Повышение эффективности функционирования предприятия на базе внедрения процесса обучения сотрудников проектному управлению

N – суммарное количество сотрудников, участвующих в выполнении проектов;

K – затраты на обеспечение качества, руб.

U – средний коэффициент утилизации сотрудника проектного подразделения, равен 100%;

D – процент проектов превысивших свою длительность в %;.

C – процент проектов превысивших свою себестоимость в %;

КП - годовой процент увеличения выполняемых проектов.

Которые определяются исходя из формулы :

 

K = (А + Д + П) * R + Р; (2.13)

 

где : R – средняя по компании почасовая ставка сотрудника, руб./час;

А – суммарные затраты в человеко-часах на проведение аудитов

Р – средний коэффициент профессиональности проектной группы (процент консультантов высшей категории);

 

А = n * А_о, (2.14)

 

где n – суммарное количество проведенный аудитов,

А_о – средняя величина трудозатрат в часах на один аудит;

Д – затраты в человеко-часах на управление документацией СМК (это время, которое тратится на поддержание документов в актуальном состоянии – анализ требуемых изменений, корректировка и публикация новых версий);

П – суммарные затраты в человеко-часах на планирование и обеспечение качества в идущих проектах (это трудозатраты на проведение совещаний рабочих и управляющих органов проекта, посвященных именно анализу качества результатов проекта),

 

П = m * По, (2.15)

 

где m – количество проведенных совещаний,

По – средняя величина трудозатрат в часах на одно совещание;

Р – прочие расходы на проект в руб., (например, на обучение, участие в семинарах, приобретение литературы и т.п.).

Полученные значения SQ в зависимости  от времени означают, что при наличии  постоянного контроля (аудиты) и анализа степени соответствия проектных результатов требованиям потребителя (совещания проектных групп) происходит постоянное увеличение прибыли компании за счет эффективной организации и взаимосвязанности ее организационных процессов, планирования ресурсов на основе опыта предыдущих проектов.

Данная методика позволяет в  полной мере оценить все затраты  на контроль и анализ, начиная с  определяемого периода, и обязательно  начнут приносить прибыль.

 

 

 

 

ГЛАВА 3 РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ ПО ОБУЧЕНИЮ СОТРУДНИКОВ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТНОМУ УПАПРАВЛЕНИЮ С ЦЕЛЬЮ ПОВЫШЕНИЯ  ЭФФЕКТИВНОСТИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

3.1 Обоснование необходимости разработки мероприятий для повышения эффективности проектной деятельности ОАО «УМПО»

 

В связи с  многоаспектностью и разновидностью проектной деятельности, в данном разделе будут рассмотрены основные инструменты способные оценивать  эффективность проектной деятельности организации в процессе разработки проектов.

Как правило, степень успешности проекта, во многом определена достижением поставленных проектных целей и эффективным  выполнением определенных стадий проекта, таких как инициализация, планирование, выполнение, контроль и завершение.

Оценка эффективности  проектной деятельности, прежде всего, необходима для руководства компании, и может служить в качестве инструмента поддержки управленческих решений в процессе организации  проектной деятельности компании.

Оценивать качество управления проектами и эффективность  реализации целей проектов можно  с различных сторон. Рассмотрим возможные  аспекты управления проектами и  возможны критерии, использования которых  для целей эффективности деятельности проектной организации.

Оценивая  эффективность, следует учитывать  следующие характеристики проектных  работ:

• время (отклонения по времени – план-графика проекта);
• качество (отклонение по качеству продукта – проектной документации);
• риски (качество управления и реагирования на проектные риски);
• персонал (эффективность использования ресурсов анализируется при необходимости повышения качества ресурсного планирования, либо, наоборот, о необходимости привлечения дополнительных рабочих ресурсов);
• коммуникации – качество коммуникаций (прямые или косвенные показатели удовлетворенности клиентов);
• контракты.

При разработке того или иного проекта в организации, как правило формируются команды  исполнителей, состоящая из сотрудников  различных отделов ОАО «УМПО», имеющих необходимые компетенции (проектная группа).

