Организация труда менеджера

 

Организация связи  руководителя

 

Основной задачей секретаря  при этом является: исключить по возможности большую часть телефонных обращений к руководителю, способствуя при этом полному удовлетворению требований абонентов.

 

Секретарь и телефонный разговор

 

Для секретаря необходимо придерживаться выполнения следующих принципов:

1. Знание того, кто, когда и по каким вопросам может быть соединен с руководителем. Тактичный отказ разговора с руководителем – необходимое умение секретаря.
2. Анализ полученной по телефону информации:

- передавать и когда;

- не передавать.

3. Информирование руководителя о том, кто звонил в его отсутствие, и тех, кто звонит, о том, где и когда будет руководитель.

 

Организация рабочего времени (дня) менеджера

 

Рекомендации:

Руководитель → секретарю	Секретарь → руководителю
- ознакомление с планом  мероприятий, в которых будет принимать участие; - четко сформулировать  свои требования к нему; - разработать и утвердить  должностную инструкцию; - ознакомить с графиком  своей работы или разработать его совместно.	- напомнить о назначенных  встречах и других мероприятиях; - строго придерживаться графика работы руководителя; - не допускать потерь  рабочего времени; - с уважением относиться  к руководителю.

 

Поддержание деловых  контактов менеджера

 

Необходимо:

- вести учет организаций  и лиц, с которыми поддерживаются  активные отношения;

- иметь необходимую  информацию о некоторых организациях (название, адрес, награды, памятные  даты,  фамилии, должности, звания, юбилейные даты и т.д.);

-  оформлять и представлять  тексты поздравлений, телеграмм  и т.п.

- информировать руководителя об изменениях в деятельности организаций и статусе отдельных лиц.

 

 

Этикет деловых  отношений

 

Этикет - совокупность правил поведения, которые регулируют внешнее выявление человеческих взаимоотношений (поведение с окружающими, формы обращения и приветствия, поведение в общественных местах, манеры и одежда). Он является составной частью внешней культуры человека и общества. В целом этикет совпадает с общими требованиями вежливости и тактичности. Во взаимоотношениях с окружающими подчиненными, коллегами - руководитель руководствуется принципами человечности, гуманизма, уважения к личности.

Неотъемлемые черты современного стиля руководства - вежливость, тактичность, доверие и уважение к собеседнику. Внутренне человек всегда протестует против грубости, наглости, несдержанности, вызывающего поведения.

Этикет руководителя основывается на общих правилах этикета, тем не менее, имеет некоторые особенности. Поэтому есть все основания говорить о профессиональной этике руководителя.

Рассмотрим  ряд рекомендаций, выполнение которых даст возможность руководителю облегчить контакты, оказывать содействие сохранению и росту своего авторитета.

К подчиненным нужно обращаться на «вы». Форма «ты» допускается только во время разговора один на один. Причем предложение о такой форме обращения делает руководитель. В случае согласия подчиненного он также может обращаться к руководителю на «ты».

Обращение к одним подчиненным на «ты», а к другим на «вы» может создать в коллективе или группе впечатление о неодинаковом отношении руководителя к каждому работнику.

Тот, кто зашел в рабочее помещение, приветствует присутствующих первым. Совсем не обязательно всем пожимать руку. Тем не менее, если подают руку знакомому, который находится в окружении незнакомых людей, надо, назвав себя, подать руку каждому.

Первым приветствует  руководителя подчиненный, а руку первым подает руководитель. При встрече с женщиной начальник - мужчина всегда поздравляет ее первым.

Ответ на приветствие обязателен. Любые оправдания бессодержательны. Руководитель, который не ответил на приветствие, теряет уважение к себе, позволяет говорить о своем высокомерии, зазнайстве.

Приходя на работу, поприветствуйте своих коллег. Поинтересуйтесь их здоровьем, настроением, пожелайте успехов в работе, дайте понять, что вы рассчитываете на них и, в свою очередь, готовы поддержать их в работе

Не допускайте в обращении к подчиненным острых шуток, рискованных сравнений, тем более сознательных язвительных слов. Одна и та же фраза, произнесенная сослуживцем и руководителем, воспринимается по-разному. Кроме того, коллегам можно ответить в таком же тоне, чего относительно руководителя из-за служебной субординации допустить нельзя. Чаще улыбайтесь, старайтесь быть радушным и доброжелательным. Улыбка и приветливость содействуют поддержанию доброго расположения духа у себя и окружающих, отсюда и облегчению контактов с ними, дают возможность найти взаимопонимание, улучшить отношения и взаимодействия.

Нужно предостеречь некоторых руководителей: ожидание доброжелательности и интереса к себе со стороны подчиненных, если нет соответствующих проявлений со стороны руководителя, нередко стимулирует лицемерие, неискренность, лесть.

Исключите из своего лексикона неуважительные и тем, больше бранные, вульгарные слова. Руководитель, в языке которого есть подобные слова и выражения, унижает себя в глазах подчиненных и окружающих. Самое резкое неудовольствие нужно высказывать, безусловно, в корректной форме. Любые упущения подчиненного не могут оправдывать бесцеремонность, бранное слово, хамство.

Несдержанность, грубость руководителя - признак его слабости, неумение найти достойные методы решения проблемы или конфликта. Они не помогают делу и могут нарушить даже хорошо организованное взаимодействие.

