Организация информационного обеспечения управления на примере ЗАО «Автодор»

Правильно подобранная и грамотно внедренная система позволит руководству предприятия:

· избежать потери информации и снизить вероятность возникновения ошибок при выполнении работ в рамках бизнес-процессов;

· быть осведомленным о ходе выполнения любого процесса на предприятии;

· снизить время принятия и исполнения решений, даст возможность принимать управленческое решение и корректировать ход процесса в нужный момент;

· повысить дисциплину исполнения и сократит влияние личных качеств сотрудников на выполнение бизнес-процессов;

· своевременно собирать всю необходимую статистическую и аналитическую информацию для анализа и реинжиниринга бизнес-процессов;

· моделировать процессы и сценарии их выполнения с новым гораздо более высоким уровнем детализации и максимально приближенно к реальности,

· предоставлять каждому сотруднику четкий список задач, которые он должен выполнить, что соответственно, позволит ему организовать свою работу максимально эффективно и наиболее удобным ему образом.

3.2. Эффективность предложенных  мероприятий  в рамках ЗАО «Автодор».

Внедрение любой автоматизированной информационной системы на предприятии -- задача достаточно затратная: с одной стороны, потребуются немалые вложения в проект, причем не только не этапе внедрения системы, но и промышленной эксплуатации. С другой, - в процессе внедрения workflow-системы производится документирование и реинжиниринг документно-ориентированных процессов: процедуры обработки документации значительно меняются, и возможно, что персонал не будет готов сразу принять новую методологию работы и перейти к эксплуатации с информационной системы, отказавшись от работы по-старинке. Это может привести к временному снижению эффективности автоматизируемых процедур, однако затем ситуация достаточно быстро выправится. Третьим (обычно самым серьезным) экономическим фактором является тот факт, что экономический эффект от внедрения информационной системы заметен далеко не сразу.

Тем не менее, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) экономически связано со значительным сокращением затрат.

Снижаются следующие виды расходов компании:

1) расходы на физическое  хранение оригиналов и копий  документов: после ввода образа  документа в СЭД / Workflow любой уполномоченный  работник имеет возможность ознакомиться с документом на экране монитора. Таким образом, появляется возможность хранить не только копии, но и оригиналы документов: не являющуюся важной документацию можно просто переводить в цифровой вид;

2) значительно снижаются  затраты на копирование. Копирование документов для внутреннего использования может быть полностью исключено: для внутренних нужд исполнители-пользователи имеют возможность пользоваться функционалом workflow-системы, тогда как для внешних потребностей копирование осуществляется путем вывода хранимого в информационной системе образа на печать. Очевидно, что потребность в копировальных аппаратах, их обслуживании и расходных ресурсах сможет быть не только заметно снижена, но и исключена вовсе;

3) снижение затрат на  бумагу и расходные материалы для принтеров и копировальной техники. Очевидно, что смещение акцента на безбумажную работу с документами значительно уменьшает потребность в из распечатке. К примеру, при процедуре веерного (параллельного) согласования документа, проводимой в бумажном виде, сам документ и сопроводительную записку к нему необходимо размножить в стольких экземплярах, сколько должностных лиц участвуют в процедуре. Чем больше структурных подразделений в компании, через которые пролегают документопотоки процедуры согласования, тем значительнее будет снижение затрат на бумагу и расходные материалы;

4) снижение затрат на  доставку документации внутри  предприятия. Многие процедуры документооборота  требуют перемещения документов  из одного подразделения в  другое. Внедряемая workflow-система не только снижает время, затрачиваемое на такую доставку, но и высвобождает человеческие ресурсы, занятые перемещением документации. В некоторых случаях затраты на перемещение документации могут составлять 12-15% рабочего времени персонала. И это время тратится на непрофильный производственный процесс. Простейшим решением в такой ситуации является создание собственной курьерской и почтовой службы внутри организации с передачей ей всего комплекса задач доставки документации - кольцевой и курьерской почты. Однако такой подход заметно замедляет доставку документации, так как производится вне зависимости от фактических потребностей структурных подразделений, а в соответствии с утверждаемым графиком работы службы. Система электронного документооборота, примененная для решения комплекса задач доставки документации, способна и сократить время доставки, и высвободить человеческий ресурс, занятый в ней, освобождая время для более эффективного рабочего процесса. Кроме того, сокращение времени доставки приведет к общему сокращению сроков прохождения документов, что однозначно является признаком совершенствования системы управления в целом;

5) снижение затрат на  поиск документов, а также исключение  потерь документации. Поиск документов  является одной из самых ресурсоемких задач, отбирая до четверти рабочего времени сотрудников. В этой ситуации перевод документов в электронный вид даст возможность исключить утрату документации вообще: электронный образ документа возможно копировать в необходимом количестве для внешнего использования (для внутреннего использования, как было рассмотрено ранее, копирование документации можно исключить вовсе). Поиск документов в современной workflow-системе, индексирующей саму текстовую составляющую документации, также не составляет труда, более того, современные системы позволяют производить поиск по значительно большему количеству параметров, включая полнотекстовый поиск. Такой подход значительно снизит затраты на поиск любой документации в случае, если она уже введена в информационную систему. В ЗАО «Автодор»  работает 50 сотрудников непосредственно работающих на компьютерах, их среднемесячная зарплата составляет 25000 руб.

На компьютерную обработку документов в действующем программном обеспечении сотрудник в среднем затрачивает 40% рабочего времени.

50 сотрудников * 25000 руб. * 40% = 500000 руб. в месяц.

При этом качество, своевременность и контроль обработки документов оставляет желать лучшего.

При работе с документами в системе электронного документооборота сотрудник будет затрачивать около 10% рабочего времени.

50 сотрудников * 25000 руб. * 10% = 125000 руб. в месяц.

