Организация информационного обеспечения управления на примере ЗАО «Автодор»

 

В таблице 2 показано программное обеспечение для различных целей. Оно служит для помощи эффективно использовать аппаратное оснащение системы.

Если ИУС использует компьютер, то организация должна нанять соответствующее количество обслуживающего технического персонала и операторов. Эти специалисты должны стать частью организации и проникнуться пониманием того, что их обязанность - помочь организации в достижении ее целей, а не просто обеспечить безотказную работу компьютеров.

Процесс производства состоит из следующих основных этапов:

1) НИОКР (научно-исследовательские  и проектно-конструкторские работы), выпуск опытного образца и  опытная эксплуатация.

2) Процесс производства.

3) Этап реализации товара.

Первая стадия воспроизводственного процесса связана с разработкой новых товаров/услуг.

На этой стадии фирмы испытывают потребность в информации, необходимой для осуществления НИОКР и проведения маркетинговых исследований (причем в настоящее время НИОКР, маркетинговые исследования и сопровождающие работы считаются наиболее дорогостоящим этапом воспроизводственного процесса).

Информационная продукция (в форме изобретений, ноу-хау, методик, проектов и прочего), пополняющая после соответствующего лицензирования нематериальные активы предприятий- владельцев и имеющая свои информационные рынки сбыта, создается именно на стадии НИОКР.

На втором этапе производства товар/услуга предприятия проходит через последовательность технологических процессов. Осуществление каждой отдельной операции в технологической цепи требует определенного информационного обеспечения.

В целях минимизации издержек производства и максимизации выпуска фирмы осуществляют информационные издержки, необходимые для принятия решений о выборе поставщиков материальных ресурсов и технологий, о привлечении и обучении кадров, об осуществлении финансовых операций, об оптимизации управленческой деятельности и прочих.

Третий этап - этап реализации товара/услуги - связан с информацией, необходимой предприятию в целях решения задач относительно продажи продукции/услуг.

Таким образом, все процессы, происходящие в фирме, требуют сбора и распространения информации и, соответственно, связаны с информационными издержками, которые, в свою очередь являются частью трансакционных издержек предприятия.

Значительную роль в повышении эффективности аналитических исследований играет автоматизация экономических расчетов и организация автоматизированного рабочего места (АРМ) аналитика.

Аналитическая обработка экономической информации очень трудоемка сама по себе и требует большого объема разнообразных вычислений. С переходом к рыночным отношениям потребность в аналитической информации значительно увеличивается. Это связано, прежде всего, с потребностью разработки и обоснования перспективных бизнес-планов предприятий, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений. В связи с этим автоматизация аналитических расчетов стала объективной необходимостью.

Вычислительные средства, которые имеют сейчас предприятия и организации, позволяют целиком автоматизировать обработку всех экономических данных, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. Роль автоматизации аналитических расчетов заключается в следующем.

Во-первых, повышается продуктивность работы экономистов-аналитиков. Они освобождаются от технической работы и больше занимаются творческой деятельностью, что позволяет делать более глубокие исследования, вести постановку более сложных экономических задач.

Во-вторых, более глубоко и всесторонне исследуются экономические явления и процессы, более плотно изучаются факторы и выявляются резервы повышения эффективности производства.

В-третьих, повышается оперативность и качество анализа, его общий уровень и действительность.

Автоматизация аналитических расчетов и сам анализ хозяйственной деятельности поднялись на более высокий уровень с применением ПЭВМ, для которых характерна высокая производительность, надежность и простота эксплуатации, наличие развитого программного обеспечения, диалогового режима работы, низкая стоимость и др. На их базе создаются АРМ бухгалтера, экономиста, финансиста, аналитика и т.д. ПЭВМ, соединенные в единую вычислительную сеть, позволяют перейти к комплексной автоматизации анализа.

Необходимым условием создания АРМ аналитика является наличие технической базы (персональных ЭВМ), база данных о хозяйственной деятельности предприятия, база знаний (методов и методик анализа) и программных средств, позволяющих автоматизировать решение аналитических задач.

Создание АРМ аналитика требует решения многих организационных вопросов, которые связаны с информационным, математическим, техническим, программным обеспечением. Информационное обеспечение функционирования финансового механизма состоит из разного рода и вида экономической, коммерческой, финансовой, технологической и прочей информации. К финансовой информации относятся:

- осведомление о финансовой  устойчивости и платежеспособности  партнеров, потребителей и конкурентов;

- о ценах, курсах, дивидендах, процентах на товарном, фондовом и валютных рынках и т.п.;

- информация  о положении дел на биржевом и других рынках;

- о финансовой и коммерческой  деятельности всяких достойных  внимания хозяйствующих субъектов;

- различные другие сведения.

Создание эффективно функционирующих служб информационного обеспечения будет способствовать повышению конкурентоспособности предприятий, в особенности предприятий, действующих на зарубежных рынках, поскольку в силу специфики своей деятельности они нуждаются в разнообразной качественной информации в большей степени, чем предприятия, действующие исключительно на отечественном рынке.

 На каждом уровне управления протекают следующие процессы:

 на руководящем уровне - это процессы определения политики и постановки целей в приоритетных областях деятельности организации;

на стратегическом - процессы стратегического и оперативного планирования работ и обеспечения их всеми необходимыми ресурсами;

на тактическом - процессы жизненного цикла продукции и процессы их поддержки;

 на оперативном - процессы и операции, выполняемые исполнителями. К каждому процессу устанавливаются определенные требования соответствующими правовыми, нормативными и техническими документами.

