Организация информационного обеспечения управления на примере ЗАО «Автодор»

При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение – индекс или номер.

В данной организации существует централизованная система работы с документами. Здесь существует деление документов на регистрируемые и нерегистрируемые, причем это деление не закреплено какой-либо инструкцией. Распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения), документы коллегиальных органов (протоколы), информационно-справочные (акты), бухгалтерские документы получают в качестве индекса порядковый номер с начала года в пределах регистрируемого массива. Номера на эти документы ставят в момент их регистрации, после подписания документа. Другие наиболее важные внутренние документы регистрируются на общих основаниях. Но так как документы хранятся в организации и не предаются в архив, экспертиза ценности документов не проводится. Все документы формируются в дела и подшиваются согласно описи.

В настоящее время трудно представить себе организацию, занимающуюся любым видом деятельности, без локальной сети. Так ЗАО «Автодор» не исключение. Это дает организации ряд преимуществ:

-распределение ресурсов позволяет экономно использовать ресурсы. Например, управлять принтерами со всех подсоединенных станций;

-разделение данных предоставляет возможность доступа и управления общими базами данных с периферийных рабочих мест;

-разделение программных средств предоставляет возможность одновременного использования централизованных ранее установленных программных средств;

-разделение ресурсов процессора предоставляет возможность использования вычислительных мощностей для обработки данных другими компьютерами, входящими в сеть.

В  ЗАО «Автодор» компьютеры оснащены  всеми  необходимыми для успешной работы программами. Например, в ЗАО «Автодор» используется русская версия офисного пакета программ Microsoft Office 2010, которая  объединяет в себе программы для создания и редактирования различных документов, баз данных, электронных таблиц, презентаций и других разнообразных офисных целей. Используя приложения из пакета Microsoft Office, можно обмениваться документами через интернет, осуществлять совместную работу над проектами. Вся линейка продуктов Microsoft Office 2010 обладает упрощенной навигацией. Графические меню и интуитивно понятный интерфейс делают более лёгкой работу с документами. Пакет содержит следующие продукты: Word, Excel, PowerPoint, Outlook с Диспетчером контактов, Publisher,Access. Photo Editor – приложение Office, обрабатывающее растровые изображения. Различные вспомогательные программы, работающие вместе с основными приложениями Office: Graph (программа для построения диаграмм и графиков), Equation (программа для вставки в документ математических и других видов формул) и множество других полезных программ.

Используется система программ "1С: Предприятие" предназначенная для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями.

"1С: Предприятие" представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.

С помощью данной программы решаются следующие задачи:

1. Автоматизация складского учета, анализ состояния складов и контроль движения товарно-материальных ценностей;

2. Расчет зарплаты и кадровый учет, включающий практически полный способов набор начислений, удержаний, выплат и компенсаций с учетом национальной и местной специфики;

3. Учет основных средств и расчет амортизации, планирование, управление и анализ финансовых результатов деятельности предприятия;

4. Бухгалтерский и налоговый учет в полном соответствии с национальным законодательством;

5. Формирование налоговой, бухгалтерской и другой регламентированной отчетности в различные органы.

6. Бухгалтерский учет и контроль смет расходов бюджетных организаций в полном соответствии с законодательством и ведомственными инструкциями.

7. Сбор сводной отчетности бюджетных организаций. 

В   ЗАО «Автодор»   разработана ПРОГРАММА ИННОВАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ на период с 2011 по 2015 года. Кратко рассмотрим ее содержание.

Основными целями Программы инновационного развития ЗАО «Автодор»,    охватывающей 5-летний  период (2011-2015) являются:

1. Создание организационно-правовых  и экономических условий эффективного механизма внедрения инноваций в практику проектирования, строительства, реконструкции, содержания и ремонта автомобильных дорог;

2. Существенное повышение  технологического уровня производства  работ подрядными дорожными организациями, широкое применение прогрессивных дорожно-строительных материалов, новой техники и оборудования, повышение уровня услуг пользователям автомобильных дорог благодаря оснащению автомобильных дорог системами автоматизации управления дорожного движения и другими элементами ИТС.

В период реализации Программы усилия и средства  должны быть направлены на:

- освоение передового  опыта организации дорожной деятельности;

- создание механизмов  стимулирования инноваций;

- развитие передовых  технологий организации и управления дорожным движением;

- создание современной  базы  документов технического  регулирования в ЗАО “Автодор”;

- исследования и адаптацию  к российским условиям отработанных  в западноевропейских и североамериканских  странах наиболее эффективных  технологий выполнения работ со строительству, ремонту и содержанию автомобильных дорог, методов диагностики и технического надзора. Все они направлены на оптимизацию суммарных затрат на строительство и эксплуатацию автомобильных дорог в течение их жизненного цикла, на внедрение новых для дорожного хозяйства России методов и технологий в практику.

В долгосрочной перспективе, после формирования работоспособной системы управления инновационным развитием данной организации и сокращения технического и технологического отставания от зарубежного уровня, будут созданы предпосылки для ее перехода  к активным разработкам инновационных технологий, превосходящих применяемые за рубежом, и, возможно, к экспорту передовых разработок.

