Анализ системы управления и особенности деятельности предприятии индустрии гостеприимства

Департамент маркетинга и  продаж относительно маленький, но достаточный для того, чтобы осуществляет междепартаментное координирование действий. Этот департамент отличается от других тем, что он не вовлечен в ежедневные операции обслуживания клиентов Специалисты этого департамента тесно сотрудничают с рынком проведения и организации разных корпоративных мероприятий, туристским рынком и др. На практике количество персонала в этом департаменте составляет сотую часть номерного фонда гостиницы [24].

Департамент персонала непосредственно  не работает с клиентами, не проводит предварительную переписку и  переговоры с будущими клиентами, однако играет важную роль в обеспечении  эффективной деятельности отеля. Обычно департамент имеет три подразделения: набора (рекрутинга) работников, подразделение  заработной платы и других вознаграждений, подготовки и переподготовки (тренинга). В основном директор этого департамента является по образованию юристом  по трудовым отношениям.

Эти три подразделения  департамента персонала тесно взаимосвязаны  друг с другом, а сам департамент - с другими департаментами предприятия. Работники департамента отбирают специалистов, проводят собеседование, но окончательное  решение о принятии на работу за линейным департаментом, т. е. за руководителем  подразделения, куда принимается данный работник. Также департамент имеет совещательный голос в вопросах административного взыскания.

Что касается департамента бухгалтерского учета, то он тесно работает и с линейными службами, и с  персоналом всего отеля. В его  обязанности входит осуществление  разных денежных переводов, подготовка различных финансовых отчетов и  своевременное информирование руководства  о финансовых результатах деятельности отеля, а также выплачивание работникам жалованья, получение других разных счетов и выплата по ним, контроль и учет издержек. Из-за последнего аспекта  часто этому департаменту приписывают  контрольные функции. В первую очередь  под его контролем находится  служба управления номерным фондом, а  также производство питания и  напитков. Бухгалтерия вместе с кассиром (ночным аудитором) службы размещения отслеживает оплату гостем счетов различных  служб. Аналогично кассир службы производства питания и напитков работает с  бухгалтерией и передает ей все доходы, полученные по счетам за питание и  напитки. В обязанности бухгалтерии  также входит подготовка ежедневного  прейскуранта цен блюд и напитков, а иногда даже проведение разных закупочных операций и складирования продуктов[11].

В департаменте бухгалтерского учета в крупных гостиничных  компаниях работает директор по системам, который ответствен за бухгалтерскую  и управленческую информационную систему  компании. Таким образом, можно сказать, что бухгалтерия непосредственно  вовлечена в ежедневные операции организации [24].

О департаменте маркетинга и продаж, персонала и бухучета более подробно пойдет речь в следующих  главах.

Преимущество и недостатки функциональной организации в компании индустрии гостеприимства зависят  от эффективного функционирования каждого  департамента. Специализация департаментов  и подразделений осуществляется по требованию высшего руководства, которое также осуществляет координацию  действий между департаментами. Компании индустрии гостеприимства остро нуждаются в сильном руководстве на высшем уровне организационной иерархии (концептуальная схема их работы приводится далее).

Благоприятной роли разных комитетов и комиссий в деле координации функций департаментов, создаваемых в организациях индустрии гостеприимства. Одним из них является исполнительный комитет в составе генерального директора организации и его заместителей, директоров департаментов, находящихся в прямом подчинении генеральному директору. Этот комитет обычно разрабатывает прогноз загруженности (для гостиничных компаний) или посещаемости (для ресторанных компаний), ожидаемые поступления, прибыль на каждый год. Конечно, обязанности этого комитета отличаются в разных предприятиях индустрии гостеприимства. В зависимости от поставленных задач и от определенных факторов комитет может иметь совещательный характер для генерального директора или даже решать ряд вопросов. Особенно усиливается роль исполнительного комитета при необходимости проведения изменений в организации и сокращается при имеющем сильную власть генеральном директоре. Надо отметить, что регулярные встречи членов комитета, конечно, многому учат новых, не имеющих достаточного опыта директоров или менеджеров. Также комитет помогает создавать ощущение совместной ответственности, строить доверительные отношения между членами высшего руководства.

На предприятиях индустрии  гостеприимства разные комитеты составляют формальную часть организационной  структуры. Структура комитетов, где  представляются обязанности каждой группы, и даты собраний утверждаются генеральным директором. В крупном  отеле, например, за рубежом в год  проходят около 250-300 запланированных  собраний с участием генерального директора.

Обычно организационная  структура изображается в форме  вертикали, но есть и горизонтальная форма, где отдельные компоненты расположены по очереди строго слева направо, или с сосредоточением высшего руководства в центре. Несмотря на положительные стороны, такая организационная диаграмма имеет свои недостатки, основным из которых является статичность, а также то, что она не изображает различия должностей одного и того же уровня, делегирование обязанностей от руководителя к подчиненному, взаимоотношения между линейными менеджерами и функциональным персоналом, сторонние контакты и др.

В индустрии гостеприимства существует несколько форм управления.

К наиболее распространенным в международной практике формам управления предприятиями гостеприимства относятся:

1. Управление по контракту.
2. Управление через договор франчайзинга.
3. Аренда.

В индустрии гостеприимства также получили распространение  и другие организационные формы  управления (акционерные общества (АО), совместные предприятия (СП), синдикаты, консорциумы и т. д.), отличающиеся содержанием и пропорциями функций, структурой и степенью централизации  управления [24].

