Проект управленческих решений по совершенствованию коммуникационных процессов в некоммерческой организации

 

Они заключаются в расширении спектра услуг, в том числе удаленных, библиотека должна выступать не только как хранилище книг и информации, но и как место общения, проведения интересного досуга. Библиотека будущего – это культурный информационно-досуговый центр, оказывающий услуги удобным для клиента способом.

Структура пользователей представлена на Рисунке 1. Большинство из них – дети до 14 лет. Это связано с тем, что среди городских библиотек 5 – детских. Кроме того, работает 7 внестационарных пунктов в садиках, чколах и больницах. Также большая работа ведется сегодня по сотрудничеству со школами, домами детского творчества, школами искусств и т.д. В библиотеках проводятся массовые мероприятия для школьников по заявкам учителей (беседы, литературные вечера, информационные часы и др.), а также выставки и праздники.

Следует отметить, что несмотря на общую тенденцию к снижению числа пользователей, структура пользователей практически не меняется.

 

Рисунок 1 – Структура пользователей МУ «ЦБС г. Кургана»

 

Материально-техническая база совершенствуется, но рост очень медленный (Таблица 5). Это связано с остаточным принципом финансирования. В 2008 г. МУ «ЦБС г. Кургана» выиграло конкурс на грант Главы города по проекту «Автоматизация городских библиотек». Это позволило подключить к Интернету 9 публичных библиотек. Все они были объединены в единую информационную систему, что стало большим прорывом в коммуникациях ЦБС. Библиотеки, находящиеся в разных концах города, получили дополнительный канал связи, был налажен оперативный обмен информацией. Проект был рассчитан на 3 года, после его реализации планировалось, что все городские библиотеки, за исключением 5, находящихся в удаленных микрорайонах (Глинки, Черемухово, Тополя , Керамзитный и Затобольный). Однако в 2009 году вследствие мирового финансового кризиса работа по этой программе прекратилась. В 2008 г. по заявлению Дмитрия Медведева в течение ближайших нескольких лет все библиотеки должны были быть подключены к Интернету. В России на тот момент было 130 тыс. библиотек, но только в 15% из них были компьютеры, и 9% подключены к Интернету [23].

 

Таблица 5 – Динамика показателей материально-технической базы МУ «ЦБС г. Кургана», ед.

Показатели	2008 г.	2009 г.	2010 г.	Темп прироста, %
Количество библиотек, ед.	27	27	26	- 3,7
Общая площадь помещений, тыс.кв.м.	8324	8324	8212	- 1,6
Число посадочных мест для пользователей, ед.	726	716	746	2,8
Внестационарные библиотечные пункты, ед.	1	8	7	600
Количество библиотек, оснащенных компьютерами, ед.	14	13	13	- 7,1
Количество библиотек, оснащенных копировальной техникой, ед.	10	13	13	30
Количество библиотек, оснащенных телефонами, ед.	23	23	22	- 4,3
Количество библиотек, имеющих электронную почту, ед.	2	2	10	400
Количество библиотек, имеющих доступ к Интернету, ед.	9	10	11	22
Количество мест, оснащенных ПК, ед.	72	77	82	13,8
Количество факсов, ед.	1	2	2	100
Всего копировальной техники, ед.	21	20	20	- 4,8
Всего телефонных номеров по ЦБС	32	33	34	6,2
Количество транспортных единиц, ед.	4	4	3	- 25

 

Выше рассмотрены, что выделение средств на оборудование не только не увеличивается, а падет. (Таблица 3). Следствием этого является устаревание технических средств связи, компьютерной техники, программного обеспечения. МУ «ЦБС г. Кургана» старается поддерживать  развитие материально-технической базы за счет собственных средств, но их крайне недостаточно. Тем не менее, можно отметить многократный рост показателей по оснащенности библиотек электронной почтой и внестационарному обслуживанию. Первое связано с результатом обучения сотрудников компьютерной грамотности, второе – с диверсификацией. Внестационарное обслуживание – новая услуга, которую предлагают библиотеки школам, детским садам и больницам. Его используют как дополнительное средство увеличения числа пользователей.

Рассмотрим кадровый состав организации. В библиотеках ведущая форма разделения труда – функциональная. Она связана с созданием структурных подразделений и служб, специализирующихся на выполнении различных функций: по комплектованию фондов, по организации каталогов, по организации и хранению библиотечных фондов, по библиотечно-библиографическому обслуживанию и т.д.

