Проект управленческих решений по совершенствованию коммуникационных процессов в некоммерческой организации

По тем же причинам, коммуникационная система нуждается в децентрализации. Нужно обеспечить максимально свободный доступ к информации как можно большему числу сотрудников. Для этого необходимо продолжить  процесс автоматизации и компьютеризации городских библиотек.

Разработка видения и миссии компании, корпоративного кодекса, доведение до сведения сотрудников стратегических целей укажет на место организации во внешней среде, поможет задать ценности и образцы поведения, которым должны следовать все работники организации, включая руководство, будет способствовать повышению уровня организационной культуры.

Обратную связь в организации можно охарактеризовать как слабо развитую. Нисходящие потоки информации значительно превышают количество восходящих, не проводятся опросы и исследования мнений и предложений сотрудников. Необходимо разработать план мероприятий по совершенствованию обратной связи.

Выявленные проблемы требуют управленческих решений по улучшению коммуникационных процессов в организации. Проект управленческих решений рассмотрен в следующем разделе данной работы.

 

 

 

 

 

3 Проект управленческих решений по повышению эффективности коммуникационных процессов в некоммерческой организации.

 

3.1 Стратегия развития коммуникаций в муниципальном учреждении

 

Стратегия развития коммуникаций всегда зависит от общих стратегических целей и задач в организации. В настоящее время в МУ «ЦБС г. Кургана» реализуется стратегия интегрированного роста, которая предусматривает создание новых отделов и секторов для обслуживания новых читательских групп или иных категорий пользователей. (Центры правовой информации, отделы маркетинга, Интернет-классы  т.д.). Параллельно ведется работа по разработке и внедрению системы менеджмента качества (СМК).

К основополагающим принципам СМК относятся следующие:

• для реального повышения качества нужны новые технологии;
• повысить качество можно только усилиями всех работников библиотеки;
• политика в области качества должна быть частью общей стратегии деятельности библиотеки.

Постоянное  повышение качества рассматривается как стиль жизни, как философия развития организации. Работа по управлению качеством должна быть важнейшим видом деятельности для всего персонала, а стиль руководства должен быть сменён с авторитарного, административного на корпоративный, либеральный. [22]. Схема сравнения обычной системы управления и при СМК в Приложении Г.

Коммуникационная составляющая СМК состоит в том, что для ее нормального функционирования необходимо разработать и внедрить поддерживающую информационную систему, позволяющую эффективно собирать, хранить и использовать информацию (адекватное информационное обеспечение, включая систему сбора,  обработки и передачи информации между уровнями управления).

При внедрении СМК  поощряется, поддерживается и требуется  участие всех сотрудников библиотеки. Полное вовлечение библиотечных работников в деятельность по управлению качеством позволит использовать их способности для достижения библиотекой максимальной эффективности. Руководство библиотеки должно стремиться к тому, чтобы цели их сотрудников были максимально приближены как к целям структурного подразделения,  где они работают, так   и   библиотеки   в   целом.   Огромную   роль  здесь материальное и моральное поощрение.

При увеличении ответственности рядовых сотрудников также возрастает роль обратной связи, которая становится основной составляющей  информационной системы библиотеки.

В условиях повышения внимания к качеству библиотечной деятельности, росту удовлетворенности читателя  и уровнем библиотечного обслуживания, значение и роль организационной культуры библиотеки возрастает.

По оценкам большинства специалистов, наиболее эффективным при СМК будет переход к более гибким структурам, подразумевающим заинтересованность и индивидуальную ответственность каждого за общий результат. Для этого необходима децентрализация структуры управления (отказ от формализации и бюрократизации, высокий уровень горизонтальной интеграции между сотрудниками). Достичь ее можно при замене вертикальной  организационной структуры на горизонтальную,  которая позволит использовать специалистов более гибко, обеспечивать им возможность повышения квалификации (как дополнительный способ мотивации).

