Организация информационного обеспечения управления на примере ЗАО «Автодор»

Вовремя доставленная исполнителю релевантная информация является одним из главных условий успешного выполнения функций и эффективного достижения поставленных целей.

Важнейшим условием эффективности и конкурентоспособности становится скорость нахождения, использования и преобразования исходной информации в решения и действия, направленные на изменение качества или количества продуктов и/или услуг на целевом рынке.

Тенденции роста организации и расширения специализации - это сигнал к преобразованию функций информационного обеспечения в специализированную отрасль деятельности, интегрированную с процессами управления.

Функции информационного обеспечения необходимо придать свойства не только фильтра, концентратора, накопителя и регулятора информационных потоков, но и производителя, и поставщика необходимой для работы персонала информации. Только в кабинетных исследованиях можно отрывать процесс основной деятельности от его информационного обеспечения. В реальности это единый процесс. Производственные процедуры, перемещение материальных и денежных потоков всегда имеют информационное отображение и документальное сопровождение. Прежде чем товары пойдут на склад или со склада, выписываются соответствующие документы (накладные или требования). Работы выполняются по нарядам, денежные транзакции оформляются платежными документами.

Информационные продукты являются как средством ведения деятельности, так и ее результатом. Очевидно, что без надлежащего оформления работа либо невозможна, либо незаконна. Следовательно, чтобы полноценно управлять деятельностью, необходимо синхронизировать и интегрировать движение информационных потоков с потоками работ и ресурсов, а это требует контроля, учета, анализа, планирования, координации - т. е. управления, централизованного и организационно согласованного.

Существующая в практике несогласованность объясняется особенностями функционирования крупных и средних компаний, в которых оперативное управление жизнедеятельностью организации осуществляется из разных локальных центров, коими являются члены дирекции и руководители служб или крупных подразделений. Чем больше у генерального директора непосредственных подчиненных, тем более рассогласованными являются их действия, поскольку никто из руководителей не располагает полной информацией о текущем положении дел и состоянии ресурсов и решения зачастую принимаются без достаточных информационных оснований. Между тем компания в целом обладает всей полнотой информации, крупицы которой рассредоточены между членами организации.

Если документы и сведения передавать от подчиненного к начальнику и наоборот, в условиях линейно-функциональной структуры этот процесс займет много времени - данные потеряют свою актуальность. Если исполнители связываются напрямую с лицами, принимающими решения (что широко распространено на практике), топ-менеджеры начинают "захлебываться" в мелочах и перестают заниматься перспективными вопросами, а руководители среднего звена оказываются не у дел.

Даже если компания располагает всей полнотой информации, но ее источники не охвачены технологией обработки и регулярного информационного обращения, "процедить" и адсорбировать эти данные для дальнейшего адресного использования не удастся. В то же время очищенная и подготовленная к использованию информация, направленная специалистам, которым она не требуется, будет воспринята как "шум" и не получит дальнейшего применения.

Особенно важна работа с директивной информацией, которая задает направление изменений в организационной системе компании и ее процессах. Директивная информация может быть представлена устными указаниями, письменными приказами и распоряжениями, резолюциями на документах, протоколами, планами, программами и т. п. Некоторые документы соединяют в себе свойства информации разных типов

Исходя из вышесказанного, можно выделить следующие направления совершенствования информационного обеспечения ЗАО «Автодор»:

1. Обеспечение контроля состояния параметров оказываемых услуг и результатов по важнейшим направлениям текущей деятельности;

2. Обеспечения компании полной (с точки зрения наличия) релевантной информацией;

3. Регулирование движения информационных ресурсов для использования в целевой деятельности согласно направлениям и ритмам бизнес-процессов;

4. Оперативное извлечение информации из огромного массива разнородных источников для текущих и перспективных задач управления;

5. Абсорбирование, аккумулирование, анализ и обобщение документированного опыта профессионалов, превращая его в общедоступный корпоративный интеллект;

6. Упорядочивание деятельности, связанной с развитием информационной системы.

В компании должны быть созданы новые подразделения и должности для работы с документами, информацией и техническими средствами поддержки.

Однако интеграция функций информационного обеспечения в систему управления компаний не всегда эффективна. Именно по этой причине механическое наращивание численности персонала и подразделений ощутимого положительного результата не дает.

В связи с этим возникает необходимость затрачивать дополнительные денежные средства:

· на покупку дополнительных компьютеров;

· на обновление программного обеспечения на уже имеющихся компьютерах;

· на обучение персонала.

Совершенствование информационного обеспечения - важный фактор эффективности управленческой деятельности в производстве, он постоянно требует к себе пристального внимания исследователей и руководителей.

Корпоративная информационная технология - совокупность аппаратного обеспечения, программного обеспечения, технологий хранения информации, сетевых технологий, обеспечивающих коммуникации и связь компонент системы в единое целое. Все эти ресурсы, используемые в организации, определяют инфраструктуру информационной технологии, или IT-инфраструктуру, которая является фундаментом для построения информационной системы.

Информационная система содержит данные о различных объектах, необходимые для конкретной организации. При этом она использует информационные технологии для преобразования набора данных в поток информации, который может быть использован человеком. Существует значительная разница между понятиями «программное обеспечение» и «информационная система».

Программы точно так, как и электронная начинка компьютеров, - всего лишь материалы для создания современной информационной системы. Компьютеры обеспечивают хранение и обработку информации; программное обеспечение - это набор инструкций, управляющих действиями компьютера. Знание принципов работы компьютеров и программного обеспечения важно при разработке решений для организаций, но нельзя забывать, что это - всего лишь часть информационной системы.