Профессионально-квалификационное разделение труда основывается на распределении обязанностей с учетом занимаемой должности, степени сложности работ и необходимой для этого квалификации (помощник библиотекаря, библиотекарь средней квалификации и библиограф).

В библиотеке есть должности специалистов, главных специалистов – заместитель директора, методист, инженер, специалист по связям с общественностью и т.д. Штат библиотеки утверждает директор в пределах выделенных ассигнований.

Из Таблицы 6 видно, что происходит неуклонное снижение числа дипломированных специалистов в библиотеках города и увеличение числа работников, не имеющих библиотечного образования. Как результат, происходит снижение квалификационного потенциала работников городских библиотек.

Другая проблема – старение кадров. На Рисунке 2 отражен кризис поступательного развития персонала.

 

Таблица 6 – Динамика структуры персонала МУ «ЦБС г. Кургана»

Показатели	2008 г.	2009 г.	2010 г.	Темп прироста, %
Численность персонала, чел.	266	273	254	- 4,5
из них библиотечных работников, чел	147	148	138	- 6,1
С высшим образованием, чел.	84	91	85	- 1,1
из них с высшим библиотечным, чел.	48	53	45	- 6,2
Со средне-специальным образованием, чел.	61	55	52	- 14,7
Из них со средне-специальным библиотечным, чел.	48	43	41	- 14,5
Со стажем 3-6 лет	11	16	10	- 9
Со стажем 6-10 лет	15	11	13	- 13,3
Со стажем свыше 10 лет	98	100	92	- 6,1

 

 

По прогнозам методистов МУ «ЦБС г. Кургана», в ближайшие 5-10 лет из библиотек города уйдет, по причине достижения предельного рабочего возраста, самая многочисленная  старшая  возрастная группа, состоящая из наиболее квалифицированных сотрудников. Однако нет резерва для их смены, некем заполнить вакансии. Следовательно, будет нарастать угроза дефицита работников самого трудоспособного возраста (30-45 лет).

Рисунок 2 - Возрастной состав библиотечных работников в МУ «ЦБС г. Кургана»,%

Управленческие кадры составляют: руководители – работники административного аппарата (директор, заместители, заведующие структурными подразделениями); главные специалисты структурных подразделений; вспомогательные управленческие работники.

Всего руководителей разного уровня - 26%. В  том числе  руководителей 1-ого уровня (директоров, зав. библиотеками) - 11,3%; руководителей 2-ого и 3-его уровней, т.е. функциональных и линейных (зав. отделами, главных библиотекарей, зав секторами) - 14,7%.

Очень низкий процент числа функциональных и линейных руководителей среди работников следствие большого количества в городе малых библиотек с неразвитой функциональной структурой.

По результатам исследования1, проведенного Методико-маркетинговой службой МУ «ЦБС г. Кургана», 56% респондентов считают престиж библиотечной профессии «низким». Однако если задачу повышения внешней престижности библиотечного руда должно и может решить только государство (и, прежде всего, через достойную оплату труда библиотекаря), то задачи повышения «внутренней престижности» профессии, удовлетворенности персонала своей работой, стабилизации библиотечных кадров, во многом по силам решать самим библиотекам.

Сама работа как таковая, если она интересная и творческая, является сильным мотиватором, важным фактором удовлетворенности своим трудом.

Несмотря на низкий общественный престиж профессии, интересной, творческой свою работу считало подавляющее число библиотекарей города (75,7%).

Важным фактором удовлетворенности трудом выступает психологический климат в коллективе, он влияет на устойчивость трудовой группы, создает у ее членов чувство психологической защищенности и душевного комфорта.

Большинству респондентов исследования (57,1%) охарактеризовали психологический климат в своей библиотеке как «доброжелательный, спокойный». Случаи напряженного и конфликтного психологического климата, к счастью, крайне редки (2,3%).

 

2.2 Организационно-управленческий анализ МУ «ЦБС г. Кургана»

 

Структура управления библиотекой — это совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих функционирование и развитие библиотеки как единого целого. Элементами структуры являются отдельные руководители (менеджеры), службы и другие звенья аппарата управления. Отношения между ними поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные, линейные и функциональные.