Необходимым условием эффективных коммуникационных процессов является разработка миссии организации. Определяя, для чего создана и функционирует библиотека, миссия придает действиям сотрудников осмысленность и целенаправленность, позволяющие им лучше видеть и осознавать не только, что они должны делать, но и для чего. Миссия согласовывает интересы всех лиц в организации. Миссия осуществляет связь с внешним миром, так как ориентирует интересы и ожидания людей в одном направлении с потребностями самих сотрудников библиотек. У каждой библиотеки, входящей в состав МУ «ЦБС г. Кургана», есть свой профиль и направление работы, поэтому миссия должна быть тоже своя. Однако она не должна противоречить миссии всей ЦБС, которая может быть сформулирована следующим образом: «Предоставлять каждому жителю города свободный доступ к информационным, образовательным и культурным ресурсам, быть для них комфортной и органичной средой общения, стремиться качественно удовлетворять запросы самых разных групп населения».

Система внутриорганизационных коммуникаций в любой организации, независимо от рода ее деятельности, должна отвечать принципам открытости, простоты и понятности, регулярности, достаточности, комплексности, достоверности и своевременности.

Исходя из общих стратегических целей организации, сформулируем основные цели и задачи коммуникационной стратегии.

В ходе коммуникационного взаимодействия приоритетной целю становится формирование единой эффективно работающей команды.

• Необходимо преодолеть отрыв высшего руководства от рядовых сотрудников;
• Содействовать адаптации персонала к грядущим изменениям внутри организации;
• Способствовать повышению уровня организационной культуры, формированию корпоративного духа.

Отсюда вытекают следующие задачи:

• создать систему, обеспечивающую информированность персонала о нововведениях, политике руководства, особенно по таким вопросам как социальные гарантии, служебные перемещения, уровне оплате труда наемного персонала, отмечать работу лучших ит.д.
• организовать обмен информацией по горизонтали – между структурными подразделениями фирмы. Налаженные каналы коммуникаций между ними будут способствовать гармонизации отношений;
• важно разъяснять персоналу структуру и функции управления, довести до каждого миссию (после того, как она будет сформулирована) и стратегические цели;
• наладить эффективную обратную связь. Именно она будет являться надежным фундаментом формирования у членов коллектива чувства ответственности и причастности к целям и задачам организации.

В конечном итоге, все работники организации должны быть уверены в том, что их мнение очень важно для руководства компании, и они могут высказывать его свободно, и открыто, а руководство всегда готово их выслушать.

 

2. Программа мероприятий по совершенствованию коммуникационных процессов

 

Для решения поставленных целей, предлагаем следующую программу реализации внутрикоммуникационной стратегии. При формировании базовой коммуникационной стратегии имеет смысл уделить достаточное внимание разработке «малых», функциональных стратегий, связанных с проведением конкретных коммуникационных акций, мероприятий.

Во-первых, необходимо совершенствование каналов внутрикорпоративной коммуникации. В связи с удаленностью городских библиотек друг от друга и от центрального офиса, наилучшим способом коммуникации является сегодня электронная почта, локальная сеть и корпоративный сайт. Значение  Всемирной  сети  для  коммуникационного менеджмента  просто  феноменально. Специалисты по связям с общественностью рассматривают Интернет  как  второй  по  значимости  источник информации – после общения с живым человеком. Высокая скорость распространения информации позволяет оперативно доставлять информацию с максимальным охватом аудитории. У электронных каналов коммуникации большой исследовательский потенциал - можно оперативно проводить опросы и голосование.

Для сотрудников корпоративный сайт – это средство получения оперативной информации о мероприятиях, новостях. Однако для обратной связи возможности сайта практически не используются. Необходимо создать отдельный локальный сайт, где будут обсуждаться только внутриорганизационные вопросы, содержаться полная документальная информация, проводиться опросы, обмен мнениями и проч. Важным условием в реализации этой программы является доступ к Интернету всех сотрудников организации. Для этого необходимо закончить процесс автоматизации городских библиотек. Подключить к локальной сети 9 библиотек. Это обеспечит своевременный и в полном объеме обмен информацией, позволит им чувствовать себя частью общей системы, как результат, видеть результаты общего дела и разделять общие цели.