У проектной  группы есть три «основные» инструмента  управления – это срок, бюджет и качество проекта. Искусство управления ими во многом определяют эффективность проектов. Соответственно одним из механизмов повышения эффективности проекта является ориентация команды специалистов на достижение трех основных целей проекта:

• это снижение затрат на выполнение проекта;
• снижение времени;
• достижение (повышение) определенных критериев качества проекта.

Для оценки степени достижения целей проектов используются проектные ключевые показатели эффективности – KPI (key performance indicator) – ключевые показатели эффективности. У разных проектов свои KPI. Самые  простые показатели для расчета – это количественные KPI такие как отклонения от бюджета проекта или экономия бюджета более сложно оценивать качественные показатели потому что их оценка более трудоемка и обладает некоторой субъективностью. В одних проектах – качество оценивается в процессе приемки комиссией или Заказчиком проекта.

У других преимущественно, в финансовых показателях, таких  как:

• достижение окупаемости инвестиций,
• IRR и положительный дисконтированный поток от проекта, где то это только соблюдение требования технического задания и т.д.

Все основные трудности в реализации проектов связаны с рядом факторов влияющих на его эффективность, в числе  которых:

• структурированной операционной деятельности;
• отсутствие механизмов реализации процессов в проекте;
• присутствие унифицированного механизма и стандартов выполнения проектов.

Четкий механизм мотивации и оценки результатов  деятельности проектных групп, созданных  по одному из принципов определенных в предыдущей главе, обеспечивает не только качество работ, но и доход  организации и каждого сотрудника.

Анализ деятельности «УМПО», хотя и свидетельствует о достаточно устойчивом состоянии организации, однако негативные тенденции, связанные с последствиями мирового финансового кризиса, продолжают отрицательно сказываться на работе предприятия.

Однако необходимо наличие адекватной методики для оценки эффективности  деятельности организации в целом, так и каждого её подразделения.

Объектом исследования является деятельность проектной организации.

По ранее предложенной методике в главе 2.4, представляется возможным дать оценку эффективности организации проектной деятельности предприятия.

Для оценки участия подразделений  организации в проектах предлагается использовать коэффициент плотности  проектной загрузки в подразделения  организации (K_п):

 

K_п = n / N, (3.1)

 

 

где n – число сотрудников, входящих в проектные команды идущих проектов, чел.;

N - общее число сотрудников в проекте, чел.

Данная величина равна:

K_п = 10 / 120=0,083, (3.2)

Поскольку, каждое подразделение может  учувствовать одновременно в нескольких проектах, то значение K_п может превышать 1. Следует отметить, что если значение K_п значительно <1, будет означать, что на данном предприятии существуют подразделения, которые не принимают участия в проектной деятельности, тем самым есть персонал, вовсе не привлеченный к проектной деятельности.

Поэтому участие подразделений  может быть значительным или незначительным, тогда необходимо учесть ещё и  количество затраченных на проект часов.

Для оценки эффективности организации  проектов вводится еще один, более чувствительный показатель, – эффективность организации проектной деятельности (Э), который определяется по формуле :

 

Э = (n*T_п)/(N*(Т_к-T_п))=K_п*U/(1-U) (3.3)

 

где n – число сотрудников, входящих в проектные команды идущих проектов, чел;

T_п – суммарное рабочее время, списанное во всем подразделении на оплачиваемый проект, час;

Т_к – общее календарное время сотрудников в проектном подразделении, час;

N - общее число сотрудников в проекте, чел;

U – средний коэффициент утилизации сотрудника проектного подразделения, равен 100%.

Значение эффективности организации  проектов будет равняться:

Э = 0,083*0,70/(1-0,70) = 0,20 (3.4)

Данный показатель характеризует  степень эффективности организации  проектных работ в данном проекте. Он означает, что организация проектной  деятельности недостаточна эффективна, и требует дополнительных затрат на ее повышение.

Поскольку значение U = 0,70 на практике считается нормой в организации  проектных работ, то соответствующее ему значение нормы для показателя эффективности проектов (Э_п) рассчитывается по формуле :

 

Э_п= K_п*U/(2,3*(1-U)) (3.5)

 

где K_п – коэффициент плотности проектной загрузки в подразделения организации.