Подводя итог в этой части, следует отметить, что мы изучили и рассмотрели  функциональную организационную структуру управления в индустрии гостеприимства, так же узнали основные преимущества руководителя к персоналу.  Выявили, что в основе образования звена управления лежит выполнение отделом определенной функции управления. Устанавливающиеся между отделами связи имеют горизонтальный характер. Под уровнем управления понимают совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системе управления гостиницей. Ступени управления находятся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу: менеджеры более высокой ступени управления принимают решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев. Организационная структура управления складывается из состава, соотношения, расположения и взаимосвязи отдельных подсистем организации. Создание такой структуры направлено, прежде всего, на распределение между отдельными подразделениями организации прав и ответственности.

1.3 Управление по контракту

Одной из основных форм управления предприятиями индустрии гостеприимства, получившей широкое распространение  с начала 1970-х годов, является управление по контракту.

Под контрактом на управление понимается письменное соглашение, заключаемое  между владельцем предприятия (гостиницы, ресторана) и менеджером или компанией, специализирующейся в управлении соответствующими типами предприятий.

До настоящего времени  специалисты в области гостиничного менеджмента не пришли к единому  мнению о том, где и когда впервые  в индустрии гостеприимства был  заключен контракт на управление. Одни полагают, что первый контракт на управление был подписан в начале XX века компанией «Цезарь РицГруп». Другие считают, что первой управляющей компанией была компания «ТрэдуэйХотэл», которая начала свою работу, взяв в управление небольшую гостиницу в одном из колледжей США. Мнение третьих сводится к тому, что первой управляющей компанией была компания «УэстинХотэлз», начавшая свою деятельность в 30-х годах.

К началу 90-х годов крупнейшими  компаниями по управлению гостиницами  являлись «Ричфилдхоутелменеджмет», «Далбтрихоутел», «Интерстейтхоутелз».

В содержании контрактов на управление включены, как правило, семь основных моментов:

1. Наделение управляющей  компании (оператора) правом управления  предприятием. При этом собственник  лишается прав вмешиваться в  процесс управления.

2 .Возложение на собственника  всех расходов по различным  операциям, а также всех финансовых  и оперативных рисков, вытекающих  из его права собственности.

3. Защита или освобождение  оператора от ответственности  за любые действия, за исключением  тех, которые совершены с умыслом  или в результате грубой неосторожности.

4. Срок управления собственностью  гостиничных предприятий. Обычно  контракт на управление заключается  на пять, десять или двадцать  лет.

5. Управленческое вознаграждение, размер которого определяется  исходя из размеров валового  дохода или чистой прибыли.  Обычно это 2-4,5% от валового  дохода или чистой прибыли.  Некоторые контракты предусматривают  в первый год 2%, во второй - 2,5%, в третий и последующий годы - 3,5%. Усилившаяся конкуренция между  управленческими фирмами привела  к уменьшению размера контрактного  вознаграждения.

6. Условия возобновления  контракта. Большинство существующих  условий предоставляют преимущественное  право принятия решения управленческой  компании. Если собственник располагает  серьезными средствами воздействия  на управляющую компанию, он может  получить преимущественное право  принятия решения о возобновлении  контракта.

7.Условия прекращения  контракта. 

Существуют как минимум  четыре варианта прекращения контракта, дающие преимущества либо собственнику, либо управляющей компании:[24]

1. Если одна из сторон не выполняет условия контракта в течение законодательно установленного времени с момента уведомления о выявленных нарушениях, сделанного другой стороной.
2. Если одна из сторон признается банкротом либо передает имущество кредиторам за долги.
3. Если одна из сторон становится причиной приостановления или отзыва лицензии на право осуществления предприятием соответствующих функций.
4. Контракт может быть прекращен по обоюдному желанию.

Управляющая компания, как  правило, не получает никаких прав на имущество предприятия. Однако на практике имеются случаи, когда заключение контракта сопровождалось частичным  участием управляющей компании в  собственности. Такие случаи характерны для транснациональных гостиничных  компаний (ТНК).

Управление по контракту  имеет свои слабые и сильные стороны. Преимущества управления по контракту  для владельца предприятия состоят  в следующем:

1. При контрактной системе управляющая компания или менеджер обычно не владеет долей имущества.
2. Свобода выбора управляющей компании или менеджера.
3. Возможность осуществления инвестиций в предприятие, независимо от мнения управляющего.
4. Максимальная прибыль за вычетом управленческого вознаграждения.

Недостатки контрактного управления для владельца предприятий  заключаются в следующем:

1. Отсутствие оперативности контроля.
2. Максимальный риск и необходимость выплаты управленческого вознаграждения.
3. Отсутствие права вмешиваться в процесс управления.
4. Трудности с досрочным расторжением контракта.

Преимущества контрактной  системы для управляющей компании (менеджера):

1. Расширение сферы влияния.
2. Увеличение доходов с минимальными затратами.
3. Полное отсутствие необходимости выплат владельцу.

Недостатки управления по контракту для управляющей компании (менеджера):

1. Ограничение дохода суммой управленческого вознаграждения.
2. Зависимость от финансового положения владельца.
3. Прекращение деятельности, потеря работы по окончании (истечении) срока контракта (в случае невозобновления контракта).

Контрактное управление гостиницей - способ ведения гостиничного бизнеса, предполагающий заключение контракта  между владельцем предприятия и  компанией, главным направлением деятельности которой является профессиональное управление гостиницами на данном сегменте рынка[24].