Разработка организационной структуры службы управления персоналом

При возникновении необходимости  найма нового сотрудника руководитель подразделения сообщает об этом начальнику ОТЗиК, а тот в свою очередь  – работнику, занимающемуся  подбором персонала.

Недостаток, таким образом, организованной работы состоит в том, что не оговаривается  четкое задание на вакансию (кроме  установленных должностными инструкциями требований), и поэтому должного отбора не происходит и ответственный  за процедуру подбора персонала работник при поиске ориентируется только на требования, установленные в должностных инструкциях.

После получения информации о новой  вакансии, сотрудник ОТЗиК размещает  объявление в СМИ. В качестве СМИ  на заводе используют печатные издания, специализирующиеся на трудоустройстве: "Требуются", "Работа для Вас", "Приглашаем на работу".

На предприятии не практикуется активный поиск персонала, т.е. работник службы управления персоналом не просматривает  объявления в СМИ и, следовательно, поиск персонала зависит только от кандидатов, которые сами откликнулись на объявление. Это значительно ограничивает возможности поиска и сужает круг претендентов. Более того, значительно затягивается весь процесс поиска подходящего работника из-за пассивного ожидания их отклика на объявление.

Далее работник ОТЗиК назначает  собеседование всем кандидатам, откликнувшимся на объявление о вакансии и подходящим с точки зрения формальных требований. Перед собеседованием ответственный  за подбор персонала сотрудник дает кандидатам заполнить анкету, на данные которой ориентируются следующие задействованные в процедуре отбора персонала сотрудники завода.

С помощью анкеты получают следующие  сведения:

1. Фамилия, имя, отчество (Ф.И.О.) кандидата.
2. Данные о дате и месте рождения, гражданство.
3. Место прописки.
4. Образование.
5. Стаж трудовой деятельности.

Собеседование о приеме на работу проходит в 3 этапа:

1. С кандидатом проводиться беседа на соответствие его квалификации на претендуемую должность непосредственно начальником ОТЗиК;
2. Собеседование с руководителем того структурного подразделения, где возникла вакансия;
3. Директор предприятия принимает окончательное решение.

Таким образом, функции ответственного за подбор персонала работника ограничиваются лишь размещением объявления о вакансии и назначении собеседования с начальником ОТЗиК.

На первом этом этапе выясняется профессиональная пригодность кандидатов и оговаривается оплата труда. Общая  информация о деятельности предприятия  предоставляется в основном в  том случае, если кандидат сам этим поинтересуется.

На втором этапе руководитель структурного подразделения знакомит кандидатов с должностью и обязанностями, которые  она предполагает. Руководитель уточняет все интересующие его вопросы  относительно теоретической и практической подготовки кандидатов и выбирает наиболее подходящего для его подразделения кандидата.

Затем, для окончательного решения  проводится третье собеседование –  собеседование с директором филиала  ОАО "МПОВТ" "Завод печатных плат", который и принимает окончательное решение.

Следует отметить, что принятые этапы  сильно затягивают всю процедуру  подбора и найма персонала (особенно специалистов и руководителей). Весь процесс может составлять около 1 месяца. За такой срок выбранный  кандидат часто принимает другие предложения по работе и работник службы управления персоналом вынужден или рассматривать ранее выбранных соискателей или снова давать новое объявление о вакансии.

Вывод. На предприятии действуют во многом неэффективные правила работы службы управления персоналом, многие из которых были разработаны очень давно и на сегодняшний день требуют своей доработки. На наш взгляд необходимо предложить следующие пути совершенствования:

1. Разделение функций отдела труда, заработной платы и кадров путем выделения самостоятельного подразделения ("Бюро оценки, подготовки и развития персонала").
2. Разработка наиболее эффективной процедуры подбора персонала.
3. Разработка положения об адаптации.