Тогда показатель Э_п будет равен:

 

Э_п=(K_п=1)*(0,70/0,30)=2,3 (3.6)

 

Для дальнейшего комплексного анализа  проектной деятельности необходимо ввести следующий показатель – показатель обновления персонала К_обн который рассчитывается по формуле:

 

К_обн = N_прин + N_увол / N (3.7)

 

где N_прин – число принятых сотрудников, чел;

N_увол – число уволенных сотрудников, чел;

N - общее число сотрудников в проекте, чел.

Тогда К_обн будет равен:

К_обн = 0 + 2 / 120 = 0,02 (3.8)

К_обн, при котором влияние степени обновления численности персонала на функционирование проектной деятельности считается незначительным, составляет порядка К_обн<0,15. Таким образом, оценивая расчетную величину, можно сказать, что влияние К_обн является незначительным для организации эффективной деятельности.

Необходимо заметить, что процесс увольнения персонала наряду с «надводной» частью (число уволенных – N_жел) имеет обязательную «подводную» составляющую – это число сотрудников которые собираются покинуть организацию в ближайшее время – число желающих уволиться, поэтому этот персонал уже не заинтересован в эффективности деятельности.

Для дальнейших расчетов примем условие  правомерности для следующего выражения:

 

N_жел > 0,50 * N_увол (3.9)

 

где N_жел – число желающих уволиться, чел;

N_увол – число уволенных сотрудников, чел.

Тогда: N_жел > 1 (3.10)

Так как показатель N_жел > 1, это означает что преобладает персонал незаинтересованный в эффективности проектной деятельности.

Важным для данного анализа  деятельности подразделений является показатель нравственно-надежного персонала, в виде коэффициента Кннп, который определяется по формуле :

 

К_ннп = 1 – (N_врем + N_увол + N_жел) \ N (3.11)

 

где N_врем – число сотрудников организации, временно работающих, чел;

N_увол – число сотрудников организации, уволенных за период, чел;

N_{жел –} число сотрудников организации, желающих уволиться, чел;

N – общее число сотрудников организации, чел.

Тогда показатель К_ннп будет равен:

К_ннп = 1 – (4 + 2 +1) \ 120 = 0,95 (3.12)

Компания считается устойчивой, если в ней Кннп > 0,85, таким образом, для деятельности организации полученный показатель можно считать благоприятным.

Для оценки вероятности успеха деятельности подразделений организации отметим, что прежде всего К_ннп влияет на эффективность деятельности проектно-ориентированного предприятия. Она несет за собой потерю знаний, навыков и полученного опыта.

В соответствии с этим, проведем параметрическую  оценку вероятности эффективной  работы персонала в виде коэффициента использования возможностей для эффективной работы PQ :

 

PQ = Э_п * К_ннп* (1-К_обн) (3.13)

 

где Э_п – коэффициент организации проектной деятельности;

К_ннп – показатель нравственно-надежного персонала;

К_обн – показатель обновления персонала.

Тогда:

PQ = 0,25 * 0,95* (1-0,02) = 0,23 (3.14)

Отнормируем значение показателя PQ в соответствии с допустимыми значениями К_о=0,15 и К_ннп =0,85, и необходимом значении Э_п =1, получим :

 

PQ = Э_п * К_ннп* (1-К_о)\ 0,72 = 1,38 *Э_п * К_ннп* (1-К_о) (3.15)

 

где Э_{п –} коэффициент организации проектной деятельности

К_{ннп –} показатель нравственно-надежного персонала;

К_{о –} затраты на обеспечение качества, руб.

Отсюда показатель (PQ) равен:

PQ = 1,38 *2,3 * 0,95* (1-0,85) = 0,45 (3.16)

Введенный таким образом отнормированный  параметрический коэффициент PQ оценивает  степень использования различных  возможностей для эффективной работы подразделений проектной организации за период времени.

Для оценки экономического эффекта  проектной деятельности организации вводится показатель экономической эффективности (SQ), который можно рассчитывать по формуле :

 

SQ= (S * U * N * T * (100-С)* (100-D)) / 1000*K, (3.17)

 

где T – календарный период в рабочих часах, за который оценивается SQ;

1000 – множитель, учитывающий измерение С, D и U в %;