Управление рабочим временем в организации

По приведенным расчетам мы можем увидеть, что оперативное время для всех технологов  ниже планового на 855 минут. Время подготовительно-заключительное и время обслуживания находится в рамках запланированных показателей. Показатели времени на отдых и личные надобности ниже запланированных на 15 мин., простои по организационно – техническим вопросам выше запланированного на 132 минуты. Так как потери из-за нарушения трудовой дисциплины не планируются на предприятии то их размер составил 729 минуты.

Данные таблицы позволяют определить следующие показатели использования рабочего времени:

Из проведенного расчета видно что 79,95% всех затрат рабочего времени тратятся на производственные нужды.

На организационно-технические причины расходуется 6,2% рабочего времени.

Потери рабочего времени из нарушений трудовой дисциплины составили 16,875%.

Из расчетов выяснилось, что 76,95% сменного времени используется эффективно, а потери рабочего времени составляют 23,07% времени смены.

Так же видно из таблицы, что излишнее время тратится на обслуживание оборудования. По большей части время обслуживания обусловленной правилами по технической безопасности, по эксплуатации оборудования.

Подведем итоги по проведенному исследованию.

На предприятии ОАО «Уфимский хлебозавод №7» имеется резерв по снижению затрат рабочего времени путем разработки мероприятий по устранению нарушений трудовой дисциплины. Как можно заметить из таблицы 2.15 у предприятия около 9% процентов неявок составляют прогулы, т.е. данное время было потеряно из-за нарушения трудовой дисциплины. По результатам фотографии рабочего дня так же было замечено, что 8,3% нарушений было обусловлено нарушениями трудовой дисциплины (личный разговор перекуры и т.д.). Таким образом, на ОАО «Уфимский хлебозавод №7» является актуальным разработка рекомендаций по сокращению потерь рабочего времени вызванного нарушениями трудовой дисциплины и вызванных неявками по болезни.

Далее проведем анализ затрат рабочего времени руководителя. Для этого также в ходе прохождения преддипломной практики была использована фотография рабочего времени, т.к. она позволяет более детально изучить каждую минуту деятельности руководителя в исследуемый период, и благодаря этому произвести точный анализ эффективности использования рабочего времени.

Работа по исследованию рабочего времени руководителя была начата с определения срока наблюдения, в связи с небольшим разнообразием функций его деятельности было принято решение о сроке 2 недели по 5 рабочих дней (по 9 рабочих часов в день), каждый рабочий час разделен на 15-минутные перерывы; для обозначения вида работ в карте фотографии (Приложения 2, 3) и диаграмме структуры затрат рабочего времени руководителя (рисунки 2, 3). Все работы руководителя были занесены в «Классификатор рабочего времени руководителя» (Табл. 2.18), в котором эти работы были обозначены соответствующими цифрами. Для дальнейшего анализа эффективности использования рабочего времени руководителя был использован его личный план на исследуемые две недели, представленный в программе Outlook Express. Изучение затрат рабочего времени производилось путем наблюдения и замеров всех без исключения затрат времени в порядке их фактической последовательности, при этом использовался секундомер, по которому были определены временные промежутки, потраченные на ту или иную работу.

Таблица 2.18 - Классификатор затрат рабочего времени руководителя

Обработка карт фотографии рабочего времени показывает, что за весь период наблюдения руководитель выполнял работы в следующем объеме (табл. 2.19).

Таблица 2.19 - Объем выполненных работ

В результате двухнедельных наблюдений, было выявлено, что руководитель участвовал в разработке мотивационных схем, так же определял потребность подразделения в обучении и проводил мониторинг рынка труда только во вторую неделю. Так же необходимо заметить, что были затраты времени, которые на протяжении двух недель оставались неизменными. Например, во вторую неделю затраты на регламентированные перерывы составили 300 минут, так же как и в первую неделю. Но, в отличие от второй недели, затраты на работу над вакансией в первую неделю были меньше на 90 минут, так же в первую неделю руководитель тратил меньше времени на взаимодействие с региональными представителями (на 60 минут), подготовку отчетов и различных планов (на 60 минут). Во вторую неделю, по сравнению с первой, увеличилось время на разбор конфликтов с заказчиками (на 15 минут). Еще необходимо отметить следующие затраты времени, которые били увеличены в первую неделю по сравнению со второй: увеличение на 105 минут длительности проведения собеседований с кандидатами (к клиенту), на 105 минут - прием посетителей по деловым вопросам. Так же, было замечено увеличение времени в первую неделю на 30 минут при контроле над процессом заключения договоров, на 45 минут при нерегламентированных перерывах, на 15 минут при других деловых телефонных переговорах. Еще, в первую неделю, на 45 минут увеличились телефонные разговоры с клиентами, на 30 минут совещание с менеджерами и на 30 минут затраты на совещание с директором. Обо всех этих изменениях можно сказать, что по сравнению со второй неделей в первую основные затраты времени были связаны с работой административного характера, а в первую с основной работой. Так же можно сказать, что во вторую неделю затраты на нерегламентированные перерывы значительно сократились.

Далее проведен анализ структуры фактических затрат времени руководителя (таблица 3), за две недели. Для этого был определен удельный вес каждого вида затрат времени за обе недели наблюдения. Результаты расчетов представлены в таблице 2.20.

Таблица 2.20 - Структура фактических суммарных затрат рабочего времени руководителя

Проанализировав структуру суммарных затрат рабочего дня руководителя, можно сделать следующие выводы. Наиболее значительное положительное отклонение затрат времени руководителя, пришлось на проведение им собеседований с кандидатами (3,8%). А наибольшее отрицательное значение приходится на работу над закрытием вакансии (-3,3%) и проведение мониторинга рынка труда (-3,3%). Так же, есть довольно значительное положительное отклонение, это прием посетителей по деловым вопросам (3,8%) и значительное отрицательное отклонение – это участие в разработке мотивационных схем совместно со структурными руководителями (-2,8%). Таким образом, можно сказать, что остальные затраты времени не имеют значительных отличий во времени, между первой и второй неделей. Но, так же из таблицы 2.19 видно, что есть затраты времени, которые вообще не имеют отличия, между двумя исследуемыми неделями, это регламентированные перерывы, служебные разъезды, составление плана по приходам и наведение порядка на рабочем месте (изменения равны 0).

Для наглядности структуры использования рабочего времени были построены диаграммы (отдельно за каждую неделю).

Рисунок 2.5 - Диаграмма структуры затрат рабочего времени руководителя за первую неделю наблюдения, в минутах

В первую неделю наибольший удельный вес в структуре затрат времени приходится на закрытие вакансии - 18,3%, а наименьший процент пришелся на анализ дебиторской задолженности - 1,1%, определение потребности в обучении - 1,1% и совещание с менеджерами отдела - 1,1%.

Рисунок 2.6 - Диаграмма структуры затрат рабочего времени руководителя за вторую неделю наблюдения, в минутах

На диаграмме видно, что наибольший удельный вес в структуре затрат времени за вторую неделю приходится на работу над закрытием вакансии - 15%, а наименьший процент пришелся на анализ руководителем дебиторской задолженности - 1,1%.

На диаграммах прекрасно видно, что структура затрат рабочего времени не является одинаковой за две исследуемые недели. Так же видно, в каком временном соотношении руководитель производил ту или иную работу. Несмотря на то, что структура различна, все же самыми большими затратами времени как в первую, так и во вторую неделю остается работа над закрытием вакансии (18,3% и 15% соответственно). Самым незначительным по затратам времени в структуре оказался анализ дебиторской задолженности – всего 1,1%. Общая структура затрат показывает, сколько времени требуется на определенную работу руководителю за весь период наблюдения.

Так как наблюдения проводились 2 рабочие недели (10 рабочих дней), то суммарный фонд времени составил 5400 минут.