Организация информационного обеспечения управления на примере ЗАО «Автодор»

К подготовке исходных данных для анализа следует подходить целенаправленно и осмысленно, необходимо убедиться в достоверности и полноте анализируемой информации.

Исходными данными для анализа производственной и хозяйственной деятельности промышленного предприятия служат материалы отчетности об объемах производства продукции за анализируемый период (год, квартал, месяц, сутки); об объемах работ и использовании техники; составе и численности персонала; производительности труда, а также показатели работы вспомогательных цехов; показатели состояния и использования основных производственных фондов, стоимостные показатели по видам работ: заработная плата, расход материалов и их стоимость, расход электроэнергии, сжатого воздуха, расчет амортизационных отчислений. Используются проектные показатели и нормативные данные, протоколы производственных совещаний и т.д.

Однако только одни данные учета и отчетности не могут удовлетворить требования аналитической работы. Поэтому возникает необходимость дальнейшей обработки отчетных данных с целью увязки и сопоставимости показателей, выявления их взаимосвязи и взаимодействия, а также влияния отдельных факторов на работу предприятия.

Комплексно хозяйственная деятельность отражается в формах годовой отчетности, где, как правило, содержатся отчетные показатели за текущий и предшествующий периоды.

Информационная система включает в себя совокупность входных данных, результаты их промежуточной обработки, выходные данные и конечные результаты, поступающие с систему управления. Рационально организованный и соответствующим образом регулируемый информационный поток служит надежной базой для построения моделей (моделирования) в соответствии с задачами экономического анализа.

Состав, содержание и качество информации, которая используется для анализа, не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных для анализа делятся на плановые, учетные и  внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные здания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный анализ и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения аналитических исследований.

Учетным документом, согласно нашей классификации, является и экономический паспорт предприятия, где накапливаются данные о результатах хозяйственной деятельности за несколько лет. Значительная детализация показателей, которые содержатся в паспорте, позволяет провести многочисленные исследования динамики, выявить тенденции и закономерности развития предприятия.

К вне учетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. Конкретно в их число входят следующие документы.

1. Официальные документы, которыми обязано пользоваться хозяйство в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей хозяйства.

2. Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3. Решения общих собраний  коллектива, совета трудового коллектива  предприятия в целом или отдельных  ее подотделов.

4. Материалы изучения  передового опыта, приобретенные из разных источников информации (радио, телевидение, газеты и т.д.).

5. Техническая и технологическая  документация.

6. Материалы специальных  исследований состояния производства  на отдельных рабочих метах (хронометраж, фотография и т.д.).

7. Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

Смысл этих требований заключается в том, что вся система экономической информации должна соответствовать потребностям анализа, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна аналитику для всестороннего изучения экономических явлений и процессов. А также для выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться.

Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения анализа и выработки управленческих решений.

Экономическая информация должна объективно отражать исследуемые явления и объекты. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут стать вредными.

Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, - это единство информации, поступающей из разных источников. Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации - оперативность.

И, наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), т.е. требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. Вместе с тем, она должна максимально полно обеспечивать запросы анализа и управления. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

Подготовка и аналитическая обработка исходных данных в анализе хозяйственной деятельности включает проверку данных, обеспечение их сопоставимости, упрощение числовой информации.

В первую очередь информация, собранная для анализа, должна быть проверена на доброкачественность.

Во-вторых, проводится проверка всех привлеченных к анализу данных по существу. В процессе ее определяют, насколько тот или иной показатель соответствует действительности.

Анализ будет значительно менее трудоемким, если обеспечена сопоставимость показателей. Для этого всю числовую информацию после проверки ее доброкачественности приводят в сопоставимый вид. При упрощении исходных данных очень часто определяют средние или относительные величины, что позволяет облегчить обобщающую оценку.

Аналитическая обработка данных - это уже непосредственно анализ. Поэтому она является более ответственным этапом работы аналитика. Организация обработки требует соответствующего методического обеспечения, определенного уровня подготовки лиц, которые занимаются анализом, их обеспеченности техническими средствами. Ответственность за все это чаще всего возлагается на специалиста, который осуществляет руководство аналитической работой на предприятии.

Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов. Это может быть объяснительная записка, справка, заключение.

