Проект управленческих решений по совершенствованию коммуникационных процессов в некоммерческой организации

1. Регулярные опросы среди сотрудников. Опрос -  главный  способ  для  фирмы  предотвратить  отрыв   руководства  от реальной жизни. При  всей  кажущейся  простоте  в  проведении  опроса,  как   свидетельствует опыт, имеется ряд "подводных камней", которые  необходимо обязательно учитывать: должна быть гарантирована анонимность ответов; хотя участие в опросах дело добровольное, необходимо  побеспокоиться о том,  чтобы  процент  охвата  был  максимальный,  порядка 90%  от  всех  работающих,  а также о том, чтобы ответы были  честны и с критическим настроем; в  опросах  должна  быть  система:   постоянная   периодичность (например, раз в два года или ежегодно). По  итогам  опроса  должны  быть  приняты  серьезные  меры  по   соответствующему изменению в необходимую сторону негативного индекса настроений.
2. Программа «Говори!». В  рамках  этой  программы   каждый   сотрудник   может  написать анонимную  жалобу  и  направить  ее  в  ту  инстанцию,   которая  отвечает  за  решение данной  проблемы.  По  принятому  регламенту,  ответ  на  любую  жалобу  дается  в десятидневный  срок.   Благодаря   анонимности,  которая  обеспечивается  участием  в программе  специального  координатора  от  отдела  кадров,  рядовые   служащие  безбоязненно прибегают к такой возможности. Эффективной она будет в том случае, если она встречает серьезную поддержку и контроль соблюдения регламента со стороны руководства.
3. Программа "открытых  дверей".  Она  предусматривает,  что  любой   сотрудник  может лично обратиться к руководителю любого  ранга,  пока не получит удовлетворяющий его ответ. 
4. «Ящик предложений» поможет собирать идеи по совершенствованию процессов коммуникации.

В-третьих, необходимо целенаправленное формирование организационной культуры. Это позволит улучшить коммуникации, в частности преодолеть имеющиеся барьеры между руководством и сотрудниками. Организационная культура - это система убеждений, норм поведения, установок и ценностей, которые являются теми неписаными правилами, определяющими, как должны работать и вести себя люди в данной организации. При этом речь идет об убеждениях и ценностях, которые в большей или в меньшей степени разделяются подавляющим большинством членов организации.

Развитая организационная культура способствует  формированию  среди  сотрудников  атмосферы  «единой  команды»,  укреплению  веры  в  свои  силы  и  достижения  успеха   компании, поддержанию  оптимизма  в  отношении  ее  будущего,  что  позволяет  создавать «бесконфликтную  среду»,  повысить  эффективность  работы,   привлекать   новых квалификационных специалистов и удерживать  имеющихся.

Для того чтобы задать нормы поведения и понятия об адекватном поведении сотрудников необходимо выработать миссию организации и довести ее до каждого сотрудника, разработать корпоративные стандарты и кодекс библиотекаря. Значение заложенных в эти документы корпоративных ценностей и норм очень велико. Они задают общие направления движения, показывают влияние деятельности отдельного коллектива или сотрудника на престиж библиотечной системы, отражают требования к профессиональным и личным качествам сотрудников.

Ориентируясь на мотивацию персонала, а не на администрирование, нужно избирать формы поощрения исходя из задач организационного развития и творческого потенциала сотрудников. Для этого можно использовать проведение различных конкурсов: на лучшее предложение по улучшению работы, на звание «лучшего библиотекаря месяца» и т.д. Разработка и внедрение фирменного стиля будет способствовать объединению команды по признаку принадлежности к чему-то конкретному.

Опрос показал, что сотрудникам не хватает совместных  корпоративных мероприятий.

 

3. Оценка эффективности проектных мероприятий

 

Улучшение коммуникационных процессов должно найти свое отражение в повышении эффективности работы предприятия в целом.

Оценка эффективности является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности разрабатываемых проектов и плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа её совершенствования. При оценке эффективности могут быть использованы показатели, которые могут оцениваться как количественно, так и качественно.

 Для оценки эффективности предложенных мероприятий используем метод экспертной оценки. Пяти экспертам их разных отделов было предложено оценить степень улучшения положения организации по основным показателям деятельности после реализации проекта управленческих решений по совершенствованию коммуникационных процессов.

Для оценки были выбраны следующие показатели: увеличение посещаемости, увеличение количества читателей, увеличение читаемости, снижение текучести кадров и увеличение доли привлеченных средств.