МУ «ЦБС г. Кургана» имеет в своем составе следующие структурные подразделения:

Бухгалтерия, Административно-хозяйственный отдел, Отдел кадров, Отдел комплектования и обработки, Организационно-методический отдел, Рекламно-маркетинговый отдел, Центральную городскую библиотеку им. В. Маяковского, Центральную детскую библиотеку им. Н. Островского и 25 публичных библиотек (из них 5 детских и 1 экологическая).

Возглавляет ЦБС директор, библиотеки возглавляют заведующие, которые подчиняются директору и руководителям различных служб.

Такую систему управления можно отнести к линейно-функциональной структуре управления, так как лишь линейные руководители могут принимать управленческие решения в пределах своей компетенции. (Приложение Д).

Заведующие библиотеками подчиняются заместителям директора по основным направлениям деятельности внешних отделов. Линейно-функциональная структура наиболее эффективна там, где аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся и редко меняющиеся задачи и функции. Поэтому при такой структуре управления библиотека может успешно функционировать лишь тогда, когда изменения происходят равномерно по всем структурным подразделениям. В современных постоянно меняющихся условиях такая ситуация далека от действительности, и реакция системы управления на требования внешней среды может быть неадекватной. Применение формальных правил и процедур приводит к утрате гибкости во взаимоотношениях аппарата управления, затрудняется или замедляется передача информации, увеличивается объем работы руководителя библиотеки из-за необходимости согласования действий разных функциональных служб.

Поскольку библиотеки являются отдельными субъектами деятельности системы, можно наблюдать и признаки дивизиональной структуры. Библиотекам предоставлена определенная самостоятельность в осуществлении производственной деятельности, связанной с организацией фондов и обслуживанием читателей. В то же время администрация ЦБС оставляет за собой право контроля по общесистемным вопросам стратегии развития, научно-исследовательской и научно-методической работы, оказанию платных услуг и т. д.

Также формируются проектные структуры при разработке проектов, под которыми понимаются любые процессы целенаправленных изменений в библиотеке, например, автоматизация. При этом объединяются материальные, трудовые и финансовые ресурсы разных библиотек.

С момента образования ЦБС для ее структуры было характерно наличие центральной библиотеки и библиотек-филиалов в различных районах города, предусматривающих дифференциацию на детские и универсально-массовые.

В центральную библиотеку входили отделы по комплектованию и обработке литературы, информационному и методическому обеспечению процессов библиотечного обслуживания и проч., а так же библиотеки-филиалы, функцией которых является непосредственная работа с читателями.

Однако с 2005 года все публичные библиотеки приобрели статус самостоятельных субъектов управления, и больше не являются филиалами. Тем не менее, организационная структура осталась прежней.  И все отделы, которые обеспечивают работу всего МУ «ЦБС г. Кургана» относятся по-прежнему к ЦГБ им. В. Маяковского.

На наш взгляд, это вносит некоторую путаницу в существующую систему, и  она требует модернизации.

Проведем анализ процессов управления. Функции управления — это определенные виды работ по управлению, отличающиеся обособленностью, повторяемостью и отражающие специфику управленческой деятельности.

Функции руководителя МУ «ЦБС г. Кургана» не имеют ярковыраженной специфики, поэтому приведем их в Приложении В.

Методы управления — это совокупность способов и приемов управления библиотекой. Различают административные, экономические и социально-психологические методы. В библиотеке имеют место все три вида. Характеристика и содержание методов представлены в Таблице 7.

 

Таблица 7 - Характеристика методов управления

Методы управления	Содержание методов
Административные	Правовое обеспечение управления: применение норм законодательства; разработка и утверждение локальных нормативных актов (устав, положения о структурных подразделениях, инструкции и т. д.). Приказы, распоряжения и указания, издающиеся в целях соблюдения, исполнения и применения действующего законодательства, а также для придания управленческим решениям юридической силы
Экономические методы	Экономический расчет, который используется в планомерном управлении распределением ресурсов  на развитие библиотечной деятельности в соответствии с утвержденным планом. Метод экономического анализа является  инструментом управления и изыскания внутренних резервов в работе, выявления путей повышения эффективности работы библиотеки
Социально-психологические	Планирование социального развития коллектива, установление в коллективе благоприятного социально-психологического климата, использование различных форм коллективного и индивидуального морального поощрения, воспитание группового самосознания коллектива, сохранение и развитие традиций, учет индивидуально-психологических особенностей членов коллектива в управлении, изучение и направленное формирование мотивации и т. п.