 

 

 

3. Пути совершенствования  работы службы управления персоналом  филиала ОАО "МПОВТ" "Завод печатных плат"

 

3.1 Формирование отдельного  подразделения по работе с  персоналом предприятия

 

Анализ производственно-хозяйственной  деятельности в целом всего предприятия  и отдела труда, заработной платы  и кадров в частности показал, что, несмотря на положительную тенденцию последнего года, на заводе существует ряд проблем, которые необходимо решать для поддержания роста основных технико-экономических показателей. В ходе анализа было установлено, что в филиале ОАО "МПОВТ" "Завод печатных плат" управлению персоналом уделяется недостаточно внимания. Об этом свидетельствует прежде всего довольно высокая текучесть персонала, особенно такой категории работников как специалисты. Еще одним отрицательным фактором является также средний возраст работников завода, который составил в 2004, 2005, 2006 гг. соответственно – 51, 48, 46 лет.

Как уже было сказано в предыдущем разделе, на отдел труда, заработной платы и кадров (ООТЗиК) филиала  ОАО "МПОВТ" "Завод печатных плат" возложены все функции по организации и планированию труда и заработной платы, по тарифно-экономической работе, по организации нормирования труда, кадров и подготовки кадров. Практически не ведется работа по следующим направлениям деятельности в управлении персоналом:

• отбор персонала;
• адаптация персонала;
• оценка персонала;
• трудовые перемещения персонала (работа с резервом, планирование карьеры).

Мы считаем необходимым пересмотреть роль службы управления персоналом на заводе.

В первую очередь  предлагается сформировать отдельное подразделение по работе с персоналом. Для этого необходимо:

1. Предоставить службе по управлению персоналом больше реальных прав, самостоятельности в решении текущих проблем.
2. Расширить, обновить основные функции кадровой службы, сделав упор на аналитические, организаторские, воспитательные, правовые функции.
3. Определить состав планируемого отдела.
4. Повысить квалификацию работников созданной службы управления персоналом.

Формирование отдельного подразделения управления персоналом на наш взгляд должно происходить в следующей последовательности:

1. Определение цели, задач и выделение функций по управлению персоналом и передачу их планируемому подразделению.
2. Организационное оформление отдела управления персоналом.

Цель создания подразделения: содействие в увеличении индивидуального вклада каждого работника в достижение целей филиала ОАО "МПОВТ" "Завод печатных плат" на основе постоянного развития и максимально полного задействования делового потенциала персонала.

Определим основные задачи, которые  должна решать новая служба:

1. Участие в разработке и реализации целей и стратегии управления персоналом.
2. Разработка и реализация комплекса планов и программ по работе с кадрами.
3. Формирование и закрепление в организации работников требуемых специальностей и квалификации на основе применения научных методов прогнозирования и планирования потребности в кадрах, решения комплекса задач, связанных с удовлетворением каждого работника условиями, характером и содержанием труда.
4. Улучшение качественного состава исполнительских кадров, специалистов и руководителей, создание условий, стимулирующих рост профессиональной компетенции всего персонала.
5. Формирование и подготовка резерва кадров для выдвижения на вышестоящие должности на основе планирования карьеры, развертывания системы непрерывной подготовки персонала с использованием практики оценок, переподготовки, повышения квалификации и стажировки.
6. Достижение максимальной эффективности труда работников всех уровней на основе рационализации структур и штатов, укрепления дисциплины труда и реализации гибкой политики материального стимулирования.
7. Выявление причин и поиск путей устранения конфликтов, создание и укрепление благоприятного социально-психологического климата в коллективе.
8. Оптимизация форм участия трудящихся в управлении организацией, – обеспечение удовлетворительных отношений с профсоюзами и другими формами представительства трудящихся.
9. Внедрение научной методологии профотбора и профориентации в целях активизации деятельности вновь принимаемых работников, сокращения сроков их адаптации. Организация взаимодействия с профильными учебными заведениями.
10. Обеспечение соблюдения норм трудового права в работе с персоналом.
11. Создание условий для утверждения здорового образа жизни персонала с целью повышения его производственной отдачи.
12. Совершенствование процессов управления персоналом на основе внедрения научных методов, передовых технологий кадровой работы, стандартизации и унификации кадровой документации, применения технических средств.

