Внутренняя и внешняя среда организации

Если практическая деятельность приводит к достижению поставленных целей, то эта деятельность считается  эффективной также, как эффективным  является управление, в результате которого эти цели были достигнуты.

Следует однако отметить, что  в процессе применения системного анализа  возникает ряд сложных и до конца не решенных проблем, в том  числе: 1. Большая размерность задач  анализа, 2. Неопределенность изучаемых  процессов и явлений, 3. Несоразмерность  используемых в анализе показателей  и величин, 4. Отсутствие универсального критерия предпочтительности, 5. Влияние  фактора времени, 6. Субъективизм оценок участников анализа. Сложность этих проблем настолько велика, что  иногда их называют «проклятиями» системного анализа.

Как технические, так и  социально-экономические системы  управляются людьми. Однако наряду с общими принципами и методами управления ими существуют специфические особенности  формирования и реализации управляющих  воздействий на те и другие системы. В технических системах, сложность  которых может быть очень высокой, команды управления, поступающие  на исполнительные механизмы, выполняются  с высокой степенью надежности. Поэтому  их поведение однозначно и вполне предсказуемо. Что касается социально-экономических  систем, то присутствие в них людей  в значительной степени усложняет  управление такими системами. Далеко не все люди дисциплинированны и  ответственны. Или уровень их квалификации недостаточен для того, чтобы решать стоящие перед ними задачи. Поэтому  они не всегда качественно выполняют  поступающие к ним команды  управления. Эти особенности приводят к тому, что точно предсказать  результаты управляющих воздействий  на ту или иную социально-экономическую  систему достаточно сложно. Что касается экономических последствий неэффективного управления социально-экономическими системами, то они могут быть весьма значительными. Поэтому на менеджерах лежит особая ответственность за качество и эффективность управления такими системами.

 

Тема 6. Информационное обеспечение менеджмента.

Вопросы:

1.    Основные характеристики информации

2.    Характерные особенности процесса обработки управленческой информации:  

 

1. Основные характеристики информации

Обратимся теперь к информационной сущности управления. Информация (от лат. information - разъяснение, осведомление, изложение) – одна из важнейших составляющих, характеризующих окружающий нас мир. Не зря сказано – кто владеет информацией, тот владеет миром. Она отражает свойства материального объекта и неотделима от него. Вместе с тем она сама обладает свойствами материи: ее можно записать, уничтожить, передать как собщение из одной системы в другую и т.д. Это единственный вид ресурса, который не только не истощается в ходе развития человечества, а постоянно увеличивается, совершествуется, способствует эфективному использованию других ресурсов и возникновению новых.

Информационные ресурсы  играют все более важную роль в  развитии общества и занимают все  больший удельный вес в общем  количестве потребляемых ресурсов. Достаточно сказать, что за последние 30 лет ежегодный  прирост информационных ресурсов в  мире возрос более чем в 15 раз. И  единственным средством, позволяющим  справиться с такими огромными потоками информации, является постоянно возрастающая скорость ее обработки, которая в  оптических вычислительных машинах  уже достигает миллиардов операций в секунду.

Обычно под информацией  понимают упорядоченое сообщение о  процессах и явлениях, происходящих в мире, совокупность каких-либо знаний, кото-рые характеризуют тот или  иной объект. Нередко понятия «данные» и «информация» употребляются как синонимы. Вместе с тем под данными можно понимать исходные сведения об изучаемом объекте или явлении, а под информацией – результат обработки этих данных.

В научной литературе существует много определений информации, что  свидетельствует о большой сложности  и неоднозначности этого понятия. Так, например, Н. Винер дает следующее  ее определение: «Количество информации в системе есть мера организованности системы, точно также как энтропия системы есть мера дезорганизованности  системы, одно равно другому с  обратным знаком». По Шеннону информация трактуется как коммуникация и связь, в процессе которой устраняется неопределенность (энтропия), как передача разнообразия изучаемого объекта (Эшби), как меру сложности различных структур (Моль) или как вероятность выбора того или иного варианта (Яглом). Более развернутое определение информации встречается у Кнорринга В.И.: «это совокупность сведений об изменениях, совершившихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом».

