Повышение эффективности функционирования предприятия на базе внедрения процесса обучения сотрудников проектному управлению

N – суммарное количество сотрудников, участвующих в выполнении проектов;

K – затраты на обеспечение качества, руб.

S – экономическая эффективность сотрудника, руб./час;

U – степень утилизации сотрудника, %;

С – доля проектов превысивших свою плановую себестоимость, %;

D – доля проектов превысивших  свою плановую длительность, %.

Величина данного показателя составит:

SQ= (38 * 49 * 120 * 500 * (100-68)* (100-70)) / 1000*8000= 13,4 (3.18)

Затраты на обеспечение качества (К) на организацию проектной деятельности определяются исходя из формулы:

 

K = (А + Д + П) * R + Р, (3.19)

K = (40 + 10 + 350) * 20 + 0= 8000, руб. (3.20)

 

где : R – средняя по компании почасовая ставка сотрудника, руб./час;

Д – затраты на управление документацией, в человеко-часах;

П – суммарные затраты на планирование и обеспечение качества в осуществляемых проектах, в человеко-часах;

Р – прочие расходы в рамках проекта, руб.

А – суммарные затраты в человеко-часах на проведение аудитов по контролю за качеством выполняемых проектов определяются по формуле:

 

А = n * А_о, (3.21)

 

где n – суммарное количество проведенный аудитов, час;

А_о – средняя величина трудозатрат на один аудит, час.

Отсюда:

А = 10 * 4= 40, чел-часов (3.22)

Суммарные затраты на планирование и обеспечение качества в осуществляющихся проектах (П), равно:

 

П = m * По, (3.23)

 

где m – количество проведенных совещаний,

По – средняя величина трудозатрат в часах на одно совещание;

П = 35 * 10=350. (3.24)

В ходе анализа, выяснились некоторые  проблемы. При наличии постоянного  контроля степени состояния результатов  деятельности подразделений в проектной  деятельности организации существуют подразделения невостребованные в  выполняемых проектах. А так же существует низкая степень эффективности  организации проектных работ.

В результате анализа деятельности внутри подразделений, выявлен ряд  проблем, требующих решения:

1. Недостаточный уровень программного обеспечения, значительно влияющий на трудоемкость, и сроки выполнения проектов.
2. Недостаточный уровень профессиональной компетентности отдельно взятых сотрудников в организации.

Для устранения этих проблем необходимо разработать мероприятия по совершенствованию процесса подготовки сотрудников организации к реализации проектного управления.

 

3.2 Предлагаемые мероприятия по совершенствованию процесса подготовки сотрудников организации для проектного управления

 

Для дальнейшего развития ОАО «УМПО» необходимо не только продолжать интенсивный рост существующих компетенций, но и расширять существующий инструментарий.

В качестве мероприятий, способствующих совершенствованию процесса подготовки сотрудников организации для проектного управления ОАО «УМПО», предполагается следующее:

1) внедрение  нового программного обеспечения;

2) обучение  сотрудников компании.

Целью внедрения  ПО является предоставление эффективного инструмента для работы офиса  управления проектами. Как правило, компании, занимающиеся разработкой  программного обеспечения, стараются  взять лучшее из мировой практики. Аккумулируя полученные знания, они  становятся банками знаний, перенося эти знания в своё программное  обеспечение (ПО).

Таким образом, предприятия, покупающие данное ПО, приобретают не только программный  продукт, но и необходимый мировой  опыт в организации технологических  процессов, при внедрении которых  компания способна перейти на более  качественный уровень своего развития.

Поставщиком программного обеспечения ориентировочно намечена фирма ITLand Group – совместно с фирмой «1С» которая выпустила на рынок программный продукт «1С: Управление проектной организацией». Это тиражное решение для поддержки проектного и процессного управления в проектно-ориентированных предприятиях и организациях. Разработка производилась на базе семейства программ «1С: Предприятие 8» – современной технологической платформы с открытой архитектурой.

