  характеру   діяльності  установи  за  рішенням  її  
керівника бланки можуть виготовлятись  за  допомогою  комп'ютерної  
техніки.  

     24. Види бланків,  що  використовуються в установі, та  порядок  
їх обліку визначаються інструкцією установи.  

     Обов'язковому обліку  підлягають пронумеровані бланки.  

     Порядкові номери  проставляються нумератором,  друкарським  або  
іншим  способом  на  нижньому  полі  зворотного боку бланка або на  
лівому полі лицьового боку бланка.  

     Рішення про   необхідність   обліку   бланків,   виготовлених  
установою  за  допомогою  комп'ютерної  техніки,  приймає керівник  
установи. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання  
та використання бланків,  визначаються керівником установи, про що  
видається розпорядчий документ.  

     25. Деякі  внутрішні  документи (заяви працівників,  доповідні  
записки,  довідки тощо) та документи,  що  створюються  від  імені  
кількох установ, оформлюються не на бланках.  

                 Оформлення реквізитів документів  

     26. Під  час  підготовки  організаційно-розпорядчих документів  
працівники установ   оформляють    їх    з    урахуванням    вимог  
ДСТУ 4163-2003 ( v0055609-03 ).  

               Зображення Державного Герба  України  

     27. Зображення   Державного  Герба України розміщується  на  
бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради  України  
від  19  лютого  1992  р.  N  2137-XII  ( 2137-12, 2137а-12 ) "Про  
Державний  герб  України",  Герба  Автономної  Республіки  Крим  -  
відповідно  до нормативно-правових актів Верховної Ради Автономної  
Республіки Крим.  

     Зображення Державного   Герба   України,   Герба   Автономної  
Республіки  Крим  розміщується  на верхньому полі бланка з кутовим  
розташуванням реквізитів над серединою найменування установи, а на  
бланках   із   поздовжнім  розташуванням  реквізитів  -  у  центрі  
верхнього поля.  Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина -  
12 міліметрів.  

                               Коди  

     28. Код   установи  проставляється  згідно  з Єдиним державним  
реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).  

     На бланках для листів  зазначений  код розміщується  після  
реквізиту "Довідкові дані про установу".  

     29. Код   форми документа (за наявності)  розміщується згідно з  
ДКУД вище назви виду документа.  

     Рішення  щодо необхідності  фіксування  коду  форми  документа  
приймає керівник установи окремо щодо кожного виду документа.  

                      Найменування установи  

     30. Найменування   установи   -   автора   документа  повинне  
відповідати найменуванню,  зазначеному в положенні  (статуті)  про  
неї.  Скорочене найменування установи вживається у разі, коли воно  
офіційно   зафіксовано   в   зазначених   документах.    Скорочене  
найменування  розміщується  (у  дужках  або без них) нижче повного  
окремим рядком у центрі документа.  

     Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому  
вигляді,  а  у  разі відсутності офіційно визначеного скорочення -  
повністю.  На бланках установи,  яка  має  подвійне  або  потрійне  
підпорядкування,  зазначаються  найменування  усіх  установ вищого  
рівня.  

     На бланку  установи,  яка  одночасно   підпорядкована  місцевій  
державній адміністрації і міністерству (іншому центральному органу  
виконавчої    влади),     розміщується     тільки     найменування  
держадміністрації.  

     Найменування філії,  територіального відділення, структурного  
підрозділу  установи  зазначається  тоді,  коли  вони  є  авторами  
документа, і розміщується нижче найменування установи.  

                   Довідкові дані про установу  

     31. Довідкові   дані  про  установу  містять:  поштову адресу,  
номери телефонів,  телефаксів,  телексів, рахунків у банку, адресу  
електронної   пошти   тощо.   Довідкові  дані  розміщуються  нижче  
найменування установи або структурного підрозділу.  

     Реквізити  поштової    адреси     зазначаються     в     такій  
послідовності -  назва  вулиці,  номер  будинку,  назва населеного  
пункту, району, області, поштовий індекс.  

                       Назва виду документа  

     32. Назва  виду документа (наказ,  рішення,  доповідна записка  
тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним  
способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.  

                          Дата документа  

     33. Датою   документа  є  відповідно  дата  його   підписання,  
затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається  
арабськими цифрами в один  рядок  у  такій  послідовності:  число,  
місяць,  рік.  Дата  оформляється  цифровим  або словесно-цифровим  
способом.  У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць  
проставляються  двома  парами  цифр,  розділеними  крапкою;  рік -  
чотирма  цифрами,  крапка  наприкінці  не  ставиться.   Наприклад:  
02.03.2011.  

     У текстах   нормативно-правових  актів  та  посиланнях на них і  
документах,   що   містять   відомості   фінансового    характеру,  
застосовується   словесно-цифровий   спосіб   зазначення   дат   з  
проставлянням нуля в позначенні дня місяця,  якщо він містить одну  
цифру,  наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово  
"рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р.