Любая промышленная ERP-система предлагает множество модулей для внедрения: планирование продаж, планирование производства, управление запасами, финансовый модуль, складской учет и т. д.

Существуют этапы, которые необходимо пройти, чтобы процесс постановки задачи, разработки и внедрения решения прошел наиболее эффективно

1.Определение будущего состояния Компании:

- формулирование согласованного образа, видения (Vision) будущей компании;

- письменное описание разделяемого видения;

-формулирование миссии;

- разработка бизнес-модели компании (модели новой бизнес-системы);

- разработка модели бизнес-процессов;

1.1. Разработка моделей работ, структур и команд для их выполнения:

- спецификация работы;

- должностные инструкции;

- информационные системы, системы коммуникации и координации;

1.2. Разработка системы управления и оценок:

- системы планирования;

- системы показателей  и критериев эффективности выполнения  работы, механизмы мониторинга, оценки  и контроля;

- формальные системы  мотивации, стимулирования, оплаты труда и вознаграждения;

- системы обучения и  развития сотрудников;

1.3. Разработка системы ценностей и убеждений сотрудников и механизмов их формирования

2. Диагностика и анализ  текущего состояния.

3. Управление переходом.

Только на этапе управления переходом, в зависимости от того где (на каком уровне анализа) в организации сосредоточена проблема и от степени требуемого вмешательства, будет выявлен комплекс необходимых изменений и развивающих мероприятий, среди которых может быть необходимость изменения систем и структур и, соответственно внедрение новых информационных технологий управления.

Так же на этом этапе произойдет разветвление процесса на комплекс параллельных мероприятий, прослеживая только один процесс - процесс внедрения ИТ решения.

Имея модель, представленную в виде описания процессов, структуры, систем и регламентов, которую следует реализовать в результате внедрения информационной системы, расставим приоритеты последовательности действий и определены какие из модулей необходимо внедрять в первую очередь: склад, снабжение, производство или финансы. Но и в этом случае не стоит торопиться.

В качестве наиболее органичного и эффективного способа внедрения ИСУП предлагаю использовать систему автоматизации деловых процессов (workflow) в качестве ядра всего информационного комплекса.

Преимущества программы:

· Универсальность продукта для автоматизации управления процессами предприятий различных отраслей

· Использование общемировых стандартов проектирования бизнес-процессов (в формате UML) и обмена схемами бизнес-процессов (в формате XML)

· Специальные возможности дизайна бизнес-процессов для менеджеров и консультантов

· Возможность разработки собственных схем выполнения бизнес-процессов, с автоматической проверкой корректности

· Отсутствие двойного ввода данных за счет интеграции с учетной системой "1С: Предприятие 7.7"

· Удобный и доступный исполнительный модуль

· Широкие возможности анализа эффективности выполнения процессов

· Современная система документооборота

· Качественная поддержка внедрения

Workflow - Почти то же что и СЭД, даже во многих СЭД внедрена, таким образом подняв эти СЭД на уровень выше других, которые не используют этот модуль. Такие СЭД иногда называют ECM-системы. Позволяет настроить взаимодействие между подразделениями не используя документы, т.е. давать задачи и принимать задания не вкладывая каких либо документов вообще. Притом так же фиксировать эти задания, регистрировать их, делать по ним отчётность, контролировать. Примером СЭД, которая использует модуль Workflow является СЭД DIRECTUM.

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Продуманная идеология системы удачно сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.

• Ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников и организации в целом, а не только служб делопроизводства.
• Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.
• Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов на основе штрих-кодов.
• Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-процессы на основе расширяемого набора готовых блоков.
• Встроенные средства мониторинга и анализа бизнес-процессов и показателей эффективности; возможность построения сбалансированной системы показателей.
• Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.
• Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами Управление взаимодействием с клиентами и Обращения граждан.
• Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.
• Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
• Различные варианты организации территориально распределенной работы в режимах «off-line» и «on-line»: репликация с поддержкой иерархической структуры серверов и службы взаимодействия систем DIRECTUM (DICS) для независимых систем.
• Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиента (полноценный Windows-интерфейс) и через веб-клиента (с помощью веб-браузера).
• Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.
• Высокая масштабность системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов, а также средства мониторинга и анализа производительности системы.
• Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.
• Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).
• Наличие готовых проработанных бизнес решений, позволяющих решать различные бизнес задачи с максимальным бизнес эффектом.
• Workflow-система не имеет собственного хранилища документов, но прекрасно автоматизирует последовательности бизнес операций, с ветвлениями, условными переходами и эскалациями, а также имеет хорошо развитый графический инструментарий моделирования. Нетрудно догадаться из названия, что изначально Worflow-система ориентирована на упорядочивание и автоматизацию действий выполняемых людьми, хотя многие активности выполняются автоматически. Т.о. Workflow является более универсальным и продвинутым средством автоматизации деловых процессов, нежели СЭД, поскольку процессы могут существовать сами по себе, без документов.  
  Таким образом, использование workflow позволит объединить разрозненные модули используемого программного обеспечения в единую информационную систему, и потом последовательно, шаг за шагом, внедрить модули нового интегрированного решения. При этом нет необходимости использовать достаточно рискованные методики проведения изменений типа "большого взрыва" и всегда будет возможность вернуться на шаг назад.6