Организация информационного обеспечения управления на примере ЗАО «Автодор»

Директор может быть участник или назначенное им третье лицо.  Условия найма и труда заместителей и главных специалистов определяется контрактом, подписываемым директором Общества.

Директор ЗАО «Автодор» обязан обеспечивать:

-эффективную  и устойчивую производственно - хозяйственную  деятельность предприятия;

-своевременное  и качественное выполнение условий  заключенных договоров и оказанных  услуг;

-стабильное финансово-экономическое  положение организации и социально - экономическое развитие коллектива;

-своевременную  и в полном объеме уплату  налогов и обязательных платежей  в бюджет и внебюджетные фонды;

-сохранность  и целевое эффективное использование  имущества Общества;

-наличие квалифицированных кадров;

-своевременную  и в полном объеме оплату  труда работников с соблюдением  гарантий, установленных действующим  законодательством;

-выполнение установленных  мобилизационных заданий;

-безопасные условия  труда работникам;

-полное взыскание  материального ущерба, нанесенного его работниками и посторонними юридическими и физическими лицами и др.

Главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономичным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Обеспечивает рациональную организацию учета и отчетности на предприятии и его подразделения на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета и контроля

Финансовый директор осуществляет организацию и совершенствование экономической деятельности предприятия, направленной на повышение производительности труда, эффективности и рентабельности производства, качество оказываемых услуг и снижение их себестоимости, достижение максимальной эффективности производства при минимальных затратах материальных, финансовых и трудовых ресурсов

Начальник отдела кадров возглавляет работу по обеспечению предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификаций в соответствии с уровнем и профилем полученной ими подготовки и деловых качеств. Руководит разработкой перспективных и годовых планов комплектования предприятия кадрами с учетом перспектив его развития, изменения состава работающих в связи с внедрением новой техники и технологии, новых видов услуг, автоматизацией и механизацией производных процессов. Участвует в работе по прогнозированию и определению потребности в кадрах на основе планов социально-экономического развития. Принимает трудящихся по вопросам найма, перевода и увольнения, контролирует расстановку работников в подразделениях предприятия.

Начальник технического отдела выполняет следующие функции:

-определяет техническую  политику, перспективы развития  и пути реализации комплексных программ, по всем направлениям совершенствования производственного процесса, повышения уровня технической подготовки и эффективности производства.

-осуществляет  руководство разработкой перспективных  планов технического развития  предприятия, организует разработку и выполнения планов внедрения новой техники и технологии, организационно-технических мероприятий;

-осуществляет  контроль за соблюдением производственной  дисциплины, правил и норм по  технике безопасности и охране  труда, производственной санитарии и пожарной безопасности.

Начальник отдела информационных услуг выполняет следующие функции:

-определяет политику, перспективы развития и пути  реализации комплексных программ  по информационным процессам  совершенствования, повышения уровня  технической подготовки специалистов.

-возглавляет  работу по выявлению потребностей  руководителей и специалистов  в информационном обеспечении  для предприятия организационных  и технических решений;

-руководит разработкой  планов информационной работы  в соответствии с профилем предприятия и перспективами его развития, созданием информационной базы данных и формированием справочно-поискового аппарата;

-участвует в  разработке перспективных и годовых  планов и графиков работы информационного  обслуживания, мероприятий по повышению  качества работы, эффективности использования вычислительной техники.

         Отдел кадров является самостоятельным  структурным подразделением ЗАО «Автодор», подчиненным непосредственно начальнику службы управления персоналом. В своей работе ОК руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями по предприятию.

            На каждом из подразделений ведутся сложные работы, которые, в настоящее время, облегчаются введением автоматизированных информационных технологий.

 

2.2. Анализ системы организации  информационного обеспечения управления  в ЗАО «Автодор».

Процесс управления в ЗАО «Автодор» корректно рассматривать как сочетание следующих трех режимов принятия решений:

Стратегический уровень предполагает выявление проблемных областей в различных сферах деятельности организации, анализ и прогноз долгосрочных тенденций ее развития; анализ и прогноз общественно-политических тенденций и создание системы уравновешивания различных влияний внешней среды. На данном уровне генерируются методы решения проблем, разрабатываются концептуальные подходы, оптимизируются модели и сценарии развития организации.

На оперативном уровне производится мониторинг и анализ текущего состояния элементов социально-экономической и общественно-политической сфер, формируются планы реализации концепций, моделей и сценариев развития, осуществляется оперативный контроль и корректировка выполнения планов и проектов.

Чрезвычайное управление предполагает одновременно прогнозирование и предотвращение экстремальных ситуаций, создание сценариев их возникновения и развития, непрерывный мониторинг характеристик и показателей потенциально опасных природных, техногенных, социально-политических факторов и обеспечение организационно-технических вопросов осуществления управления в экстремальных условиях.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.

Входящий документопоток ЗАО «Автодор»  складывается из:

1. Документов из вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов и министерств и др.).  По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, а также поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
2. Документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
3. Документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. К ним относятся: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.);  договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
4. Обращений граждан – предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток ЗАО «Автодор» состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток в ЗАО «Автодор» составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

К внутренним документам относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений; компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д.

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации; порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. Примеры приведены ниже в Таблицах 3,4,5.

 

Таблица 3.Маршрут движения входящего документа в ЗАО «Автодор». 

Секретарь (регистрация входящего документа)

Начальник службы ( его резолюция)

Секретарь (направление документа на исполнение согласно резолюции, отметка о постановке документа на контроль)

Секретарь (после исполнения и снятия документа с контроля секретарь подшивает документ в папку "Входящие документы")

 

 

Таблица 4. Маршрут внутреннего документа в ЗАО «Автодор». 

Начальник

Секретарь (регистрация документа, постановка на контроль по необходимости, передача исполнителю, подшив документа в папку "Внутренние документы")

 

Таблица 5. Маршрут исходящего документа в ЗАО «Автодор». 

Начальник

Секретарь (регистрация, подшив копии документа в папку "Исходящие документы", отсылка оригинала документа почтой, через курьера)

 

Основной процент корреспонденции приходит в ЗАО «Автодор» через факсимильную связь, на втором месте находится электронная почта.

Порядок первичной обработки поступающих документов централизованный, осуществляется секретарем. При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки: ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату; полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений. При получении факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.

На всех входящих документах проставляется отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Отметка о поступлении проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа. Объем документов, который проходит через организацию за месяц достаточно большой. Это и приказы, служебные записки вышестоящего руководства, а также входящие письма других организаций. Исходящая документация в виде отчетов по проделанной работе, письма, служебные записки

         В ЗАО «Автодор» используется современная информационно-поисковая система (ИПС) которая включает информацию обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковой системы является регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений в регистрационной форме. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Регистрация преследует три цели:

1) учет документов;

2) контроль за их исполнением;

3) справочная работа по документам.

В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения (ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, специального учета и использования в справочных целях. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.