Однако следует остановиться на бестекстовой форме оформления результатов анализа. Она состоит из постоянного макета типовых аналитических таблиц и не содержит объяснительного текста. Аналитические таблицы позволяют систематизировать, обобщить изучаемый материал и представить его в пригодной для восприятия форме. Формы таблиц могут быть самыми разнообразными. Они строятся в соответствии с требующимися для анализа данными. Показатели в аналитических таблицах необходимо размещать таким образом, чтобы они одновременно использовались в качестве аналитического и иллюстрированного материала. При этом не нужно стремиться дать в одной таблице все показатели работы хозяйства или бросаться в другую крайность - вводить множество таблиц. Как универсализация, так и безмерное их количество усложняет их использование. Аналитические таблицы должны быть наглядными и простыми для использования.4

Такой порядок оформления результатов анализа в последнее время находит все большее применение. Он рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в обработанной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ повышает свою действенность потому, что при этом сокращается разрыв между выполнением анализа и использованием его результатов.

На практике наиболее существенные результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта предприятия. Наличие таких данных за несколько лет позволяет рассматривать результаты хозяйственной деятельности в динамике, обеспечивает его преемственность за отдельные отрезки времени.

Результаты анализа и разработанные на их основе мероприятия целесообразно обсуждать на собраниях коллектива предприятия и его подразделений. Практическую реализацию они получают после соответствующих постановлений собраний коллектива, приказов руководства предприятия или вышестоящих органов управления.

Таким образом, информационная система анализа хозяйственной деятельности должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности анализа.

1.2.  Механизм информационного обеспечения.

Эффективность- механизм информационного обеспечения предприятия, который играет немаловажную роль в том, насколько успешно функционирует данное предприятие на рынке.

С одной стороны, информация способствует решению множества задач, стоящих перед предприятием. Эти задачи могут быть направлены на: исследование запросов целевых потребителей; создание продукции/услуг, превосходящих по качеству продукции или услуги конкурентов и сравнительно лучше удовлетворяющих потребности целевых сегментов; минимизацию издержек и установление цены на продукцию или услуги на более низком, чем у конкурентов, уровне.

И с другой стороны, организация эффективной работы с информацией на предприятии, направленная на обеспечение предприятия всей необходимой информацией, но с минимально возможными затратами, способствует снижению издержек предприятия.

Основной целью механизма информационного обеспечения является обеспечение своевременного получения руководителем и службами предприятия максимального объема качественной информации. Эта информация необходима им для принятия обоснованных решений, разработки рекомендаций и предложений в зависимости от того, в какой степени предприятие обеспечено необходимой информацией и насколько продуманными являются информационные расходы, можно говорить о большей или меньшей конкурентоспособности продукции и/или услуг предприятия.

Увеличение используемых предприятиями ПЭВМ и широкого спектра программ, предлагаемых на рынке программных продуктов, создало предпосылки для улучшения процесса организации информационного обеспечения  и  планирования предприятия.

Программное обеспечение для разных целей представлено в таблице 2.

Таблица 2. Программное обеспечение для разных целей.

Цель	Категория	Имеющийся образец
Текстовой процессор	Вводит, запоминает, редактирует, переставляет, стирает, формирует и печатает (заменяет машинопись)	Easy Writer Word Master Word Star
Широкие электронные таблицы	Позволяют пользователю разрабатывать большие финансовые рабочие ведомости, рассматривать вопросы типа “что, если”	VisiCals Multiplan Exel
Управление базой данных	Содержит списки наименований, счетов, предметов хранения, и т.д. Сортирует в любой последовательности имеющуюся информацию	dBASE Paradox Oracle Informic
Составление графиков	Представляет цифровую информацию в виде линейных графиков, секторных диаграмм и специальных графиков	Auto-Graph Masterplot Graph&Calc
Бухгалтерский учет	С помощью электроники ведет финансовый учет, например, счетов дебиторов, амортизации, налогов, заработной платы и т.д.	Accounting General Leader
Управление запасами	Прослеживает уровни запасов, их размещение, издержки, объем продаж, доходы, окупаемость и резервы	INFOTORY The Store Manager
Коммуникации	Передает и принимает информацию из других компьютеров, коммерческих баз данных и электронной почты	Data Link Visi Term Data Comp
Управление проектами	Разрабатывает календарные планы, координирует ресурсы и контролирует программы	Estimacs Job Cost PERT