Лекции по "Менеджменту"

5.2.Основные характеристики  эффективного контроля

Выделяют внешний и  внутренний контроль. Внутренний контроль имеет место, когда его субъект  и объект находятся в одной  системе, внешний – в разных системах.

Внешний контроль производится администрацией (например, вышестоящим  руководством - президентом компании, вице-президентом и т.д.) или специальными сотрудниками – контролерами (например, органами власти, налоговой инспекцией, банком, техническими инспекциями, санитарными  и природоохранными организациями  и т.п. на основе действующих законов  и постановлений соответствующих  органов власти). Необходимость и полезность внешнего контроля основываются на том, что, во-первых, люди лучше работают, если знают, что за ними наблюдают. Во-вторых, по итогам внешнего контроля производится оценка сотрудников и связанные с ней поощрения и наказания. В-третьих, внешний контроль означает, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, и поэтому надо проявить больше усердия в труде не в последнюю очередь для того, чтобы обратить на себя внимание начальства. В-четвертых, внешний контроль позволяет оценить деятельность структурного подразделения не с позиций его сотрудников, а с точки зрения достижения целей организации в целом, решения ее стратегических задач.

Внутренний контроль организации  обеспечивается её же силами, его выполняют  сами исполнители: они следят за своей  работой и её результатами, вносят по мере необходимости корректировки  в собственную деятельность.

Далее хотелось бы остановиться на самом процессе контроля.

Процесс контроля состоит  из: 1) установления стандартов; 2) сопоставления  со стандартами реальных результатов  и 3) проведения необходимых корректирующих действий, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных  стандартов.

Основные характеристики эффективного контроля:

1. Стратегическая направленность  контроля, означающая, что контроль  должен служить достижению целей  организации, отражать и поддерживать  ее общие приоритеты. Деятельность  во второстепенных областях, не  имеющих стратегического значения, не должна измеряться слишком  часто, если отклонения в них  не стали слишком большими.

2. Ориентация на результаты  означает, что конечная цель контроля  заключается в решении задач,  стоящих перед организацией, а  не в сборе информации и  установлении стандартов. Поэтому  информация об отклонениях от  намеченной цели должна сообщаться  субъекту управления и использоваться  им для проведения необходимых  корректирующих действий.

3. Соответствие делу, то  есть контролируемому виду деятельности. Контроль должен объективно измерять  и оценивать то, что действительно  важно для деятельности организации  и достижения ее целей. 

4. Своевременность контроля  заключается не в частоте и  высокой скорости контроля, а  во временном интервале между  проведением измерений функционирования  тех или иных составляющих  деятельности организации. Одни  из них необходимо контролировать  чаще, например, еженедельно, другие  – раз в квартал.

5. Гибкость контроля означает  его способность приспосабливаться  к происходящим изменениям во  внутренней и внешней средах организации.

6. Простота контроля заключается  в том, что он должен быть  наименее сложным с точки зрения  тех целей, для которых он  предназначен, и требовать наименьших  усилий для проведения, разумеется не за счет снижения его качества.

7. Экономичность контроля  предполагает, что суммарные затраты  на систему контроля не должны  превышать выгоды от его проведения. В противном случае лучше от  него отказаться или провести  менее тщательный контроль.