Внутренняя и внешняя среда организации

Опрос работников – еще  один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить  с целью получения информации от руководителей и рабочих по многим вопросам:

1) четко ли доказаны  до них цели их деятельности;

2) с какими потенциальными  или реальными проблемами они  сталкиваются или могут столкнуться;

3) получают ли они точную  и своевременную информацию, необходимую  им для работы;

4) открыт ли их руководитель  для предложений;

5) информированы ли они  об изменениях, которые отразятся  на их работе.

СИСТЕМЫ СБОРА ПРЕДЛОЖЕНИЙ. Системы сбора предложений разработанные  с целью облегчения поступления  информации наверх. Все работники  получают при этом возможность генерировать идеи, которые касаются совершенствования  любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем – снижение тенденции  фильтрации или игнорирования идей на пути снизу наверх.

Чаще всего такая система  реализуется в варианте шкатулок для предложений, куда работники  фирмы могут анонимно подавать свои предложения. К сожалению, этот вариант  не слишком эффективен, потому что  часто отсутствующий механизм подтверждения  факта рассмотрения предложений, как  и стимулирование работников, чьи  предложения пошли организации  на пользу. Программы, которые обеспечивают такое стимулирование и имеют  механизм, который объясняет, почему и или другая идея внедряется, позволяют  работникам понять причины принятия или отказа от их предложений. Кроме  того, у работников есть шанс получить денежное вознаграждение.

Систему сбора предложений  можно создать и по-другому. Организация  может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники  получают возможность анонимно звонить  и задавать вопрос о назначении и  продвижении в должности. Иногда на линии работают менеджеры, которые  сразу отвечают на вопрос. Ответы направляются или непосредственно работникам (если вопрос не анонимен), или печатаются в информационном бюллетене фирмы.

Другой вариант системы  обратной связи предусматривает  создание группы руководителей и  рядовых работников, которые встречаются  и обсуждают вопросы, которые  представляют взаимный интерес. Еще  один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по совершенствованиям, а также возможных или существующих проблем, которые отображаются на их работе.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ БЮЛЛЕТЕНИ, публикации и видеозаписи организации. Относительно большие организации, как правило, выдают ежемесячные  бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут  входить статьи с обзором предложений  по поводу управления, на темы здравоохранения  работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые  намечены предложить потребителям вскоре, подборка «работник месяца», ответа руководства на вопрос рядовых сотрудников.

Технология видеозаписи  дала в руки организаций еще одно средство формирования информационных каналов. Английская фирма «Бритиш  Петролеум» раз в квартал выпускает  видеогазету с названием «Трубопровод». Эта газета освещает главные события  в жизни компании, которая действует  во многих странах мира, ее рассылают  всем филиалам и на суда танкерного флота. Видеоленты компания использует даже для того, чтобы ознакомить своих работников на реорганизации.

Фирма «Ай Би Эм» также  использует видеоленты. Обычно они  сопровождают печатные материалы. В  одной из видеопрограмм финансовый директор разъясняет финансовые достижения своего отделения за прошлый год. Лента дополнена годовым отчетом, опубликованным в информационном бюллетене  фирмы. Печатный материал представляет возможность оценить данные, а  видео лента позволяет работникам фирмы составить собственное  представление о стиле и особенностях руководителей, которые возглавляют  компанию.

СОВРЕМЕННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ. Последние достижения в  области информационной технологии могут способствовать совершенствованию  обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное влияние на информацию, что  руководители, вспомогательный персонал и работники рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно  неисчерпаемый поток телефонных разговоров. Кроме того электронная  почта – эффективное средство связи между людьми, которые находятся  в разных конторах, разных городах  и даже в разных штатах и странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений  разным людям, а затем позвонить  и получить ответы на исходные сообщения. В ходе видеоконференций люди, которые  находятся в разных местах, в том  числе и в разных странах, обсуждают  всяческие проблемы, глядя друг другу  в лицо.

 

Тема 8. Управленческие решения  в системе менеджмента

Вопросы:

1.    Содержание и виды управленческих решений.

2.    Процесс принятия управленческих решений.

3.    Методы принятия управленческих решений.

4.    Условия эффективности УР.

5.    Организация и контроль исполнения решений.

6.     Модели принятия решений.  

 

1. Содержание и виды  управленческих решений

Принятие управления это творческий процесс, состоящий из нескольких этапов: То есть как принимаются управленческие решения. Нужно обдумать, а потом  принимать.

Стадии данного процесса:

-  выработка и постановка цели

-  изучить проблему

-  определить критерии эффективности и возможные последствия, выбрать и обосновать критерии эффективности.

-  рассмотреть варианты решений

-  выбор и окончательное формулирование решения

-  принятие решения

-  доведение до исполнителя

- контроль за выполнением решения.

Управленческие решения – это выбор альтернативы (акт, направленный на разрешение какой либо проблемной ситуации).

Немаловажным являются условия, в  которых принимаются управленческие решения, и решения принимаются  в условиях:

- Определенности.

- Неопределенности.      