Продукт «1С: Управление проектной организацией» ориентирован на инжиниринговые и девелоперские компании, проектные институты и конструкторские бюро, разработчиков программного и аппаратного обеспечения, моторостроительные и приборостроительные предприятия, а также на любые другие предприятия с проектным типом производства или использующие в своей деятельности управление проектами.

«1С: Управление проектной организацией» предоставляет руководителю средства для выявления перегруженных и простаивающих ресурсов.

Проектное управление не может рассматриваться  и автоматизироваться отдельно, в отрыве от других деловых процессов предприятия. Конфигурация «1С: Управление проектной организацией», помимо подсистемы проектного управления, включает подсистемы управления производством, финансами, продажами, закупками, запасами, персоналом, взаимоотношениями с покупателями, поставщиками и подрядчиками, а также подсистему мониторинга и анализа показателей деятельности предприятия.

В программе очень четко и  подробно рассмотрена методология  управления одним проектом, но не описывалась методология управления в ситуации, когда выполнение проектов поставлено на поток. Возникает разрыв в методологии: управление совокупностью связанных проектов (портфелем или программой проектов) представлено на методологической карте большим белым пятном.

Достижение  стратегических целей нашего предприятия происходит путем анализа выполняемых проектов и задач:

1. Обеспечение коммуникаций и эффективного взаимодействия между проектными и функциональными службами организации.
2. Оперативное обеспечение руководящего персонала компании актуальной и достоверной информацией за счет доступа к единому информационному пространству, к проектным, финансовым, первичным документам и данным.
3. Организация управления финансами компании с применением технологии проектного бюджетирования.
4. Увеличение количества выполняемых проектов, повышение темпов и качества выполнения проектов.
5. Оперативный контроль хода работ по проектам, своевременная реакция на отклонения, возникающие в ходе проектов.

Специализированный  отраслевой функционал представленный на рисунке 3.1 может быть использован для оценки исполнимости проекта, распределения ресурсов и контроля исполнения этапов проектных работ, для получения отчетов по отклонениям от планов-графиков, управления поступлениями денежных средств.

 

Рис. 3.1 Структура совершенствования управленческих технологий организации

 

Следует отметить ключевую особенность  проектного ОАО «УМПО» – для него проектная деятельность является обыденной, регулярной деятельностью. Следует подчеркнуть, что главным достоинством типовой программы «1С: Управление проектной организацией» является возможность ее адаптации к потребностям нашего предприятия. Это создает потенциальную возможность для развития и формирования на ее базе собственного программного продукта.

В таблице 3.1. рассмотрены основные функциональные блоки предложенной программы, которая  состоит из финансового и диспетчерского блоков.

Таблица 3.1

Структура предложенной программы «Управление проектной деятельностью института»

 

Основные действующие функциональные блоки
Финансовый блок	Диспетчерский блок
1. Осуществляется финансовый контроль (в рублях и валюте) 2. Распределяется сумма договоров 3. Формируется «Тематический план  работ» 4. Контролируется выполнение плана 5. Взаиморасчеты с заказчиками 6. Управление денежными средствами	Ориентирован на управленческий контроль за производством проектных работ. На основании внесенной в карточки задач, этапов и проектов информации формируются -диспетчерские отчеты; график разработки ПСД и др.

 

Интеграция с существующими  информационными системами:

• ERP и учетные системы;
• системы документооборота;
• сметные системы.

Данные комплексные меры по совершенствованию  инжиниринговой деятельности призваны помочь предприятию ОАО «УМПО» укреплять свое конкурентное преимущество.

Программный комплекс, ориентированный  на поддержку проектного управления, сам по себе не создает новых ценностей  и не производит добавленной стоимости. Экономический эффект от использования  такого комплекса проявляется в  повышении производительности труда (как рядовых исполнителей, так и руководителей) и в снижении издержек, связанных с простоем трудовых ресурсов и оборудования.