Указывая  на ошибки, недоработки подчиненного, будьте требовательными, корректными, вежливыми и некогда не вдавайтесь к оценке личности («вы не сделали этого», «вы сдали незаконченную работу», «вы ошиблись в расчетах», но не «вы лентяй» «вы бездельник» и др.).

Нужно помнить, что унижающие достоинство подчиненного выражения служат причиной соответствующей реакции - замкнутость, упрямство в отстаивании своей позиции, антипатию, а иногда грубость.

Будьте вежливыми. Вежливость - фактор, который стимулирует деловые отношения, дает возможность избежать многих неприятностей, облегчает разнообразные контакты. Не стыдитесь поблагодарить за хорошо выполненную работу.

Не допускайте фамильярности в отношениях с  подчиненными. Между руководителем и подчиненным всегда должны быть определенная дистанция. Обязанность руководителя - не подчеркивать этого; обязанность подчиненного - понимать ее необходимость и согласно этому вести себя.

Во время  разговора смотрите в глаза собеседнику. Не опускайте глаз и тогда, когда сообщаете неприятные новости, готовите выговор.

Контакты  руководителя с подчиненным чаще всего завершаются тем, что последний получает задание, указание, приказ. Форма выдачи задания или указания в обычных производственных ситуациях одна - «прошу». Если поручения входят в круг прямых обязанностей подчиненного и, тем более, если оно дается в экстремальных ситуациях, используется более жесткая форма - «приказываю».

Нужно предостеречь от постоянного использования жестоких методов распорядительного характера, поскольку их действие в таких случаях ослабляется, наступает адаптация и эффективность восприятие снижается.

Формы «прошу»  и «приказываю» не охватывают всего спектра отношений при издавании указания. В некоторых случаях следует использовать с не меньшим успехом другие, более мягкие обращения: «целесообразно сделать», «подумайте над таким вариантом», «желательно осуществить» и др.

За каждую успешно выполненную работу, задание, поручение следует благодарить. Необходимо отмечать своеобразные, нестандартные методы, которые используют подчиненные.

Выражая удовлетворение или недовольство работой, нужно учитывать пол, возраст, темперамент подчиненного, его реакцию на критику, отношение к нему окружающих. Разговаривая с подчиненным, не отвлекайтесь (особенно если дело касается его интересов). Во время разговора руководителя с подчиненными в кабинет может зайти третье лицо, прозвучать телефонный звонок, руководитель может о чем-то вспомнить, делать другое дело. Эти факторы следует исключать. Отклонение руководителя от темы разговора свидетельствует о недостаточном внимании к коллеге и его проблемам или о том, что руководитель не придает серьезного значения вопросу, который обсуждают.

Нужно оказывать  внимание и чуткость во время беседы, демонстрируя желание разобраться в проблеме, помочь, выражая уважение и сочувствие к коллеге.

В контактах  с подчиненными руководитель часто вынужден давать критические оценки их действиям и поведению. Чем лучше руководитель знает психологическую сущность подчиненного, тем точнее он воображает возможную реакцию на критику и тем более широкий набор форм, в которых может выражаться эта критика. В качестве примеров можно привести следующие критические высказывания:

- ободряющая критика: «Ничего, в следующий раз сделаете лучше, а теперь - не вышло»;

- критика-похвала: «Работа сделана хорошо, но только не для этого случая»;

- критика-надежда: «Надеюсь, что в следующий раз вы сделаете эту работу лучше»;

- критика-аналогия: «Когда-то я сделал точно такую же ошибку. Ну и было же мне тогда от начальника»;

- безличная критика: «В нашем коллективе есть еще работники, которые не справляются со своими обязанностями. Не  будем называть их фамилии»;

- критика-сопереживание: «Я хорошо вас понимаю, тем не менее, и вы поймите меня, ведь работа не выполнена;

- критика-беспокойство: «Я очень встревожен положением дел, которое сложилось, у таких наших товарищей, как...»;

- критика-замечание: «Не так сделали. В следующий раз посоветуйтесь»;

- критика-смягчение: «Наверное, в том, что произошло, виноваты не только вы»;

- критика-намек: «Я знал одного человека, который сделал точно так же, как вы. Потом ему было плохо»;

- критика-удивление: «Неужели вы не сделали эту работу? Не ожидал»;

- критика-сочувствие: «Я очень сожалею, тем не менее, должен признать, что работе выполнена некачественно»;

- критика-опасение: «Я очень опасаюсь, что и в следующий раз работа будет выполнена на таком же уровне»;

- конструктивная критика: «Работа выполнена неправильно. Что вы должны осуществить?»;

- критика-укор: «Ну, что же вы? Я на вас рассчитывал»;

- критика-ирония: «Делали, делали и... сделали. Как теперь руководству будем докладывать?»;

- критика-требование: «Работу придется переделать!»;

- критика-вызов: «Если допустили столько ошибок, сами и решайте, как выходить из этого положения!»;

- критика-предупреждение: «Если вы еще раз допустите брак, вы будете уволены!»

Манеры поведения руководителя полностью определяются его общей культурой и воспитанностью. Хорошие манеры руководителя, безусловно, укрепляют его авторитет. Основа их - скромность и выдержка, внимательное, тактичное отношение к людям, умение понять их цели и интересы, контролировать свои действия, объективно оценивать свои поступки.

Успеху управленческой деятельности определенной мерой оказывает содействие внешний вид руководителя. Правильно подобранная одежда помогает руководителю иметь привлекательный, солидный вид, вызывает в окружающих доверие к нему, побуждает придерживаться делового, официального или товарищеского стиля общения.