Анализ организационной структуры управления ОАО «Универсал»

Директор  по кадрам и социальным вопросам руководит отделом охраны труда и заработной платы; отделом кадров. Отдел кадров осуществляет подбор, подготовку, переподготовку персонала в соответствии с целями, задачами и возможностями предприятия [15].

Директор  по маркетингу руководит отделом  маркетинга. Отдел маркетинга проводит всесторонний анализ результатов деятельности предприятия, разрабатывает мероприятия по снижению себестоимости и повышению рентабельности предприятия, улучшению использования производственных фондов, выявлению и использованию резервов на предприятии, осуществляет методическое руководство вопросами научной организации труда, участвует в разработке технико-экономических нормативов и конкретных показателей по экономическому стимулированию и др.

Создание  отделов (подразделений) путем группирования  аналогичных производственных функций  и служащих позволяет добиться более  эффективного управления, необходимой  гибкости руководства компанией  в период расширения ее хозяйственной  деятельности.

Выполняя  свои прямые функциональные обязательства, должностные лица, отделы и службы взаимодействуют между собой. Эти  взаимодействия можно представить в форме матрицы функциональных взаимосвязей, представленной в приложении Б .

 

2.2 Организационное  проектирование

 

Рассмотрев  и изучив как основные, так и  вспомогательные функции управления, следует заняться непосредственно  проектированием организационной  структуры управления ОАО «Универсал». Под организационной структурой системы управления понимается состав подразделений (отделов и служб) и должностных позиций высшего управленческого персонала системы управления и административные связи между ними.

Отдел –  структурное подразделение системы  управления, численность которого составляет более трех человек, из которых один – начальник отдела. Служба –  отдельные должностные позиции  или несколько должностных позиций, не имеющих иерархической зависимости  друг от друга и объединенных лишь условно территориально в одном  рабочем помещении.

Схема организационной  структуры должна строиться с  соблюдением определенных принципов, среди которых принцип «вертикального зонирования» и принцип «горизонтального зонирования». Согласно «вертикальному зонированию» в зоне вертикального  подчинения функциональному менеджеру  или управляющему организацией должны размещаться только те управленческие или производственно-бытовые подразделения, службы или отдельные должностные  позиции организации, которые непосредственно  административно подчиняются этому  менеджеру. По «горизонтальному зонированию» каждое подразделение организации  должно быть размещено строго по иерархическим  уровням управления.

В соответствии с принципом «горизонтального зонирования» выделим девять уровней управления.

На первом уровне управления располагается класс  управленческой деятельности «Стратегическое управление». Сюда входят: собрание акционеров, совет директоров, генеральный директор предприятия.

На втором уровне располагается специализированное функциональное управление организацией или отдельными подсистемами организации – директор по производству, финансовый директор, директор по кадрам и социальным вопросам, директор по маркетингу, директор по хозяйственным вопросам.

На третьем  уровне представлено управление отдельными функциональными видами управленческой деятельности или решением отдельных специализированных функциональных задач – главный эксперт, главный энергетик, главный механик, главный технолог, главный экономист главный бухгалтер.

На четвёртом  уровне располагаются функциональные подразделения – отдел главного механика, отдел главного эксперта, отдел главного энергетика, отдел главного технолога, производственно – диспетчерский отдел, отдел материально-технического снабжения, отдел закупок, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел кадров, отдел организации труда и заработной платы, отдел сбыта и отдел маркетинга, юридический отдел.

Пятый уровень  включает вспомогательные службы и  отделы – отдел сертификации и стандартизации, канцелярия.

На шестом уровне располагаются основные производственные подразделения – цеха основного производства, упаковочный цех, 1 – я торговая точка, 2 – торговая точка, производство пластиковой тары, цех фасовки готовой продукции.

На седьмом  уровне представлены вспомогательные  производственные подразделения –  экспериментальный цех, цеха ремонта оборудования, электроремонтный цех, инструментально-штамповочный цех, а также здесь располагаются цеха вспомогательного производства.

 Восьмой уровень включает обслуживающие хозяйственные производственно-бытовые подразделения – столовая, амбулатория и служба безопасности.

На девятом  уровне располагаются подсобные  хозяйства – склады материалов.

Разработанная организационная структура относится  к линейно функциональной структуре (Приложение В). Линейно функциональная структура представляет собой комбинацию линейной структуры с системой выделения определённых функций. При линейных руководителях создаются специальные подразделения, которые помогают линейному менеджеру в выполнении отдельных функций управления.

Эти штабы  могут:

- ограничиваться  центральными уровнями управления;

- находиться  в нескольких уровнях управления;

- образовывать  штабную иерархию на всех уровнях  управления.

Штабы на нескольких уровнях иерархии должны давать консультации и участвовать  в подготовке решений, но они не обладают правами принятия решений и руководства  нижестоящими подразделениями или  исполнителями.