Сравнение трудоемкости выполнения ключевых операций приведены в таблице 6.

Таблица 6. Количество затрачиваемого времени на выполнение операций.

Выполняемая операция	Среднее время обработки бумажного документа	Среднее время обработки электронного документа
Регистрация документа	2 часа	30 мин
Поиск документа	от 40 мин	10 мин.
Доставка входящего документа сотруднику	5 часов	20 минут
Доставка входящего документа конечному исполнителю	15 часов	2 часа
Доставка служебной записки от исполнителя до конечного исполнителя	16 часов	5 часов
Ознакомление с документами	20 часов	1,5 часа
Выпуск организационно-распорядительных документов	8 часов	2 часа
Согласование исходящего документа	17 часов	8 часов
Подготовка отчета	2 часа	40 мин

 

Уменьшение временных (а следовательно, и финансовых) затрат можно рассчитать вполне определенно.

Стоимость системы (установка программного обеспечения) 3900 руб. на одного сотрудника, в ЗАО «Автодор»  работает 50 сотрудников. Итого капитальные затраты на систему составили 195000 рублей.

В настоящее время 1 сотрудник может создать 1 заявление и наряд, потратив 2 часа в день. В день обрабатывается 1 сотрудником до 5 заявлений. Таким образом, на обработку документов сотрудник тратит 10 часов в день, в месяц 300 часов.

Итого =300*12 = 3600 часов в год (это трудоемкость).

С внедрением системы на выполнение тех же функций сотруднику потребуется 30 минут. В день 2,5 часа, в месяц 75 часов.

Итого 75*12=900 часов в год.

То есть, с внедрением информационной системы workflow в год организация будет экономить (при средней заработной плате сотрудника - 25000 руб./мес. или 170 руб./час): 170*(3600-900) = 170 * 2700 = 45900 руб.

Таким образом, ежегодная экономия средств на заработную плату составит 459000 руб.

Ежегодное начисление ЕСН - 0,26*459000 =119340 руб. Итого цена задачи составит 459000 +119340 = 578340 рублей.

Эффективность рассматриваемой системы оценивается на 2-летнем горизонте планирования.

Перед расчетом чистого дохода необходим пересчет количественных величин, который проводится путем введения соответствующих поправочных коэффициентов.

Среднее повышение заработной платы составляет 12% в год.

Экономия заработной платы за первый год составит 578340 руб., за второй год - (1+0,12)*578340=647740 руб.

В соответствии и коэффициентом-дефлятором, соответствующим индексу изменения потребительских цен, установленным Приказом Минэкономразвития РФ от 31 октября 2012 г. N 707 на 2013 год в размере 1,569.

Чистый дисконтированный доход равен 578340 + 647740/1,569 = 991176 руб.

Рассчитаем основные показатели экономической эффективности.

Годовой экономический эффект (I) определяется как разница между доходом (Д) от внедрения системы и расходами (Р) на ее разработку.

Эф = Д - Р (I)

Расходы на разработку системы составляют 195000 руб., экономия от внедрения системы - 991176 руб.

Эф = 991176 - 195000 = 796176

Годовой экономический эффект составит 796176 руб.

В связи с этим сэкономленные средства можно направить на увеличение заработной платы сотрудникам на 5000 - 6000 руб.

Коэффициент экономической эффективности капитальных вложений показывает величину годового прироста прибыли, образующуюся в результате производства или эксплуатации информационной системы, на один рубль единовременных капитальных вложений. Следовательно, коэффициент экономической эффективности капитальных вложений (II) определяется

К = Эф / Р (II)

К = 796176 / 195000 = 4,08

Срок окупаемости представляет собой отношение капитальных затрат на разработку и внедрение автоматизированной системы к годовой экономии. Срок окупаемости капитальных вложений равен 195000 / 578340= 0,33 т.е. за 6 месяцев

Значения итоговых показателей экономической эффективности приведены в таблице 6.

Таблица 7. Значения показателей экономической эффективности.

Показатель	Значение
Экономический эффект, руб	796176
Экономическая эффективность	4,08
Срок окупаемости, мес.	6

 

Сокращение затрат на бумажные документы

Высвобождение площадей, отведенных под хранение бумажных документов, даст более существенный эффект. Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными.

Очевидно, что для повышения производительности труда необходимо увеличивать время на творческую часть работы и сокращать рутинную. С этой задачей позволит справится СЭД с системой «Workflow».

Внедрив СЭД с «Workflow», мы сократим затраты на:

на копирование и печать документов;

на доставку информации в бумажном виде;

на ресурсы: люди и оборудование (например, расходные материалы, обновление копировально-множительного оборудования; ответственные за данные материалы);

на бумагу;

на хранение информации в бумажном виде;

на продолжительность (более быстрое выполнение работ за счет сокращения сроков согласования и поиска документов);

уменьшается объем рутинной, неинтересной составляющей работы и открываются возможности творческого подхода и проявления инициативы.

Как следствие вышеперечисленного - повысится общая продуктивность труда и количества выполняемых работ.

Так же, что бы система информационного обеспечения была наиболее эффективна, нужно распределить между специалистами компании функций информационного обеспечения, включая техническое обслуживание и поддержание инфраструктуры.

Вывод по 3 главе:

1. Системный подход позволяет  представить организацию как сложную открытую социальную систему - механизм, берущий элементы входа из внешнего по отношению к организации окружения и подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода.

2. Организация состоит  из взаимозависимых составных частей: задачи, структуры и системы, культура, люди. Изменение в одной составной части системы приводит к изменениям в других ее составных частях. Таким образом, внедрение информационной технологии, являясь частью элемента "структуры и системы", рассматривается только с учетом его взаимного влияния на другие составляющие системы.