Управление рабочим временем в организации

Полученные таким образом данные были занесены в таблицу 4 «Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя».

В таблице 2.21, используются плановые затраты времени, которые заполнялись на основании электронной программы Outlook Express. Поэтому план составлялся на 65% рабочего времени. Остальная часть фонда времени – период незапланированной активности. Оставшиеся 35% рабочего времени условно были поделены на две части по 17,5%. Первая часть – период непредвиденной активности. Это резерв времени на превышение фактической продолжительности работ над плановыми значениями. Вторая часть – период спонтанной активности. Это резерв времени на выполнение работ, которые не были включены в план.

Из таблицы 2.21, видно, что наибольшее отклонение фактических затрат от плановых, произошло при работе над закрытием вакансии (11,7%). Наименьшее отклонение, при анализе дебиторской задолженности 1,1%.

 

 

Таблица 2.21 - Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Плановые затраты времени,%	Фактические затраты времени, %	Изменения
Оперативное совещание по текущим вопросам	2	4,4	2,4
Оперативное совещание с руководителями отделов	2	1,7	-0,3
Телефонные разговоры с заказчиками	4	5,8	1,8
Другие деловые телефонные разговоры	4	5,3	1,3
Участие в разработке мотивационных схем	1	1,4	0,4
Определение потребности в обучении	1	0,6	-0,4
Нерегламентированные перерывы	-	3,6	3,6
Регламентированные перерывы	8	11,1	3,1
Контроль за заключением договоров	3	4,4	1,4
Подготовка отчетов	4	3,3	-0,7
Анализ дебиторской задолженности	1	1,1	0,1
Прием посетителей по деловым вопросам	-	2,5	2,5
Служебные разъезды	7	6,7	-0,3
Проведение мониторинга рынка труда	1	1,7	0,7
Организация корпоративных мероприятий	4	5	1
Проведение собеседований	1	2,8	1,8
Взаимодействие с региональными подразделениями в организации рекрутмента	4	5,6	1,6
Работа над закрытием вакансии	5	16,7	11,7
Проведение собеседований с кандидатами	2	7	5
Составление плана по приходам	1	1,7	0,7
Наведение порядка на рабочем месте	1	2,8	1,8
Резерв на непредвиденное превышение плановых затрат:	17,5%	-	-17,5%
Резерв на управленческую деятельность:	17,5%	-	-17,5%
Итого:	100%	100%	0

 

Так же при анализе были выявлены работы, плановые затраты которых превышают фактические, это оперативное совещание с менеджерами (план превышает факт на 0,3%), определение потребности в обучении (0,4%), подготовка отчетов (0,6%) служебные разъезды (0,3%). Так же необходимо отметит, что довольно большая разница между фактическими и плановыми значениями присутствует при проведении собеседований с кандидатами. Все значительные отклонения говорят о том, что руководитель неправильно планирует свой день, что где изменения положительные, он слишком много уделяет этой задаче время в жизни, а где изменения отрицательные, то он слишком много отдает этой работе времени в плане, не распределяя его на другие работы.

Для оценки результативности использования рабочего необходимо было воспользоваться коэффициентом экстенсивности.

Таким образом, из таблицы 2.19 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 600 мин., нерегламентированные перерывы составляют 195 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 5400 мин. Коэффициент экстенсивности рассчитывали по формуле [5, с.64]:

.

Регламентированные перерывы в работе по принятому в организации нормативу составляют 70 мин. в день (50 мин. – на обед и 20 мин. – на отдых и личные надобности) или 700 мин. за весь период наблюдения. Таким образом, максимально возможное значение коэффициента экстенсивности составляет 0,87. Но фактические затраты времени на обед и отдых ниже нормативных (плановых) затрат, а также присутствуют затраты на нерегламентированные перерывы, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Далее определили показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам. В данном случае, потери рабочего времени 100 минут.

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывали по формуле [5, с.64]:

.

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.