Чем крупнее  фирма и сложнее её управляющая  структура, тем острее стоит вопрос координации деятельности функциональных служб или создания крупных специализированных подразделений с высококвалифицированными специалистами. Преимуществами и недостатками линейно-функциональной структуры  можно назвать:

Преимущества:

* Возможность  получить высокую степень профессиональной специализации сотрудников;

* Точно  определить места и необходимые  ресурсы (особенно кадров);

* Способствует  стандартизации, формализации и  программированию процесса.

Недостатки:

* Затрудняет  горизонтальное согласование;

* С трудом реагирует на изменение;

Все управление предприятием можно условно разделить  на три уровня – высший, средний  и низший. К высшему уровню управления относятся непосредственные руководители предприятия, к среднему – их заместители  и директора функциональных подсистем, к низшему – начальники выделенных подразделений.

Между уровнями управления существуют связи: линейные и функциональные. Линейные связи  – это связи подчинения по всему  кругу вопросов, осуществляющие прямое руководство подчиненными. Функциональные связи – это связи подчинения в пределах реализации определенной функции управления, носящие совещательный  или рекомендательный характер. Высший уровень управления связан со средним  уровнем линейными и функциональными  связями. Среднее звено связано  с низшим только линейными связями. Это обусловлено тем, что со снижением  уровня управления межуровневые отношения  принимают более формализованный  характер [14].

Для всех подразделений организационной  структуры предприятия разрабатываются  положения об отделе (службе) и должностные  инструкции всех сотрудников данного  подразделения.

Положение о структурном подразделении  предприятия – документ, предназначенный  для нормативно-правовой регламентации  деятельности каждого структурного подразделения.

Положение о структурном подразделении  определяет:

1. порядок создания подразделения;
2. правовое положение подразделения в организационной структуре предприятия;
3. задачи и функции подразделения;
4. права подразделения;
5. взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;
6. ответственность подразделения.

На основе положения организуется повседневная деятельность подразделения, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на него задач и функций. Применение положения позволяет  более полно и обоснованно  оценивать результаты деятельности структурного подразделения, принимать  решения о его моральном и  материальном стимулировании.

Разработка  положения является обязанностью отдела организации труда и заработной платы. При разработке положений  о структурных подразделениях необходимо базироваться на результатах предварительного изучения содержания, объема выполняемых функций, специфики данного подразделения, а также опыта организации работы аналогичных подразделений родственных предприятий.

Разработаем положение об юридическом отделе (Приложение Г) и должностные инструкции специалистов данного отдела (Приложение Д).

В состав юридического отдела входят начальник  юридического отдела, специалист 1-й  категории юридического отдела.

Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, в котором определяется место работника в системе  управления предприятия, а также  закрепляются основные функции, обязанности, права и ответственность работника  при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Основой для разработки должностных инструкций служат должностные квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и служащих и соответствующие  положения о подразделении предприятия.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов и  последовательности их изложения. При  этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь  четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

За время  использования должностных инструкций было выработано несколько методик  их составления. Различаются они  между собой как рекомендациями по содержанию, так и рекомендациями по оформлению.

Одна  из методик составления должностных  инструкций  включает шесть разделов: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность, условия работы, сферу деятельности и право подписи. Другая методика предполагает выделение  только четырех разделов: общие положения, должностные обязанности, права  и ответственность [3]. Рассмотрим ее на примере двух должностных инструкций: должностной инструкции начальника юридического отдела должностной инструкции специалиста 1-й категории юридического отдела (Приложение Д ).

3 Анализ организационной структуры управления ОАО «Универсал».

3.1 Анализ факторов, влияющих на эффективность организационной структуры ОАО «Универсал».

 

На формирование организационной  структуры управления огромное влияние  оказывают внешние, внутренние и  специальные факторы, так как  организация представляет собой  систему.

Система – это совокупность определенным образом подобранных элементов, между которыми  существует взаимосвязь  и взаимозависимость. Наличие взаимосвязи  и взаимозависимости между элементами требует при построении организационной  структуры управления предприятием учитывать влияние всех внутренних факторов организации. К внутренним факторам организации можно отнести: тип технологии, номенклатура выпуска, степень централизации механизма  управления, характер и интенсивность  внутренних связей, персонал, осуществляющий деятельность предприятия, финансовое состояние организации, социально-психологическая  атмосфера деятельности и др.

Для изготовления продукции организации  требуется поступление из внешней  окружающей среды разного рода ресурсов, а затем эту произведенную  продукцию нужно реализовать. Всё  это показывает зависимость организации  от внешней окружающей среды. Поэтому  при формировании организационной  структуры управления предприятием необходимо учитывать также и  влияние факторов внешней среды. К ним можно отнести: количество и размещение поставщиков, материалы, капитал, который предоставляют  инвесторы, трудовые ресурсы, законы и  государственная власть, потребители, конкуренты и др.

Перечень влияния внешних и  внутренних факторов не является исчерпывающим, весьма важными в процессе организационного проектирования могут оказаться  и специальные факторы: компьютеризация  информационных процессов, эффект власти и контроля и пр.

Влияние всех этих факторов на процесс проектирования организационной структуры можно отразить в таблице 3.1.1.

Таблица 3.1.1 – Влияние факторов на формирование организационной структуры управления