Роль информации в управлении огромна, так как она есть ни что  иное, как предмет, средство и продукт  управленческого труда. Поэтому  без информации процесс управления становится невозможен.

Основные требования, предъявляемые  к управленческой информации, - ее надежность (достоверность), своевременность, адресность, возможность многократного использования. Для качественного управления необходимо иметь оптимальное количество информации. Ее недостаток не дает возможности составить полное представление об объекте управления, а избыток приводит к удорожанию и замедлению процессов накопления, хранения и обработки информации, что в конечном счете может привести к ошибкам в управлении.

В управлении используется внешняя, внутренняя, входная, первичная (исходная) и вторичная информация, полученная в результате обработки  исходной информации.

Очень важно не допускать  появления дезинформации в управлении, так как ее последствия могут  быть крайне негативными.

Не менее важно, чтобы  управленческая информация была действительно  полезной для организации, достоверной  и не допускала разных ее толкований.

Искажения информации могут  быть как случайными, так и преднамеренными. Чем больше промежуточных звеньев, через которые проходит информация в процессе ее передачи и обработки, тем большие ее искажения возникают. Основными причинами искажения  управленческой информации являются:

- некомпетентность и/или  недобросовестность работников  организации,

- ограниченность времени,  отводимого на подготовку информации,

- влияние времени поступления  информации на ее оценку. Это  значит, что на более близкое  сообщение или событие обращается  большее внимание и оно фиксируется в сознании более сильно, чем более отдаленное (такое явление называется ошибкой перспективы),

- эмоциональное напряжение (страх, радость, гнев и т.д.),

- желание произвести более  благоприятное впечатление на  начальство. 

 

2. Характерные особенности процесса обработки управленческой информации:

1.    необходимость выполнения этого процесса в жестко ограниченные сроки;

2.    исходная информация должна подвергаться многократной обработке с тем, чтобы учесть все требования ее потребителей;

3.    исходные данные и результаты расчетов должны храниться в управляемой системе достаточно длительное время.

Типичными информационными  проблемами организаций являются:

- дублирование информации, отсутствие релевантной (существенной) информации,

- отсутствие однозначного  распределения ответственности  за предоставляемую информации,

- несвоевременность предоставления  информации,

- возможность утраты информации,

- необходимость уточнения  уже полученной информации.

Решение этих проблем производится в рамках такого важного направления  теории и практики менеджмента, которое  называется информационным менеджментом.

Очевидно, что без применения современной компьютерной техники  решить проблемы информационного обеспечения  управления и выполнить все требования, предъявляемые к управленческой информации, невозможно. 

Весьма перспективным  направлением современного менеджмента  является менеджмент потока работ, в  котором информация рассматривается  как один из факторов производства, наряду с тремя другими. В рамках этого направления разрабатываются компьютерные программы для электронного планирования и управления бизнес-процессами, позволяющие резко повысить эффективность управления. В качестве примера можно привести данные о результатах его внедрения на заводе по производству персональных компьютеров компании IBM (штат Техас, США):

цикл изготовления продукции  сократился с 7,5 до 1,5 суток,

номенклатура выпускаемой  продукции расширилась с 19 до 85 видов, срок разработки новой продукции  уменьшился с двух лет до 8 мес.,

число сотрудников уменьшилось  с 1100 до 423 человек.

В последние годы в информационном менеджменте возникло такое новое  направление его развития, которое  называется информационной логистикой. Под этим понимается обеспечение  пользователей релевантной (важной, существенной) информацией и координация  информационных потоков по всей логистической  цепи их движения на всех иерархических  уровнях управления. 

Глобальным прорывом в  информационном обеспечении деятельности всего человечества явилось создание сети Интернет.

В Казахстане рынок клиентов этой сети развивается очень быстрыми темпами. Поставлена задача создания в республике «электронного правительства». В результате в сети Интернет появятся сайты различных министерств и ведомств, на которых будет размещаться информация об их деятельности, а население страны получит возможность работать с ними в режиме «Вопросы и ответы».