Процесс автоматизации был начат в 2008 году по проекту «Библиотечные информационно-технологические сервисы МУ «ЦБС г. Кургана»». Однако с 2010 года работа по нему была приостановлена в связи с кризисом и нехваткой денежных средств. Тем не менее, очевидно, что необходимо продолжить эту работу. Деятельность по обновлению автоматизации должна носить непрерывный характер и оставаться главным приоритетом информационного обслуживания библиотек МУ «ЦБС г. Кургана». Необходимо постоянно развивать заложенные автоматизацией технологические возможности библиотек, обновлять информационные и коммуникационные технологии с учетом достижений научно-технического прогресса, наращивать электронные ресурсы, расширять спектр библиотечно-информационных услуг и т.д.

Скорейшая информатизация библиотек - это не есть частный вопрос только библиотек, библиотека сегодня должна рассматриваться как ключевой объект для развития интеллекта нации. Повышение качества информационных услуг и комфортности информационного сервиса путь к созданию областной центр получит муниципальной библиотечной системы современного типа. И как следствие, приведет к улучшению внутренней политики «ЦБС г. Кургана». В таблицах 8 и 9 приведены расчеты по реализации проекта. 

 

Таблица 8 - Календарный план-график автоматизации МУ «ЦБС г. Кургана»

Наименование мероприятия	Этапы реализации проекта
	I 2012 г.	II 2013 г.	III 2014 г.
Усиление средств коммуникации
Увеличение компьютерного парка на 12 единиц	4	4	4
Увеличение количества телефонных номеров	3	2	2
Модернизация компьютерного парка	постоянно	постоянно	постоянно
Модернизация корпоративного сайта	постоянно	постоянно	постоянно
Создание локального сайта	+
Обеспечение средств доступа к информационным ресурсам
Подключение к Интернету библиотек	3	3	3
Поддержка сайта	постоянно	постоянно	постоянно
Внедрение новых информационных технологий в традиционные библиотечные процессы
Создание автоматизированных рабочих мест для сотрудников	3	3	3
Техническое сопровождение процесса информатизации
Ремонт, профилактика, обслуживание технических средств	постоянно	постоянно	постоянно
Обучение кадров работе с новыми информационными технологиями
Обучающие тренинги, семинары и т.д.	постоянно	постоянно	постоянно

Таблица 9 - Ресурсы, необходимые для улучшения каналов коммуникации

Наименование	Базовое состояние	Прогноз на прирост			Итого на конец 2013 г.
		2011 г.	2012 г.	2013 г.
Компьютеры, ед.	72	4	4	4	88
Телефоны, ед.	34	3	2	2	41
Программное обеспечение ПК: (Microsoft Windows, XP Professional SP2 Rus, Microsoft Office Standart 2007 Rus), шт.	72	4	4	4	88
Локальный сайт	-	+	+	+	+
Корпоративный сайт	+	+	+	+	+
Корпоративная информационная сеть	+	+	+	+	+
Оборудование автоматизированных мест для сотрудников, ед.	72	3	3	3	81
Кадровые ресурсы, 4 штат. ед.	+	+	+	+	+
Библиотекари, владеющие ПК, чел.	40	10	10	10	30
Финансовые ресурсы, необходимые для реализации программы, тыс. руб.		283	276	276	835

 

 

Источники финансирования могут быть разные. Часть средств можно получить из фонда Попечительского совета библиотеки им. В. Маяковского, часть заложить в бюджет учреждения. Понимая ограниченность финансирования, мы предложили минимальную поступательную программу автоматизации, рассчитанную на 3 года. Только в таких масштабах и соотношении эта программа будет по силам муниципальному учреждению. К сожалению, это  не снимет всех проблем, однако позволит улучшить коммуникационные процессы, снять острые проблемы.

Во-вторых, необходимо совершенствование системы обратной связи. Все исследователи сходятся во мнении, что, чем активнее используется в коммуникационном процессе обратная связь, тем он эффективнее. В систему мер по совершенствованию обратной связи можно внедрить следующие программы: