Организация информационного обеспечения управления на примере ЗАО «Автодор»

 

 

Министерство образования и науки Российской Федерации

ГОУ ВПО Российский государственный социальный университет

Курский институт социального образования (филиал) РГСУ

 

 

Факультет социального управления и экономики

Кафедра  информационных систем и информационного права

Специальность  350800- «Документоведение и документационное обеспечение управления»

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине:  «Информационное обеспечение управления»

на тему:  «Организация информационного обеспечения управления на примере ЗАО «Автодор»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Допустить к защите                                                          Выполнил_________________

Зав. кафедрой________________                                                                (подпись)

                            (подпись)                                                  студент 5 курса

Доктор с.-х. наук, профессор                                           заочного отделения

Свиридов В.И.                                                                   Деменюк О.С.  

                                                                                             Работа защищена___________ 

                                                                                                                                (дата)

                                                                                             Оценка___________________

                                                                                             Руководитель______________  

                                                                                                                           (подпись)

                                                                                             к.т.н, доцент Воробьева О.В.

 

 

 

 

 

 

КУРСК 2013

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Введение

  Сегодня эффективное управление  представляет собой ценный ресурс  для организации, вместе с финансовыми, материальными, человеческими и  другими ресурсами. Поэтому, повышение  эффективности управленческой деятельности  является одним из направлений усовершенствования деятельности организации в целом. Наиболее очевидным способом улучшения эффективности протекания трудовой деятельности является становление качественного информационного обеспечения всех уровней, так как это основа эффективного управления организацией. Использование для этого автоматизированных систем, безусловно, наилучший (если не единственно возможный) путь.

В современной экономике требования к автоматизированной системе управления предприятия меняются достаточно быстро. Компании стремительно развиваются, следовательно, в одной компании появляются еще несколько других видов деятельности и имеющаяся в компании автоматизированная система уже не соответствует требованиям руководства. Следовательно, необходимо владеть информацией о многообещающих направлениях в сфере управленческого учета. Компания, владеющая наиболее своевременной, полной и достоверной экономической информацией имеет возможность закрепиться на рынке.

Большинство российских предприятий в процессе конкурентной борьбы ищет новые пути повышения качества продукции и выполнения работ в заданные сроки. Развитие информационных технологий позволяет решать вопросы, используя не только информацию прошлых периодов, но и информацию в режиме реального времени. В современном производстве информация рассматривается уже как производственный ресурс, становясь на один уровень с финансами, материалами, энергией и другим. Специфика информации как производственного ресурса состоит в том, что данные, преобразованные в форму, которая является значимой для предприятия, могут использоваться и обеспечивать рациональное управление предприятием, при помощи информационных систем.

Информационная система с позиции документоведения представляет систему управления, где реализуются различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам: принадлежности к различным видам управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных массивов).

Общими функциями управления считаются такие, как планирование, организация, мотивация и контроль. Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство; контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение - важнейший элемент информационной системы, предназначенный для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации - вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки информационного обеспечения информационных систем определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

Цель разработки информационного обеспечения - повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.

Основное назначение информационного обеспечения - обеспечивать такую организацию и представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

Этим обусловливается актуальность темы курсовой работы.

Целью курсовой работы является изучение состава информационного обеспечения управления.

В соответствии с поставленной целью в работе ставились следующие задачи:

- изучить теоретические основы организации информационного обеспечения системы управления;

- проанализировать организацию  информационного обеспечения системы  управления на примере  ЗАО «Автодор»;

- выявить проблемы функционирования и организации информационного обеспечения системы управления в ЗАО «Автодор»;

- рассмотреть пути совершенствования информационного обеспечения системы управления в ЗАО «Автодор».

Объект исследования – ЗАО «Автодор», предмет - информационное обеспечение организации.

В процессе написания курсовой работы были использованы законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства. Использование законодательных актов и нормативно-методических документов было продиктовано темой исследования.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» определяет, процессы функционирования информации и документации в обществе, в системе государственного и хозяйственного управления. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), является одним из основополагающих федеральных методических документов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному документоведению. ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления.

В качестве методического материала использованы научные, учебные, практические материалы: Информационное обеспечение управления рассматривалось Э. П. Голенищевым , М. Н. Костомаровым . Информационные технологии управления Г. А. Титоренко. Управление информационными ресурсами рассматривались В. В. Годиным.

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений. Во введении обосновывается выбор темы исследования, ее актуальность, анализируется степень ее изученности, формулируются цели, задачи, методологические основы исследования, структура работы.

В первой главе раскрываются основные понятия «информация», «данные», «знания», «информационное обеспечение», виды и свойства знаний, свойства информации, особенности и структура управленческой информации, структура и требования информационного обеспечения.

Вторая глава представляет собой анализ информационного обеспечения системы управления в ЗАО «Автодор».

  Третья глава - рекомендации по улучшению деятельности данной организации  при помощи информационного обеспечения системы управления.

В заключении подводятся итоги, формулируются основные выводы. Список использованной литературы содержит 21 источник по выбранной теме.

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические основы информационного обеспечения управления предприятием.

        1.1 Понятие и значение информационного обеспечения на предприятии.

Информация дает возможность принимать обоснованные и эффективные решения. Она позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением. Управление информационными ресурсами и информационным обеспечением управленческой деятельности означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, его рационализацию, стандартизацию типов и форм документов, типизацию информации и данных, преодоление проблемы несовместимости типов данных, создание системы управления данными и т.п. Эти задачи управления похожи для всех организаций. И хотя еще не разработана полная методология количественной и качественной оценки информационных потребностей и ресурсов, а также прогнозирования потребности в информации, на уровне организации можно и нужно изучать информационные потребности, планировать информацию и управлять информационными ресурсами. Поэтому информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.1

Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

· удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;

· формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;

· создание и развитие систем обработки и передачи информации;

· развитие системы информационного обеспечения.

Требования к информационному обеспечению управленческой деятельности и к управлению информацией формулируются так:

· удовлетворение информационных потребностей органов управления;

· правильный отбор первичных сведений и источников информации;

· правильная систематизация и классификация информации;

· непрерывность процесса сбора и переработки информации;

· отсутствие дублирования информации;

· проверка корректности (непротиворечивость данных);

· многократное использование информации;

· приведение к общему формату информации;

· фильтрация, агрегирование и актуализация информации;

· уменьшение числа показателей и объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).

Системы информационного обеспечения решают следующие задачи:

· определение потребителей информации, ее состава, периодичности циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и других видов деятельности), форм представления (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей);

· определение источников информации, обеспечение доступа к ней из внутренних и внешних источников;

· унификация и организация процессов и средств сбора, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями;

· организация потоков информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационных систем, систем диспетчеризации и мониторинга), развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации, обеспечение управления информацией в разнородных комплексах;

· организация хранения массивов информации (разработка системы классификаторов, хранение данных и информации в унифицированных форматах);