Возможности, предоставляемые  глобальными телекоммуникационными  системами, позволили реализовать  на практике концепцию виртуального предприятия. Примером виртуального продукта, произведенного на виртуальном предприятии, является автомобиль японской фирмы «Тойота», который изготавливается за 72 часа по индивидуальному заказу клиента, сделанному через сеть Интернет. К началу 1997 года в мире было создано более ста тысяч таких предприятий, на которых работало более 3 миллионов человек в режиме гибкого рабочего времени или с правом работать у себя дома. В последующие годы число виртуальных предприятий быстро увеличивается. Таким образом в практике менеджмента возник принципиально новый тип организации управленческого труда – безофисное предприятие.

Эффективное управление большими и малыми коллективами людей невозможно без глубокого понимания психологической сущности управления. Поэтому современная теория управления особое внимание уделяет человеку, его роли и приоритету в деятельности организаций. Каждый человек – существо биосоциальное. Он обладает не только своими индивидуальными психологическими, интеллектуальными и эмоциональными особенностями, но и отражает типичные черты того социума, к которому он принадлежит. В психологии давно ведется дискуссия о том, что определяет человека как личность – его врожденные психологические особенности или влияние окружающего его мира. Ежедневно, попадая в разные ситуации, ему приходится играть разные роли, быть то холериком, то флегматиком, сангвиником или меланхоликом, интровертом или экстравертом в разных их сочетаниях. Многие свои решения человек принимает на бессознательном, интуитивном уровне и часто не может объяснить – почему он принял именно это решение, а не другое. Поэтому современная наука и весь опыт человеческого общения учат избегать стереотипов в оценке поведения людей. Гораздо более важно стремиться в управлении к полному раскрытию человеческого потенциала, творческой инициативы людей, свободы личности и социальной ответственности.

Огромную роль в этом играет самоуправление в трудовых коллективах. Еще в советское время предпринимались  попытки практической реализации этого  подхода к управлению. Начавшийся в период перестройки процесс  демократизации общества проявился  и на уровне организаций, в которых  создавались Советы трудовых коллективов - СТК. Для того времени это было действительно революционным шагом, так как трудовым коллективам  было предоставлено право участия  в управлении организациями через  своих представителей в СТК. Наглядным  примером высокой эффективности  самоуправления может служить межотраслевой  научно-технический комплекс “Микрохирургия глаза”, созданный академиком С.Н. Федоровым. Совершенствование планирования и  организации деятельности комплекса, материального стимулирования труда  персонала, нацеленного на прямую зависимость  оплаты труда от конечных результатов, привело к двукратному росту  производительности труда хирургов и существенному снижению накладных  расходов. 

Весьма многообещающим направление  современного менеджмента является само-менеджмент, в котором в качестве объекта управления выступает сам  человек. Каждый человек – это  личность, и в каждом человеке скрыты огромные резервы, раскрыть которые  может только сам человек. Как  писал В. Гете, “В глубине человека заложена творческая сила, которая  способна создать то, что должно быть, которая не даст нам покоя  и отдыха, пока мы не выразим, не воплотим это вне нас тем или иным способом”. Окружение человека может  способствовать, или наоборот, препятствовать его развитию. Поэтому он должен осознанно подходить к выбору своего окружения.

Если в качестве объекта  управления рассматривать жизнь  человека, то можно говорить о менеджменте  жизни, как стержневом направлении  современного менеджмента [ Акопов В.С. и др., 1999]. Оно охватывает процедуры  и технологии управления человеком  своей собственной жизнью и вовлечение в «ближний круг» тех людей, которые  могут стать его друзьями или  коллегами. В такой постановке кардинально  меняются критерии успеха управления организациями и работающими в них людьми. Максимизация прибыли, рост объемов продаж, увеличение заработной платы и т.п. должны быть дополнены требованиями к всестороннему развитию персонала, самореализации работников, их самоидентификации, определению их роли и места в обществе. 

В развитии этого направления  большую роль играют методы самовоспитания, самосовершенствования личности, аутотренинга. Эффективными методами стимуляции развития собственной личности считаются: метод  положительного подкрепления, когда  человек подбадривает, хвалит себя за достигнутые успехи; метод разумного  самопринуждения, вырабатывающий у  человека привычку, а затем и потребность  делать то, что не всегда хочется; метод  самоанализа (самонаблюдения), который  позволяет вести постоянный контроль за своим поведением и др.