Внутренняя и внешняя среда организации

Тема 5. Внутренняя и внешняя среда организации

Вопросы:

1. Системный подход  к управлению

2. Внутренние и  внешние переменные организации  

 

1. Системный подход  к управлению

Системный подход – это  особая методология исследования и  познания сложных объектов, состоящая  в рассмотрении и восприятии их как  многокомпонентных систем, состоящих  из совокупности взаимосвязанных и  взаимодействующих частей и элементов, влияющих на результаты функционирования и использования изучаемых объектов (Райзберг, 2003).

Ключевым принципом, на котором  базируется системный подход, является принцип эмерджентности. Согласно этому  принципу система обладает свойствами, отличающимися от свойств частей и элементов, составляющих систему. Их совместное согласованное взаимодействие приводит к появлению синергетического эффекта – такого эффекта, который  не может быть получен простым  сложением результатов действия частей и элементов, составляющих систему. Синергетический эффект не проявляется  и в тех ситуациях, когда отсутствует  согласованность действий частей и  элементов системы. Данное обстоятельство является главным фактором, объясняющим  необходимость применения системного подхода в различных сферах человеческой деятельности.

Довольно часто понятия  «системный подход» и «комплексный подход» употребляются как синонимы. Однако между ними есть существенное различие, так как первое определение  характеризует целевую направленность, упорядоченность и организованность, тогда как второе – взаимосвязанность, взаимообусловленность и разносторонность.

Понятие «система» является ключевым в системном подходе. Существует много определений этого понятия, дополняющих друг друга. Одно из таких  определений представляет систему, как некоторую целостность, состоящую  из совокупности связанных друг с  другом частей и элементов, совместно  действующих для достижения поставленной цели.

Основные типы систем: естественно-физические, технические, технологические, организационные, логические, биологические, социально-экономические.

Следует различать такие  понятия, как «система», «большая система» и «сложная система». В первом случае говорится об объекте, обладающем системными свойствами, во втором существенным признаком  системы является ее масштаб и  число входящих в нее элементов, а в третьем – наличие в  системе разнородных и взаимосвязанных  элементов, выполняющих разные функции.

По степени связи с  внешней средой системы могут  быть открытыми и закрытыми. Открытые системы характеризуются интенсивным  обменом веществом, энергией и информацией  с внешней средой, а в закрытых системах этот обмен существенно  ограничен или вообще невозможен.

Границы системы могут  быть естественными или искусственными, устанавливаемыми ее исследователями.  

Крупномасштабные социально-экономические  системы характеризуются следующими признаками: целостность, взаимообусловленность  функционирования частей, масштабность и сложность, адаптивность, автоматизм, стохастичность, динамизм, способность  к развитию.

С позиций системной методологии  есть нечто общее между промышленным предприятием, торговой фирмой, регионом, государством, мировой экономикой и  т.д. И этим общим оказывается  то, что каждый из этих объектов является системой. Поэтому для описания и  управления этими системами могут  использоваться общие принципы и  подходы, объединенные в общую теорию систем. Эта теория рассматривает  любую управляемую систему не изолированно, а во взаимосвязи с  окружающей средой, с которой происходит непрерывный обмен материальными, трудовыми, финансовыми, информационными  ресурсами. Управляемая система  адаптируется к изменениям окружающей среды, постоянно меняет свое поведение  и структуру, реагируя и подстраиваясь  к этим изменениям. 

Через вход и выход системы  осуществляется ее связь с окружающей средой посредством обмена различными видами. Под воздействием внутреннего  управления на внутреннюю структуру  системы выполняются процессы ее функционирования и развития. В результате ресурсы, поступающие в систему  из внешней среды, преобразуются  в другие виды ресурсов, представляющие конечный продукт деятельности системы  и поступающие во внешнюю среду.  

 

2. Внутренние и  внешние переменные

Внутреннее управление выполняется  путем реализации управленческих операций – законченных и целесообразных действий, направленных на решение  конкретной задачи технического, организационного или социального характера. Каждая такая операция выполняется в  соответствии с установленными правилами, действующими инструкциями и увязывается  с предыдущими и последующими операциями управленческого цикла. Выполнение управленческих операций во времени и пространстве представляет собой процесс управления.

При последовательном способе  выполнения управленческих операций каждая последующая операция начинается после  завершения предыдущей. При параллельном способе операции выполняются одновременно, а при параллельно-последовательном одни операции выполняются последовательно, а другие параллельно.

Любая сложная проблема также  может рассматриваться как система. Поэтому к ее решению может  быть применена методология системного анализа, под которым понимается совокупность научных принципов, методов  и практических приемов решения  сложных технических, научных, экономических, социальных и политических проблем  с применением системного подхода.

Основными принципами системного анализа являются: системность, комплексность, целенаправленность, многовариантность, оптимальность, динамичность, стохастичность и разделение ответственности за принятые решения. 

С помощью методов системного анализа можно проводить структуризацию сложных проблем и больших  систем, а также декомпозицию глобальных целей на более простые их составляющие. Одним из таких методов является метод «дерева целей», предусматривающий  построение структурной иерархически организованной модели решения сложной  проблемы по достижению поставленной цели. На более высоких уровнях этой модели располагаются цели общего характера, которые конкретизируются и уточняются по мере перехода к низким уровням модели. При этом последовательная структуризация решаемой проблемы выполняется по схеме: цели - подцели - задачи - подзадачи - решения.  

Процесс формирования целей  называется целеполаганием. Обычно этому  процессу предшествует этап составления  сценария. В нем описывается будущее  поведение и состояние системы, которые увязываются с наиболее вероятными изменениями условий  внешней среды.