В соответствии с основными задачами новое подразделение будет выполнять  следующие основные функции:

1. Разработка единой кадровой политики и осуществление её через повседневную кадровую работу.
2. Прогнозирование перспективной и определение текущей потребности в кадрах, источников её удовлетворения.
3. Содействие успешной адаптации новых работников в коллективе.
4. Анализ имеющегося кадрового состава, планирование профессионально-должностного продвижения работников.
5. Организация изучения профессиональных, деловых и моральных качеств работников на основе объективной оценки при широком использовании различных методов, а также проведение аттестации руководителей и специалистов.
6. Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов работы с ним, разработка схемы замещения.
7. Осуществление непрерывного образования руководителей и специалистов, организация подготовки, переподготовки, повышения квалификации рабочих.
8. Участие в разработке мотивационной системы эффективного стимулирования работников в соответствии с их трудовым вкладом.
9. Принятие мер по укреплению трудовой дисциплины, обеспечению социального равновесия, предупреждению трудовых конфликтов.
10. Содействие проведению мероприятий воспитательного характера, поддержке лучших традиций коллектива.
11. Организация учёбы, проведение различных исследований, оказывание методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом.
12. Визирование проектов документов, касающиеся персонала.
13. Организация эффективной системы персонального учёта, обработка поступающей кадровой информации.
14. Осуществление оформления кадровых документов в установленные сроки и обеспечение их сохранность.
15. Подготовка приказов, распоряжений, материалов, отчётов, справок, докладов, предложений по кадровым вопросам.
16. Предоставление необходимых документов для назначений пенсий, пособий работникам и их семьям в органы социальной защиты.
17. Предоставление всех видов статистической отчётности по работе с кадрами, справок, отзывов, характеристик по запросам соответствующих организаций и работников предприятия.

Организационное оформление службы управления персоналом:

1. Определение места в организационной структуре завода.

На данном предприятии мы считаем  целесообразным не выделять новое подразделение  из структуры отдела труда, заработной платы и кадров (ОТЗиК), а сделать  его подчиненным непосредственно  начальнику ОТЗиК. Это будет способствовать наиболее эффективной работе новой службы, так как позволит тесно взаимодействовать с подразделениями, отвечающими за организацию планирования и нормирования труда и заработной платы.

2. Формулировка названия отдела.
3. Изменение названия "Бюро нормирования труда, организации заработной платы, кадров и подготовки кадров" в "Бюро нормирования труда и организации заработной платы".
4. Исходя из цели, задач и функций нового подразделения мы предлагаем следующее название: "Бюро оценки, подготовки и развития персонала".
5. Определение состава сотрудников бюро.

В новое подразделение (бюро оценки, подготовки и развития персонала) целесообразно  перевести двух сотрудников из "Бюро нормирования труда и заработной платы, кадров и подготовки кадров", выполняющих кадровую работу на предприятии. В связи с этим мы предлагаем руководству завода повысить квалификацию этих работников, направив их на курсы или тренинги менеджеров по персоналу.

Преобразованная структура ОТЗиК представлена в  виде схемы (см. рис. 3.1).

 

Рис. 3.1 Преобразованная структура ОТЗиК

 

3.2 Совершенствование  процедуры подбора персонала

 

Результаты анализа показали, что  система подбора персонала на филиале ОАО "МПОВТ" "Завод печатных плат" имеет следующие недостатки:

1. Функции работника, занимающегося подбором персонала, ограничены лишь действиями по формированию объявления о вакансии и назначению собеседования кандидатам с начальником ОТЗиК.
2. Процедура поиска новых сотрудников носит пассивный характер.
3. Не разработан порядок формирования задания на подбор: требования оговариваются устно и кратко согласно должностным инструкциям; не учитываются требования к личным качествам кандидатов.
4. Долгий процесс принятия решений вследствие прохождения кандидатами трех этапов собеседования.