К потерям рабочего времени, из-за нарушения режима работ, можно отнести следующие затраты времени. Это служебные перемещения (переход в другой отдел для распечатки документов или их копирования), связанные с недостаточным оснащением рабочего места необходимой оргтехникой, а также сбои в системе городского транспорта (из-за этого увеличились затраты времени на служебные разъезды на 100 минут (это относится к увеличению времени на те разъезды, которые были запланированы)). По данным таблицы 2, потери рабочего времени по причинам, независящим от руководителя, составляют 150 минут + 120 минут = 250 минут.

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, рассчитывали по формуле [5, с.65]:

.

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы не слишком велико, но указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени руководителя.

В данном случае, из таблицы 2.18 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 600 мин. Коэффициент потерь рабочего времени на регламентированные перерывы, рассчитывали по формуле [5 с. 65]:

.

В соответствии с нормативами организации на регламентированные перерывы должно отводиться 13% рабочего времени. Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы немного ниже нормативного, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов можно говорить о том, что у данного руководителя происходит нарушение режима труда и отдыха, а также имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут рассматриваться в качестве резервов лучшего использования рабочего времени.

Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ определялась путем сравнения фактических затрат времени с плановыми.

Далее был рассчитан коэффициент рациональности использования рабочего времени, основываясь на данных приведенных в таблице 2.21, здесь используются данные предоставленные руководителем ОАО «Уфимский хлебозавод №7», т.е. его личный план работ, представленный в программе Outlook Express. Коэффициент рациональности использования рабочего времени рассчитывали по формуле [5, с.66]:

.

Нельзя сказать, что показатель Кр близок к единице. Можно сделать вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану. Общая оценка степени рациональности использования специалистом времени может быть представлена показателем, рассчитанным как произведение коэффициента экстенсивности (Кэ) и коэффициент рациональности (Кр).

Таблица 2.22 - Данные для расчета коэффициента рациональности использования рабочего времени

Наименование работ (перечень элементов затрат)	План. затраты времени (Outlook Express),%	Факт. затраты времени, %	в долях
Оперативное совещание с управляющим директором по текущим вопросам	2	4,4	0,024	0,024
Оперативное совещание с менеджерами отдела	2	1,7	-0,003	0,003
Телефонные разговоры с клиентами	4	5,8	0,018	0,018
Другие деловые телефонные разговоры	4	5,3	0,013	0,013
Участие в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором	1	1,4	0,004	0,004
Разбор конфликтов с клиентами офиса	-	2	0,02	0,02
Определение потребности подразделений в обучении	1	0,6	-0,004	0,004
Нерегламентированные перерывы	-	3,6	0,036	0,036
Регламентированные перерывы	8	11,1	0,031	0,031
Контроль за процессом заключения договоров	3	4,4	0,014	0,014
Подготовка отчетов	4	3,3	-0,007	0,007
Анализ дебиторской задолженности	1	1,1	0,001	0,001
Прием посетителей по деловым вопросам	-	2,5	0,025	0,025
Служебные разъезды	7	6,7	-0,003	0,003
Проведение мониторинга рынка труда	1	1,7	0,007	0,007
Организация корпоративных мероприятий	4	5	0,001	0,001
Проведение собеседований	1	2,8	0,018	0,018
Взаимодействие с региональными подразделениями в организации рекрутмента	4	5,6	0,016	0,016
Обход помещений офиса	2	3,1	0,011	0,011
Работа над закрытием вакансии	5	16,7	0,117	0,117
Проведение собеседований с кандидатами (к клиенту)	2	7	0,05	0,05
Составление плана по приходам	1	1,7	0,007	0,007
Наведение порядка на рабочем месте	1	2,8	0,018	0,018
Итого				0,43

 

В данном случае этот показатель рассчитан по формуле (9) [5, с.66] и равен:

.