При внедрении  предложенного программного продукта ОАО «УМПО» получает ряд возможностей:

• своевременного получения достоверной информации о текущей деятельности предприятия;
• оперативного контроля и управления финансами, материальными и трудовыми ресурсами;
• формирования обоснованных планов на основании анализа данных об имеющихся ресурсах;
• контроля выполнения планов и взаимных обязательств;
• анализа результатов деятельности и формирования оптимальных управляющих воздействий.

Внедрение программного комплекса позволит предприятию  сэкономить на текущих затратах на расходные материалы и на обучении персонала, сократить число заказываемых в типографии бланков, объем бумажной корреспонденции

Технические условиями для внедрения программного комплекса являются наличие структурированной кабельной системы со скоростью передачи данных не менее 10 Mb/s и выделенным сервером с минимальными характеристиками PII/300/128Mb/HDD6Gb, под управлением операционной системы MS Windows NT Server 4.0 или Novell NetWare.

При наличии  такого количества АРМов и взаимосвязанностью всех процессов обработки данных наличие ПО, способного обеспечить комплексную систему в проектной  деятельность, представляется весьма важной задачей. Это просто необходимо потому, что ежедневно сотрудники ОАО «УМПО» сталкиваются со множеством проблем, связанных с поиском и оперативным получением информации, избыточностью действий, которые могла бы устранить данная система.

Следует отметить, что внутренняя среда организации – это в первую очередь персонал, который осуществляет действия по реализации проекта.

Персонал играет важнейшую роль в проекте, именно персонал определяет временные и качественные характеристики проекта. Опыт реализации проектов свидетельствует  о том, что, только сформировав подготовленную команду проекта, можно обеспечить запланированные результаты, то есть удачный итог.

В настоящее время на предприятии  ОАО «УМПО» количество автоматизированных рабочих мест (АРМов) – 30. Их распределение представлено в таблице 3.2.

Таблица 3.2

Распределение автоматизированных рабочих  мест, шт.

 

Автоматизированное рабочее место	Количество
Бухгалтерия	5
Производственно-коммерческий сектор	5
Проектный сектор	5
Отдел главного механика	2
Отдел кадров	3
Юридический отдел	2
Логистика	2
Склад	1
Секретарь	1
Заместитель директора	1
Заместитель директора по экономике	1
Главный инженер	1
Директор	1
Итого:	30

 

Итак, говоря о внедрении программного обеспечения, можно сделать вывод  о том, что это мероприятие  значительно снизит нагрузку на сотрудников  подразделений организации и  сократит время на рабочий процесс. Следует заметить, что таким немаловажным мероприятием является повышение квалификации сотрудников проектного отдела.

Персонал проектного отдела организации  должен иметь определенный уровень подготовки, то есть это должны быть профессионалы своего дела.

В ОАО «УМПО» кадровой службой в 2010 году было организовано исследование по оценке компетенций сотрудников, работающий в проектном отделе организации. Всего было опрошено все 1120 сотрудников проектного офиса предприятия ОАО «УМПО». На основе полученных данных были выявлены недостающие компетенции персонала и, затем подготовлены предложения по обучению персонала.

Поскольку целью  данного мероприятия было не общее  развитие персонала или повышение квалификации, а именно ликвидация пробелов в компетенциях персонала, вызванных динамично изменяющимися условиями деятельности, то, соответственно, программы обучения подбирались для каждой профессиональной группы индивидуально.

Обучение  предполагается провести в форме  трех краткосрочных семинаров – тренингов длительностью до 18 часов. Наименования обучающих программ и оценка результатов обучения представлены в таблице 3.3.

Таблица 3.3

Результаты  обучения по программе «Недостающие компетенции»

Профессиональная  группа	Наименование  курса	Коэффициент эффективности повышения  компетенций персонала, %	Затраты на обучение в процентах  от ФОТ данной проф. группы, %
Программисты	Time Management	18	2,19
Инженеры-конструкторы и научные сотрудники	Навыки проведения презентаций	34	2,85
Старшие научные  сотрудники и зав. лабораторий	Основы развития управленческих навыков	26	2,06