Определяем весовые коэффициенты экспертным путем на основе ранжирования значимости параметров. (1- наиболее значимый параметр. 2-менее и т.д. в порядке убывания значимости параметра). Экспертные оценки сводятся в таблицу ранжирования (Таблица 10).

 

 

 

Таблица 10 – Таблица ранжирования

Параметры	Оценка значимости товара
	Номер эксперта
	1	2	3	4	5
Увеличение посещаемости	1	2	1	1	3	8
Увеличение количества читателей	3	4	2	4	4	17
Увеличение показателя книговыдачи	2	3	3	3	2	13
Снижение текучести кадров	5	5	5	5	5	23
Увеличение доли привлеченных средств	4	1	4	2	1	12

 

 

Согласованность мнений экспертов определяется по значению коэффициента  конкордации W:

,                                                                           (2)

где

i-номер параметра.

j- номер эксперта:

n- количество параметров;

m- количество экспертов;

- ранг i-го параметра по мнению j-ro эксперта.

При этом должно соблюдаться условие:

0£W£1                                                                                                          (3)

Мнения экспертов считаются согласованными, если W³0,52. В нашем случае W=0,55, показатель удовлетворяет требованиям.

Весовые коэффициенты параметров рассчитываются по формуле

                                                                                         (4)

при этом ,

0£ £1                                                                                                         (5)

Сводим результаты в Таблицу 11.

 

 

 

Таблица 11 - Оценка эффективности

№	Параметры товара	Весовой коэффициент	Значение параметров
			Базовая оценка	Оценка современного состояния	Прогноз экспертов
1.	Увеличение посещаемости	0,29	5	3	4,6
2	Увеличение количества читателей	0,17	5	3	4,2
3	Увеличение показателя книговыдачи	0,22	5	3	4,6
4	Снижение текучести кадров	0,09	5	3	3,6
5	Увеличение доли привлеченных средств	0,24	5	3	3,8
Показатель эффективности				0,6	0,9

 

 

В качестве базовой оценки взяты желаемые показатели деятельности организации.

Коэффициент эффективности определяем по формуле:

,                                                                                                  (1)

где , - значение i-го параметра товара, взятого за базу сравнения ( ) и исследуемого товара ,

- весовой коэффициент i-го параметра товара;

i=1 ..n - вид товара.

 

Результат показал, что реализация проекта управленческих решений способна значительно улучшить эффективность деятельности организации.

Для оценки эффективности можно также использовать метод диагностики Р.В. Овчаровой. Эксперты прошли повторное тестирование с целью сделать прогноз изменений в коммуникационных процессах в результате проведения предложенных мероприятий. На основании их прогноза, было построено графическое изображение слабых и сильных сторон коммуникаций. Результаты представлены на Рисунке 8.

 

 

Сравнив их с профилем настоящего состояния коммуникационных процессов, мы видим положительную динамику. Проведенные мероприятия позволят улучшить качество прохождения информации и качество управления при помощи информации, то есть решит имеющиеся на сегодняшний день проблемы.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В ходе исследования дана общая характеристика и проведен аналитический обзор функционирования МУ «ЦБС г. Кургана». Библиотеки переживают нелегкий период. На протяжение последних нескольких лет наметилась устойчивая тенденция к снижению их востребованности. Количество библиотек с каждым годом сокращается. Чтобы противостоять этим негативным изменениям, происходит дифференциация библиотечных услуг. 

Для городских библиотек 2011 г. является переходным. Это связано с реформой бюджетных учреждений. Согласно ФЗ №83 финансирование с 2012 г. будет нормативно-целевым и зависеть от объема и качества бюджетных услуг. Новые правовые и экономические инструменты потребуют от организаций культуры коренных изменений во внутренней политике, изменится оплата труда, переход на менеджмент качества.

Анализ поступления и использования финансовых средств показал, что с каждым годом количество средств, выделяемых на оборудование и комплектование библиотечных фондов, сокращается. Рост материально-технической базы идет медленными темпами, технических средств и каналов коммуникации недостаточно для эффективной работы. Из 25 библиотек системы только 11 подключены к Интернету. Остальные по причине географической удаленности оказались на периферии коммуникации  получают недостаточно информации и с запозданием.

Успех решения новых задач во многом зависит от того, насколько правильно подобрана и сформирована соответствующая организационная структура. Развитие успешной коммуникационной политики предприятия также может потребовать создания специальной структуры, размеры и функции которой напрямую определяются сформированными перед ней целями и задачами. Управленческие институты должны соответствовать потребностям времени, самого предприятия, условиям конкурентной конъюнктуры.