Максимальная величина данного коэффициента при условии соблюдения режима труда и отдыха, установленного в организации, и стопроцентного следования плану равна 0,83. Фактическое значение данного коэффициента (0,51) ниже нормативного, следовательно, руководитель нерационально использует рабочее время, в первую очередь не выполняя намеченный план.

Проанализируем затраты времени на выполнение работ, нашедших свое отражение в плане. Затраты на подготовительно-заключительное время по оценке самого руководителя составляют около 3% от общего фонда времени, что соответствует нормативу, установленному в организации.

Время обслуживания рабочего места (ВОРМ), включающее затраты на наведение порядка на рабочем месте до и после работы в структуре затрат времени составит:

.

Таким образом, время обслуживания рабочего места составят 2,8% от общего фонда времени, что соответствует нормативу времени, отведенному на выполнение данных работ.

Таким образом, основываясь на программу Outlook Express, с помощью организационно-технических мероприятий руководителю необходимо перераспределить 14,1% рабочего времени.

 

 

3 Предложения по совершенствованию управления рабочим временем в организации

 

3.1 Рекомендации по устранению выявленных причин в ходе анализа рабочего времени на предприятии ОАО «Уфимский хлебозавод №7»

 

На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, были определены следующие меры по их устранению.

1. Виды помех: Нерациональное планирование. Об этом виде помех говорит, например, то что фактические затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых. Данные задачи выполняются в недостаточном объеме, либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение (оперативное совещание с сотрудниками на 0,3%, подготовка отчетов на 0,7%, определение потребности в обучении на 0,4%, служебные разъезды на 0,3%). А на некоторые виды работ фактические затраты времени, наоборот, неоправданно высоки (оперативное совещание на 2,4%, регламентированные перерывы на 3,1%, работа над вакансией на 11,7).

Возможные причины потерь времени:

- ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов;

- отсутствие приоритетов выполнения работ в течение дня;

- отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы;

- игнорирование нормативов режимов труда и отдыха.

Меры по устранению потери времени:

- выполнение работ пропорционально их стратегической значимости;

- ведение предварительного планирования рабочего дня;

- ведение дневника рабочего времени;

- изучение  и использование нормативов режимов  труда и отдыха, установленных  в организации.

2. Виды затрат: Транспортные затраты времени

Возможные причины потерь времени:

- неверный расчет затрат времени на служебные разъезды;

- сбои в работе общественного транспорта.

Меры по устранению потерь времени:

- заранее продумывать маршрут.

 

3.2 Разработка мероприятий направленных на снижение причин затрат рабочего времени связанной с неявками по болезням

 

Для того чтобы добиться эффективности в повышении использования рабочего времени, представленные выше рекомендации должны быть подкреплены мероприятиями социально-экономического характера по улучшению условий труда, созданию систем безопасной работы.

Материальное стимулирование только за показатели по производству продукции ведет к ослаблению внимания к вопросам безопасности труда у работников предприятий. А в отдельных случаях выполнение дополнительных заданий достигается за счет отступлений от норм безопасности труда. Так как материальная заинтересованность работников различных категорий является фактором постоянно действующим, необходимо направить действие этого фактора на формирование ответственного отношения к вопросам безопасности труда

Для выполнения этого необходимо решение всех вопросов, гарантирующих человеку безопасность и удобства в работе на любом участке производства, поскольку устаревшая технология, вредные и тяжелые условия производства и труда, низкий уровень санитарно-гигиенического состояния вызывают чувство неудовлетворенности, отрицательно оказываются на поведении работников в коллективе, на их отношении к труду.

Одной из форм организации работы по улучшению условий труда и предупреждению травматизма являются смотры состояний условий и охраны труда, организация постоянно действующего конкурса по улучшению охраны труда, культуре производства и окружающей среды.

Наряду с этим, уровень заболеваемости предопределяется рядом условий и причин, поддающихся воздействию. К примеру, временная нетрудоспособность может явиться следствием различных причин, устранение которых зависит непосредственно от усилий предприятий, от организации и качества медицинского обслуживания работников.