Основными задачами  инновационного развития и технической модернизации ЗАО “Автодор” в период действия Программы (2011-2015 годы) являются:

1.Создание инновационной направленной корпоративной системы управления организацией, механизмов, стимулирующих  инновационную активность субъектов внутренней и внешней среды управления ;

2. Концентрация ресурсов  на приоритетных направлениях  инновационной деятельности, на  выполнении мероприятий, обеспечивающих  достижение установленных целевых  показателей инновационного развития  компании;

3. Совершенствование нормативно-методической базы  компании, включая разработку системы внутренних стандартов и других нормативно-распорядительных документов, а также разработку предложений в установленном порядке по внесению изменений в действующее законодательство и нормативную документацию;

4. Формирование технической  политики  компании, определение  перечня инновационных технологий, материалов и оборудования, планируемых  к внедрению при выполнении  работ на автомобильных дорогах;

5. Разработка планов  и проведение научных исследований, экспериментальной проверки применимости передовых технологий, оборудования и материалов при создании

и эксплуатации автомобильных дорог.

Ожидаемые результаты реализации Программы:

В результате реализации Программы будет создана инновационная направленная система управления автомобильными дорогами , внутренней и внешней средой управления, созданы механизмы стимулирования инноваций, внутренняя инновационная инфраструктура.

Технологический уровень данной организации приблизится к передовому зарубежному уровню и в части технологического  уровня выполнения работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту, ремонту и содержанию автомобильных дорог.

Внедрение  долгосрочных контрактов всех видов для стимулирования внедрения инноваций подрядными организациями,  инновационных технологий и материалов  для повышения надежности и эксплуатационного ресурса дорожных конструкций, создание действенных механизмов внедрения инноваций в деятельности ЗАО «Автодор».

Доля протяженности автомобильных дорог Госкомпании, строящихся, реконструируемых или обслуживаемых по инновационным моделям комплексных долгосрочных контрактов с частным финансированием, а также по концессионным соглашениям, составит не менее 80 %.

Значительно увеличится количество разработанных и внедренных в производство технологий и других продуктов по результатам выполненных НИОКР, финансирование НИОКР  с 2012 г. планируется осуществлять полностью за счет собственных средств ЗАО «Автодор».

На реализацию данной Программы прямо будет влиять совершенствование организации информационного обеспечения в ЗАО «Автодор».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Совершенствование системы информационного обеспечения управления в ЗАО «Автодор».

           3.1. Пути совершенствования системы информационного обеспечения в ЗАО «Автодор».

Информация используется как ресурс для исполнения служебных функций, а также как средство служебных коммуникаций, поскольку последние осуществляются в процессе передачи различных сведений.

Релевантную информацию получают путем поиска и "процеживания" доступных источников (документов, файлов, недокументированных сообщений).

Обработанные, но не использованные данные, из которых извлекли релевантную составляющую, называют информационным шумом. Очистка от "шума" - одна из важнейших задач функций информационного обслуживания. Информация и коммуникации вместе со средствами связи и программно-техническим обеспечением составляют инфраструктуру управления, т. е. каналы и способы поддержания процессов управления.

Информация уменьшает степень неопределенности и неполноту знаний, позволяет принимать обоснованные решения

Информация распространяется импульсами, в виде отдельных "квантов" сообщений, передача которых может осуществляться устно или посредством материальных носителей: бумажных, магнитных, электронных.

Информационные сообщения могут быть директивными и обеспечивающими функционирование. Документированные сообщения, как правило, имеют формат официально установленных реквизитов, недокументированные - произвольную форму. Директивная информация предназначена для уведомления о том, кому, что и в какие сроки нужно выполнить; обеспечивающая информация содержит сведения нормативного характера о правилах поведения, порядке исполнения функций и операций, а также данные, расширяющие профессиональные знания персонала. Существует также смешанный вид сообщений, объединяющий директивные и обеспечивающие сведения.

Традиция информационного обеспечения не обременена сложными технологиями, не отвлекает дополнительные штатные ресурсы. Ее достоинством является прямой оперативный доступ пользователей к источникам информации, которая принадлежит им по целевым и функциональным признакам. При таком положении дел каждый солидный отдел создает собственный архив, отвечающий требованиям данной конкретной службы. Однако при большом потоке документов и штатной численности офиса, недостатки децентрализованной системы управления информацией превалируют над достоинствами.

В ЗАО «Автодор»  обрабатывается до 300 и более документов в день, отношения "каждый с каждым" в рамках информационного обмена серьезно запутывают ситуацию. Снижается ответственность конкретного сотрудника за конечный результат информационной работы: теряются документы, задерживается выполнение заданий, искажаются данные, растет число проблемных и конфликтных ситуаций. Прежде всего - это касается документов, которые инициируют цепочку работ и порождают новые документы. Для устранения этих проблем в компании созданы специальные подразделения, секретариаты, канцелярии, архивы. Однако без интеграции новых подразделений в общую систему управления компанией, а главное, не объединив потоки директивной и функционально обеспечивающей информации, ослабить остроту проблемы не удастся.

До 60% указаний и распоряжений руководители отдают в устной форме, не оставляя следов на информационных носителях. Как следствие, выполнение этих указаний контролируется плохо; они слабо координируются с другими мероприятиями и не всегда обеспечиваются необходимыми информационными материалами, поскольку выпадают из стандартной технологической цепочки регистрации и обслуживания.

Недокументированная информация, выполняющая обслуживающие функции, также не является технологически адаптированной к формату документов и средствам их обработки и поэтому не может полностью или частично учитываться, анализироваться и контролироваться в рамках формальных процедур. Из-за того, что недокументированная информация, как правило, содержит большой объем информационных шумов и не имеет официального статуса , ее использование приводит к дополнительным тратам времени, ошибкам или даже помехам в работе.