Цель представляет собой  желаемое состояние или желаемый результат деятельности системы. Существуют три основных категории целей  управления системами: стабилизации, развития и обновления.

Цели стабилизации направлены на сохранение системы, обеспечение  ее устойчивости, поддержание достигнутого ее состояния.

Цели развития заключаются  в изменении системы, создании новых  ее частей и элементов, достижении новых  желаемых ее состояний.

Цели обновления предусматривают  создание принципиально новой, более  прогрессивной системы на основе существующей или вместо нее путем  ликвидации прежней системы), выполняющей  более эффективно и качественно  те же или другие, более важные и  необходимые функции.

Более детальная классификация  видов целей предусматривает  следующую их градацию (Вачугов, 2003):

1.    По источникам возникновения: внешние и внутренние;

2.    По степени сложности: простые и сложные;

3.    По степени важности: стратегические и тактические (оперативные и операционные);

4.    По сроку действия: долгосрочные (свыше 5 лет), среднесрочные (от года до 5 лет), краткосрочные (до одного года);

5.    По содержанию: технологические, экономические, производственные, административные, маркетинговые, научно-технические, социальные;

6.    По приоритетности: необходимые, желательные, возможные;

7.    По направленности: на конечный результат, на осуществление той или иной деятельности, на достижение определенного состояния объекта;

8.    По форме выражения: количественные и качественные;

9.    По особенностям взаимодействия: безразличные (индифферентные) по отношению друг к другу, конкурирующие, дополняющие (комплиментарные), исключающие (антагонистические), совпадающие (идентичные);

10. По уровню: миссия (предназначение), общеорганизационные и специфические  цели.

Степень важности целей характеризуется  их приоритетностью, а упорядочивание целей по их приоритетности – ранжированием. В результате ранжирования устанавливается  определенная иерархия целей, в которой  цели более высокого уровня являются приоритетными по отношению к  целям нижних уровней. Большинство  целей, входящих в эту иерархию, являются одновременно средством достижения других целей.

Поставленные цели должны быть конкретными, измеримыми, реальными, гибкими, признанными персоналом, проверяемыми и непротиворечивыми.

Пути достижения поставленных целей могут быть самыми разными, требующими разных сроков и объемов  необходимых ресурсов. Поэтому в  процессе проведения системного анализа  важно учитывать как временные, так и ресурсные ограничения.

На этапе постановки задачи анализируются состояния, в которых  находится и должна находиться система  в будущем, определяются конечные цели (стабилизации, развития или обновления), на которые следует ориентироваться  в процессе проведения анализа, устанавливаются  ресурсные и временные ограничения, накладываемые на область допустимых решений задачи. При этом следует  учитывать принципиальную разницу  между задачами анализа существующей системы и создания (синтеза) новой  системы.

На втором этапе выполняется  структурный анализ внутренней среды  системы, то есть устанавливается состав ее подсистем, частей и элементов, выявляются взаимосвязи и взаимодействия между  ними, определяются выполняемые функции, оценивается рациональность и эффективность  как самой структуры, так и  существующих в ней взаимосвязей и взаимодействий.

На третьем этапе проводится анализ взаимосвязей и взаимодействий системы с окружающей средой, т.е. природными, экономическими, социальными, рыночными и властными структурами, оказывающими влияние или тех, которые  могут оказать влияние на систему. При этом оценивается насколько  они способствуют или, наоборот, препятствуют деятельности системы, являются ли они  существенными для нее и необходимыми.

После этого выполняется  разработка сценариев функционирования, развития или обновления системы, прогнозируются возможные состояния окружающей среды в будущем, намечаются программы  действий, направленных на достижение поставленной цели, оцениваются ожидаемые  последствия реализации намеченных сценариев.

Конечным результатом  системного анализа являются сформулированные выводы и рекомендации, которые представляются на рассмотрение и утверждение лицам, принимающим окончательное решение.

Как правило, такое решение  не может быть принято сразу в  силу большой сложности проблемы и необходимости внесения различных  корректировок в результаты, полученные в процессе выполнения системного анализа. Поэтому в схему системного анализа  включены процедуры согласования, с  помощью которых, используя каналы обратных связей, удается прийти к  окончательным выводам о путях  решения рассматриваемой проблемы.

В ходе системного анализа  в качестве инструмента исследования широко используются модели изучаемых  объектов, процессов и явлений. Модель – это аналог действительности, создаваемый с целью проведения различных исследований, которые  не могут быть выполнены в реальной жизни. Существует широкий спектр различных  типов моделей, начиная от словесных  и кончая имитационными компьютерными  моделями. Главным требованием, предъявляемым  к модели, независимо от ее типа, является их адекватность реальной действительности.

Успешность практической реализации разработанной модели во многом зависит от правильности выбора критерия предпочтения альтернативных вариантов достижения поставленной цели и ограничений на область  возможных вариантов решения  рассматриваемой проблемы. В анализе экономических систем применяются следующие типы критериев:

1) критерии «стоимость-эффективность» (по-другому, «затраты-результаты»), основанные на сравнении стоимостной  оценки затрат с ожидаемыми  результатами,

2) «элиминирующие критерии»,  с помощью которых устанавливаются  желаемый диапазон значений важнейших  характеристик системы и исключаются  все варианты решений, не попадающие  в этот диапазон,

3) «взвешивающие критерии»,  позволяющие оценивать относительную  важность (рейтинг) основных характеристик  системы.

Применяемые для анализа  критерии должны отвечать требованиям  их представительности, чувствительности и простоты. Обычно оптимальным считается  решение, обеспечивающее достижение поставленной цели с минимальными затратами необходимых  для этого ресурсов. При наличии  нескольких целей формулируются  многокритериальные задачи оптимизации, для решения которых применяются  специальные методы и приемы.