Решения принимаемые в условиях определенности – условия известны всех альтернатив

Неопределенности – менеджер может  определить вероятность успеха для  каждой         из предлагаемых альтернатив             

Классификация управленческих решений по признакам:

-       по сроку действия (долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные)

-       по частоте принятия (одноразовые или повторяющиеся)

-       по широте охвата (общие – для всех сотрудников, узко специализированные)

-       по форме подготовки (единоличные, групповые, коллективные)

-       по сложности (простые и сложные)

-       по жесткости регламентации (контурные – приблизительно обозначают схему действия подчиненного и дают им, широкий простор для выбора в приемах и методах их осуществления, структурированные – решения представляющие жесткое регламентирование действий подчиненных, инициатива с их стороны может проявляться только при решении второстепенных вопросов, алгоритмические - решения предельно жестко регламентируют действия подчиненных и инициатива их полностью исключается)

Но в системе управления организации  еще бывают другие решения:

-       организационные решения – выбор, который принимается руководителем, цель организационного решения дать возможность выполнять решения. (они бывают: запрограммированные – число возможных альтернатив ограничено и выбор делается в пределах направлений заданных организаций, незапрограммированные – решения сопряженные с внутренними и внешними факторами или неизвестными – нр. Улучшить качество продукции, вопросы совершенствования организационной структуры, и это нужно корректировать)

-       интуитивные решения

-       рациональное решение (не зависят от прошлого опыта и обосновываются с помощью объективного аналитического процесса)

-       Но чаще всего встречаются организационные решения. 

 

2. Процесс принятия управленческих  решений

Проходит ряд стадий принятия, которые  зависят от менеджера. Менеджер должен понимать сильные и слабые стороны, должен выбрать самый лучший вариант.

Поэтому процесс принятия УР состоит из следующих этапов:

Постановка проблемы: менеджер должен проанализировать проблемную ситуацию, дать и сделать предварительную формулировку критериев решения.

Выявление ограничение  и определение альтернатив – эти ограничения влияют на правильность принятия правильного решения. ПО этому нужно определить источник и суть ограничений и наметить возможные альтернативы устраняющие причины проблемы

Принятие решения - разрабатываются альтернативные решения, отбираются важные альтернативы с благоприятными последствиями

Реализация решений – происходит доведение решения до исполнителя. Ценность решения в том, что оно осуществлено

Контроль за реализацией – выявляются отклонения, вносятся поправки которые помогут реализовать его полностью, устанавливается обратная связь между подчиненными и руководителем.

Для американского менеджмента  характерен индивидуализм принятия решения (именно единоначальник, в оплате труда, в позициях лидерства). Американский стиль это ориентир на будущее  – все ориентировано на потребителя  и его запросы и вкусы. Важной чертой американского менеджмента  – индивидуальный подход к каждому  менеджеру. Поэтому большая роль отводится к самоорганизации (обучение, повышение квалификации). Философия  – цели работника должны совпадать  с целями фирмы. Такой подход обусловил  принцип: - управляющий должен знать  в лицо каждого работника. Политика вложения капиталов. Карьерный рост идет быстрее.

Для японского менеджмента характерно принятие общественных решений, коллективные.

3. Методы принятия управленческих  решений.

Все методы объединяются в три большие  группы:

-       неформальные методы

-       коллективные методы

-       количественные методы

Неформальные методы – основаны на аналитических способностях лиц принимающих УР. То есть это совокупность логических приемов и методик выбора оптимальных решений руководителем путем теоретического сравнения альтернатив основанного на опыте и знаний. Но интуиция иногда подводит.

Коллективные методы – решения  промаются в коллективе. При этом решении важным является определение  круга лиц участников этой процедуры (руководители и исполнители) Главными критериями является: профессионализм, компетентностью, коммуникабельность, способность решать творческие задания. Коллективные формы: собрания.

Коллективные методы принятия УР:

- мозговой штурм или мозговая  атака (создается обстановка максимально  благоприятная для свободного  генерирования идей. Запрещается  опровергать или критиковать  идею, все идеи записываются и  потом анализируются специалистами.

- метод Дельфы (многотуровая процедура  анкетирования, в несколько туров,  после каждого тура все данные  анкетирования дорабатываются, сообщаются  экспертам, и каждый эксперт  ставить оценку напротив каждой  анкеты. После стабилизации оценки - После оценки опрос прекращается  и выводится правильно скорректированное  решение.

- Японский метод принятия решения  - «Кингисе». Его суть – на  рассмотрение выводится проект  новшества, далее он передается  для обсуждения лицами по списку  составленному руководителем, далее  – каждый из списка рассматривает  проект и дает свои замечания  в письменном виде, после этого  проводится совещание, и, как  правило, на это совещание приглашаются  лица мнение которых не понятно  руководителю. Далее привлекают  экспертов, которые выбирают свое  решение в соответствии с индивидуальными  предпочтениями, а если они не  совпадают, то возникает вектор  предпочтений, который определяют  с помощью одного из следующих  принципов:

·      Принцип большинства голосов

·      Принцип диктатора

·      Принцип «КУРНО» (когда коалиции в группе нет, группа едина, и предлагается число решений равное числу экспертов, сколько экспертов столько и решений)

·      Принцип «Паретто» - когда эксперты объединены в одну коалицию, то принимается мнение большинства

·      Принцип «ЭДЖВОРТА» - когда группа состоит из нескольких коалиций, каждой из которых не выгодно менять решения, тогда они примут решение самое оптимальное не нанося ущербу каждой коалиции, то есть учтя все.

Количественный методы принятия УР в их основе лежит научно практический подход, предполагающий выбор оптимальных  решений путем обработки больших  массивов информации. Это основывается на информатике, прогнозировании, моделировании, теории игр, имитационные модели.