Изучая различия в информационных потребностях управляющих, можно условно разделить виды механизма управленческой деятельности на три категории:

1) Стратегическое планирование - процесс принятия решений относительно  целей организации, изменения этих  целей, использования ресурсов для  достижения этих целей и относительно  стратегий, обуславливающих получение, использование и размещение этих ресурсов.

2) Управленческий контроль - процесс, посредством которого  управляющие обеспечивают получение  ресурсов и их эффективное  использование для достижения  общих целей организации.

3) Оперативный контроль - процесс обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.

Эти категории деятельности примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и низового звена. ИУС должна давать информацию, соответствующую различным требованиям, предъявляемым к каждой из категорий. 5

 

 

Глава 2. Анализ организации информационного обеспечения системы 
управления на примере ЗАО «Автодор».

     2.1. Организационно-экономическая характеристика  ЗАО «Автодор».

 ЗАО «Автодор» является  коммерческой организацией, созданной для осуществления финансово-хозяйственной деятельности. Предприятие находится в ведомственном подчинении комитета строительства и эксплуатации автомобильных дорог Правительства Курской области.     Местонахождение предприятия: 305025, г. Курск, Магистральный проезд, дом 34 а.

   Реквизиты данной  организации:

ЗАО «Автодор». Тел./факс (4712) 38-41-02.

Р/счет 40702810100050000147 Курский филиал ОАО Банк ЗЕНИТ г. Курск.

К/счет 30101810700000000714

БИК 043807714

ИНН 4632044842 / КПП 463201001

ОГРН 1044637021769

ОКПО 70741206

Генеральный директор Куркин Николай Степанович.

    ЗАО «Автодор»  производит продукцию, выполняет  работы, оказывает услуги с целью  извлечения прибыли и удовлетворения  общественных потребностей.

    Предприятие  осуществляет следующие виды деятельности:

-обеспечивает дорожно-строительные  работы, изготавливает продукцию  производственно-технического назначения;

-обустройство, содержание  и эксплуатация автомобильных  дорог Курской области и дорог  федерального назначения;

-изготовление технических  средств организации дорожного  движения, дорожного металлического  ограждения барьерного типа, автопавильонов, дорожных знаков, панно, установка бордюрного камня и поребрика, дорожных сигнальных столбиков и т.д.;

-изготовление стандартного и нестандартного оборудования и материалов;

-организация ремонта  и технического обслуживания  транспортных средств владельцев  всех форм собственности;

-оказание транспортных  услуг;

-торгово-закупочная деятельность;

-выработка тепловой  энергии;

-покупка автомобилей, дорожной техники, горюче-смазочных материалов и их реализация и др.

     Источниками  формирования имущества и финансовых  ресурсов предприятия является:

-имущество, закрепленное  за Предприятием на праве хозяйственного  владения;

-прибыль, полученная от реализации продукции (работ, услуг), а также от других видов хозяйственной (коммерческой) деятельности;

-амортизационные отчисления;

-кредиты банков и  других кредиторов;

-средства из бюджета  и иное имущество, переданное  ему целевым назначением собственником или уполномоченным им органом.

     Для выполнения  уставных целей ЗАО «Автодор»  имеет право самостоятельно:

-создавать в качестве  юридического лица другое унитарное  Предприятие путем передачи ему  в установленном порядке части  своего имущества в хозяйственное ведение;

-создавать филиалы, представительства  и другие обособленные подразделения  без прав юридического лица, утверждать  положения, принимать решения о  их ликвидации и реорганизации;

-устанавливать формы  и системы оплаты труда, а также другие формы поощрения работников предприятия;

-определять штатное  расписание и затраты на содержание  органов управления;

-устанавливать для своих  работников отпуска, сокращенный  рабочий день и иные социальные  льготы, в дополнении к предусмотренным  законодательством и др. Все это прописано в Уставе предприятия (Приложение 1).

         Трудовой коллектив Предприятия  составляют все граждане, состоящие  с ним в трудовых отношениях (работники). Отношение работников  и Предприятия, возникшие на основе  трудовых договоров (контрактов), регулируются законодательством РФ о труде. Обязанности сотрудников обозначены в должностных инструкциях (Приложения 2-6).

        Прекращение  деятельности Предприятия может  осуществляться путем ликвидации, либо реорганизации (слияние, присоединения, разделения, выделения, преобразования организационно-правовой формы) на условиях и в порядке, предусмотренных законодательством РФ. Ликвидация и реорганизация Предприятия осуществляется по решению Комитета, либо по решению суда в соответствии с действующим законодательством.

Главной задачей организационной структуры ЗАО «Автодор» является установление взаимоотношений полномочий, которые связывают высшее руководство с низшими уровнями работников. Эти отношения устанавливаются посредством делегирования, которое означает передачу полномочий и задач лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Для эффективной работы руководство должно распределить среди сотрудников все те задачи, которые необходимы для достижения цели предприятия.

Схема организационной структуры ЗАО “Автодор”  представлена на рисунке 1.

 

Рисунок 1. Схема организационной структуры  ЗАО «Автодор».

 

Организационная структура ЗАО «Автодор» носит линейный характер, то есть каждое подразделение возглавляет руководитель, осуществляющий в его пределах единоличное руководство.

Выбор данного типа организационной структуры обусловлен необходимостью в единстве и четкости распорядительства, согласованности действий исполнителей, простоте управления, четко выраженной ответственности и оперативности принятия решений.